Batch Slip Sheet

Die PDFs müssen während der Stapelverarbeitung nicht in Revu geöffnet sein. Ist ein Dokument in Revu geöffnet, werden alle aus der Stapelverarbeitung resultierenden Änderungen am Dokument vorgenommen, das Dokument wird aber nicht gespeichert oder eingecheckt (falls zutreffend). Der Benutzer muss also das Dokument manuell speichern und einchecken. Ist ein Dokument nicht in Revu geöffnet und wird es nicht von einem anderen Benutzer eingecheckt/ gesperrt, dann werden die Änderungen angewendet und automatisch im Dokument gespeichert (ohne es in Revu zu öffnen).

In den meisten Fällen kann Revu mit dem automatischen Abgleich erfolgreich alle aktuellen Blätter mit ihren Revisionen vergleichen. Aber für den Fall, dass die Abgleichfunktion trotz konsistenter Namensgebung keine zufriedenstellenden Ergebnisse liefert, kann der Benutzer auch eine eigene Syntax zum Abgleichslogarithmus hinzufügen. Funktioniert dies nicht, oder ist es keine Option, dann ist noch immer ein manueller Abgleich möglich. Beispiele zum automatischen Abgleich in den Stapelfunktionen finden Sie unter Automatischer Abgleich.

1. Wählen Sie Datei >  Batch > Slip Sheet aus. Das Dialogfeld Stapel: Überarbeitung wird geöffnet.

   

2. Fügen Sie PDF-Dateien in die Listen der Aktuellen Seiten und der Überarbeiteten Seiten ein, indem Sie die entsprechende Option aus den jeweiligen Dropdown-Menüs Hinzufügen auswählen.
• Dateien hinzufügen: Wählen Sie diese Option, um zu den gewünschten Dateien zu wechseln, die sich entweder auf einem lokalen oder einem Netzlaufwerk befinden. Dies ist die Standardoption, die aktiviert wird, wenn Sie auf Hinzufügen klicken.
• Geöffnete Dateien hinzufügen: Wählen Sie diese Option, wenn alle derzeit in Revu geöffneten Dateien hinzugefügt werden sollen, die nicht bereits zu einer der Gruppen gehören.
• Ordner hinzufügen: Wählen Sie diese Option, wenn alle PDFs im ausgewählten Ordner, aber keine aus den Unterordnern hinzugefügt werden sollen.
• Ordner hinzufügen (Unterordner einbeziehen): Wählen Sie diese Option, wenn alle PDFs im ausgewählten Ordner sowie alle in den zugehörigen Unterordnern hinzugefügt werden sollen.
3. Wählen Sie die Methode, nach der diese Dokumente abgeglichen werden sollen, aus dem Dropdown-Menü Seiten übereinstimmen nach:
   • Dateiname, Seitenindex: Die Dokumente werden automatisch nach Dateiname und anschließend nach Seitenindex abgeglichen.
   • Etikett: Die Dokumente werden automatisch anhand vordefinierter Etiketten abgeglichen.

   • Seitenbereich: Anhand des gefundenen Texts innerhalb der vom Benutzer definierten Bereiche in der ersten PDF, die in der Liste Aktuelle Seiten aufgeführt ist, werden die Dokumente automatisch abgeglichen. So definieren Sie einen Seitenbereich:

     1. Klicken Sie auf Auswählen. Das Dialogfeld erscheint, das durch einen Cursor mit Fadenkreuz ersetzt wird.

     2. Definieren Sie einen Bereich in der PDF durch Klicken und Aufziehen einer Box. Grundsätzlich sollten sich die Daten in diesem Bereich in jeder PDF an derselben Stelle befinden. Wenn der Bereich definiert worden ist, erscheint das Dialogfeld AutoMark.

        

     3. Um einen weiteren Bereich hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen Das Dialogfeld AutoMark erscheint, das erneut durch den Cursor mit Fadenkreuz ersetzt wurde. Definieren Sie durch Klicken und Aufziehen einer Box einen weiteren Bereich. Das Dialogfeld AutoMark öffnet sich erneut mit dem neu hinzugefügten Bereich im Feld Auswahl. Es gibt keine Begrenzung bezüglich der Anzahl von Bereichen, die hinzugefügt werden können.
        • Prüfen Sie das Beispieletikett wie dargestellt in der Vorschau. Klicken Sie bei Bedarf in das Feld Auswahl, um einen Text vor, nach oder zwischen den [Bereichen] einzufügen.
     4. Wenn alle Bereiche definiert worden sind, klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld AutoMark wird geschlossen und durch das vorherige Dialogfeld ersetzt.

        Notiz: AutoMark eignet sich am besten für Dokumente, die vektorbasiert sind sowie dieselbe Größe und Registrierung aufweisen. AutoMark funktioniert eventuell nicht wie erwartet, wenn die Seiten unterschiedlich groß sind, wenn einige Seiten nicht durchsucht werden können oder wenn die Scans nicht ordnungsgemäß registriert wurden.
        

   • Manuelle Korrelation: Der automatische Abgleich wird übersprungen. Wählen Sie diese Option, um die Dokumente am nächsten Bildschirm manuell abzugleichen.

     Notiz: Die Seiten müssen abgeglichen sein, damit sie im nächsten Prozessschritt berücksichtigt werden können. Ist eine der Optionen für den automatischen Abgleich ausgewählt und können auf einer oder mehreren Seiten keine Übereinstimmungen gefunden werden, werden die Seiten nicht mehr berücksichtigt. Dies gilt nicht für die Manuelle Korrelation, bei der alle Seiten in den nächsten Schritt übertragen werden.

4. Bei jeder der Optionen unter Seiten übereinstimmen nach außer der Funktion Manuelle Korrelation können Sie einen erweiterten Filter festlegen, um mehr Kontrolle über den automatischen Abgleich zu haben. Klicken Sie hierzu auf Erweitert, und geben Sie den gewünschten Übereinstimmungsfilter ein. Weitere Informationen finden Sie unter Erweiterte Übereinstimmungsoptionen.

5. An diesem Punkt könnte es ratsam sein, diesen Batch für eine mögliche künftige Verwendung zu speichern. Klicken Sie hierzu auf Stapel speichern. Die Dateien werden im BCX-Format gespeichert und können später über Batch Compare, Batch Overlay und Batch Slip Sheet geöffnet werden.

6. Klicken Sie auf Zuordnen. Der entsprechende Zuordnungsprozess wird ausgeführt (wie durch die obige Auswahl Seiten übereinstimmen nach bestimmt), und das Dialogfeld Stapel: Dokumente überarbeiten - Seiten zuordnen erscheint.

   

7. Seiten, die automatisch zugeordnet wurden, werden auf der Registerkarte Zugeordnete Seiten angezeigt und dabei als zugeordnete Paare angeordnet. Seiten in derselben Zeile werden als „gepaart“ erachtet und verglichen.
   • Um eine Seite in eine andere Zeile zu verschieben (und mit einer anderen Seite zu paaren), müssen Sie diese auswählen und die zugehörigen Schaltflächen und verwenden.
   • Zum Löschen einer Seite aus der Liste wählen Sie den Eintrag aus, und klicken Sie auf .
8. Seiten, die nicht automatisch zugeordnet wurden, werden auf der Registerkarte Nicht zugeordnete Seiten angezeigt. Diese Seiten können manuell zugeordnet werden, indem Sie eine entsprechende Seite in jeder Spalte auswählen und dann auf Zuordnen klicken. Die zugeordneten Seiten werden auf die Registerkarte Zugeordnete Seiten verschoben.
9. Um zum vorherigen Bildschirm zurückzukehren, klicken Sie auf Zurück.
10. Wählen Sie die gewünschte Überarbeitungsmethode aus dem Dropdown-Menü Überarbeitung aus:
    • Überarbeitete Seiten vor aktuellen Seiten einfügen: Die neuen Seiten werden vor der entsprechenden aktuellen Seite eingefügt.
    • Aktuelle Seiten durch überarbeitete Seiten ersetzen: Die aktuellen Seiten werden durch die entsprechenden neuen Seiten ersetzt.
11. Aktivieren Sie je nach Verfügbarkeit die gewünschten Überarbeitungsoptionen:
    • Markups von aktuellen Seiten in überarbeitete Seiten kopieren: Aktivieren Sie diese Option, um die Markups der aktuellen Seite in die neue Überarbeitung zu kopieren.
      • Markup-Glättung vor dem Kopieren aufheben: Vor dem Kopieren wird die Glättung der Markups auf den aktuellen Seiten aufgehoben.
      • Markups nach dem Kopieren glätten: Nach dem Kopieren werden die Markups auf den neuen Seiten geglättet.
    • Aktuelle Seiten als ‚Ersetzt‘ kennzeichnen (wird nur dann angezeigt, wenn Überarbeitete Seiten vor aktuellen Seiten einfügen im vorherigen Schritt als Slip Sheet-Option ausgewählt wurde): Wählen Sie diese Option aus, damit die aktuellen Seiten automatisch als „Ersetzt“ gekennzeichnet werden.

12. Klicken Sie auf OK. Falls nicht zugeordnete Zeichnungen auf dem vorherigen Bildschirm übrig geblieben sind (wenn beispielsweise eine Seite eines Paares gelöscht und die andere keiner weiteren Seite zugeordnet wurde), erscheint das Dialogfeld Stapel: Überarbeitung - Nicht abgeglichene Seiten. Falls keine nicht zugeordneten Seiten übrig sind, erscheint das Dialogfeld Stapel: Überarbeitung - Übersicht; gehen Sie zum nächsten Schritt über.

    

    • Im Dialogfeld Stapel: Überarbeitung - Nicht abgeglichene Seiten steht Ihnen die Option zur Verfügung, neue Zeichnungen zu extrahieren, die während des Stapelüberarbeitungsvorgangs erkannt wurden. Falls Sie keine dieser Zeichnungen extrahieren wollen, klicken Sie auf Überspringen , und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. Andernfalls:
      1. Wählen Sie die Seiten aus, die Sie über die Liste Nicht abgeglichene Seiten extrahieren möchten.

      2. Aktivieren Sie die verfügbaren Einstellungen nach Belieben:

         • Seiten als separate Dateien extrahieren: Für jede Seite, die aus der aktuellen PDF-Datei extrahiert wird, wird eine einseitige PDF-Datei erstellt.

           • Etikett als Dateiname benutzen: Das Seitenetikett wird als Name für die einzelnen PDF-Dateien herangezogen.

             Notiz: Verwenden Sie diese Option nicht, wenn die Seitenetiketten Zeichen enthalten, die in Windows nicht für Dateinamen zulässig sind, beispielsweise \ / : * ? " < > |

           • Vorhandene Dateien überschreiben: Vorhandene Dateien mit demselben Namen, die sich im angegebenen Speicherort befinden, werden überschrieben.
         • Dateien nach Extraktion öffnen: Die soeben erstellten PDF-Dateien werden in der aktuellen Revu-Sitzung als separate Dokumentregisterkarten geöffnet.
         • Hyperlinks mit relativen Pfaden aktualisieren: Die Hyperlinks in den extrahierten Dateien werden durch relative Pfade ersetzt. Ansonsten werden vollständige Pfade verwendet. Weitere Informationen zu relativen und vollständigen Pfaden finden Sie unter Definieren von Aktionen: Relative und vollständige Pfade.
      3. Klicken Sie auf Seiten extrahieren. Das Dialogfeld „Ordner für extrahierte Dateien auswählen“ wird angezeigt.
      4. Wählen Sie den Ordner aus, in dem die extrahierten Dateien gespeichert werden sollen, und klicken Sie auf Ordner auswählen.
13. Nach Abschluss des Stapelüberarbeitungsvorgangs erscheint das Dialogfeld Stapel: Überarbeitung - Übersicht.

    

14. Sehen Sie sich die in der Übersicht enthaltenen Informationen an; darin ist auch aufgeführt welche Seiten durch welche Seiten überarbeitet wurden.

15. So erstellen Sie aus den Daten der Übersicht einen Bericht:
    1. Wählen Sie Bericht erstellen.
    2. Wählen Sie aus dem entsprechenden Dropdown-Menü entweder PDF oder CSV .
    3. Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für den Bericht ein.
    4. Um den Ordner, in dem der Bericht gespeichert werden soll, zu ändern, klicken Sie rechts neben dem Ausgabeordner auf .

    5. Klicken Sie auf Optionen , um zusätzliche Berichtsoptionen einzurichten. Die verfügbaren Optionen variieren je nach Art des Berichts, den Sie erstellen:

       PDF

       • Hyperlinks erstellen: Ist diese Option aktiviert, dann enthält der Bericht alle Hyperlinks zu den aktuellen, überarbeiteten und nicht abgeglichenen Seiten.

       • Stempeldatum und Stempelzeit: Bei Aktivierung werden diese Informationen in die Fußzeile des Berichts eingefügt.
       • Stempeldatum und Stempelzeit: Bei Aktivierung werden diese Informationen in die Fußzeile des Berichts eingefügt.
       • Bericht automatisch speichern: Bei Aktivierung bewirkt diese Funktion, dass der Bericht automatisch in Ihrem Dokumente-Ordner gespeichert wird.
       • Existierende Datei überschreiben: Wird dieses Kontrollkästchen aktiviert, dann wird eine vorhandene Datei mit demselben Dateinamen am selben Speicherort automatisch überschrieben.
       • Datei nach Erstellen öffnen: Wird dieses Kontrollkästchen aktiviert, wird der Bericht unmittelbar nach der Erstellung geöffnet.
       • Seitengröße und Ausrichtung: Legt die Seitengröße und die Ausrichtung des Berichts fest.

       CSV

       • Hyperlinks einschließen: Bei Aktivierung werden die Hyperlinks zu den aktuellen, überarbeiteten und nicht abgeglichenen Seiten in den Bericht aufgenommen.
       • Spaltenüberschriften einschließen: Bei Aktivierung enthält die Datei die automatisch erzeugten Spaltenüberschriften im Vergleichsbericht.
       • Existierende Datei überschreiben: Wird dieses Kontrollkästchen aktiviert, dann wird eine vorhandene Datei mit demselben Dateinamen am selben Speicherort automatisch überschrieben.
       • Datei nach Erstellen öffnen: Wird dieses Kontrollkästchen aktiviert, wird der Bericht unmittelbar nach der Erstellung geöffnet.

16. Klicken Sie auf OK.

In den erweiterten Übereinstimmungsoptionen können Sie einen eigenen Übereinstimmungsfilter anlegen, der beim automatischen Abgleich Seiten präzise vergleichen kann.

Platzhalter-Syntax:

*	Kein Zeichen oder mehrere Zeichen, die keine Zahl bilden
#	Folge von Ziffern
;	Trennzeichen zum Angeben mehrerer Filter
?	Folge von Buchstaben
\	Escape-Zeichen, mit dem die obigen Zeichen als Literale behandelt werden (also als die eigentlichen Zeichen)

Alle anderen Zeichen sind Literale.

Notiz: Der Zeichenfolge wird stets ein impliziertes Sternchen (*) als Platzhalter vorangestellt. Die Angabe A#;C# wird also als *A#;*C# interpretiert.

Notiz: Ein Leerzeichen gilt als Literal. Geben Sie kein Leerzeichen nach dem Semikolon ein, da der Filter dieses Leerzeichen sonst als Teil des Suchbegriffs interpretiert.