Vijf zaken die u moet weten over Studio-sessies

Dit artikel is van toepassing op:

  • Revu 20
  • Revu 2019
  • Revu 2018

Spring naar andere versies:

Met Studio-sessies kunt u heel eenvoudig een real-time online samenwerkingsomgeving creëren voor u en uw projectteams. Upload simpelweg uw PDF-bestanden naar een Sessie, nodig deelnemers uit en alle deelnemers kunnen zolang de Sessie actief is markeringen toevoegen aan hetzelfde document. In dit artikel staan enkele functies in Sessies die u mogelijk nog niet kent, maar die wel van pas komen voor uw workflows.

Hoewel u een licentie van Revu nodig hebt om een Sessie te organiseren, kunnen deelnemers ook de Weergavemodus gebruiken als zij geen licentie bezitten. Zie voor meer informatie dit artikel.

U hebt een Bluebeam Studio-account om een Sessie te houden en bij te wonen.

1. Real-time functionaliteit

Met Studio-sessies kunnen meerdere deelnemers tegelijkertijd een PDF openen en markeringen toevoegen, waarbij alle wijzigingen direct zichtbaar zijn voor iedereen. Hierdoor hoeft u niet eindeloos te wachten op een e-mail met een antwoord of een nieuwe versie van de PDF om de informatie te krijgen die u nodig hebt. Dankzij de real-time mogelijkheden kunt u tevens een andere deelnemer volgen – hierdoor kunt u kijken terwijl een ander inzoomt op de PDF of deze draait en markeert.

Om een andere deelnemer te volgen, zweeft u over de naam van de deelnemer in het Sessie-paneel en klikt u op Deelnemer volgen. Uw scherm laat automatisch het scherm van de ander zien. Hierdoor kunt u samen met een collega aan een probleem werken zonder Revu te verlaten om een e-mail of bestand te verzenden.

2. Sessierecord en rapportage

Tijdens een Sessie vindt u een record met de complete geschiedenis van alle markeringsactiviteiten en chats in het onderste deel van het Studio-paneel. Alle informatie is van koppelingen voorzien. Als u dus op een chatbericht of markering klikt in de lijst, gaat u naar dat deel van de PDF die de gebruiker bekeek toen het chatbericht of de markering werd toegevoegd.

Aan het einde van een Studio-sessie kunt u een rapport aanmaken in de vorm van een enkel PDF-pakket dat alle documenten en markeringen van de Sessie bevat, evenals de volledige geschiedenis van het Sessie-record. Om uw Sessie-rapport aan te maken, klikt u in de rechterbenedenhoek van het Studio-paneel op Rapport.

session_report

3. Vervaldatum Sessie

Sessiehosts kunnen een Sessie handmatig sluiten zodra alle gebruikers klaar zijn met werken. Zodra een Sessie is gesloten, zijn de bestanden in die Sessie niet langer beschikbaar in Studio.

Hosts kunnen ook een Studio-sessie configureren met een bepaalde vervaldatum, waardoor de Sessie niet handmatig gesloten hoeft te worden. De vervaldatum kan worden ingesteld als de Sessie wordt aangemaakt, of daarna. Zodra de vervaldatum is ingesteld, kan deze indien nodig worden veranderd.

Om een vervaldatum in te stellen of te bewerken, voert u de gewenste Sessie in en:

  1. Selecteer de naam van de Sessie in het Studio-paneel en selecteer de optie Instellingen in de vervolgkeuze eronder. Er verschijnt een dialoogvenster.
  2. Als u eerder al een vervaldatum hebt ingesteld, is Ingeschakeld geselecteerd.
    • U kunt de vervaldatum uitschakelen door Ingeschakeld te deselecteren.
    • De vervaldatum of -tijd kan worden gewijzigd door de geschikte waarde(s) in te stellen in de velden rechts van Ingeschakeld.
  3. Klik op OK.

Er worden ook meldingen verzonden als de vervaldatum van de Sessie is gewijzigd.

Revu stuurt de Sessiehost en deelnemers ook een e-mailmelding als de vervaldatum van de Sessie nadert. Meldingen worden verzonden:

  • Zeven dagen voor de vervaldatum
  • Twee dagen voor de vervaldatum
  • 24 uur voor de vervaldatum
  • Nadat de Sessie is vervallen

4. Projectbestanden aan een Sessie toevoegen

PDF-bestanden in een Project kunnen aan een Studio-sessie worden toegevoegd voor realtime samenwerking. Alleen aan Sessies die met deze methode zijn gemaakt kunnen Projectbestanden worden toegevoegd, maar er kunnen later meer Projectbestanden aan worden toegevoegd.

Gebruikers dienen zowel de toestemming PDF-bestanden verzenden voor Sessies en Map lezen/schrijven te bezitten om deze functie te gebruiken. Gebruikers met de toestemming Volledige Controle hebben beide toestemmingen standaard.

Toevoegen aan nieuwe Sessie

  1. Klik in het tabblad van het Studio-project met de rechtermuisknop op het PDF-bestand en selecteer Toevoegen aan nieuwe Sessie. U kunt meerdere PDF’s selecteren met Ctrl+klik of Shift+klik.

    Toevoegen aan nieuwe sessie

  2. Geef uw nieuwe Sessie via het dialoogvenster een naam en klik op OK.
    Nieuwe sessienaam

De Sessie wordt automatisch aangemaakt met de geselecteerde PDF-bestanden. Degene die de Sessie met Projectbestanden aanmaakt, wordt aangewezen als de Sessiehost en kan aanvullende Projectbestanden naar de Sessie sturen en de Sessie beheren.

Toevoegen aan een bestaande Sessie

  • Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde PDF(‘s), selecteer Toevoegen aan bestaande Sessie en selecteer de naam van de Sessie.
    Toevoegen aan huidige sessie
Alleen Sessies die zijn aangemaakt via het onderstaande proces Toevoegen aan nieuwe Sessie zullen als opties worden weergegeven.

PDF-bestanden die reeds aan een Sessie zijn toegevoegd, krijgen een In sessiepictogram in het paneel Project. Gebruikers kunnen direct meedoen aan deze blijvende Sessies door met de rechtermuisknop te klikken op het bestand in het tabblad Project en Deelnemen aan <naam huidige Sessie> te selecteren.

Een sessie een andere naam geven

De Sessiehost geeft Sessies bij het aanmaken een naam. Daarna kan de naam van een Sessie alleen door de host van de Sessie worden gewijzigd vanuit het Studio-paneel.

De naam van een sessie wijzigen:

  1. Neem deel aan de Studio-sessie in Revu.
  2. Klik op het Sessie-instellingen-pictogram helemaal rechts in het paneel.
    Sessie-instellingen
  3. Bewerk in het dialoogvenster Sessie-instellingen het veld Sessienaam.
    Dialoogvenster Sessie-instellingen
  4. Klik op OK.

De sessie heeft nu een andere naam die direct zichtbaar zou moeten zijn in het Studio-paneel.

Andere versies van dit artikel

Revu 2017 en lager
Bluebeam Studio biedt een andere manier om uw pdf-documenten te verspreiden en met anderen samen te werken. Iedereen die wel eens een Studio-sessie heeft geprobeerd, heeft waarschijnlijk ontdekt dat dit pakket een gemakkelijke manier biedt om een realtime, online samenwerkingsomgeving voor u en uw projectteams te creëren. U uploadt eenvoudig uw pdf-bestanden naar een Studio-sessie vanuit Revu en nodigt deelnemers uit om deel te nemen. Vervolgens kan iedereen markeringen toevoegen aan hetzelfde document zolang de sessie actief is. Heel simpel. Voor de meeste organisaties vormt een dergelijke samenwerking aan documenten een voordelig alternatief voor het e-mailen van de pdf en het verspreiden ervan. U hebt een gelicentieerde installatie van Bluebeam Revu nodig om een sessie te organiseren, maar voor uw deelnemers geldt dat niet, aangezien ze ook onze gratis pdf-viewer, Bluebeam Vu, kunnen gebruiken om de sessie bij te wonen.

NB: U hebt een Bluebeam Studio-account nodig om een sessie te organiseren en bij te wonen.

In dit artikel ga ik in op enkele andere functies in Sessions die u wellicht ook nuttig vindt.

Real-time functionaliteit

Met Studio-sessies kunnen meerdere deelnemers tegelijkertijd een PDF openen en markeringen toevoegen, waarbij alle wijzigingen direct zichtbaar zijn voor iedereen. Hierdoor hoeft u niet eindeloos te wachten op een e-mail met een antwoord of een nieuwe versie van de PDF om de informatie te krijgen die u nodig hebt. Meld u gewoon aan bij de sessie en u ziet altijd de huidige versie van het bestand. Dankzij de real-time mogelijkheden kunt u tevens een andere deelnemer ‘volgen ‘ wanneer deze inzoomt op het PDF-bestand of het draait en markeert. Om dit te doen, plaatst u de muisaanwijzer op de naam van de deelnemer en klikt u op Deelnemer volgen studio-follow. Uw scherm wordt dan automatisch bijgewerkt. Hierdoor kunt u samen met een collega aan een probleem werken zonder e-mails of bestanden uit te wisselen.

Toegangscontrole

In een Studio-sessie kunnen verschillende machtigingsniveaus worden gedefinieerd. U kunt de toegang beperken tot alleen de mensen die u uitnodigt. Als u wilt, kunt u ook de mogelijkheid voor iemand anders om documenten op te slaan of af te drukken, beperken. Uw individuele markeringen zijn ook veilig. Iedereen kan nieuwe markeringen toevoegen en de markeringen die ze maken bewerken, maar niemand anders kan uw markeringen wijzigen. Men kan reageren op de markering, maar deze niet wijzigen. Klik met de rechtermuisknop op de markering, klik vervolgens op ‘Beantwoorden’ en begin te typen om te reageren. Hierdoor hebt u volledige controle over uw documenten en markeringen.

Sessierecord en -rapportage

Tijdens een sessie vindt u een record met de complete geschiedenis van alle markeringsactiviteiten en chats in het onderste deel van het Studio-tabblad. Alle informatie is volledig voorzien van koppelingen. Daardoor kunt u op een chatbericht of markering in de lijst klikken en naar het deel van het PDF-bestand gaan dat was geopend toen het chatbericht of de markering werd toegevoegd. Aan het einde van een Studio-sessie kunt u een rapport maken in de vorm van een enkel PDF-pakket dat alle documenten en markeringen bevat, evenals de volledige geschiedenis van het sessierecord. Klik op de knop Rapport samenvatting in het Studio-tabblad om uw sessierapport te maken.

Een sessie sluiten

Zodra u en uw collega’s klaar zijn met het werken in de sessie, kunt u de sessie sluiten door op Voltooien studio-session-finalize te klikken. Uw bestanden zijn daarna niet meer beschikbaar in Studio.

  Klik op deze koppeling voor meer informatie over samenwerking met Bluebeam Studio-sessies en -projecten, Studio Prime en Studio Enterprise. Er zijn instructievideo’s beschikbaar voor Studio-sessies, Studioprojecten en recente Studio-verbeteringen. < 

How-to

Revu 20

Revu 2019

Revu 2018

Revu 2017 & ouder

Studio

Met Bluebeam Revu Studio-sessies kunt u in real time een online samenwerkingsomgeving creëren voor u en uw projectteams. Meer informatie.

Related Articles