Vejledning til administration af Bluebeam-abonnement

Oversigt

Velkommen til Portalen til administration af Bluebeam-abonnementer. Her kan kontoindehavere administrere adgangen til abonnementsbaserede Bluebeam-løsninger. Som organisationsadministrator kan du tildele Bluebeam-brugerlicenser, tilføje eller fjerne brugere, udnævne yderligere organisationsadministratorer og mere.

I denne vejledning beskriver vi, hvordan du konfigurerer og administrerer dine Bluebeam-abonnementskonti, så du og/eller dit team kan få adgang til Revu 21, Bluebeam Cloud og Studio med blot et enkelt Bluebeam-ID (BBID). Det er ikke nødvendigt med serienummer eller produktnøgle for at komme i gang.

Administration af brugere og abonnementer

Sådan kommer du i gang med Portalen til administration af Bluebeam-abonnementer:

1. Når du har valgt serverregion og er logget på, skal du vælge den konto, du vil se og administrere.
2. I kontrolpanelet skal du gå til Account Administration i sidemenuen til venstre.
3. Vælg Users & Plan Management.
4. Vælg User Overview for at se alle kontokontakter og deres oplysninger, herunder: brugertype, abonnement og status.
5. Vælg Plan Overview for at se alle de ledige brugerlicenser på din konto for hvert abonnement.

Tilføj en ny abonnementsbruger

Under Users & Plan Management kan du tilføje nye brugere til din konto individuelt. Sådan gør du:

1. Klik på knappen Create New User til højre for User Overview.
2. På fanen Add New Subscription User skal du udfylde de påkrævede felter samt andre vigtige kontaktoplysninger.
   Ud over at angive Permissions skal du vælge den relevante Server Region.
3. Når du er færdig med at indtaste den nye brugers oplysninger, skal du trykke på Save.
4. I det næste vindue, der vises, skal du vælge et abonnement til den nye bruger.
5. Tryk på Save Changes.

Den nye bruger vises under User Overview med statussen Pending, indtil vedkommendes konto er blevet aktiveret gennem e-mailinvitationen.

Massetilføj brugere

Organisationsadministratorer kan også føje en gruppe af brugere til deres konto. Det gør du således:

1. I dashboardet skal du gå til Account Administration > Users & Plan Management.
2. Klik på knappen Create New User.
3. Øverst i vinduet skal du skifte til fanen Bulk add users.
   
4. Hvis du vil tilføje flere brugere, skal du importere en .csv- fil. Download skabelonen, og indtast alle obligatoriske oplysninger i Excel. Du kan tilføje op til 500 brugere ad gangen.
   Hvis du tidligere har tilføjet flere brugere via skabelonen, skal du sørge for at downloade og bruge den nyeste version af skabelonen, når du forsøger en efterfølgende masseupload. Ellers behandles den ikke.
5. I skabelonen skal du angive abonnementsadgang (dvs. Basics, Core eller Complete) for brugerne i kolonnen Plan.
6. Du kan også angive serverregion for flere brugere i regnearket.
   Slet ikke nogen kolonner fra .csv-skabelonen (også selvom det er ikke-obligatoriske felter). Ellers behandles din masseupload ikke.
7. Når du har gemt din version af .csv-filen, skal du uploade den under Bulk Add Users. Træk og slip filen, eller find den ved at Browse computeren i Stifinder.
8. Klik på Run Validation.
9. Når .csv-filen er behandlet, vises den nederst i vinduet.
10. Tryk på knappen Import All. Import kan tage op til 10-15 minutter.
11. Når du har gennemgået oversigten, skal du klikke på Close.

Efter masseupload af brugere kan du importere endnu en .csv-liste, hvis det er nødvendigt. De nye brugere vises under User Overview med statussen Pending, indtil vedkommendes konto er blevet aktiveret gennem e-mailinvitationen, der sendes til hver bruger.

Rediger tilladelser

Hvis du har brug for at ændre tilladelserne, efter du har tilføjet en bruger, skal du følge disse trin:

1. I kontoens dashboard skal du gå til Account Administration > Users & Plan Management.
2. Under User Overview skal du finde den brugerkonto, der har brug for opdaterede tilladelser.
3. Vælg menuikonet ud for kontoens status.
4. Vælg Edit user information.
5. Under Permissions skal du vælge Org Admin og/eller End User.
6. Klik på Save.

Rediger abonnementsadgang for flere brugere

Hvis du skal tildele eller redigere abonnementsadgang for flere brugere på én gang, skal du følge disse trin:

1. I Users & Plan Management skal du rulle ned til Plan Overview.
2. For et abonnement med ledige pladser skal du vælge menuikonet ved siden af Total Subs.
3. Vælg Assign Members to Plan.
4. I dialogboksen Edit Plan vises brugere uden en tildeling til venstre. Markér afkrydsningsfeltet ud for de brugere, du vil føje til abonnementet.
5. Når du har valgt alle relevante brugere, skal du klikke på pil til højre, så flyttes de til Current users.
6. Klik på Save.

Søg + filtrer abonnementsbrugere

Under Users & Plan Management kan du også finde bestemte brugere og/eller filtrere dem efter kategorier. Sådan gør du:

1. Klik på rullemenuen ud for tragten under User Overview. ‘Search all’ er valgt som standard.
2. Vælg den kategori, hvori du vil filtrere abonnementsbrugere:
   • First Name
   • Last Name
   • Email Address
   • Server Region
   • Plan
   • User Type
   • Invitation Expiration Date
   • Status

Du kan også søge efter nøgleord, hvis du leder efter en bestemt kontobruger og/eller e-mailadresse:

1. Skriv dit søgeord i feltet ved siden af filterlisten.
2. Klik på luppen, eller tryk på Enter.

Dine søgeresultater vises under User Overview.

Du kan også sortere kolonner efter indhold. For at gøre dette skal du vælge den pil, der vises, når du holder markøren over en kolonneoverskrift:

Rediger brugeroplysninger

På siden Users & Plan Management kan du også redigere oplysninger for eksisterende kontobrugere. Sådan gør du:

1. Under User Overview kan du vælge menuikonet ved siden af en brugers status for at få flere valgmuligheder.
2. Vælg Edit user information.
3. I dialogboksen Modify Subscription End User kan du navigere til Modify Product Tiers, ændre Permissions og/eller opdatere Contact Details.
4. Når du er færdig med at redigere brugeroplysningerne, skal du trykke på Save.

Hvis du har angivet den forkerte e-mailadresse for en inviteret bruger, skal du deaktivere vedkommendes konto og tilføje en ny abonnementsbruger med den korrekte e-mailadresse.

Rediger abonnementsadgang for én bruger

Hvis du har brug for at ændre abonnementsadgangen for en bestemt kontobruger, skal du vælge menuikonet ud for vedkommendes status og vælge en af disse muligheder:

• Edit user information > Modify Plans
• Modify Subscription Access

Vælg et abonnement med tilgængelige brugerlicenser, og klik på Save Changes.

Send invitation igen

Når der tilføjes nye abonnementsbrugere, sendes invitationer ud via e-mail, så deres konti kan blive oprettet og aktiveret. E-mailinvitationer udløber dog efter den dato, der er angivet i kolonnen Invitation Expiration Date i User Overview. Hvis du vil sende en invitation igen, skal du klikke på menuikonet ud for Status og vælge en af disse muligheder:

• Edit user information > Resend Invitation
• Resend invitation

E-mail med registreringsinvitation

Vælg indstillingen Registration Invite Email for brugere med statussen Expired. Dette vil give dem mulighed for at aktivere deres konti og bekræfte/oprette deres Bluebeam-ID’er (BBID’er) til at logge ind på Revu 21, Studio og Bluebeam Cloud.

Du kan også besøge eller sende dette link for at sende e-mailinvitationer igen.

Velkomstmail

Vælg indstillingen Welcome Email for brugere med statussen Accepted, som har aktiveret deres konti og bekræftet/oprettet deres BBID’er. Denne e-mail giver dem et link til download af Revu 21 og bekræfter den serverregion, de skal vælge, når de får adgang til Bluebeam-løsninger.

Deaktiver bruger

Som en bedste praksis anbefaler vi, at du kun deaktiverer brugere, når de ikke længere er ansat i din virksomhed. Sådan gør du dette:

1. Under User Overview skal du klikke på menuikonet ud for en brugers status.
2. Vælg Deactivate User.
   
3. Klik på Yes for at bekræfte.

Deaktiverede brugere er stadig angivet under User Overview. Deres status ændres dog til Inactive. Slutbrugere kan i øjeblikket ikke slettes eller fjernes fra en konto.

Genaktiver bruger

Hvis du har brug for at genaktivere en inaktiv bruger:

1. Vælg menuikonet ud for en deaktiveret brugers status.
2. Klik på Reactivate User.

Overfør abonnementer

Hvis du har underkonti, kan du overføre tilgængelige abonnementer til dem fra din primære Bluebeam-konto.

Sådan videredistribuerer du tilgængelige abonnementer til en eksisterende underkonto:

1. Åbn hovedkontoen med de tilgængelige abonnementer. I kontoens kontrolpanel kan du se dine underkonti angivet i venstre sidepanel.
2. Tryk på knappen Reallocate Subscriptions. Du kan også gå til Account Administration > Subscription Management > Reallocate Subscriptions.
3. I dialogboksen Redistribute Subscriptions skal du vælge den underkonto, der skal modtage abonnementerne.
4. Vælg derefter ordrenummeret. Når det er valgt, vises kontraktoplysningerne under rullemenuen.
5. Under Product skal du vælge det abonnement (Basics, Core eller Complete) med ledige licenser, du vil overføre.
6. Til sidst skal du indtaste antallet af abonnementer, der skal overføres. Antallet skal være mindre end eller lig med antallet af resterende brugerlicenser.
7. Vælg Redistribute.

Sådan sender du abonnementer tilbage til en hovedkonto:

1. Vælg underkontoen fra dashboardet.
2. Gå til Account Administration > Subscription Management.
3. Vælg menuikonet ved siden af Plan.
4. Vælg Return subscriptions.
5. Angiv det antal abonnementer, du vil overføre tilbage til hovedkontoen.
6. Klik på Return subscriptions