Batch Compare Documents

Die PDFs müssen während der Stapelverarbeitung nicht in Revu geöffnet sein. Ist ein Dokument in Revu geöffnet, werden alle aus der Stapelverarbeitung resultierenden Änderungen am Dokument vorgenommen, das Dokument wird aber nicht gespeichert oder eingecheckt (falls zutreffend). Der Benutzer muss also das Dokument manuell speichern und einchecken. Ist ein Dokument nicht in Revu geöffnet und wird es nicht von einem anderen Benutzer eingecheckt/ gesperrt, dann werden die Änderungen angewendet und automatisch im Dokument gespeichert (ohne es in Revu zu öffnen).

In den meisten Fällen kann Revu mit dem automatischen Abgleich erfolgreich alle aktuellen Blätter mit ihren Revisionen vergleichen. Aber für den Fall, dass die Abgleichfunktion trotz konsistenter Namensgebung keine zufriedenstellenden Ergebnisse liefert, kann der Benutzer auch eine eigene Syntax zum Abgleichslogarithmus hinzufügen. Funktioniert dies nicht, oder ist es keine Option, dann ist noch immer ein manueller Abgleich möglich. Beispiele zum automatischen Abgleich in den Stapelfunktionen finden Sie unter Automatischer Abgleich.

1. Wählen Sie Datei >  Batch > Dokumente vergleichen. Das Dialogfeld Stapel: Dokumente vergleichen erscheint.

   

2. Fügen Sie PDF-Dateien in die Listen der Aktuellen Seiten und der Überarbeiteten Seiten ein, indem Sie die entsprechende Option aus den jeweiligen Dropdown-Menüs Hinzufügen auswählen.
• Dateien hinzufügen: Wählen Sie diese Option, um zu den gewünschten Dateien zu wechseln, die sich entweder auf einem lokalen oder einem Netzlaufwerk befinden. Dies ist die Standardoption, die aktiviert wird, wenn Sie auf Hinzufügen klicken.
• Geöffnete Dateien hinzufügen: Wählen Sie diese Option, wenn alle derzeit in Revu.
• Ordner hinzufügen: Wählen Sie diese Option, wenn alle PDFs im ausgewählten Ordner, aber keine aus den Unterordnern hinzugefügt werden sollen.
• Ordner hinzufügen (Unterordner einbeziehen): Wählen Sie diese Option, wenn alle PDFs im ausgewählten Ordner sowie alle in den zugehörigen Unterordnern hinzugefügt werden sollen.
3. Wählen Sie die Methode, nach der diese Dokumente abgeglichen werden sollen, aus dem Dropdown-Menü Seiten übereinstimmen nach:
   • Dateiname, Seitenindex: Die Dokumente werden automatisch nach Dateiname und anschließend nach Seitenindex abgeglichen.
   • Etikett: Die Dokumente werden automatisch anhand vordefinierter Etiketten abgeglichen.

   • Seitenbereich: Anhand des gefundenen Texts innerhalb der vom Benutzer definierten Bereiche in der ersten PDF, die in der Liste Aktuelle Seiten aufgeführt ist, werden die Dokumente automatisch abgeglichen. So definieren Sie einen Seitenbereich:

     1. Klicken Sie auf Auswählen. Das Dialogfeld erscheint, das durch einen Cursor mit Fadenkreuz ersetzt wird.

     2. Definieren Sie einen Bereich in der PDF durch Klicken und Aufziehen einer Box. Grundsätzlich sollten sich die Daten in diesem Bereich in jeder PDF an derselben Stelle befinden. Wenn der Bereich definiert worden ist, erscheint das Dialogfeld AutoMark.

        

     3. Um einen weiteren Bereich hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen Das Dialogfeld AutoMark erscheint, das erneut durch den Cursor mit Fadenkreuz ersetzt wurde. Definieren Sie durch Klicken und Aufziehen einer Box einen weiteren Bereich. Das Dialogfeld AutoMark öffnet sich erneut mit dem neu hinzugefügten Bereich im Feld Auswahl. Es gibt keine Begrenzung bezüglich der Anzahl von Bereichen, die hinzugefügt werden können.
        • Prüfen Sie das Beispieletikett wie dargestellt in der Vorschau. Klicken Sie bei Bedarf in das Feld Auswahl, um einen Text vor, nach oder zwischen den [Bereichen] einzufügen.
     4. Wenn alle Bereiche definiert worden sind, klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld AutoMark wird geschlossen und durch das vorherige Dialogfeld ersetzt.

        Notiz: AutoMark eignet sich am besten für Dokumente, die vektorbasiert sind sowie dieselbe Größe und Registrierung aufweisen. AutoMark funktioniert eventuell nicht wie erwartet, wenn die Seiten unterschiedlich groß sind, wenn einige Seiten nicht durchsucht werden können oder wenn die Scans nicht ordnungsgemäß registriert wurden.
        

   • Manuelle Korrelation: Der automatische Abgleich wird übersprungen. Wählen Sie diese Option, um die Dokumente am nächsten Bildschirm manuell abzugleichen.

     Notiz: Die Seiten müssen abgeglichen sein, damit sie im nächsten Prozessschritt berücksichtigt werden können. Ist eine der Optionen für den automatischen Abgleich ausgewählt und können auf einer oder mehreren Seiten keine Übereinstimmungen gefunden werden, werden die Seiten nicht mehr berücksichtigt. Dies gilt nicht für die Manuelle Korrelation, bei der alle Seiten in den nächsten Schritt übertragen werden.

4. Bei jeder der Optionen unter Seiten übereinstimmen nach außer der Funktion Manuelle Korrelation können Sie einen erweiterten Filter festlegen, um mehr Kontrolle über den automatischen Abgleich zu haben. Klicken Sie hierzu auf Erweitert, und geben Sie den gewünschten Übereinstimmungsfilter ein. Weitere Informationen finden Sie unter Erweiterte Übereinstimmungsoptionen.

5. An diesem Punkt könnte es ratsam sein, diesen Batch für eine mögliche künftige Verwendung zu speichern. Klicken Sie hierzu auf Stapel speichern. Die Dateien werden im BCX-Format gespeichert und können später über Batch Compare, Batch Overlay und Batch Slip Sheet geöffnet werden.

6. Klicken Sie auf Zuordnen. Der entsprechende Zuordnungsprozess wird ausgeführt (wie durch die obige Auswahl Seiten übereinstimmen nach bestimmt), und der nächste Bildschirm des Assistenten Stapel: Dokumente vergleichen erscheint.

   

7. Die Seiten werden in zugeordneten Paaren angeordnet; Seiten in der gleichen Zeile werden als „gepaart“ erachtet und verglichen. Um eine Seite in eine andere Zeile zu verschieben (und mit einer anderen Seite zu paaren), müssen Sie diese auswählen und die zugehörigen Schaltflächen und verwenden.
8. Zum Löschen einer Seite aus der Liste wählen Sie den Eintrag aus, und klicken Sie auf .
9. Zum Ändern der Vergleichseinstellungen klicken Sie auf Erweitert. Weitere Informationen finden Sie unter Erweiterte Vergleichsoptionen.
10. Zum Ändern des Ordners, in dem die Vergleichsdokumente gespeichert werden sollen, klicken Sie rechts neben dem Ausgabeordner auf , und wählen Sie den gewünschten Ordner aus.
11. Um zum vorherigen Bildschirm zurückzukehren, klicken Sie auf Zurück.
12. Klicken Sie auf OK. Der nächste Bildschirm des Assistenten Stapel: Dokumente vergleichen erscheint.

    • Wenn für die Option Seiten übereinstimmen nach in der vorherigen Maske die Einstellung Manuelle Korrelation ausgewählt und sind eine oder mehrere Seiten nicht gepaart, dann werden sie automatisch verworfen.

    

13. Sehen Sie sich die Informationen in der Übersicht an; diese enthalten die verglichenen Seiten, die Anzahl der festgestellten Unterschiede und den Namen des Vergleichsdokuments, das für jedes Seitenpaar erstellt wurde.

14. So erstellen Sie aus den Daten der Übersicht einen Bericht:
    1. Wählen Sie Bericht erstellen.
    2. Wählen Sie aus dem entsprechenden Dropdown-Menü entweder PDF oder CSV .
    3. Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für den Bericht ein.
    4. Um den Ordner, in dem der Bericht gespeichert werden soll, zu ändern, klicken Sie rechts neben dem Ausgabeordner auf .

    5. Klicken Sie auf Optionen , um zusätzliche Berichtsoptionen einzurichten. Die verfügbaren Optionen variieren je nach Art des Berichts, den Sie erstellen:

       PDF

       • Hyperlinks erstellen: Ist diese Option aktiviert, dann enthält der Bericht alle Hyperlinks zu den aktuellen, überarbeiteten und nicht abgeglichenen Seiten sowie zu der PDF mit den Markups, in der die Unterschiede zwischen ihnen aufgezeigt sind.

       • Stempeldatum und Stempelzeit: Bei Aktivierung werden diese Informationen in die Fußzeile des Berichts eingefügt.
       • Stempeldatum und Stempelzeit: Bei Aktivierung werden diese Informationen in die Fußzeile des Berichts eingefügt.
       • Bericht automatisch speichern: Bei Aktivierung bewirkt diese Funktion, dass der Bericht automatisch in Ihrem Dokumente-Ordner gespeichert wird.
       • Existierende Datei überschreiben: Wird dieses Kontrollkästchen aktiviert, dann wird eine vorhandene Datei mit demselben Dateinamen am selben Speicherort automatisch überschrieben.
       • Datei nach Erstellen öffnen: Wird dieses Kontrollkästchen aktiviert, wird der Bericht unmittelbar nach der Erstellung geöffnet.
       • Seitengröße und Ausrichtung: Legt die Seitengröße und die Ausrichtung des Berichts fest.

       CSV

       • Hyperlinks einschließen: Bei Aktivierung werden die Hyperlinks zu den aktuellen, überarbeiteten und nicht abgeglichenen Seiten in den Bericht aufgenommen.
       • Spaltenüberschriften einschließen: Bei Aktivierung enthält die Datei die automatisch erzeugten Spaltenüberschriften im Vergleichsbericht.
       • Existierende Datei überschreiben: Wird dieses Kontrollkästchen aktiviert, dann wird eine vorhandene Datei mit demselben Dateinamen am selben Speicherort automatisch überschrieben.
       • Datei nach Erstellen öffnen: Wird dieses Kontrollkästchen aktiviert, wird der Bericht unmittelbar nach der Erstellung geöffnet.

15. Klicken Sie auf OK.

In den erweiterten Übereinstimmungsoptionen können Sie einen eigenen Übereinstimmungsfilter anlegen, der beim automatischen Abgleich Seiten präzise vergleichen kann.

Platzhalter-Syntax:

*	Kein Zeichen oder mehrere Zeichen, die keine Zahl bilden
#	Folge von Ziffern
;	Trennzeichen zum Angeben mehrerer Filter
?	Folge von Buchstaben
\	Escape-Zeichen, mit dem die obigen Zeichen als Literale behandelt werden (also als die eigentlichen Zeichen)

Alle anderen Zeichen sind Literale.

Notiz: Der Zeichenfolge wird stets ein impliziertes Sternchen (*) als Platzhalter vorangestellt. Die Angabe A#;C# wird also als *A#;*C# interpretiert.

Notiz: Ein Leerzeichen gilt als Literal. Geben Sie kein Leerzeichen nach dem Semikolon ein, da der Filter dieses Leerzeichen sonst als Teil des Suchbegriffs interpretiert.

Nutzen Sie die erweiterten Vergleichsoptionen, um den Vorgang des Dokumentenvergleichs detaillierter einzustellen. Es wird empfohlen, dass Sie die standardmäßigen Einstellungen für Vergleich und Rendern beibehalten und diese nur ändern, wenn der Vergleich von Dokumenten keine Unterschiede zu ergeben scheint.

Drei Arten von Standardvergleichen werden angeboten: Gedruckte Dokumente (gleicher Drucker), Gedruckte Dokumente (unterschiedliche Drucker) und Gescannte Dokumente. Jeder dieser Typen verfügt über vorkonfigurierte Einstellungen für den Vergleich. Sie können die Einstellungen der standardmäßigen Typen ändern oder über <New Custom> eigene Typen anlegen. Zu den erweiterten Vergleichsoptionen gehören:

Vergleichsoptionen

• Bei Ausführen der Vergleichsfunktion wird das Dokument in Gitterbereiche eingeteilt, um diese zu vergleichen. Über die Gittergröße definieren Sie die Größe der einzelnen Gittersegmente, die für den Vergleich herangezogen werden. Diese Bereiche werden dann auf unterschiedliche Pixel abgesucht, um sie als abweichenden Bereich kennzeichnen zu können.
• Mit Pixeldichte wird der Grenzwert für Änderungen in einem bestimmten Bereich (durch die Gittergröße definiert) festgelegt, der bei der Suche nach Unterschieden angewendet wird.
• Über die Farbempfindlichkeit wird der Schwellwert festgelegt, ab dem Pixelunterschiede ermittelt werden. Eine geringere Empfindlichkeit bedeutet, dass weniger Unterschiede erkannt werden als bei einer höheren Empfindlichkeit.
  • Diese Einstellung wirkt gemeinsam mit dem erlaubten Pixelabstand. Erhöhen Sie diesen Wert, um benachbarte Bereiche auf ähnliche Pixel zu prüfen.
• Legen Sie einen Wert für die Ränder fest, damit Bereiche außerhalb der Grenzen der zu vergleichenden PDFs ignoriert werden.
• Geben Sie Werte für den Versatz ein, wenn Sie wissen, dass ein Dokument gegenüber dem Vergleichsdokument verschoben ist. Sie können aber auch das Kontrollkästchen Automatische Ausrichtung aktivieren, wenn Revu die zu vergleichenden Zeichnungen oder Dokumente automatisch ausrichten soll. Die automatische Ausrichtung wird empfohlen, wenn gescannte Zeichnungen verglichen werden sollen.

Renderoptionen

• Über DPI wird die Auflösung festgelegt, die zum Rastern der PDFs verwendet wird. Der Standardwert ist 72. Erhöhen Sie diesen Wert (144), wenn für den Vergleich eine feinere Auflösung erforderlich ist.
• Standardmäßig ignoriert das Vergleichstool die vorhandenen Markups in den Dokumenten, da diese bereits problemlos über die Markupliste ausgemacht werden können. Wählen Sie Markups einschließen aus, um dieses Verhalten zu unterbinden und Markups beim Vergleichen zu analysieren.
• Während geglättete Markups Teil der Inhaltsebene der PDF-Datei werden, ignoriert das Vergleichstool die Markups, die standardmäßig als „wiederherstellbar“ geglättet wurden. Wählen Sie Geglättete Markups einschließen aus, um dieses Verhalten außer Kraft zu setzen.

Markup-Optionen

• Legen Sie das Erscheinungsbild der Markups fest, die verwendet werden sollen, um Anmerkungen einzufügen, wenn beim Vergleich Unterschiede festgestellt werden, und verwenden Sie hierfür die Funktionen Farbe, Füllfarbe, Deckkraft und Breite. Wenn Sie mit Wolken-Markups arbeiten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wolke.
• Sollen die Anmerkungen nach dem Platzieren gesperrt werden, aktivieren Sie die Option Gesperrt.
• Geben Sie bei Bedarf im Betreff-Feld einen Namen für die Anmerkungen zu den Unterschieden ein (zum Beispiel: „Unterschiede 5-7-14“) So lassen sich die Anmerkungen leichter den Markuplisten zuordnen, indem man nach dem Betreff sucht. Im Laufe der Zeit kann man eine ganze Reihe von Vergleichen durchführen, um sich eine Änderungshistorie anzulegen.
• Wählen Sie in der Dropdown-Liste Anwenden auf, zu welchem Dokument die Anmerkungen zu den Unterschieden hinzugefügt werden sollen. Ist eine der Optionen für eine „Neue Kopie“ angewählt, wird aufgrund des angegebenen Dokuments ein neues Dokument für die Anmerkungen angelegt. Andernfalls werden die Anmerkungen zu den Unterschieden zu dem bzw. den ausgewählten Dokumenten hinzugefügt.

Wenn Sie in einem Standardvergleich einen Wert ändern, wird der Name mit einem Sternchen (*) markiert.

Um die Änderungen im aktuellen Typ dauerhaft zu ändern, klicken Sie auf Speichern. Das Dialogfeld Einstellungen für Dokumentenvergleich speichern öffnet sich. Vergeben Sie einen Namen für diese Konfiguration. Wenn Sie die Einstellungen eines Standardtyps ändern, wird der Name automatisch ausgefüllt. Sie können ihn unter dem Standardnamen speichern oder den Namen ändern und einen neuen Typ erstellen.

Um die enthaltenen Typen auf die Standardeinstellungen zurückzusetzen, klicken Sie auf Standard wiederherstellen.