So arbeiten Sie in Studio mit Teamkolleg:innen zusammen, die nicht über Revu verfügen

Wollten Sie schon einmal Teamkolleg:innen zu einem Projekt oder einer Sitzung einladen, die keine Lizenz für Revu besitzen? Das ist möglich, wenn sie Revu im Ansichtsmodus benutzen. Diese kostenlose Version von Revu ermöglicht allen Benutzer:innen das Öffnen und Ausdrucken von PDF-Dokumenten, das Ausfüllen und Speichern von PDF-Formularen und die Zusammenarbeit mit anderen Benutzer:innen in Bluebeam Studio.

Studio setzt sich aus zwei Bereichen zusammen: Studio-Projekte und Studio-Sitzungen. Dieser Artikel soll Ihnen einen Überblick darüber geben, welcher Bereich sich besser für die Zusammenarbeit in Ihrem Team eignet und wie Sie und Ihre Teamkolleg:innen beide Bereiche nutzen können.

Wie aktiviere ich den Ansichtsmodus?

Zuerst müssen Sie auf unserer Website Bluebeam Revu herunterladen und die Software auf Ihrem PC installieren. Während der Installation werden Sie um die Eingabe Ihrer Seriennummer und Ihres Produktschlüssels gebeten. Klicken Sie auf Als Probeversion verwenden. Damit aktivieren Sie die 30-tägige Testversion von Revu, die Ihnen die Nutzung der Software in vollem Umfang ermöglicht. Nach dem Ablauf des Testzeitraums wechselt Revu bis zum Erwerb eines Lizenzschlüssels automatisch in den Ansichtsmodus. Sie können außerdem jederzeit in den Ansichtsmodus wechseln, indem Sie auf Revu > Ansichtsmodus klicken.

Studio-Sitzungen

Studio-Sitzungen ermöglichen die PDF-basierte Online-Zusammenarbeit. In einer Studio-Sitzung haben alle Benutzer:innen im Ansichtsmodus Zugriff auf alle Markierungs- und Werkzeugsetfunktionen, die normalerweise Benutzer:innen mit einer Revu-Lizenz vorbehalten sind. So können Sie Messungen und Kommentare hinzufügen und Markierungen in PDFs platzieren, um diese mit anderen zu teilen, die mit Ihnen an der Studio-Sitzung teilnehmen.

Wie funktionieren Sitzungen?

In einer Sitzung müssen Dateien nicht ein- und ausgecheckt werden. Sie müssen lediglich auf eine PDF-Datei klicken, um diese zu öffnen. Das ist auch dann kein Problem, wenn die Datei auf den Computern anderer Benutzer:innen geöffnet ist. Genau das ist der große Vorteil der Sitzungen: die Zusammenarbeit in Echtzeit. Alle Benutzer:innen in einer Sitzung können Markierungen zu einem Dokument hinzufügen und sehen, was andere hinzufügen bzw. hinzugefügt haben. Außerdem werden in einer Aufzeichnung alle Benutzeraktivitäten samt Benutzernamen und Elementen erfasst, die zu der PDF-Datei hinzugefügt, darin geändert oder daraus entfernt wurden.

Bearbeiten von Markierungen

Damit jede:r Benutzer:in für seine bzw. ihre Markierungen verantwortlich bleibt, können diese nur von der Person geändert oder entfernt werden, die sie ursprünglich hinzugefügt hat.

Automatisches Backup in der Cloud

Alle Markierungen werden in Echtzeit hinzugefügt und beim Hinzufügen zu der PDF-Datei in die Cloud hochgeladen. Das bedeutet, dass Ihre Markierungen in der Sitzung auch dann sicher in der Cloud gespeichert sind, wenn Ihre Internetverbindung abbricht. Revu merkt sich sogar, welche PDF-Dateien Sie geöffnet hatten, und stellt diese automatisch wieder her. So können Sie nach Wiederherstellung der Internetverbindung genau dort weiterarbeiten, wo Sie aufhört haben.

Studio-Projekte

Studio-Projekte bilden das Dokumentenverwaltungssystem von Bluebeam, in dem Sie viele unterschiedliche Dateitypen wie PDFs, Microsoft Office-Dateien und Bilder in der Cloud speichern können. Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie über den Ansichtsmodus auf ein Projekt zugreifen, PDF-Dateien nur angezeigt werden können und die Nutzung von Markierungen eingeschränkt ist. Wenn Sie allerdings einem PDF-Dokument in einem Projekt Markierungen hinzufügen müssen, können Sie den bzw. die Eigentümer:in des Projekts (die Person, die Sie zu diesem Projekt eingeladen hat) bitten, das PDF-Dokument zu einer Sitzung hinzuzufügen. Alternativ hat der oder die Eigentümer:in des Projekts die Möglichkeit, die Funktion Link freigeben zu nutzen, was Ihnen erlaubt, eine Kopie der Projektdatei lokal auf Ihrem PC zu speichern.

Wie füge ich Projektdokumente zu einer Sitzung hinzu?

Der bzw. die Eigentümer:in des Projekts muss lediglich mit der rechten Maustaste auf die PDF-Datei klicken und diese einer neuen Sitzung hinzufügen. Der oder die Eigentümer:in kann diese Möglichkeit auch anderen Teilnehmer:innen des Projekts über Berechtigungen einräumen. Wenn die PDF-Datei einer Sitzung hinzugefügt wurde, können Benutzer:innen im Ansichtsmodus weiterhin auf diese Sitzung über einen Einladungslink oder die Studio-ID zugreifen. Wie bereits erwähnt werden die Markierungsfunktionen von Revu für Benutzer:innen im Ansichtsmodus während der Arbeit in einer Studio-Sitzung freigegeben.

Wie gebe ich einen Link zu einer Projektdatei frei?

1. Sorgen Sie dafür, dass der bzw. die Eigentümer:in dem Projekt beitritt, die Datei auswählt und anschließend auf die Schaltfläche Ellipse oben rechts im Anzeigebereich des Projekts klickt.
2. In dem angezeigten Dropdownmenü kann der oder die Eigentümer:in dann auf Link freigeben klicken. Danach erscheint ein Fenster, in dem der oder die Eigentümer:in festlegen kann, wie lange der Downloadlink aktiv bleiben soll und ob ein Kennwort erforderlich ist.
3. Nach dem Klick auf OK generiert Revu einen Hyperlink, der in die Zwischenablage des bzw. der Eigentümer:in kopiert wird und verteilt werden kann. (Benutzer:innen im Ansichtsmodus können die Datei über diesen Link herunterladen!)

Arbeiten mit anderen Dateitypen als PDFs in Projekten

Sie können Studio-Projekten auch andere Dateitypen wie Excel-Tabellen oder Word-Dokumente hinzufügen. Diese Dateien können ausgecheckt, über ein geeignetes Programm lokal bearbeitet und anschließend wieder in das Projekt eingecheckt werden.

So arbeiten Sie mit anderen Dateitypen als PDFs:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Auschecken aus. Die Datei wird daraufhin im Abschnitt „Ausstehend“ des Projekts zusammen mit einem blauen Symbol aufgeführt.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Öffnen aus. Daraufhin öffnet sich die Datei in der dazugehörigen Anwendung.
3. Bearbeiten Sie das Dokument in der Anwendung und speichern Sie Ihre Änderungen wie gewohnt.
4. Wechseln Sie nun zurück zum Studio-Projekt, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die im Abschnitt „Ausstehend“ aufgeführte Datei und wählen Sie aus dem Menü die Option Einchecken aus.

Wiederherstellen von Studio-Dateien

Wenn Ihre Internetverbindung nach dem Auschecken einer Datei abgebrochen ist, werden Ihre Aktivitäten im Abschnitt Anstehende Änderungen angezeigt. Sobald wieder eine Verbindung zum Internet hergestellt ist, werden die anstehenden Änderungen in der Projektdatei gespeichert.

Anleitungen

Revu 2019

Studio

Revu 20