So verwenden Sie Sets, um große PDF-Dateien zu verwalten | Revu 21

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Die Arbeit mit sehr großen PDF-Dateien (mehr als 100 Seiten) kann schwierig werden und zwar vor allem dann, wenn man mehrere Dateien gleichzeitig durchgehen muss. Sie lassen sich häufig nur schwer laden oder per E-Mail teilen. Auch die Versionskontrolle und das Durchsuchen sind kompliziert. Die Verwendung von Sets in Revu löst alle diese Probleme.

In einem Set können mehrere PDFs in Revu so geladen werden, als ob es sich dabei um ein einzelnes Dokument handelt. Sollten Revisionen vorliegen, werden diese automatisch mit den entsprechenden Seiten gruppiert. Revu kann auch den Blattnamen lesen und diesen zur automatischen Sortierung der Dokumente nach Gewerk verwenden. Da diese Dateien nicht kombiniert, sondern mit Hyperlinks verknüpft werden, läuft das Laden und das Navigieren besonders schnell ab. Sie können Dateien in Ordnern organisieren. Außerdem können Sie Sets auch mit Ihren Kolleg:innen teilen.

Erstellen eines Sets

Zum Erstellen eines Sets müssen Sie die Seitenleiste Sets öffnen (Alt+2).Wenn die Seitenleiste „Sets“ nicht auf Ihrem Bildschirm angezeigt wird, können Sie sie über Windows > Seitenleisten > Sets aktivieren.

  1. Gehen Sie auf der Seitenleiste „Sets“ zu Sets > Neues Set.
  2. Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie aus, welche Dateien oder Ordner Ihr Set enthalten soll.
  3. Klicken Sie auf OK.Sie werden von Revu aufgefordert, festzulegen, in welchem Bereich Ihres Dokuments die Blattnamen angezeigt werden sollen.Klicken Sie auf Auswählen und dann klicken und ziehen Sie um den jeweiligen Bereich herum.
  4. Revu wird diese Artikel automatisch mithilfe von AutoMark mit Tags versehen und benennen. Anschließend wird Ihnen eine Tabelle mit allen benannten Blättern angezeigt, in der Sie alle Fehler, die sich eventuell während des AutoMark-Prozesses eingeschlichen haben, korrigieren können.

Wenn die Blattnamen Ihren Wünschen entsprechen, wird Revu diese Namen in dem Set verwenden.

Die Seitenleiste „Sets“ ermöglicht Ihnen die Navigation durch Ihre Dateien.Wenn ein bestimmtes Blatt Revisionen enthält, können Sie diese mithilfe der Pfeile direkt unter der Miniaturansicht durchgehen.Für Seiten mit Revisionen werden unter der Miniaturansicht zusätzliche Seiten gestapelt angezeigt.

Kategorisieren von Sets

Um die Kategorisierung Ihrer PDF-Dateien in Revu zu bearbeiten, gehen Sie zu Revu > Einstellungen > Sets > Kategorien.Beim AutoMark-Prozesses versucht Revu, anhand der Buchstaben im Blattnamen (in der Spalte Filter) zu erkennen, zu welchem Gewerk die PDF-Datei gehört.Doppelklicken Sie auf die jeweilige Zeile, um den Namen des Gewerks bzw. den zur Identifizierung eines Gewerks herangezogenen Buchstaben zu ändern.

Nach dem Festlegen der Gewerke können Sie die Blätter nach den Gewerken durchsuchen, um leichter durch die verschiedenen Blätter zu navigieren.

Teilen von Sets

Sets können nur mit Kolleg:innen, die Zugriff auf die Dateipfade in dem jeweiligen Set haben, geteilt werden. Am einfachsten lässt sich ein Set teilen, indem Sie den folgenden Prozess nutzen und die Set-Datei sowie die dazugehörigen PDF-Dateien auf ein freigegebenes Netzlaufwerk hochladen:

  1. Erstellen Sie einen Ordner mit allen relevanten PDF-Dateien eines Sets auf Ihrem Netzlaufwerk oder verschieben Sie ihn dahin.
  2. Erstellen Sie ein Set, indem Sie die auf dem Netzlaufwerk angezeigten Dateien auswählen.
  3. Gehen Sie zu Sets > Set speichern als. Geben Sie Ihrem Set einen Namen und speichern Sie es auf dem Netzlaufwerk.Die Dateierweiterung lautet dann .bex.
  4. Wenn sich die Dateien am richtigen Ort befinden, gehen Sie zu Sets > Set öffnen.
  5. Gehen Sie zu dem zuvor gespeicherten Set, um es auszuwählen.

Wenn Sie nicht über ein Netzlaufwerk verfügen, können Sie ein Set teilen, indem Sie es als ZIP-Datei komprimieren und direkt an Kolleg:innen senden.

Hierfür müssen Sie einen Ordner erstellen, in dem sich die Set-Datei (.bex) sowie die PDF-Dateien des Sets befinden.Achten Sie darauf, dass die Links in dem Set relativ sind und jeweils auf die richtigen Orte innerhalb des Ordners verweisen. Versenden Sie den komprimierten Ordner anschließend per E-Mail oder über ein Datenaustauschsystem.

Weitere Informationen über Sets

Sollten Sie einmal nicht weiter wissen oder weitere Set-Funktionen auswählen wollen, lesen Sie den Abschnitt „Sets“ im Revu-Handbuch.

Anleitungen

PDF-Verwaltung

Das Arbeiten mit großen Mengen an PDFs kann mühsam sein. Die Verwendung von Sets in Revu kann dabei sehr hilfreich sein.

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