Anleitung zum Verwalten von Bluebeam Abos

Übersicht

Willkommen beim Bluebeam Org Admin-Portal , wo Kontoinhaber den Zugriff auf abonnementbasierte Bluebeam-Lösungen verwalten. Das Org Admin Portal ermöglicht die folgenden Berechtigungsstufen:

• IT-Administrator: Als IT-Administrator können Sie SSO und SCIM für Ihre Organisation aktivieren und verwalten. Darüber hinaus können Sie alle Benutzer der Organisation und die damit verbundenen Domänennamen verwalten. Mit dieser Berechtigungsstufe können Sie Bluebeam-Abonnementplätze zuweisen, Benutzer hinzufügen oder deaktivieren, zusätzliche Org-Adminsund eingeschränkte Admins sowie Domänennamen zuweisen.
  
  Die Möglichkeit zur Konfiguration von SSO und SCIM befindet sich in einer Early-Access-Phase und ist nur für berechtigte Unternehmen verfügbar. Weitere Informationen erhältst du vom Support.
• Org-Administrator: Als Org-Administrator können Sie alle Benutzer in der Organisation und die damit verbundenen Domänennamen verwalten. Mit dieser Berechtigungsstufe können Sie Bluebeam-Abonnementplätze zuweisen, Benutzer hinzufügen oder deaktivieren, zusätzliche Org-Admins und eingeschränkte Admins sowie Domänennamen zuweisen.
  
  Wenn Ihr Bluebeam-Plan über ein einzelnes Benutzerkonto verfügt, verfügt das Konto über Endbenutzerberechtigungen und erfüllt nicht die Voraussetzungen für Org-Admin- Berechtigungen.
• Eingeschränkter Administrator: Als eingeschränkter Administrator können Sie nur die neuen Abonnements verwalten, die Sie für Ihr Konto erworben haben, und können in diesem Abonnement nur Benutzer erstellen und verwalten. Sie können keine zusätzlichen Org-Adminszuweisen und keine Domänennamen verwalten.
• Endbenutzer: Endbenutzer sind Benutzer in Ihrer Organisation, die Produkte und Dienste von Bluebeam verwenden. Endbenutzer können die Funktionen im Org Admin Portal nicht verwenden. Wenn Sie im Webstore Lizenzen für ein bestehendes Abonnement erworben haben, werden Ihnen automatisch Endbenutzer-Berechtigungsstufen zugewiesen.

In dieser Anleitung beschreiben wir, wie Sie Ihr(e) Bluebeam-Plan-Konto(s) einrichten und verwalten, sodass Sie und/oder Ihr Team mit nur einer einzigen BBID auf Revu 21, Bluebeam Cloud und Studio zugreifen können. Zum Starten sind weder eine Seriennummer noch ein Produktschlüssel erforderlich.

Melden Sie sich beim Org Admin Portalan

So beginnen Sie im Org Admin Portal:

1. Geben Sie org-admin.bluebeam.com in Ihren Webbrowser ein.

2. Wählen Sie Ihre Serverregion aus.

3. Geben Sie Ihre BBID und Ihr Passwort ein.

Einen neuen Abonnementbenutzer hinzufügen

Um einzelne neue Benutzer zu deinem Konto hinzuzufügen, wähle das Konto (oder Unterkonto) aus und befolge dann die untenstehenden Schritte:

1. Wähle aus dem Menü der linken Seitenleiste Benutzer aus.

2. Wähle oben im aktiven Fenster die Option Benutzer aus.

3. Wählen Sie unter „Benutzer und aktueller Plan“ rechts neben „Benutzerübersicht“ die Option „Neuen Benutzer erstellen“ aus .
4. Wählen Sie die Registerkarte „Neuen Abonnementbenutzer hinzufügen“ und geben Sie die angeforderten Informationen in das Formular ein.
   Zusätzlich zum Festlegen der Berechtigungen (IT-Administrator, Organisationsadministrator, eingeschränkter Administrator, Endbenutzer, je nach Ihrer Berechtigungsstufe) müssen Sie die entsprechende Serverregion auswählen. Standardmäßig werden Benutzer in der Serverregion erstellt, in der sich das Konto befindet. Wenn ein Benutzer dieses Kontos Revu jedoch in einer anderen Serverregion verwenden möchte (unabhängig von seinem tatsächlichen Standort), sollten Sie diesen Benutzer in der anderen Serverregion erstellen. Dadurch wird ein Ereignis ausgelöst, um die Berechtigung dieses Benutzers in die andere Serverregion zu verschieben.
   Sie können auch die bevorzugte Sprache für den Benutzer auswählen. Dadurch wird die Einladungs-E-Mail in der gewünschten Sprache versendet. Die Auswahl der bevorzugten Sprache hat keine Auswirkungen auf die Serverregion des Benutzers.
5. Nachdem Sie die Informationen für den neuen Benutzer eingegeben haben, wählen Sie Speichern aus.
6. Wählen Sie einen Plan für den neuen Benutzer aus.
7. Wählen Sie Änderungen speichern.

Der neue Benutzer wird in der Benutzerübersicht mit dem Status Ausstehend angezeigt, bis sein Konto per E-Mail-Einladung aktiviert wurde. Neue Benutzer, die bereits über BBIDs verfügen, werden automatisch auf "Akzeptiert" gesetzt.

Massenweises Hinzufügen von Benutzern

Ein Org-Administrator kann seinem Konto auch mehrere Benutzer hinzufügen.

Gehe dabei wie folgt vor:

1. Wählen Sie im Menü der linken Seitenleiste „Benutzer“ aus.

2. Wähle oben im aktiven Fenster die Option Benutzer aus.

3. Wählen Sie unter „Benutzer und aktueller Plan“ rechts neben „Benutzerübersicht“ die Option „Neuen Benutzer erstellen“ aus.

4. Wählen Sie oben im Fenster die Registerkarte „Massenhinzufügen von Benutzern“ aus.
   
5. Um mehrere Benutzer hinzuzufügen, müssen Sie eine CSV-Datei importieren. Laden Sie die bereitgestellte Vorlage herunter und geben Sie alle Pflichtangaben in Excel ein. Sie können bis zu 500 Benutzer gleichzeitig hinzufügen.
   Wenn Sie zuvor mehrere Benutzer über die Vorlage hinzugefügt haben, laden Sie unbedingt die neueste Version der Vorlage herunter und verwenden Sie sie, wenn Sie einen nachfolgenden Massenupload versuchen. Andernfalls wird es nicht verarbeitet.

6. Geben Sie in der Vorlage die bevorzugte Sprache für Benutzer in die Spalte PreferredLanguage ein. Bei Einträgen für Bevorzugte Sprache wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Sie müssen die folgende Groß- und Kleinschreibung verwenden:

   • English (US)

   • English (UK)

   • Danish

   • Dutch

   • Finnish

   • French (France)

   • German (Germany)

   • Italian

   • Japanese

   • Korean

   • Norwegian

   • Spanish (Spain)

   • Swedish

7. Legen Sie in der Vorlage in der Spalte „ProductTier“ den Abonnementzugriff (Basics, Core oder Complete) für Benutzer fest.
   Wenn Sie Benutzer als unbezahlte Mitarbeiter hinzufügen möchten, lassen Sie die Spalte „ProductTier“ für diese Benutzer leer.
   Bei Einträgen für den Abonnementzugriff (Basics, Core oder Complete) wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Verwenden Sie die genaue Groß- und Kleinschreibung, um sicherzustellen, dass der Massenupload ordnungsgemäß ausgeführt wird.
8. Sie können in der Tabelle auch die Serverregion für mehrere Benutzer angeben.
   Löschen Sie keine Spalten aus der CSV-Vorlage (auch nicht die nicht obligatorischen Felder). Andernfalls wird Ihr Massenupload nicht verarbeitet.
9. Nachdem du deine Version der CSV-Datei gespeichert hast, lade diese unter Massenweises Hinzufügen von Benutzern hoch. Ziehe die Datei dazu per Drag & Drop in den Uploadbereich oder öffne sie über den Datei-Explorer.
10. Wählen Sie „Validierung ausführen“ aus.
11. Wenn die CSV-Datei verarbeitet wurde, wird sie unten im Fenster angezeigt.
12. Wählen Sie „Alles importieren“ aus. Der Import kann bis zu 10–15 Minuten dauern.
13. Nachdem du die Übersicht geprüft hast, wähle Schließen aus.

Nach dem Massenupload von Benutzern können Sie bei Bedarf eine weitere CSV-Liste importieren. Die neuen Benutzer werden unter „Benutzerübersicht“ mit dem Status „Ausstehend“ angezeigt, bis ihre Konten über die E-Mail-Einladungen aktiviert wurden, die sie jeweils erhalten.

Neue Benutzer, die bereits über BBIDs verfügen, werden automatisch auf "Akzeptiert" gesetzt.

Bearbeiten von Berechtigungen

Wenn Sie nach dem Hinzufügen eines Benutzers die Berechtigungen bearbeiten müssen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie im Menü der linken Seitenleiste „Benutzer“ aus.

2. Wähle oben im aktiven Fenster die Option Benutzer aus.

3. Suchen Sie unter „Benutzerübersicht“ das Benutzerkonto, dessen Berechtigungen aktualisiert werden müssen.
4. Wählen Sie die Menüsymbol neben dem Kontostatus.
5. Wählen Sie Benutzerinformationen bearbeiten.
6. Wählen Sie unter „Berechtigungen“ IT-Administrator, Organisationsadministrator, Eingeschränkter Administrator und/oder Endbenutzer aus.
   
   Die Möglichkeit, die Berechtigung IT-Administratoren auszuwählen und zuzuweisen, steht nur IT-Administratoren zur Verfügung, die dieses Verfahren durchführen.
7. Wähle Speichern aus.

Abonnementzugriff für mehrere Benutzer bearbeiten

Wenn Sie den Abonnementzugriff für mehrere Benutzer gleichzeitig zuweisen oder bearbeiten müssen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie im Menü der linken Seitenleiste „Kontoeinstellungen“ aus.

2. Wählen Sie oben im aktiven Fenster „Abonnements“ aus.

3. Für ein Abonnement mit verfügbaren Plätzen wählen Sie die Menüsymbol ganz rechts.
4. Wählen Sie „Mitglieder dem Plan zuweisen“ aus.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Benutzern, die Sie zu Ihrem Abonnement hinzufügen möchten.
6. Nachdem Sie alle zutreffenden Benutzer ausgewählt haben, klicken Sie auf den Rechtspfeil, um sie zu „Aktuelle Benutzer“ zu verschieben.
7. Wähle Speichern aus.

Nach Abobenutzern suchen und filtern

Auf der Seite „Benutzer“ können Sie unter „Benutzer“ und „Aktueller Plan“ auch nach bestimmten Kontobenutzern suchen und/oder diese nach Kategorien filtern. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Wählen Sie im Menü der linken Seitenleiste „Benutzer“ aus.

2. Wähle oben im aktiven Fenster die Option Benutzer aus.

3. Wählen Sie unter „Benutzerübersicht“ das Dropdown-Menü neben dem Trichter aus.
4. Wählen Sie aus der Liste der Suchoptionen die Kategorie aus, nach der Sie Abonnementbenutzer filtern möchten:
   • Vorname
   • Nachname
   • E-Mail-Adresse
   • Serverregion
   • Abo
   • Nutzertyp
   • Status

Sie können auch nach Schlüsselwörtern suchen, wenn Sie nach einem bestimmten Kontobenutzer und/oder einer bestimmten E-Mail-Adresse suchen:

1. Geben Sie Ihren Suchbegriff in das Feld neben der Filter-Dropdown-Liste ein.
2. Klicken Sie auf die Lupe oder drücken Sie die Eingabetaste.

Ihre Suchergebnisse werden unter „Benutzerübersicht“ angezeigt.

Sie können Spalten auch nach Werten sortieren. Wählen Sie hierzu den Pfeil aus, der erscheint, wenn Sie mit dem Mauszeiger über eine Spaltenüberschrift fahren:

Eine Benutzerliste exportieren

Unter „Benutzer und aktueller Plan“ kannst du die Funktion „Suche + Filter“ verwenden, um anhand deiner Such- und Filterkriterien eine Liste von Benutzern in eine Microsoft Excel-Datei zu exportieren. Mit dieser Funktion können Unternehmen mit vielen Benutzern diese ganz einfach nach Kriterien wie Status, Plan, Benutzertyp oder einer anderen Spalte in der Liste anzeigen und sortieren. Gehe dabei wie folgt vor:

1. Wählen Sie im Menü der linken Seitenleiste „Benutzer“ aus.

2. Wähle oben im aktiven Fenster die Option Benutzer aus.

3. Filtern Sie Ihre Benutzerliste.
4. Scrollen Sie zum Ende des Abschnitts „Benutzerübersicht“ .
5. Wähle Als Excel exportieren aus.

Die Excel-Datei wird in einer ZIP-Datei in deinem Download-Ordner angezeigt.

Benutzerinformationen bearbeiten

Auf der Seite „Benutzer und aktueller Plan“ können Sie auch Informationen für bestehende Kontobenutzer bearbeiten. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Wähle unter Benutzerübersicht das Menüsymbol neben dem Status eines Benutzers aus, um weitere Optionen zu erhalten.
2. Wählen Sie Benutzerinformationen bearbeiten aus.
3. Im Dialogfeld „Endbenutzer des Abonnements ändern “ können Sie zu „Produktstufen ändern“, „Berechtigungen ändern“ und/oder „Kontaktdetails aktualisieren“ navigieren.
4. Wenn du die Bearbeitung der Benutzerinformationen abgeschlossen hast, klicke auf Speichern.

Wenn Sie für einen eingeladenen Benutzer die falsche E-Mail-Adresse eingegeben haben, müssen Sie dessen Konto deaktivieren und einen neuen Abonnementbenutzer mit der richtigen E-Mail-Adresse hinzufügen .

Abonnementzugriff für einen einzelnen Benutzer ändern

Bei Bedarf können Sie den Abonnementzugriff für einen bestimmten Kontobenutzer auf der Seite „Benutzer und aktueller Plan“ ändern. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Wähle aus dem Menü der linken Seitenleiste Benutzer aus.

2. Wähle oben im aktiven Fenster die Option Benutzer aus.

3. Wähle im Abschnitt „Benutzerübersicht“ das Menüsymbol neben dem Status und dann eine der folgenden Optionen aus:

   • Benutzerinformationen bearbeiten > Pläne ändern
   • Abo-Zugriff ändern
4. Wähle einen Plan mit verfügbaren Arbeitsplätzen aus und wähle Änderungen speichern aus.

Einladung erneut senden

Wenn Sie neue Abonnementbenutzer hinzufügen, werden Einladungen zum Erstellen und Aktivieren ihrer Konten per E-Mail versendet. Wenn sie ihre Konten nicht erstellen und aktivieren und keinen Zugriff mehr auf ihre Einladungs-E-Mail haben, können Sie die Einladung erneut senden.

So senden Sie einem Benutzer erneut eine Einladung:

1. Wähle aus dem Menü der linken Seitenleiste Benutzer aus.
2. Wählen Sie oben im aktiven Fenster „Benutzer“ aus.

3. Wählen Sie unter Benutzerübersicht das Menüsymbol neben dem Status eines Benutzers und wählen Sie eine der folgenden Optionen:

   • Benutzerinformationen bearbeiten > Einladung erneut senden
   • Einladung erneut senden
4. Wählen Sie Erneut senden aus.

E-Mail-Einladung zur Registrierung

Wählen Sie die Option „E-Mail mit Registrierungseinladung“ für Benutzer mit dem Status „Abgelaufen“ aus. Dadurch können sie ihre Konten aktivieren und ihre Bluebeam-IDs (BBIDs) für die Anmeldung bei Revu 21, Studio und Bluebeam Cloud bestätigen/erstellen.

E-Mail zur Begrüßung

Wählen Sie die Option „Willkommens-E-Mail“ für Benutzer mit dem Status „Akzeptiert“ , die ihre Konten aktiviert und ihre BBIDs bestätigt/erstellt haben. Diese E-Mail enthält einen Link zum Herunterladen von Revu 21 und bestätigt die Serverregion, die sie beim Zugriff auf Bluebeam-Lösungen auswählen müssen.

Massenerneutes Versenden von Einladungen

Wenn Sie neue Abonnementbenutzer hinzufügen, werden Einladungen zum Erstellen und Aktivieren ihrer Konten per E-Mail versendet. Wenn ein Benutzer sein Konto nicht erstellt und aktiviert und keinen Zugriff mehr auf seine Einladungs-E-Mail hat, können Sie die Einladung erneut senden. Wenn mehrere Benutzer in Ihrer Organisation den Status „Abgelaufen“ oder „Ausstehend“ aufweisen, können Sie mit einer Aktion erneut eine Einladung an alle diese Benutzer senden.

So versenden Sie mehrere Einladungen erneut:

1. Wähle aus dem Menü der linken Seitenleiste Benutzer aus.
2. Wählen Sie oben im aktiven Fenster „Benutzer“ aus.
3. Filtern Sie Ihre Benutzerliste nach Status.
4. Wählen Sie als Suchkriterien „Ausstehend“ und/oder „Abgelaufen“ aus.
5. Wählen Sie unten in der Ergebnisliste „Einladungen erneut in großen Mengen versenden“ aus.
6. Wenn Sie zur Bestätigung aufgefordert werden, wählen Sie Ja aus.

Nutzer deaktivieren

Als bewährte Methode empfehlen wir, Benutzer nur dann zu deaktivieren, wenn sie nicht mehr in Ihrem Unternehmen beschäftigt sind. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Wähle aus dem Menü der linken Seitenleiste Benutzer aus.
2. Wählen Sie oben im aktiven Fenster „Benutzer“ aus.
3. Wählen Sie unter Benutzerübersicht das Menüsymbol neben dem Status eines Benutzers.
4. Wählen Sie „Benutzer deaktivieren“.
   
5. Wähle zur Bestätigung Ja aus.

Über das Org Admin Portal können Sie außerdem mehrere Benutzer mit einer Aktion deaktivieren. Nutzen Sie dazu die Such- und Filterfunktion, um die Liste der Benutzer auf diejenigen einzugrenzen, die Sie deaktivieren möchten.

So deaktivieren Sie mehrere Benutzer gleichzeitig:

1. Wähle aus dem Menü der linken Seitenleiste Benutzer aus.
2. Wählen Sie oben im aktiven Fenster „Benutzer“ aus.
3. Filtern Sie Ihre Benutzerliste nach angegebenen Kategorien und Schlüsselwörtern, um nur die Benutzer anzuzeigen, die Sie deaktivieren möchten.
4. Wählen Sie unten in der Ergebnisliste die Option Massendeaktivierung von Benutzern aus.
5. Wenn Sie aufgefordert werden zu bestätigen, dass Sie alle aufgelisteten Benutzer deaktivieren möchten, wählen Sie Ja aus.

Deaktivierte Benutzer bleiben unter „Benutzerübersicht“ aufgeführt. Ihr Status ändert sich jedoch auf „Deaktiviert“.

Nutzer reaktivieren

Wenn Sie einen inaktiven Benutzer reaktivieren müssen:

1. Wählen Sie die Menüsymbol neben dem Status eines deaktivierten Benutzers.
2. Wählen Sie „Benutzer
   reaktivieren“ aus.
3. Wählen Sie die Berechtigungsstufe für den reaktivierten Benutzer und wählen Sie Speichern.
4. Wähle einen Plan und dann Änderungen speichern aus.

Benutzer entfernen

Als bewährte Methode empfehlen wir die Deaktivierung von Benutzern, die nicht länger in Ihrem Unternehmen beschäftigt sind. Wenn Sie deaktivierte Benutzer nicht mehr unter „Benutzerübersicht“ auf der Seite „Benutzer und aktueller Plan“ aufgeführt sehen möchten, können Sie sie aus dem Org Admin Portal entfernen.

Du solltest nur ehemalige Mitarbeiter entfernen, deren Rückkehr nicht zu erwarten ist, und andere deaktivierte Benutzer in der Benutzerübersicht belassen, damit sie für eine Reaktivierung verfügbar sind.

Um deaktivierte Benutzer zu entfernen:

1. Wählen Sie unter Benutzerübersicht das Menüsymbol neben dem Status eines deaktivierten Benutzers.
2. Wählen Sie „Benutzer entfernen“ aus.

   

3. Wähle Speichern aus.

Abos neu zuordnen

Wenn dein Konto Unterkonten enthält, kannst du verfügbare Abos von deinem Bluebeam Hauptkonto auf diese Konten übertragen.

So verteilen Sie verfügbare Abonnements auf ein vorhandenes Unterkonto:

1. Öffnen Sie das übergeordnete Hauptkonto mit den verfügbaren Abonnements. In Ihrem Konto-Dashboard werden Ihre untergeordneten Konten in der linken Seitenleiste aufgelistet.

   

2. Wählen Sie „Abonnements neu zuweisen“ aus. Sie können auch zu den Kontoeinstellungen gehen, die Registerkarte „Abonnements“ auswählen und dann „Abonnements neu zuweisen“ auswählen.

3. Wählen Sie das untergeordnete Konto aus, das Abonnements erhalten soll.
4. Wählen Sie die Bestellnummer aus.
5. Wählen Sie unter „Produkt“ den Abonnementplan (Basics, Core oder Complete) mit verfügbaren Plätzen zum Übertragen aus.
6. Geben Sie die Anzahl der neu zuzuweisenden Abonnements ein. Die Anzahl muss kleiner oder gleich der Anzahl der verbleibenden Plätze sein.
7. Wählen Sie „Neu verteilen“ aus.

So erhältst du eine Übersicht über Abos, die auf deine untergeordneten Konten verteilt sind:

1. Gehe zum Tab Kontoeinstellungen > Abos.

2. Wählen Sie unter Abonnementverwaltung die Menüsymbol.
3. Wähle Aboverteilungen anzeigen aus.

So geben Sie Abonnements an ein übergeordnetes Konto zurück:

1. Wählen Sie das Kinderkonto aus dem Dashboard aus.

2. Gehen Sie zu Kontoverwaltung > Abonnementverwaltung.

3. Wählen Sie die Menüsymbol neben Plan.

4. Wähle Abos zurückgeben aus.

5. Gib die Anzahl der Abos ein, die du zurück an das übergeordnete Konto übertragen möchtest.

6. Wähle Abos zurückgeben aus.