Fem saker du kanske inte vet om Studio-sessioner

Denna artikel gäller:

  • Revu 20
  • Revu 2019
  • Revu 2018

Gå till andra versioner:

Studio-sessioner är ett enkelt sätt att skapa en onlinemiljö för samarbete i realtid för dig och dina projektgrupper. Ladda bara upp dina PDF-filer till en session och bjud in deltagare, så kan alla lägga till markeringar i samma dokument så länge sessionen är aktiv. I den här artikeln lyfter vi fram vissa sessionsfunktioner som du kanske inte känner till, men som är användbara för dina arbetsflöden.

Även om du behöver en Revu-licens för att vara värd för en session kan deltagarna använda programmet i visningsläge utan att själva ha en licens. Mer information finns i den här artikeln.

Alla behöver däremot ett Bluebeam Studio-konto för att vara med i en session, oavsett om du är värd eller deltagare.

1. Realtidsfunktionalitet

Med Studio-sessioner kan flera deltagare samtidigt komma åt PDF-filer och lägga till markeringar. Alla kan omedelbart se alla ändringar. Det här innebär att du inte behöver vänta på ett e-postmeddelande med ett svar eller en ny version av PDF-filen för att få den information du behöver. Med realtidsfunktionerna kan du även följa andra deltagare och se vad de gör medan de zoomar, panorerar och gör markeringar i PDF-filen.

För att följa en annan deltagare håller du muspekaren över deltagarens namn i sessionspanelen och klickar på Följ deltagare. Din skärm uppdateras automatiskt för att matcha deltagarens. Det gör att du kan gå igenom något med en kollega utan att behöva lämna Revu för att skicka e-postmeddelanden eller filer.

2. Historik och rapportering i sessioner

Medan du deltar i en session hittar du ett register med en komplett historik över all markeringsaktivitet och alla chattar i nedre delen av Studio-panelen. All information är hyperlänkad, så du kan klicka på ett chattmeddelande eller en markering i listan och hoppa till det avsnitt i PDF-filen som användaren visade när chattmeddelandet eller markeringen lades till.

I slutet av en Studio-session kan du skapa en rapport i form av en enda PDF som innehåller alla dokument och markeringar från sessionen, tillsammans med ett komplett register över sessionshistoriken. Skapa din sessionsrapport genom att klicka på Rapport längst ner i högra hörnet av Studio-panelen.

sessionsrapport

3. Sessionens utgångsdatum

En sessionsvärd kan stänga en session manuellt när alla användare är klara med sitt arbete. När en session har stängts är filerna i sessionen inte längre tillgängliga i Studio.

Värdar kan även konfigurera en Studio-session och ge den ett utgångsdatum för att slippa behöva stänga sessionen manuellt. Utgångsdatumet kan antingen anges när du skapar sessionen eller efter att den har skapats. När du har angett ett utgångsdatum kan du ändra det efter behov.

Om du vill ange eller redigera ett utgångsdatum går du till den aktuella sessionen och gör följande:

  1. Välj sessionens namn i Studio-panelen och välj Inställningar i listrutan. En dialogruta visas.
  2. Om du tidigare har ställt in ett utgångsdatum är Aktiverad valt.
    • Du kan inaktivera utgångsdatumet genom att avmarkera Aktiverad.
    • Du kan ändra utgångsdatumet eller utgångstiden genom att ange nya värden i fälten till höger om Aktiverad.
  3. Klicka på OK.

Aviseringar skickas om sessionens utgångsdatum ändras.

Revu skickar även e-postaviseringar till sessionsvärden och deltagarna när sessionen närmar sig sitt utgångsdatum. Aviseringar skickas ut vid följande tidpunkter:

  • sju dagar före utgången
  • två dagar före utgången
  • 24 timmar före utgången
  • efter att sessionen har gått ut.

4. Lägg till projektfiler i en session

Du kan lägga till PDF-filer från ett projekt i en Studio-session för att samarbeta i realtid. Projektfiler kan bara läggas till i sessioner som har skapats med den här metoden, men det går att lägga till ytterligare projektfiler i dessa längre fram.

Användare måste ha behörighet för både Skicka PDF-filer till sessioner och Läs/skriv mapp för att använda den här funktionen. Användare med behörigheten Full kontroll har redan båda de här behörigheterna som standard.

Lägg till i en ny session

  1. Gå till fliken Projekt i Studio, högerklicka på PDF-filen och välj Lägg till i ny session. Du kan välja flera PDF-filer genom att använda Ctrl+klick eller Skift+klick.

    Lägg till i ny session

  2. I dialogrutan som visas skriver du namnet på din nya session och klickar på OK.
    Nytt sessionsnamn

Sessionen skapas automatiskt med de valda PDF-filerna. Den som skapar den nya sessionen med projektfiler tilldelas rollen som sessionsvärd och kan skicka ytterligare projektfiler till sessionen samt hantera sessionen.

Lägg till i en befintlig session

  • Högerklicka på markerad(e) PDF-fil(er), välj Lägg till i befintlig session och välj sessionens namn.
    Lägg till i befintlig session
Du ser bara sessioner som har skapats genom Lägg till i ny session som beskrivs ovan.

PDF-filer som redan har lagts till i en session är märkta med ikonen I sessionen i projektpanelen. Som användare kan du delta i dessa pågående sessioner direkt genom att högerklicka på filen på fliken Projekt och välja Anslut till <namn på befintlig session>.

5. Byta namn på en session

Sessionsvärden namnger sessionen när hen skapar den. Därefter kan endast sessionsvärden byta namn på en session genom Studio-panelen.

Så här byter du namn på en session:

  1. Gå med i Studio-sessionen i Revu.
  2. Klicka på ikonen Sessionsinställningar längst till höger i panelen.
    Sessionsinställningar
  3. Redigera fältet Sessionsnamn i dialogrutan Sessionsinställningar.
    Dialogrutan Sessionsinställningar
  4. Klicka på OK.

Sessionen har nu ett nytt namn som bör visas direkt i Studio-panelen.

Andra versioner av den här artikeln

Revu 2017 och äldre
Bluebeam Studio är ett annat sätt att distribuera dina PDF-dokument och samarbeta med andra om dem. Om du har provat Studio-sessioner så har du förmodligen lagt märke till att de är ett utmärkt sätt att skapa en miljö för onlinesamarbete i realtid för dig och dina projektteam. Ladda bara upp dina PDF-filer till en Studio-session från Revu och bjud in deltagare, så kan alla lägga till markeringar i samma dokument så länge sessionen är aktiv. Enkelt, eller hur? För de flesta organisationer är den här typen av dokumentbaserat samarbete ett mer kostnadseffektivt alternativ till att skicka en PDF-fil per e-post och släppa ut den i det vilda. Även om du måste ha en licensierad kopia av Bluebeam Revu för att vara värd för en session behöver deltagarna inte nödvändigtvis ha det. De kan använda vår kostnadsfria PDF-läsare, Bluebeam Vu, för att delta i sessionen.

Obs! Alla behöver däremot ett Bluebeam Studio-konto för att vara med i en session, oavsett om man är värd eller deltagare.

I den här artikeln tänkte jag berätta om några andra funktioner i sessioner som du kanske kan ha användning för.

Realtidsfunktionalitet

Med Studio-sessioner kan flera deltagare komma åt PDF-filer och lägga till markeringar samtidigt och alla ändringar blir omedelbart tillgängliga för alla. Det här innebär att du inte behöver vänta på ett e-postmeddelande med ett svar eller en ny version av PDF-filen för att få den information du behöver. Logga bara in i sessionen, så ser du alltid den aktuella versionen av filen. Med realtidsfunktionerna kan du också ”följa” andra deltagare medan de zoomar, panorerar och gör markeringar i PDF:en. Det gör du genom att hålla muspekaren över deltagarens namn och klicka på Följ deltagare studio-follow. Din skärm uppdateras automatiskt. På så sätt kan du gå igenom något med en kollega utan att behöva skicka e-postmeddelanden eller filer fram och tillbaka.

Åtkomstkontroll

Du kan ställa in olika behörighetsnivåer i en Studio-session. Du kan begränsa åtkomsten till de personer som du bjuder in. Om du vill kan du också begränsa andras möjlighet att spara eller skriva ut dokument. Dina egna markeringar förblir säkra. Alla kan lägga till nya markeringar, och redigera de markeringar som de skapar, men ingen annan kan ändra dina. De kan svara på en markering, men inte ändra den. För att svara på en markering högerklickar du bara på den, klickar på Svara och börjar skriva. På det här sättet får du total kontroll över dina dokument och markeringar.

Historik och rapportering i sessioner

Medan du deltar i en session hittar du ett register med en komplett historik över all markeringsaktivitet och alla chattar i nedre delen av Studio-fliken. All information är helt hyperlänkad, så du kan klicka på en chatt eller en markering i listan och hoppa till det avsnitt i PDF-filen som var öppet när chatten eller markeringen lades till. I slutet av en Studio-session kan du skapa en rapport i form av ett enda PDF-paket som innehåller alla dokument och markeringar, tillsammans med ett register över sessionshistoriken. Du skapar sessionsrapporter genom att klicka på knappen Rapport sammanfattning på Studio-fliken.

Stänga en session

När du och dina kollegor är färdiga med en session kan du stänga den genom att klicka på Avsluta studio-session-slutföra. När du har gjort det är filerna inte längre tillgängliga i Studio.

  Klicka på de här länkarna om du vill veta mer om samarbete i Bluebeam Studio-sessioner och Studio-projekt, Studio Prime och Studio Enterprise. Handledningsvideor finns tillgängliga för Studio-sessioner, Studio-projekt och nya Studio Enhancements . < 

Instruktioner

Revu 20

Revu 2019

Revu 2018

Revu 2017 och tidigare

Studio

Med Studio-sessioner i Bluebeam Revu kan du skapa en miljö för onlinesamarbete i realtid för dig och dina projektteam. Läs mer.

Related Articles