Vijf zaken die u moet weten over Studio-sessies

Dit artikel is van toepassing op:

  • Revu 20
  • Revu 2019
  • Revu 2018

Met Studio-sessies kunt u heel eenvoudig een real-time online samenwerkingsomgeving creΓ«ren voor u en uw projectteams. Upload simpelweg uw PDF-bestanden naar een Sessie, nodig deelnemers uit en alle deelnemers kunnen zolang de Sessie actief is markeringen toevoegen aan hetzelfde document. In dit artikel staan enkele functies in Sessies die u mogelijk nog niet kent, maar die wel van pas komen voor uw workflows.

Hoewel u een licentie van Revu nodig hebt om een Sessie te organiseren, kunnen deelnemers ook de Weergavemodus gebruiken als zij geen licentie bezitten.

U hebt een Bluebeam Studio-account om een Sessie te houden en bij te wonen.

1. Real-time functionaliteit

Met Studio-sessies kunnen meerdere deelnemers tegelijkertijd een PDF openen en markeringen toevoegen, waarbij alle wijzigingen direct zichtbaar zijn voor iedereen. Hierdoor hoeft u niet eindeloos te wachten op een e-mail met een antwoord of een nieuwe versie van de PDF om de informatie te krijgen die u nodig hebt. Dankzij de real-time mogelijkheden kunt u tevens een andere deelnemer volgen – hierdoor kunt u kijken terwijl een ander inzoomt op de PDF of deze draait en markeert.

Om een andere deelnemer te volgen, zweeft u over de naam van de deelnemer in het Sessie-paneel en klikt u op Deelnemer volgen. Uw scherm laat automatisch het scherm van de ander zien. Hierdoor kunt u samen met een collega aan een probleem werken zonder Revu te verlaten om een e-mail of bestand te verzenden.

2. Sessierecord en rapportage

Tijdens een Sessie vindt u een record met de complete geschiedenis van alle markeringsactiviteiten en chats in het onderste deel van het Studio-paneel. Alle informatie is van koppelingen voorzien. Als u dus op een chatbericht of markering klikt in de lijst, gaat u naar dat deel van de PDF die de gebruiker bekeek toen het chatbericht of de markering werd toegevoegd.

Aan het einde van een Studio-sessie kunt u een rapport aanmaken in de vorm van een enkel PDF-pakket dat alle documenten en markeringen van de Sessie bevat, evenals de volledige geschiedenis van het Sessie-record. Om uw Sessie-rapport aan te maken, klikt u in het Studio-panel op Rapport.

3. Vervaldatum Sessie

Sessiehosts kunnen een Sessie handmatig sluiten zodra zij klaar zijn met werken. Zodra een Sessie is gesloten, zijn de bestanden in die Sessie niet langer beschikbaar in Studio.

Hosts kunnen ook een Studio-sessie configureren met een bepaalde vervaldatum, waardoor de Sessie niet handmatig gesloten hoeft te worden. De vervaldatum kan worden ingesteld als de Sessie wordt aangemaakt, of daarna. Zodra de vervaldatum is ingesteld, kan deze indien nodig worden veranderd.

Om een vervaldatum in te stellen of te bewerken, voert u de gewenste Sessie in en:

  1. Klikt u op de naam van de Sessie in het Studio-paneel en selecteert u de optie Instellingen in de vervolgkeuze eronder. Er verschijnt een dialoogvenster.
  2. Als u eerder al een vervaldatum hebt ingesteld, is Ingeschakeld geselecteerd.
    • U kunt de vervaldatum uitschakelen door Ingeschakeld te deselecteren.
    • De vervaldatum of -tijd kan worden gewijzigd door de geschikte waarde(s) in te stellen in de velden rechts van Ingeschakeld.
  3. Klik op OK.

Revu stuurt de Sessiehost en deelnemers een e-mailmelding als de Sessie de vervaldatum nadert. Meldingen worden verzonden:

  • Zeven dagen voor de vervaldatum
  • Twee dagen voor de vervaldatum
  • 24 uur voor de vervaldatum
  • Nadat de Sessie is vervallen

Er worden ook meldingen verzonden als de vervaldatum van de Sessie is gewijzigd.

4. Projectbestanden naar een Sessie pushen

PDF-bestanden in een Project kunnen aan een Studio-sessie worden toegevoegd zodat u kunt profiteren van de real-time samenwerkingsmogelijkheden van Sessies.

Het is belangrijk om te weten dat alleen aan Sessies die op deze manier zijn aangemaakt projectbestanden kunnen worden toegevoegd. Tenzij u meer PDF-bestanden toevoegt aan een Sessie die hiervoor is aangemaakt, moet u tijdens de eerste stap een projectbestand toevoegen aan een nieuwe Sessie, zoals hieronder beschreven. U kunt aanvullende projectbestanden toevoegen zodra een Sessie op deze manier is aangemaakt.

Gebruikers dienen zowel de toestemming PDF-bestanden verzenden voor SessiesΒ en Map lezen/schrijven te bezitten om deze functie te gebruiken. Gebruikers met de toestemming Volledige Controle hebben beide toestemmingen standaard.

Projectbestanden toevoegen aan een nieuwe Sessie:

  1. Klik in het tabblad van het Studio-project met de rechtermuisknop op het PDF-bestand en selecteer Toevoegen aan nieuwe Sessie. Er verschijnt een dialoogvenster.
    • Om meerdere PDF-bestanden te selecteren voor de bovenstaande stap, drukt u op Ctrl+Click of Shift+Click op de gewenste PDF-bestanden.
  2. Voer de naam in voor uw nieuwe Sessie in het veld Naam en klik op OK. De Sessie wordt automatisch aangemaakt met de geselecteerde PDF-bestanden.

De eerste gebruiker die deze stappen volgt, wordt automatisch de Sessiehost en kan aanvullende Projectbestanden naar de Sessie sturen en de Sessie normaal beheren.

Projectbestanden toevoegen aan een bestaande Sessie:

  • Klik met de rechtermuisknop op het PDF-bestand en selecteer Toevoegen aan <naam huidige Sessie>. Alleen Sessies die zijn aangemaakt via het onderstaande proces Toevoegen aan nieuwe Sessie zullen als opties worden weergegeven.

PDF-bestanden die reeds aan een Sessie zijn toegevoegd, krijgen een In sessiepictogram in het paneel Project. Gebruikers kunnen direct meedoen aan deze blijvende Sessies door met de rechtermuisknop te klikken op het bestand in het tabblad Project en Deelnemen aan <naam huidige Sessie> te selecteren.

Een sessie een andere naam geven

De host van de sessie maakt sessies aan en geeft deze meteen een naam. Daarna kan de naam van een sessie alleen door de host van de sessie worden gewijzigd vanuit het Studio-panel.

De naam van een sessie wijzigen:

  1. Klik op de naam van de sessie in het Studio- panel en selecteer Instellingen .
  2. Vanuit het dialoogvenster Sessie-instellingen bewerkt u het veld Naam sessie.
  3. Klik op OK.

De sessie heeft nu een andere naam en de wijziging zou direct zichtbaar moeten zijn in het Studio-paneel.

Lees meer over wat werkbalken zijn en hoe u deze kunt beheren, hoe u onderdelen kunt toevoegen en verwijderen en hoe u werkbalkindelingen kunt opslaan in profielen.

Related Articles