Die beste Art zur Sicherung von Markups: Sperren vs. Glätten

Gilt für:

  • Revu 20
  • Revu 2019
  • Revu 2018

Mit Revu können Sie Markups entweder sperren oder glätten und dadurch verhindern, dass sie versehentlich verschoben oder bearbeitet werden.Welche Funktion Sie jeweils nutzen sollten, hängt davon ab, was Sie damit erreichen wollen: Sollen die Markups dauerhaft in den Inhalt des Dokuments integriert werden, sodass sie nicht mehr bearbeitet werden können? Oder geht es Ihnen lediglich darum zu verhindern, dass sie versehentlich bearbeitet oder gelöscht werden?Um zu entscheiden, wann Sie welche Funktion am besten nutzen, sollten Sie zunächst die Unterschiede zwischen Sperren und Glätten sowie ihre jeweiligen Vorteile kennen.

Sperren

Der Hauptvorteil eines gesperrten Markups ist die Flexibilität: Bei einzelnen Markups ist es jederzeit möglich, zwischen den Optionen „Gesperrt“ und „Entsperrt“ umzuschalten. Der Status „Gesperrt“ kann entweder durch einen Rechtsklick auf das Markup und die Option Sperren oder über die Spalte „Sperren“ in der Markupliste aktiviert werden. Ein Markup kann nicht geändert oder gelöscht werden, wenn es gesperrt ist. Bestimmte Funktionen wie Statusänderungen, Antworten, Exportieren und Kopieren sind weiterhin verfügbar. Markups können einzeln oder als Gruppe gesperrt werden.Weitere Informationen über das Sperren von Markups finden Sie in dem Artikel Erstellen und Bearbeiten von Markups.

Glätten

Geglättete Markups werden von Revu mit der Inhaltsebene der PDF-Datei zusammengeführt. Nach diesem Prozess ist keine Änderung der Markups mehr möglich und sie werden nicht mehr in der Markupliste angezeigt.Sie können zwar ein einzelnes Markup glätten, indem Sie es mit der rechten Maustaste anklicken, allerdings ist die Funktion Glättung aufheben für einzelne Markups nicht verfügbar. Wenn Sie die Glättung aufheben wollen, wird der Befehl für sämtliche Markups auf der Seite angewandt.Weitere Informationen zum Glätten und zum Aufheben der Glättung finden Sie in dem Artikel Glätten von Markups.

Prozesse, die verhindern, dass die Glättung von Markups aufgehoben wird

Im Dialogfenster „Markups glätten“ können Sie die Option Markup-Wiederherstellung zulassen aktivieren. Dabei ist jedoch zu beachten, dass folgende Funktionen den Inhalt verändern und eine Wiederherstellung der geglätteten Markups verhindern:

  • Text bearbeiten
  • Suchen und Ersetzen
  • Inhalt entfernen
  • Inhalt ausschneiden
  • Seiteninhalt reparieren
  • Dateigröße reduzieren
  • Schwärzungen anwenden
  • Farbverarbeitung

Wenn Sie einen der oben genannten Prozesse in Ihrem Dokument verwenden wollen, wird empfohlen, die Glättung der Markups vorher aufzuheben. So stellen Sie sicher, dass die Bearbeitungsfunktionen weiterhin verfügbar sind.

Bei geglätteten Formularfeldern ist das Aufheben der Glättung generell nicht möglich.

Empfehlungen

Auf Grundlage der Vorteile und Unterschiede zwischen den Funktionen Sperren und Glätten sollten Sie die folgenden Punkte im Hinterkopf behalten, wenn Sie einen Arbeitsablauf für die Verwaltung Ihrer Markups festlegen.

  • Sperren Sie die Markups, wenn Ihr Dokument bearbeitet wird. Gesperrte Markups können weiterhin exportiert und kopiert werden. Sie können auch weiterhin Änderungen an ihnen vornehmen wie z. B. antworten oder ihren Status ändern. Kontinuierlich Markups zu glätten und die Glättung aufzuheben, ist zeitaufwändiger und risikoreicher.
  • Bestimmte Prozesse und Funktionen verhindern bei der Glättung eines Dokuments dauerhaft eine Wiederherstellung der Markups. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Prozesse, die verhindern, dass die Glättung von Markups aufgehoben wird.
  • Wenn Sie Ihre Markups glätten wollen, speichern Sie eine Kopie Ihres PDFs und glätten Sie diese Kopie. So können Sie jederzeit auf die ursprüngliche, nicht geglättete Version zurückgreifen.
  • Wenn Sie verhindern wollen, dass Dritte Ihre Markups löschen oder ändern, können Sie diese generell kurz vor dem Versenden des Dokuments glätten und sicherstellen, dass die Option Markup-Wiederherstellung zulassen im Menü „Glätten“ deaktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Glätten von Markups.Wenn Sie aus Sicherheitsgründen einen Prüfpfad einrichten wollen, können Sie die Datei in eine Bluebeam Studio-Sitzung hochladen. Dies verhindert auch, dass andere Benutzer die Glättung der Datei aufheben können.
  • Das Glätten stellt sicher, dass Markups und Anmerkungen in PDF-Viewern und mobilen Anwendungen angezeigt werden, die nur PDF-Inhalte anzeigen und die enthaltenen Markups und Annotationen sonst ausblenden würden.
  • Wenn Ihre Markups Aktionen enthalten, die Sie in Revu für iPad oder Vu für iPad bearbeiten wollen, müssen Sie sie vor der Übertragung auf das Gerät glätten. Weitere Informationen zum Glätten von Markups finden Sie im Abschnitt Definieren einer Aktion.
  • Wenn Sie in Markups nach Text suchen wollen, glätten Sie das Dokument. Sie können nicht standardmäßig nach Text in Markups suchen.

Der Ansichtsmodus ist vor allem für Benutzer gedacht, die Revu nicht registriert haben bzw. eine Open License nutzen. Wenn das auf Sie nicht zutrifft, brauchen Sie nur den Markupmodus.

Related Articles