Fem ting, som du måske ikke ved om Studio-sessioner

Denne artikel gælder for:

  • Revu 20
  • Revu 2019
  • Revu 2018

Gå til andre versioner:

Studio-sessioner er en nem måde, hvorpå du kan skabe et miljø til onlinesamarbejde i realtid til dig og dine projektteams. Du skal blot uploade dine PDF-filer til en session og invitere deltagere, så kan alle deltagerne tilføje markeringer i det samme dokument, så længe sessionen er aktiv. Denne artikel fremhæver nogle funktioner i Sessioner, som du måske ikke kender til, men formentlig vil finde nyttige til dine arbejdsgange.

Selvom du skal bruge en licenseret udgave af Revu for at være vært for en session, kan deltagere bruge visningstilstand, hvis de ikke har en licens.

Det kræver en Bluebeam Studio-konto for at være vært for og deltage i en session.

1. Realtidsfunktion

Med Studio-sessioner kan flere deltagere få adgang til en PDF-fil og tilføje markeringer på samme tid, og alle ændringerne bliver øjeblikkeligt tilgængelige for alle. Dette betyder, at du ikke behøver vente på en e-mail med et svar eller en ny version af PDF-filen for at få de oplysninger, som du har behov for. Med realtidsfunktionerne kan du også følge en anden deltager. Dette betyder, at du kan følge med, når vedkommende zoomer, panorerer og markerer PDF-filen.

Hvis du vil følge en anden deltager, skal du holde musen over deltagerens navn i sessionspanelet og klikke på Følg deltager. Din skærm opdateres automatisk, så den matcher deltagerens skærm. Herved kan du arbejde på et problem med en kollega uden at forlade Revu for at udveksle e-mails eller filer.

2. Sessionsoversigt og -rapport

Når du er i en session, kan du finde en oversigt, der indeholder en komplet historik over al markeringsaktivitet og chats, i den nederste del af Studio-panelet. Alle oplysningerne indeholder hyperlinks, så du kan klikke på en chatbesked eller markering i listen og hoppe til det afsnit i PDF-filen, som brugeren så på, da vedkommendes chatbesked eller markering blev tilføjet.

Ved afslutningen af en Studio-session kan du oprette en rapport i form af en enkelt PDF-pakke, der indeholder alle dokumenterne og markeringerne fra sessionen sammen med en komplet historik over sessionsoversigten. Hvis du vil oprette en sessionsrapport, skal du klikke på Rapport i Studio-panelet.

3. Sessionens udløbsdato

Sessionsværter kan lukke en session manuelt, når de er færdige med at arbejde. Når en session er lukket, vil de filer, der er indeholdt i den session, ikke længere være tilgængelige i Studio.

Værter kan også konfigurere en Studio-session for at få en udløbsdato, så de ikke behøver lukke sessionen manuelt. Udløbsdatoen kan konfigureres, når du opretter sessionen eller efterfølgende. Når udløbsdatoen er konfigureret, kan den ændres efter behov.

Hvis du vil konfigurere eller redigere en udløbsdato, skal du indtaste den relevante session og:

  1. Klik på sessionens navn i Studio-panelet, og vælg valgmuligheden Indstillinger, der vises under navnet. Der vises en dialogboks.
  2. Hvis du tidligere har konfigureret en udløbsdato, er Aktiv markeret.
    • Du kan deaktivere udløbsdatoen ved at fjerne markeringen i Aktiv.
    • Udløbsdatoen eller -tidspunktet kan ændres ved at angive de korrekte værdier i felterne til højre for Aktiv.
  3. Klik på OK.

Revu sender sessionsværten og -deltagerne e-mailmeddelelser, når sessionen nærmer sig sin udløbsdato. Meddelelserne sendes ud:

  • syv dage før udløb
  • to dage før udløb
  • 24 timer før udløb
  • når sessionen er udløbet

Der sendes også meddelelser, hvis sessionens udløbsdato ændres.

4. Overførsel af projektfiler til en session

PDF-filer i et projekt kan føjes til en Studio-session, så du kan drage fordel af sessioners funktioner til samarbejde i realtid.

Det er vigtigt at bemærke, at kun sessioner, der er oprettet ved hjælp af denne metode, kan få projektfiler tilføjet. Medmindre du føjer flere PDF-filer til en session, der allerede blev oprettet til dette formål, er det første trin at føje en projektfil til en ny session, som beskrevet nedenfor. Når en session er oprettet ved hjælp af denne metode, kan der tilføjes flere projektfiler.

Brugere skal have både tilladelsen Send PDF-filer til sessioner og tilladelsen Læs/skriv i mappe for at bruge denne funktion. Brugere med tilladelsen Fuld kontrol har som standard allerede begge disse tilladelser.

Sådan føjer du projektfiler til en ny session:

  1. I fanen Studio-projekt skal du højreklikke på PDF-filen og vælge Føj til ny session. Der vises en dialogboks.
    • Hvis du vil vælge flere PDF-filer til ovenstående trin, skal du blot trykke på Ctrl+klik eller Shift+klik på de relevante PDF-filer.
  2. Angiv navnet for din nye session i feltet Navn , og klik på OK. Sessionen oprettes automatisk med de valgte PDF-filer.

Den første bruger, der følger ovenstående trin, bliver automatisk sessionsvært og kan sende yderligere projektfiler til sessionen og administrere sessionen.

Sådan føjer du projektfiler til en eksisterende session:

  • Højreklik på PDF-filen, og vælg Føj til <eksisterende sessionsnavn>. Kun sessioner, der blev oprettet ved hjælp af processen Føj til ny session, der er beskrevet ovenfor, vises som valgmuligheder.

PDF-filer, der allerede er føjet til en session, mærkes med et Session i gang-ikon i projektpanelet. Brugere kan deltage i disse igangværende sessioner direkte ved at højreklikke på filen i projektfanen og vælge Deltag i <eksisterende sessionsnavn>.

5. Omdøbning af en session

Sessionsværten opretter og navngiver sessioner, når de oprettes. Derefter kan sessioner kun omdøbes i Studio-panelet af sessionsværten.

Sådan omdøbes en session:

  1. Deltag i Studio-sessionen i Revu.
  2. Klik på ikonet Sessionsindstillinger yderst til højre i panelet.
    Sessionsindstillinger
  3. I dialogboksen Sessionsindstillinger kan du redigere feltet Sessionsnavn.
    Dialogboksen Sessionsindstillinger
  4. Klik på OK.

Sessionen er nu omdøbt og burde øjeblikkeligt blive vist i Studio-panelet.

Andre udgaver af denne artikel

Revu 2017 og ældre
Bluebeam Studio er en anderledes måde at distribuere og samarbejde med andre på dine PDF-dokumenter på. De af jer, der har prøvet Studio-sessioner , har sikkert opdaget, at det er en nem måde, hvorpå du kan skabe et miljø til onlinesamarbejde i realtid til dig og dine projektteams. Du skal blot uploade dine PDF-filer til en Studio-session fra Revu og invitere deltagere, så kan alle tilføje markeringer i det samme dokument, så længe sessionen er aktiv. Ganske enkelt. For de fleste organisationer er dokumentbaseret samarbejde som dette et mere omkostningseffektivt alternativ til at e-maile PDF-filen og "sætte den fri". Selv om du skal have en licenseret udgave af Bluebeam Revu for at kunne være vært for en session, skal dine deltagere ikke nødvendigvis have en, da de også kan bruge den gratis PDF-viser, Bluebeam Vu, for at deltage i en Studio-session.

Bemærk: Det kræver en Bluebeam Studio-konto for at være vært for og deltage i en session.

I denne artikel vil jeg fremhæve nogle andre funktioner i sessioner, som du også kan finde nyttige.

Realtidsfunktion

Med Studio-sessioner kan flere deltagere få adgang til et PDF-dokument og tilføje markeringer på samme tid, og alle ændringerne bliver øjeblikkeligt tilgængelige for alle. Dette betyder, at du ikke behøver at vente på en e-mail med et svar eller en ny version af PDF-filen for at få de oplysninger, som du har behov for. Du skal bare logge på sessionen, så kan du altid se filens aktuelle version. Med realtidsfunktionerne kan du også "følge" andre deltagere, når de zoomer, panorerer og laver markeringer i PDF-dokumentet. Hvis du vil følge en anden deltager, skal du holde musen over deltagerens navn og klikke på Følg deltagerstudio-follow, så opdateres din skærm automatisk. Herved kan du arbejde på et problem sammen med en kollega uden at sende e-mails og filer frem og tilbage.

Adgangskontrol

Der kan defineres forskellige niveauer af tilladelse i en Studio-session. Du kan begrænse adgangen til kun de personer, du inviterer. Hvis du vil, kan du også begrænse muligheden for, at andre kan gemme eller udskrive dokumenter. Dine individuelle markeringer er også sikre. Alle kan tilføje nye markeringer og redigere de markeringer, de opretter, men ingen andre kan ændre dine markeringer. De kan svare på markeringen, men de kan ikke ændre den. For at svare skal du højreklikke på markeringen, klikke på Svar og begynde at skrive. Dette giver dig total kontrol over dine dokumenter og markeringer.

Sessionsoversigt og -rapport

Når du er i en session, kan du finde en oversigt, der indeholder en komplet historik over al markeringsaktivitet og chats, i den nederste del af fanen Studio. Alle oplysningerne indeholder hyperlinks, så du kan klikke på en chatbesked eller markering i listen og hoppe til det afsnit i PDF-filen, som var åbent, da chatbeskeden eller markeringen blev tilføjet. Ved afslutningen af en Studio-session kan du oprette en rapport i form af en enkelt PDF-pakke, der indeholder alle dokumenter og markeringer sammen med en komplet historik over sessionsoversigten. Hvis du vil oprette en sessionsrapport, skal du klikke på knappen Rapport Oversigt på fanen Studio.

Luk en session

Når du og dine kolleger er færdige med at arbejde i sessionen, kan du lukke den ved at klikke på Afslut studio-session-finalize. Når du har gjort dette, vil filerne ikke længere være tilgængelige i Studio.

  Klik på disse links for at få flere oplysninger om samarbejde ved hjælp af Bluebeam Studio-sessioner og -projekter, Studio Prime og Studio Enterprise. Der findes vejledningsvideoer til Studio-sessioner, Studio-projekter og de seneste forbedringer i Studio . < 

Related Articles