Sådan administrerer du store PDF-filer med Sets

At arbejde med meget store PDF-filer (tænk 100 sider eller mere) kan være kedeligt, især hvis du har brug for at gennemgå flere af dem på en gang. De er ofte vanskelige at indlæse, dele via e-mail, versionsstyre og søge igennem. Anvendelsen af Sets i Revu løser alle disse problemer og mere.

Et Set kan indlæse flere dokumenter i Revu, som om de var ét dokument. Hvis der er nogen revisioner, grupperes de automatisk med deres tilhørende sider. Revu kan endda læse arknavnet og bruge det til automatisk at sortere dokumenterne efter disciplin. Det bedste ved det hele er, at filerne har hyperlinks i stedet for at være kombinerede, så indlæsning og navigation er meget hurtig, og de kan sorteres i mapper, hvis du vil. Sets kan endda deles med dine kollegaer.

Oprettelse af et Set

For at oprette et Set skal du åbne panelet Sets (Alt+2). Hvis panelet Sets ikke dukker op på din skærm, kan du gå til Vindue > Paneler > Sets for at aktivere det.

1. I panelet Sets skal du gå til Sets > Nyt sæt.
2. Klik på Tilføj, og vælg de filer eller mapper, der skal inkluderes i dit Set.
3. Når filerne er valgt, vil Revu bede dig om at vælge det område på dit dokument, hvor dine arknavne vises. Klik på Vælg, og klik derefter og træk rundt i det relevante område.
4. Revu mærker og navngiver automatisk disse artikler ved hjælp af AutoMark og viser derefter en tabel med de navngivne ark, hvor du kan redigere eventuelle fejl fra AutoMark-processen.
5. Når du er tilfreds med arknavnene, vil Revu bruge disse navne i Settet.

Navigering i Sets

Du kan navigere i dine filer med panelet Sets . Hvis der er ændringer på et bestemt ark, kan du bladre igennem dem ved hjælp af pilene lige under miniaturebilledet. Sider med ændringer viser yderligere sider, der er stablet under deres miniaturebillede.

Kategorisering af Sets

For at ændre, hvordan Revu kategoriserer dine PDF-filer, skal du gå til Indstillinger > Sets > Kategorier i menuen Indstillinger. Under AutoMark-processen vil Revu forsøge at identificere, hvilken disciplin PDF'en hører til baseret på bogstaverne i arknavneområdet (dette er bogstavet, der findes under kolonnen Filter). For at skifte navnet på disciplinen eller bogstavet, der bruges til at identificere en disciplin, skal du dobbeltklikke på rækken.

Når disciplinerne er indstillet, kan du gennemse arkene efter disciplin og gøre navigationen endnu hurtigere.

Deling af Sets

Sets kan deles med dine kollegaer, hvis de har adgang til filstierne indeholdt i dit Set. Den letteste måde at dele Sets på er at uploade Set-filen og den ledsagende PDF-fil til et delt netværksdrev:

1. Opret eller flyt en mappe med alle de relevante PDF-filer i et Set til dit netværksdrev.
2. Opret et Set (se vejledning ovenfor) ved at vælge filerne, der vises på et netværksdrev.
3. Gå til Sets > Gem Set som, giv derefter dit Set et navn, og gem det på netværksdrevet. Filen udstyres med .bex som filtypenavn.
4. Når filerne er på rette sted, skal du gå til Sets > Åbn Set.
5. Naviger til den Set-fil, du gemte tidligere, og vælg den.

Hvis du ikke har et netværksdrev, kan du dele et Set ved at zippe (eller komprimere) dit Set ved at sende det direkte til din kollega.

For at gøre dette skal du oprette en mappe, der indeholder Set-filen (.bex) såvel som de PDF-filer, der er i Settet. Sørg for, at links i dit Set er relative og peger på den korrekte placering inden for mappen, og send så den komprimerede mappe i en e-mail eller gennem en fildelingstjeneste.

Endnu mere om Sets

Hvis du nogensinde sidder fast, eller hvis du vil prøve endnu flere Sets-funktioner, skal du sørge for at læse om Sets i Hjælp til Revu.

Sådan gør du

Revu 2019

PDF-håndtering

Revu 20

Andre udgaver af denne artikel

Revu 2017 og ældre

Her hos Bluebeam beder vi altid om feedback fra kunderne, så vi kan bygge og forbedre de værktøjer, der lader dig gøre dit arbejde bedre. For et par år siden fik vi klar og tydelig feedback omkring én bestemt problemstilling: Arbejde med en enkelt PDF-fil, der indeholder et stort antal sider. Det kan være besværligt af flere årsager. Til at begynde med:

• Filen kan nemt blive for stor til at vedhæfte i en e-mail.
• Teammedlemmer skal vente på, at det er deres tur til at foretage revisioner, når PDF-filen er i et dokumentstyringssystem, selvom de måske kun vil have adgang til et par af siderne.
• Projektet risikerer at miste versionskontrol, hvis teammedlemmerne udtrækker sider fra dokumentet for at arbejde på dem hver for sig.

Et projektteam vil selvfølgelig gerne adskille disse sider til individuelle PDF-filer, så de holdes beskyttede og er nemmere at administrere. Alligevel er det stadig vigtigt at kunne opbevare alle oplysningerne – ideelt set på et sted, hvor de kun er ét klik væk.

I Revu 11 løste vi dette problem med introduktionen af Sets.

Hvordan fungerer Sets?

Med Sets kan du holde alle relaterede sider adskilte og stadig se og navigere i dem, som om de var et enkelt dokument, i en enkelt fane, uden nogensinde at skulle flette disse filer sammen. Så nu kan du se alle dine byggetegninger på ét sted. Men der er også andre fordele. Tidligere revisioner stables bag den aktuelle version, så du ikke mister overblikket over ændringerne i projektforløbet. Lad os f.eks. sige, at arkitekten har sendt flere reviderede plantegningsark som en del af den seneste tilføjelse. Sets giver dig mulighed for at indsætte tilføjelsesark som den aktuelle tegning uden at miste evnen til at se de tidligere plantegninger. Samtidig kan sider, der aldrig vil kunne kombineres pga. PDF-sikkerhedsbegrænsninger eller digitale signaturer, nu ses som en del af dit Set.

Du kan oprette et Set med PDF-filer fra ProjectWise, SharePoint, Bluebeam Studio-projekter og et lokalt drev eller et netværksdrev. Du kan endda få vist filer, der findes separat i hver af disse placeringer som et komplet Set. Når du så har startet et Set, kan du sortere filerne efter sideetiket eller i numerisk rækkefølge og dele det skrivebeskyttede Set med kolleger og projektdeltagere.

Se videoselvstudierne om Sets , Sets 2.0 , og Sets 3.0 , samt Revu-vejledningen, som du kan få adgang til ved at gå til Bluebeams supportside.

Sådan gør du

Revu 2017 og ældre

PDF-håndtering