Stapel-Link

Die Funktion „Stapel-Link“ kann für beliebig viele PDF-Dateien gleichzeitig oder auch für eine mehrseitige PDF-Datei ausgeführt werden. Diese Dokumente müssen nicht gruppiert werden; der Benutzer kann einzelne Dokumente oder auch ganze Ordner (bei Bedarf auch einschließlich Unterordnern) aus einer Vielzahl von Speicherorten auswählen.

Die PDFs müssen während der Stapelverarbeitung nicht in Revu geöffnet sein. Ist ein Dokument in Revu geöffnet, werden alle aus der Stapelverarbeitung resultierenden Änderungen am Dokument vorgenommen, das Dokument wird aber nicht gespeichert oder eingecheckt (falls zutreffend). Der Benutzer muss also das Dokument manuell speichern und einchecken. Ist ein Dokument nicht in Revu geöffnet und wird es nicht von einem anderen Benutzer eingecheckt/ gesperrt, dann werden die Änderungen angewendet und automatisch im Dokument gespeichert (ohne es in Revu zu öffnen).

Für die Anwendung von „Stapel-Link“ auf ein Set gibt es einen speziellen Vorgang. Weitere Informationen finden Sie im Folgenden unter Anwenden von „Stapel-Link“ auf ein Set.

So führen Sie Batch Link aus:

1. Wählen Sie Datei > Batch > Link > Neu. Der Batch Link-Assistent wird geöffnet.

   

2. Nutzen Sie eine oder mehrere der folgenden Methoden, um PDFs hinzuzufügen, die verarbeitet werden sollen:

   • Um alle aktuell in Revu geöffneten PDFs hinzuzufügen, klicken Sie auf Geöffnete Dateien hinzufügen.
   • Um Dateien auf einem lokalen oder Netzlaufwerk auszuwählen, klicken Sie auf Hinzufügen.
   • Um alle PDFs, die sich in einem Ordner auf einem lokalen oder Netzlaufwerk befinden, hinzuzufügen, klicken Sie auf Ordner hinzufügen. Sollen auch Unterordner berücksichtigt werden, wählen Sie Unterordner einbeziehen.
   • Um den Pfad zu einer PDF oder einem Ordner manuell einzugeben, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste Pfad und wählen Einfügen – Neu.
3. Standardmäßig wird jedes Element, das der Pfad-Liste hinzugefügt wird, zur Verarbeitung ausgewählt. Entfernen Sie das Häkchen im Kontrollkästchen links neben einem Element, wenn es nicht zur Verarbeitung hinzugefügt werden soll.
   • Es besteht die Möglichkeit, den Pfad sowohl für ein bestimmtes Dokument als auch für den übergeordneten Ordner dieses Dokuments anzuwählen. Wenn nur eines von beiden angewählt ist, dann gelten andere Regeln in Bezug auf das, was beim Verarbeiten geschieht:
     • Wird der Pfad zum Dokument ausgewählt und der zum übergeordneten Ordner nicht, dann wird außer dem Dokument selbst nichts aus diesem Ordner verarbeitet.
     • Ist der Pfad zum Dokument nicht angewählt, aber der zum übergeordneten Ordner, werden außer diesem Dokument alle PDFs im Ordner verarbeitet.

4. Klicken Sie auf Weiter. Sie gelangen zur zweiten Seite des Batch Link-Assistenten.

   

5. Um einen Satz von Suchbegriffen und Zielen zu importieren, die zuvor in einer CSV-Datei abgespeichert wurden (siehe Speichern und Verwenden von gespeicherten Batch Link-Konfigurationen), klicken Sie auf Importieren. Nutzen Sie andernfalls eine der folgenden Optionen, um Suchbegriffe und Ziele zu generieren:

   • Dateiname: Als Suchbegriff werden die Dateinamen aller im Stapelvorgang vorhandenen PDFs verwendet, wobei die Seite selbst als Ziel dient.
   • Seitenbereich: Als Suchbegriff werden die Texte verwendet, die innerhalb der vom Benutzer definierten Bereiche gefunden wurden, wobei die Seite selbst als Ziel dient. So definieren Sie einen Bereich:
   1. Klicken Sie auf Auswählen. Das Dialogfeld erscheint, das durch einen Cursor mit Fadenkreuz ersetzt wird.

   2. Definieren Sie einen Bereich in der PDF durch Klicken und Aufziehen einer Box. Grundsätzlich sollten sich die Daten in diesem Bereich in jeder PDF an derselben Stelle befinden. Wenn der Bereich definiert worden ist, erscheint das Dialogfeld AutoMark.

      

   3. Um einen weiteren Bereich hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen Das Dialogfeld AutoMark erscheint, das erneut durch den Cursor mit Fadenkreuz ersetzt wurde. Definieren Sie durch Klicken und Aufziehen einer Box einen weiteren Bereich. Das Dialogfeld AutoMark öffnet sich erneut mit dem neu hinzugefügten Bereich im Feld Auswahl. Es gibt keine Begrenzung bezüglich der Anzahl von Bereichen, die hinzugefügt werden können.
      • Prüfen Sie das Beispieletikett wie dargestellt in der Vorschau. Klicken Sie bei Bedarf in das Feld Auswahl, um einen Text vor, nach oder zwischen den [Bereichen] einzufügen.
   4. Wenn alle Bereiche definiert worden sind, klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld AutoMark wird geschlossen und durch das vorherige Dialogfeld ersetzt.

      Notiz: AutoMark eignet sich am besten für Dokumente, die vektorbasiert sind sowie dieselbe Größe und Registrierung aufweisen. AutoMark funktioniert eventuell nicht wie erwartet, wenn die Seiten unterschiedlich groß sind, wenn einige Seiten nicht durchsucht werden können oder wenn die Scans nicht ordnungsgemäß registriert wurden.
      

   • Etikett: Als Suchbegriff wird das vordefinierte Etikett einer jeden im Stapelvorgang vorhandenen PDF verwendet, wobei die Seite selbst als Ziel dient.

6. Klicken Sie auf Einstellungen. Das Dialogfeld Einstellungen für Suchbegriffe erscheint.

   Wählen Sie eine Kombination aus Filtermodus und Filterzeichen, um nach Bedarf Suchbegriffe automatisch filtern zu lassen. Filtermodus: Erste am Anfang: Es werden alle Texte beibehalten, die am Anfang des Scanergebnisses und vor dem ersten Filterzeichenstehen. Filtermodus: Erste vom Ende: Es werden alle Texte ab dem letzten Auftreten des Filterzeichens bis zum Ende des Scanergebnisses beibehalten. Filterzeichen: Wählen Sie eines der verfügbaren Zeichen aus, oder geben Sie ein Zeichen manuell ein. In der Vorschau sehen Sie ein Beispiel für die Ergebnisse. Klicken Sie auf OK.

7. Klicken Sie auf Generieren. Die Liste Links verwalten wird automatisch gefüllt.

8. Wählen Sie einen beliebigen Suchbegriff oder ein Ziel zum Bearbeiten aus. Um die Felder Suchbegriff und Ziel manuell zu füllen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste Links verwalten und wählen Einfügen – Neu, um eine neue Zeile hinzuzufügen. Es gibt vier Arten von Hyperlinks, die unterstützt werden, von denen jeder eine bestimmte Syntax erfordert. Wählen Sie die passende Syntax entsprechend dem gewünschten Hyperlink-Typ aus:

   Hyperlink-Typ	Syntax
   Link zu einer Datei	<filename>
   Link zu einer Seite in einer Datei	Seite <#> in <filename>
   Link zum Ort1 in einer Datei	Ort "<place name>" in <filename>
   Link zu einer URL	Web <url>

   ¹ Es wird empfohlen, den Ortsnamen wie im Beispiel in Anführungszeichen einzuschließen; dies ist jedoch nicht obligatorisch.

9. Klicken Sie auf Verknüpfungsoptionen. Das Dialogfeld Verknüpfungsoptionen wird geöffnet.

   Wählen Sie einzelne oder alle gewünschten Suchoptionen. Wählen Sie Relative Pfade verwenden, um Links zu erstellen, die mit relativen Pfaden arbeiten, oder lassen Sie dieses Kontrollkästchen leer, um stattdessen vollständige Pfade zu verwenden. Um Hyperlinks, die mit Batch Link gesetzt wurden, mit einem farbigen Rechteck zu markieren, wählen Sie Link hervorheben und klicken auf das Kästchen rechts daneben, um eine Farbe auszuwählen. Wählen Sie ein Überlappungsverhalten, mit dem festgelegt wird, was geschieht, wenn versucht wird, einen Hyperlink an einer Stelle zu platzieren, an der es bereits einen gibt. Um Eigenschaften für die Darstellung der zu platzierenden Links festzulegen, wählen Sie Darstellungseigenschaften einschließen aus. Wählen Sie dann die gewünschten Darstellungseigenschaften aus. Farbe : Gibt die Farbe für den Umriss, die Hervorhebung oder die Füllung der Links an. Linienstärke: Gibt ggf. die Umrissstärke der Links an. Format : Legt das Format des Umrisses fest oder platziert Hervorhebungen oder Füllungen anstelle von Umrissen. Wählen Sie Hervorhebung aus, um ein Hervorhebungs-Markup über die Links zu legen. Wählen Sie eine der anderen Optionen aus, um einen Umriss oder einen Fülleffekt zu erstellen, der sichtbar ist, wenn die PDF-Datei angezeigt wird, der aber in der Markupliste oder beim Drucken der PDF-Datei nicht angezeigt wird. Hervorhebung glätten: Wählen Sie diese Option aus, um das über die Links gelegte Hervorhebungs-Markup automatisch zu glätten, wenn Hervorhebung als Format ausgewählt ist. Klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld Verknüpfungsoptionen wird geschlossen.

10. Um die aktuelle Liste der Suchbegriffe und Ziele zu speichern, klicken Sie auf Exportieren.

11. Um die aktuelle Batch Link-Konfiguration mit allen ausgewählten PDFs, Suchbegriffen und Zielen sowie Einstellungen und Verknüpfungsoptionen zu speichern, klicken Sie auf Konfiguration speichern.

12. Klicken Sie auf Ausführen. Der Bericht Batch Link-Übersicht wird geöffnet (weitere Informationen zum Bericht finden Sie weiter unten in Batch Link-Übersicht).

So wenden Sie „Stapel-Link“ auf ein Set an:

1. Öffnen Sie das Set, um es zu verarbeiten.

2. Wählen Sie Datei > Batch > Link > Derzeitiges Set. Der Batch Link-Assistent wird auf der zweiten Seite geöffnet.

   

3. Um einen Satz von Suchbegriffen und Zielen zu importieren, die zuvor in einer CSV-Datei abgespeichert wurden (siehe Speichern und Verwenden von gespeicherten Batch Link-Konfigurationen), klicken Sie auf Importieren. Nutzen Sie andernfalls eine der folgenden Optionen, um Suchbegriffe und Ziele zu generieren:

   • Dateiname: Als Suchbegriff werden die Dateinamen aller im Stapelvorgang vorhandenen PDFs verwendet, wobei die Seite selbst als Ziel dient.
   • Seitenbereich: Als Suchbegriff werden die Texte verwendet, die innerhalb der vom Benutzer definierten Bereiche gefunden wurden, wobei die Seite selbst als Ziel dient. So definieren Sie einen Bereich:
   1. Klicken Sie auf Auswählen. Das Dialogfeld erscheint, das durch einen Cursor mit Fadenkreuz ersetzt wird.

   2. Definieren Sie einen Bereich in der PDF durch Klicken und Aufziehen einer Box. Grundsätzlich sollten sich die Daten in diesem Bereich in jeder PDF an derselben Stelle befinden. Wenn der Bereich definiert worden ist, erscheint das Dialogfeld AutoMark.

      

   3. Um einen weiteren Bereich hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen Das Dialogfeld AutoMark erscheint, das erneut durch den Cursor mit Fadenkreuz ersetzt wurde. Definieren Sie durch Klicken und Aufziehen einer Box einen weiteren Bereich. Das Dialogfeld AutoMark öffnet sich erneut mit dem neu hinzugefügten Bereich im Feld Auswahl. Es gibt keine Begrenzung bezüglich der Anzahl von Bereichen, die hinzugefügt werden können.
      • Prüfen Sie das Beispieletikett wie dargestellt in der Vorschau. Klicken Sie bei Bedarf in das Feld Auswahl, um einen Text vor, nach oder zwischen den [Bereichen] einzufügen.
   4. Wenn alle Bereiche definiert worden sind, klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld AutoMark wird geschlossen und durch das vorherige Dialogfeld ersetzt.

      Notiz: AutoMark eignet sich am besten für Dokumente, die vektorbasiert sind sowie dieselbe Größe und Registrierung aufweisen. AutoMark funktioniert eventuell nicht wie erwartet, wenn die Seiten unterschiedlich groß sind, wenn einige Seiten nicht durchsucht werden können oder wenn die Scans nicht ordnungsgemäß registriert wurden.
      

   • Etikett: Als Suchbegriff wird das vordefinierte Etikett einer jeden im Stapelvorgang vorhandenen PDF verwendet, wobei die Seite selbst als Ziel dient.

4. Klicken Sie auf Einstellungen. Das Dialogfeld Einstellungen für Suchbegriffe erscheint.

   Wählen Sie eine Kombination aus Filtermodus und Filterzeichen, um nach Bedarf Suchbegriffe automatisch filtern zu lassen. Filtermodus: Erste am Anfang: Es werden alle Texte beibehalten, die am Anfang des Scanergebnisses und vor dem ersten Filterzeichenstehen. Filtermodus: Erste vom Ende: Es werden alle Texte ab dem letzten Auftreten des Filterzeichens bis zum Ende des Scanergebnisses beibehalten. Filterzeichen: Wählen Sie eines der verfügbaren Zeichen aus, oder geben Sie ein Zeichen manuell ein. In der Vorschau sehen Sie ein Beispiel für die Ergebnisse. Klicken Sie auf OK.

5. Klicken Sie auf Generieren. Die Liste Links verwalten wird automatisch gefüllt.

6. Wählen Sie einen beliebigen Suchbegriff oder ein Ziel zum Bearbeiten aus. Um die Felder Suchbegriff und Ziel manuell zu füllen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste Links verwalten und wählen Einfügen – Neu, um eine neue Zeile hinzuzufügen. Es gibt vier Arten von Hyperlinks, die unterstützt werden, von denen jeder eine bestimmte Syntax erfordert. Wählen Sie die passende Syntax entsprechend dem gewünschten Hyperlink-Typ aus:

   Hyperlink-Typ	Syntax
   Link zu einer Datei	<filename>
   Link zu einer Seite in einer Datei	Seite <#> in <filename>
   Link zum Ort1 in einer Datei	Ort "<place name>" in <filename>
   Link zu einer URL	Web <url>

   ¹ Es wird empfohlen, den Ortsnamen wie im Beispiel in Anführungszeichen einzuschließen; dies ist jedoch nicht obligatorisch.

7. Klicken Sie auf Verknüpfungsoptionen. Das Dialogfeld Verknüpfungsoptionen wird geöffnet.

   Wählen Sie einzelne oder alle gewünschten Suchoptionen. Wählen Sie Relative Pfade verwenden, um Links zu erstellen, die mit relativen Pfaden arbeiten, oder lassen Sie dieses Kontrollkästchen leer, um stattdessen vollständige Pfade zu verwenden. Um Hyperlinks, die mit Batch Link gesetzt wurden, mit einem farbigen Rechteck zu markieren, wählen Sie Link hervorheben und klicken auf das Kästchen rechts daneben, um eine Farbe auszuwählen. Wählen Sie ein Überlappungsverhalten, mit dem festgelegt wird, was geschieht, wenn versucht wird, einen Hyperlink an einer Stelle zu platzieren, an der es bereits einen gibt. Um Eigenschaften für die Darstellung der zu platzierenden Links festzulegen, wählen Sie Darstellungseigenschaften einschließen aus. Wählen Sie dann die gewünschten Darstellungseigenschaften aus. Farbe : Gibt die Farbe für den Umriss, die Hervorhebung oder die Füllung der Links an. Linienstärke: Gibt ggf. die Umrissstärke der Links an. Format : Legt das Format des Umrisses fest oder platziert Hervorhebungen oder Füllungen anstelle von Umrissen. Wählen Sie Hervorhebung aus, um ein Hervorhebungs-Markup über die Links zu legen. Wählen Sie eine der anderen Optionen aus, um einen Umriss oder einen Fülleffekt zu erstellen, der sichtbar ist, wenn die PDF-Datei angezeigt wird, der aber in der Markupliste oder beim Drucken der PDF-Datei nicht angezeigt wird. Hervorhebung glätten: Wählen Sie diese Option aus, um das über die Links gelegte Hervorhebungs-Markup automatisch zu glätten, wenn Hervorhebung als Format ausgewählt ist. Klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld Verknüpfungsoptionen wird geschlossen.

8. Um die aktuelle Liste der Suchbegriffe und Ziele zu speichern, klicken Sie auf Exportieren.
9. Um die aktuelle Batch Link-Konfiguration mit allen ausgewählten PDFs, Suchbegriffen und Zielen sowie Einstellungen und Verknüpfungsoptionen zu speichern, klicken Sie auf Im Satz speichern.
10. Klicken Sie auf Ausführen. Der Bericht Batch Link-Übersicht wird geöffnet (weitere Informationen zum Bericht finden Sie weiter unten in Batch Link-Übersicht).

„Stapel-Link“-Konfigurationen können nach Abschluss der Dateiauswahl jederzeit als XML-Dateien gespeichert werden. Alle eingestellten Konfigurationen (PDF-Auswahl, Einstellungen für Suchbegriff, Suchbegriffe, Speicherorte und Verknüpfungsoptionen) werden gespeichert und können später erneut verwendet werden (beispielsweise zum Aktualisieren von Hyperlinks nach eingehenden Überarbeitungen). Diese XML-Dateien können zum Initialisieren eines „Stapel-Link“-Vorgangs verwendet werden.

Konfigurationen für Sets bilden eine Ausnahme: Anstatt die vollständige Konfiguration in einer separaten XML-Datei zu speichern, werden Konfigurationen für Sets direkt in die .bex-Datei des Sets gespeichert und automatisch zusammen mit dem Set geöffnet.

Alternativ dazu können nur Suchbegriffe und Speicherorte in eine CSV-Datei exportiert werden. Dies kann sinnvoll sein, wenn eine Liste von Suchbegriffen und Speicherorten geprüft oder bearbeitet werden muss und die Durchführung in einer Tabellenkalkulationsanwendung einfacher wäre. Diese CSV-Dateien können dann in einen „Stapel-Link“-Vorgang importiert werden, ohne dass andere Einstellungen betroffen sind.

Speichern von „Stapel-Link“-Konfigurationen

Vollständige „Stapel-Link“-Konfigurationen können als XML-Datei gespeichert werden; alternativ dazu können auch nur die Suchbegriffe und Speicherorte in eine CSV-Datei exportiert werden. Beide Optionen sind auf der zweiten Seite des Stapel-Link-Assistenten verfügbar.

• Klicken Sie zum Speichern aller aktuellen „Stapel-Link“-Einstellungen als XML-Datei auf Konfiguration speichern.
• Um nur die Suchbegriffe und Speicherorte als CSV-Datei zu speichern, klicken Sie auf Exportieren.

Speichern von Set-Konfigurationen

Konfigurationen für Sets werden auf andere Weise gespeichert als für PDF-Dateien, die nicht in einem Set enthalten sind. Anstatt über die Option zu verfügen, eine XML-Konfigurationsdatei zu speichern, werden Set-Konfigurationen direkt in die .bex-Datei gespeichert und als Standard für dieses Set festgelegt. Suchbegriffe und Speicherorte können auf die übliche Weise importiert und exportiert werden.

• Klicken Sie zum direkten Speichern einer „Stapel-Link“-Konfiguration im aktuellen Set auf Im Satz speichern.

Initialisieren von „Stapel-Link“ mithilfe einer vorhandenen Konfiguration

Vorhandene XML-Konfigurationen können zum Starten von „Stapel-Link“ verwendet werden. Nur XML-Konfigurationen können zum Initialisieren von „Stapel-Link“ verwendet werden.

So führen Sie „Stapel-Link“ mithilfe einer XML-Konfiguration aus:

• Wählen Sie Datei > Batch > Link > Öffnen. Blättern Sie zur gewünschten Konfigurationsdatei, und öffnen Sie diese. Der „Stapel-Link“-Assistent wird mit den bereits geladenen Daten der Konfigurationsdatei aufgerufen.
  • Alternativ dazu werden kürzlich verwendete Konfigurationen für den schnelleren Zugriff im selben Menü aufgeführt. Klicken Sie auf die gewünschte Konfiguration.

Importieren gespeicherter Suchbegriffe und Speicherorte

Vorhandene CSV-Konfigurationen können zum Importieren von Suchbegriffen und Speicherorten verwendet werden. Es werden ausschließlich die Suchbegriffe und Speicherorte importiert; alle Dateiauswahlen, Filteroptionen und Verknüpfungsoptionen werden beibehalten. Falls Suchbegriffe und Speicherorte vorhanden sind, werden sie überschrieben.

So importieren Sie Suchbegriffe und Speicherorte:

1. Starten Sie einen neuen „Stapel-Link“-Vorgang, und wählen Sie Dateien und Ordner zum Verknüpfen aus, wie unter Ausführen von „Stapel-Link“ beschrieben.
   • Alternativ dazu können Sie „Stapel-Link“ mithilfe einer vorhandenen Konfiguration initialisieren.
2. Klicken Sie auf Weiter, um mit der zweiten Seite des „Stapel-Link“-Assistenten fortzufahren.
3. Klicken Sie auf der zweiten Seite des „Stapel-Link“-Assistenten auf die Schaltfläche Importieren. Blättern Sie zur gewünschten Konfigurationsdatei, und öffnen Sie diese. Die gespeicherten Suchbegriffe und Speicherorte werden importiert; alle vorhandenen Suchbegriffe und Speicherorte werden überschrieben. Andere Einstellungen sind nicht betroffen.

Nach der Ausführung von „Stapel-Link“ erscheint ein Dialogfeld Zusammenfassung von Stapel-Link, das die Ergebnisse des Vorgangs aufführt.

Die folgenden Informationen werden bereitgestellt:

• Erstellte Hyperlinks: Die Anzahl der durch den Vorgang neu erstellten Hyperlinks.
• Gelöschte Hyperlinks: Die Anzahl der alten Hyperlinks, die durch den Vorgang gelöscht wurden (gemäß dem in den Verknüpfungsoptionen definierten Überlappungsverhalten).
• Übersprungene Seiten: Die Anzahl der PDF-Seiten, die vom Vorgang ausgelassen wurden, da sie keinen durchsuchbaren Text enthielten.
• Dateien, die nicht geöffnet werden konnten: Die Anzahl der PDF-Dateien, die während des Vorgangs nicht geöffnet werden konnten.

Klicken Sie auf Details, um einen ausführlichen Bericht der „Stapel-Link“-Ergebnisse anzuzeigen.

Klicken Sie auf Zurück, um zum „Stapel-Link“-Assistenten zurückzukehren und die Gelegenheit wahrzunehmen, eventuell erkannte Fehler zu korrigieren und den Vorgang erneut auszuführen oder eine Konfiguration zu speichern.

Hinweis: Klicken Sie im Stapel-Link-Assistenten auf den Spaltentitel Suchbegriffe oder Speicherorte , um alle gekennzeichneten Probleme im oberen Bereich anzuzeigen.

Klicken Sie auf Beenden und schließen, um „Stapel-Link“ zu beenden.