När man arbetar med projekt skapas ofta komplexa mappstrukturer som kan vara svåra att navigera i. Det ska vara enkelt att komma åt filer, inte bara under projektets design- och byggskeden, utan även under överlämning och fastighetsförvaltning. Oavsett vilken projektfas ni är i kan digitala dashboards förbättra teamets projekteffektivitet.

Vad är en digital dashboard?

En digital dashboard är en interaktiv PDF som innehåller länkar till projektdokument för enkel åtkomst. Dashboarden omfattar en startsida med länkar på övergripande nivå samt en rad undersidor med mer fokuserade länkar.

Det här är ett exempel på hur en startsida för en dashboard kan se ut. Den innehåller länkar, skapade i Revu, som länkar till projektdokument. Eftersom dashboards skapas av Revu-användare kan de utformas för byggherrar, designteam, fastighetsförvaltare eller någon annan som behöver åtkomst till projektfiler. Just den här dashboarden har länkar till projektritningar, manualer, scheman, underlag och annan relevant information.

Så skapar du en digital dashboard

När du ska skapa din digitala dashboard är det bäst att börja med att tänka på slutprodukten. Fråga dig själv vem som kommer att använda den digitala dashboarden mest. Om svaret är byggherren kanske en dashboard som innehåller allt är bäst. Om svaret är fastighetsförvaltaren kanske länkar till garantiinformation och underhållsmanualer är mer relevant.

Skapa en layout i PowerPoint

Även om det finns otaliga sätt att bygga en digital dashboard, föredrar många användare Microsoft PowerPoint på grund av dess SmartArt-verktyg. SmartArt-verktyget erbjuder visuellt tilltalande grafik med ett textöverlägg som snabbt kan redigeras.

Följ de här stegen för att skapa en layout för en dashboard i PowerPoint:

1. Öppna en ny bildruta i PowerPoint.
   Har du företagsgodkända PowerPoint- eller presentationsbilder? Då kan du använda dem för att följa varumärkesriktlinjerna.
2. Gå till Infoga > SmartArt.
3. Välj ett SmartArt-grafikobjekt och klicka på OK.
4. I [Text]-fälten anger du namnen på de knappar som ska finnas på din dashboard. De blir länkarna.
5. När du är klar med utformningen av dashboarden sparar du filen som PDF.
   Om du har Bluebeam-pluginprogrammet installerat går du till startmenyn i PowerPoint och klickar på Skapa PDF.Filen bör sparas som PDF och öppnas automatiskt i Revu.

Lägg till hyperlänkar i Revu

Se till att din PDF-layout är öppen i Revu. Gör sedan så här för att lägga till en hyperlänk:

1. Gå till Verktyg > Hyperlänk (Skift + H)
2. Använd hårkorsmarkören för att klicka och dra en ruta runt det område som du vill att dina användare ska klicka på (detta utgör knappen).Dialogrutan Funktion visas när du släpper.
   
3. Från dialogrutan Funktion kan du välja att skapa en länk till en annan plats i dokumentet, en lokalt lagrad fil, eller en webbplats. När du har gjort dina val klickar du på OK för att aktivera din länk.

   Du kan se hyperlänken genom att hålla markören över den länk som du har skapat.

4. Upprepa processen för samtliga knappar på din dashboard.

Alla länkar ska vara fullt fungerande och behålla sitt ursprungliga utseende.

Ta din digitala dashboard till nästa nivå

Det främsta syftet med en digital dashboard är att göra det enklare att komma åt filer, men du kan använda de här tipsen för att maximera användbarheten och göra dashboarden mer användarvänlig.

Skapa en positiv användarupplevelse

Gör din digitala dashboard lätt att använda med visuellt tilltalande knappar, intuitiva ikoner och tydliga teckensnitt. I exemplen på en dashboard ovan används varumärkets färgpaletter, bilder och ikoner för en intuitiv upplevelse.

Lägg till en Hem-ikon

Om din dashboard har flera sidor bör du överväga att placera en länk till startsidan på varje sida. Det gör att användaren snabbt kan gå tillbaka till länkarna på den högsta nivån.

Tänk på strukturen

När du skapar en digital dashboard är det en bra idé att lägga till länkar som går från allmänna till specifika. Tänk också på att hålla dig till konsekventa mappstrukturer och namnformat för dina filer.

Undvik brutna länkar

Eftersom digitala dashboards kan användas i flera år är det bra att dubbelkolla dina länkar. Blir dina projektfiler hela tiden uppdaterade eller ersatta med de senaste versionerna? Skapa länkar till en mapp som innehåller filerna, istället för till själva filerna, så att länkarna alltid fungerar. Undvik även att länka till lokala filer på din dator, eftersom andra användare inte kan öppna dem.

Ställ in behörigheter för projektmappar

Om du länkar till filer i Bluebeam Studio måste du ställa in behörigheter för projektmappar för dashboard-användarna.

Instruktioner

Revu 2019

PDF-hantering

Gränssnitt och navigering

Revu 20

När man arbetar med projekt skapas ofta komplexa mappstrukturer som kan vara svåra att navigera i. Det ska vara enkelt att komma åt filer, inte bara under projektets design- och byggskeden, utan även under överlämning och fastighetsförvaltning.