So sparen Sie Zeit mit OCR und Batch Link

Dieser Artikel bezieht sich auf:

  • Revu 21 und älter
Bei Revu 21 ist OCR in allen Bluebeam Plänen enthalten, während Batch Link nur im Complete Plan inbegriffen ist. Bei Revu 20 und älteren Versionen sind OCR und Batch Link exklusiv für Lizenzen der eXtreme-Edition verfügbar.

Die beiden Revu-Funktionen OCR und Batch Link können Ihnen beim Durchsuchen und Navigieren Ihrer PDFs viel Zeit sparen. OCR verwandelt Ihre eingescannten Dokumente in durchsuchbare PDFs, indem es Text auf der Seite erkennt und diese Zeichen in durchsuchbare Daten übersetzt. Batch Link kann anschließend automatisch auf Grundlage der von Ihnen festgelegten Kriterien Hyperlinks zur Navigation in diese durchsuchbaren PDFs einbinden. Zusammen ermöglichen diese beiden Funktionen eine rasche Suche sowie eine direkte Navigation zwischen allen relevanten Dokumenten.

Verwandeln von eingescannten Dokumenten in durchsuchbare PDFs mithilfe von OCR

Von einem Scanner erstellte PDFs werden auch als PDFs mit Rasterinhalten bezeichnet. Bei einem PDF mit Rasterinhalten wird aus quadratischen Punkten, sogenannten Pixeln, ein Bild des eingescannten Originaldokuments erstellt. Wenn Sie sich ein PDF mit Rasterinhalten anschauen, sehen Sie also im Grunde Pixel, die für Text und Zeilen stehen, obwohl die Datei eigentlich keine Textdaten enthält. Das bedeutet, dass die Suchfunktionen von Revu nicht auf solche Dokumente angewendet werden können.

OCR behebt dieses Problem. Wenn man OCR auf ein PDF anwendet, werden Raster- und Vektorbilder automatisch in durchsuchbaren Text verwandelt. Um OCR zu nutzen, gehen Sie zu Dokument > OCR. In der Revu-Hilfe erfahren Sie, wie Sie diese Funktion nutzen können.

Weitere Informationen zu PDFs mit Rasterinhalten und anderen PDF-Inhalten finden Sie unter Raster, Vektor und Text – woraus besteht eigentlich meine PDF-Datei?

AutoMark für Ihre PDFs

Wenn der OCR-Vorgang abgeschlossen ist, wenden Sie am besten AutoMark auf Ihr Dokument an, bevor Sie Batch Link ausführen.Während dieses Prozesses wird automatisch ein Etikett für jedes Blatt in Ihrem PDF erzeugt.Mit Etiketten können Sie für Ordnung in Ihren Dokumentensets sorgen: Über Hyperlinks gelangen Sie direkt zum relevanten Abschnitt eines Dokumentensets, wenn dessen Etikett im Text erwähnt wird.Sie können auf AutoMark zugreifen, indem Sie die Seitenleiste Miniaturansichten öffnen und auf die Schaltfläche Etiketten erstellen klicken.Weitere Informationen zur AutoMark-Funktion finden Sie in der Revu-Hilfe.

So integrieren Sie OCR und Batch Link

Jetzt, da Ihre Dokumente bereits über durchsuchbaren Text und Etiketten verfügen, können Sie einen Schritt weitergehen und mithilfe von Batch Link die Navigation durch Ihre Dokumente vereinfachen. Mit Batch Link werden Gruppen von PDF-Dokumenten nach von Benutzer:innen festgelegten Texten durchsucht und anschließend Hyperlinks zu benutzerdefinierten Speicherorten erstellt. Hier sind ein paar Beispiele aus der Praxis für die Anwendung von Batch Link:

  • Automatisches Hinzufügen von Hyperlinks zu einem gesamten Indexblatt
  • Direkte Verlinkungen von Höhensprechblasen und Höhenangaben
  • Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses mit Links zu relevanten Abschnitten

Um auf Batch Link zuzugreifen, gehen Sie zu Batch > Link > Neu. Weitere Informationen zu allen Funktionen von Batch Link finden Sie in der Revu-Hilfe.

Anleitungen

Revu 2018

Dokumentenverarbeitung

PDF-Verwaltung

Revu 20

OCR verwandelt eingescannte Dokumente in durchsuchbare PDFs, indem es Text auf der Seite erkennt und diese Zeichen in durchsuchbare Daten übersetzt. Batch Link kann anschließend automatisch auf Grundlage der von Ihnen festgelegten Kriterien Hyperlinks zur Navigation in diese durchsuchbaren PDFs einbinden.