Guía de Sesiones de Studio para Revu

Introducción

En esta guía, aprenderá a utilizar Sesiones de Studio en Revu para colaborar en documentos del Proyecto. Al finalizar, podrás:

• Inicie una nueva Sesión de Studio e invite a los asistentes.
• Revisar el registro de la sesión y generar informes.
• Administrar la configuración de la sesión y los permisos de los asistentes.

Prerrequisitos

Para seguir esta guía, necesitarás:

• Revu 21
• Un plan de Bluebeam Core, Complete o Max
• Un Bluebeam ID (BBID) válido
• Una conexión a Internet confiable

Iniciar una Sesión de Studio

Para iniciar una Sesión de Studio, sigue estos pasos:

1. Vaya a Ventana > Paneles > Studio.
2. Seleccione su región y seleccione Iniciar sesión.
   También puede utilizar un BBID alternativo para iniciar sesión.
3. Seleccione Agregar > Nueva sesión.
4. Introduzca un nombre para su nueva sesión.
5. Seleccione Agregar para elegir los PDF que desea incluir en la sesión.
6. Elija los permisos predeterminados para todos los asistentes.
7. Seleccionar Aceptar para Creación la Sesión.

Invitar a los asistentes

Después de iniciar una sesión, Revu le solicitará que invite a otros usuarios. También puedes enviar invitaciones más tarde seleccionando Invitar.

1. En el cuadro de diálogo Invitar usuarios, seleccione Escribir o Pegar correos electrónicos.
2. Introduzca las direcciones de correo electrónico de los usuarios que desea invitar, separadas por comas o espacios.
3. Seleccione Verificar e incluir correos electrónicos.
4. Seleccione Invitar participantes.

Los asistentes invitados recibirán un correo electrónico con un Vínculo para unirse a la Sesión de Studio activa. Para enviar invitaciones adicionales, seleccione Invitar.

Colaborar en una Sesión de Studio

Una vez que los asistentes se unan a la Sesión, puedes empezar a colaborar en documentos PDF. Todas las marcas de los asistentes se verán al instante para todos los participantes de la Sesión.

Para cargar documentos adicionales, seleccione Agregar archivo.

Para seguir la vista de otro asistente, haga click derecho en su nombre en la lista de Asistentes y Seleccionar Seguir asistente.

Revisar el registro de la Sesión

Studio mantiene un registro completo de toda la actividad en la Sesión. Puedes generar y guardar un informe de la Sesión en tu ordenador en cualquier momento durante la Sesión. Para generar un informe de la Sesión, sigue estos pasos:

1. En el panel Studio, junto a Chat, selecciona Informe.
2. Seleccione el tipo de informe a Creación:
   • Resumen de registro: Genera un PDF de la sección Registro desde la pestaña Sesión.
   • Informe del paquete PDF: Compila un paquete PDF con el resumen del registro y todos los documentos de la Sesión.
   • Combinar informe de archivos: Produce un único PDF que contiene el resumen del registro y todos los documentos de la Sesión.
3. Introduzca el título del informe.
4. Elija el tamaño y la orientación de la página.
5. Selecciona Aceptar.

El informe muestra un historial cronológico de todas las marcas, comentarios y mensajes de chat agregados por los asistentes.

Cuando genera un informe de paquete PDF o un informe de combinación de archivos, puede click en cualquier elemento del informe para saltar directamente a esa ubicación en el PDF.

Gestionar la configuración de la Sesión

Como el organizador de la Sesión, puedes configurar varios ajustes para controlar la experiencia de colaboración. Para gestionar la configuración de la Sesión, selecciona Configuración de laSesión, donde puedes hacer lo siguiente:

• Establecer o actualizar la fecha de caducidad de la Sesión
• Habilitar o deshabilitar las notificaciones por correo electrónico para la Sesión
• Administrar los permisos de los asistentes, como la capacidad de guardar o imprimir documentos

Cualquier cambio en la configuración de la Sesión se aplicará a todos los asistentes.

Acceso de asistentes

La configuración de Restringir asistentes en la configuración de la Sesión determina el comportamiento de acceso predeterminado para los asistentes. Esta configuración está habilitada de forma predeterminada. Solo los asistentes con el estado “Permitir” pueden entrar en la Sesión.

Cuando Restringir asistentes está deshabilitada, cualquier asistente puede entrar en la Sesión, excepto aquellos con el estado “Rechazar”.

Para añadir asistentes individuales a una Sesión, sigue estos pasos:

1. Seleccionar el Tabulador Asistentes.
2. Seleccionar Agregar.
3. Introduzca la dirección de correo electrónico del asistente.
4. Selecciona Aceptar.

De forma predeterminada, a los nuevos asistentes se les asigna el estado "Permitir". Para denegar el acceso, Seleccionar el asistente y click Denegar. Revu te da la opción de bloquear o reasignar sus Marcas.

Para invitar a varios asistentes a la vez, consulte la sección "Invitar asistentes" más arriba.

Permisos

Establecer permisos en Sesiones de Studio te permite controlar qué acciones pueden realizar los asistentes en la Sesión. Para establecer los permisos, selecciona la pestaña Permisos.

El grupo Asistentes, que se aplica a todos los usuarios de la Sesión, se mostrará de forma predeterminada. La mayoría de los permisos de este grupo están configurados inicialmente en Permitir. Recomendamos conceder permisos adicionales a usuarios o grupos específicos en lugar de permitir un mayor acceso al grupo Asistentes.

Para añadir usuarios o grupos individuales, sigue estos pasos:

1. Seleccionar  Agregar.
2. Seleccione los usuarios o grupos deseados.
3. Selecciona Aceptar.
   En la Sesión solo se pueden utilizar los grupos del propietario de la Sesión.

De forma predeterminada, los usuarios y grupos que agregue heredarán los permisos del grupo Asistentes.

Finalizar una Sesión

Al finalizar una Sesión de Studio, la Sesión finaliza y se eliminan sus documentos del servidor de Studio. Solo los organizadores de la Sesión y los usuarios con permisos de control total pueden finalizar una Sesión.

Antes de terminar una Sesión, tienes la oportunidad de crear un informe de Sesión y guardar los documentos de la Sesión. Los documentos guardados pueden incluir marcas de los asistentes específicos que selecciones.

Cuando termines una Sesión, asegúrate de que nadie esté trabajando actualmente en ningún documento de la Sesión. Para finalizar una Sesión, sigue estos pasos:

1. En la parte superior del panel Sesión, selecciona el nombre y el ID de la Sesión.
2. Selecciona Finalizar Sesión.
3. Selecciona a los asistentes cuyas marcas quieras incluir en los documentos guardados de la Sesión.
4. Elija una de las tres opciones de guardado:
   • Guardar (Sobrescribir existente) guarda los archivos nuevamente en sus ubicaciones de carga originales, sobrescribiendo cualquier archivo existente con el mismo nombre. Evite esta opción si necesita conservar los archivos originales y no ha realizado copias de seguridad.
   • Guardar en carpeta guarda los documentos de la Sesión en una carpeta especificada. Para cambiar la ubicación predeterminada de la carpeta, selecciona el botón más para abrir el Explorador de archivos de Windows y navega hasta la ubicación que quieras. Selecciona Subcarpeta de Sesión para crear una subcarpeta con el nombre de la Sesión dentro de la ubicación especificada.
   • No guardar archivos descarta los documentos de sesión sin guardarlos.
5. Selecciona Cerrar archivos tras finalizar para cerrar automáticamente los archivos de Sesión que estén abiertos en Revu.
6. Elige si quieres generar un informe de la Sesión. Consulta la sección anterior “Revisar el registro de la Sesión” para obtener más información sobre la configuración.
7. Selecciona Aceptar.

Cuando finaliza una Sesión, tanto la Sesión como todos sus archivos se eliminan del servidor de Studio. Sin embargo, los propietarios de la Sesión pueden reactivar una Sesión una vez finalizada.

Tutoriales

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Sesiones de Studio