Vejledning til administration af Bluebeam-abonnement

Oversigt

Velkommen til Bluebeam Org Admin Portal , hvor kontoejere administrerer adgang til abonnementsbaserede Bluebeam-løsninger. Organisationsadministrationsportalen tillader følgende tilladelsesniveauer:

• IT Admin: Som IT Admin kan du aktivere og administrere SSO og SCIM for din organisation. Derudover kan du administrere alle brugere i organisationen og domænenavne tilknyttet den. Dette tilladelsesniveau giver dig mulighed for at tildele Bluebeam-abonnementssæder, tilføje eller deaktivere brugere, tildele yderligere organisationsadministratorerog begrænsede administratorer og domænenavne.
  
  Muligheden for at konfigurere SSO og SCIM er i en tidlig adgangsfase og kun tilgængelig, hvis din organisation er kvalificeret. Kontakt Support for mere information.
• Org Admin: Som Org Admin kan du administrere alle brugere i organisationen og domænenavne, der er knyttet til den. Dette tilladelsesniveau giver dig mulighed for at tildele Bluebeam-abonnementssæder, tilføje eller deaktivere brugere, tildele yderligere organisationsadministratorer og begrænsede administratorer og domænenavne.
  
  Hvis din Bluebeam Plan har en enkelt brugerkonto, har kontoen slutbrugertilladelser og er ikke kvalificeret til organisationsadministratortilladelser .
• Begrænset administrator: Som begrænset administrator kan du kun administrere de nye abonnementer, du har købt til din konto, og du kan kun oprette og administrere brugere i det abonnement. Du kan ikke tildele yderligere organisationsadministratorer , og du kan ikke administrere domænenavne.
• Slutbruger: Slutbrugere er brugere i din organisation, der bruger Bluebeams produkter og tjenester. Slutbrugere kan ikke bruge funktionerne i organisationens administrationsportal. Hvis du har købt pladser til et eksisterende abonnement i webbutikken, tildeles du automatisk slutbrugertilladelsesniveauer.

I denne vejledning beskriver vi, hvordan du konfigurerer og administrerer dine Bluebeam-abonnementskonti, så du og/eller dit team kan få adgang til Revu 21, Bluebeam Cloud og Studio med blot et enkelt BBID. Det er ikke nødvendigt med serienummer eller produktnøgle for at komme i gang.

Log ind på organisationens administrationsportal

Sådan kommer du i gang i organisationens administrationsportal:

1. Skriv org-admin.bluebeam.com i din webbrowser.

2. Vælg din serverregion.

3. Indtast dit BBID og din adgangskode.

Tilføj en ny abonnementsbruger

For at tilføje individuelle nye brugere til din konto, skal du vælge kontoen (eller underkontoen) og derefter:

1. Vælg Users i menuen til venstre i sidepanelet.

2. Vælg Brugere øverst i det åbne vindue.

3. Under Users og Current Plan skal du vælge Create New User til højre for User Overview.
4. Vælg fanen Tilføj ny abonnementsbruger , og angiv de ønskede oplysninger på formularen.
   Ud over at indstille Tilladelser (IT Admin, Org Admin, Limited Admin, Slutbruger, som tilladt af dit tilladelsesniveau), skal du vælge den relevante serverregion. Som standard oprettes brugere i serverområdet, hvor kontoen er placeret. Men hvis en bruger, der tilhører den konto, ønsker at bruge Revu i en anden serverregion (uanset deres faktiske placering), skal du oprette denne bruger i den anden serverregion. Hvis du gør det, udløses en hændelse for at flytte denne brugers rettigheder til den anden serverregion.
   Du kan også vælge det foretrukne sprog for brugeren. Hvis du gør det, udløses invitationsmailen til at blive sendt på det foretrukne sprog. Valg af det foretrukne sprog påvirker ikke brugerens serverområde.
5. Når du er færdig med at indtaste den nye brugers oplysninger, skal du vælge Gem.
6. Vælg en plan for den nye bruger.
7. Vælg Gem ændringer.

Den nye bruger vil blive vist under Brugeroverblik med status "Afventer", indtil deres konto er blevet aktiveret via e-mailinvitation. Nye brugere, der allerede har BBID'er, bliver automatisk sat til "Accepteret".

Massetilføj brugere

En organisationsadministrator kan også tilføje flere brugere til deres konto.

Sådan gør du dette:

1. Vælg Brugere i menuen til venstre i sidepanelet.

2. Vælg Brugere øverst i det åbne vindue.

3. Vælg Opret ny bruger til højre for User Overview under Brugere og Nuværende abonnement.

4. Øverst i vinduet skal du skifte til fanen Bulk Add Users.
   
5. For at tilføje flere brugere skal du importere en CSV-fil. Download den medfølgende skabelon og indtast alle obligatoriske oplysninger i Excel. Du kan tilføje op til 500 brugere ad gangen.
   Hvis du tidligere har tilføjet flere brugere via skabelonen, skal du sørge for at downloade og bruge den nyeste version af skabelonen, når du forsøger en efterfølgende masseupload. Ellers behandles det ikke.

6. Inden for skabelonen skal du indtaste det foretrukne sprog for brugere i kolonnen PreferredLanguage. Indtastninger i Preferred Language er store- og småbogstavsfølsomme. Du skal bruge følgende brug af store bogstaver og tegnsætning:

   • English (US)

   • English (UK)

   • Danish

   • Dutch

   • Finnish

   • French (France)

   • German (Germany)

   • Italian

   • Japanese

   • Korean

   • Norwegian

   • Spanish (Spain)

   • Swedish

7. Inden for skabelonen skal du angive abonnementsadgang (Basics, Core eller Complete) for brugere i kolonnen ProductTier .
   Hvis du vil tilføje brugere som ulønnede samarbejdspartnere, skal du lade kolonnen ProductTier være tom for disse brugere.
   Indgange til abonnementsadgang (Basics, Core eller Complete) skelner mellem store og små bogstaver. Brug den nøjagtige brug af store og små bogstaver for at sikre, at masseupload processer korrekt.
8. Du kan også angive serverregion for flere brugere i regnearket.
   Slet ikke nogen kolonner fra CSV-skabelonen (selv for ikke-obligatoriske felter). Ellers behandles din masseupload ikke.
9. Når du har gemt din version af CSV-filen, skal du uploade den under Bulk Add Users. Træk og slip filen, eller find den ved at Browse computeren i Stifinder.
10. Vælg Run Validation.
    
11. Når CSV-filen er behandlet, vises den nederst i vinduet.
12. Vælg Import All. Import kan tage op til 10-15 minutter.
13. Når du har gennemgået oversigten, skal du vælge Luk.

Efter masseupload af brugere kan du importere en anden CSV-liste, hvis det er nødvendigt. De nye brugere vises under Brugeroversigt med en Afventer-status, indtil deres konti er blevet aktiveret via de e-mail-invitationer, de hver især modtager.

Nye brugere, der allerede har BBID'er, bliver automatisk sat til "Accepteret".

Rediger tilladelser

Hvis du har brug for at ændre tilladelserne, efter du har tilføjet en bruger, skal du følge disse trin:

1. Vælg Brugere i menuen til venstre i sidepanelet.

2. Vælg Brugere øverst i det åbne vindue.

3. Under Brugeroversigt skal du finde den brugerkonto, der har brug for opdaterede tilladelser.
4. Vælg menuikonet ud for kontoens status.
5. Vælg Rediger brugeroplysninger.
6. Under Tilladelser skal du vælge IT Admin, Org Admin, Limited Admin og/eller Slutbruger.
   
   Muligheden for at vælge og tildele IT-administratortilladelsen er kun tilgængelig for IT-administratorer, der udfører denne procedure.
7. Vælg Gem.

Rediger abonnementsadgang for flere brugere

Hvis du skal tildele eller redigere abonnementsadgang for flere brugere på én gang, skal du følge disse trin:

1. Vælg Kontoindstillinger i menuen til venstre i sidepanelet.

2. Vælg Abonnementer øverst i det åbne vindue.

3. For et abonnement med tilgængelige brugerlicenser skal du vælge menuikonet yderst til højre.
4. Vælg Assign Members to Plan.
5. Marker feltet ud for de brugere, du vil tilføje til dit abonnement.
6. Når du har valgt alle relevante brugere, skal du vælge pil til højre for at flytte dem til Current users.
7. Vælg Gem.

Søg + filtrer abonnementsbrugere

På siden Users under Users and Current Plan kan du også finde bestemte kontobrugere og/eller filtrere dem efter kategorier. Sådan gør du dette:

1. Vælg Brugere i menuen til venstre i sidepanelet.

2. Vælg Brugere øverst i det åbne vindue.

3. Under Brugeroversigt skal du vælge rullemenuen ud for tragten.
4. Fra listen over søgemuligheder skal du vælge den kategori, som du vil filtrere abonnementsbrugere i:
   • Fornavn
   • Efternavn
   • E-mailadresse
   • Serverregion
   • Plan
   • Brygertype
   • Status

Du kan også søge efter nøgleord, hvis du leder efter en bestemt kontobruger og/eller e-mailadresse:

1. Skriv dit søgeord i feltet ved siden af filterlisten.
2. Klik på luppen, eller tryk på Enter.

Dine søgeresultater vises under Brugeroversigt.

Du kan også sortere kolonner efter indhold. For at gøre dette skal du vælge den pil, der vises, når du holder markøren over en kolonneoverskrift:

Eksportér en brugerliste

Under Users and Current Plan kan du bruge søge- og filtreringsfunktionen til at eksportere en liste over brugere til en Microsoft Excel-fil baseret på dine søge- og filterkriterier. Funktionen giver organisationer med et stort antal brugere mulighed for nemt at se og sortere brugere efter kriterier som status, abonnement, brugertype eller en hvilken som helst anden kolonne på listen. Sådan gør du dette:

1. Vælg Brugere i menuen til venstre i sidepanelet.

2. Vælg Brugere øverst i det åbne vindue.

3. Filtrér din brugerliste.
4. Rul ned til bunden af sektionen User Overview .
5. Vælg Export as Excel.

Excel-filen vises i en ZIP-fil i mappen Downloads.

Rediger brugeroplysninger

På siden Users and Current Plan kan du også redigere oplysninger for eksisterende kontobrugere. Sådan gør du dette:

1. Under Brugeroversigt kan du vælge menuikonet ved siden af en brugers status for at få flere valgmuligheder.
2. Vælg Rediger brugeroplysninger.
3. I dialogboksen Modify Subscription End User kan du navigere til Modify Product Tiers, ændre Permissions og/eller opdatere Contact Details.
4. Når du er færdig med at redigere brugeroplysningerne, skal du vælge Gem.

Hvis du har indtastet den forkerte e-mailadresse for en inviteret bruger, skal du deaktivere vedkommendes konto og tilføje en ny abonnementsbruger med den korrekte e-mailadresse.

Rediger abonnementsadgang for én bruger

Hvis det er nødvendigt, kan du ændre abonnementsadgangen for en bestemt kontobruger fra siden Users and Current Plan. Sådan gør du:

1. Vælg Users i menuen til venstre i sidepanelet.

2. Vælg Brugere øverst i det åbne vindue.

3. Fra sektionen Brugeroversigt skal du vælge menuikonet ud for deres status og vælge en af mulighederne:

   • Edit user information > Modify Plans
   • Modify Subscription Access
4. Vælg et abonnement med tilgængelige brugerlicenser, og vælg Gem ændringer.

Send invitation igen

Når du tilføjer nye abonnementsbrugere, sendes der invitationer ud via e-mail, så deres konti oprettes og aktiveres. Hvis de ikke opretter og aktiverer deres konti, og de ikke længere har adgang til deres invitations-e-mail, kan du sende invitationen igen.

Sådan sender du en invitation til en bruger igen:

1. Vælg Users i menuen til venstre i sidepanelet.
2. Fra toppen af det aktive vindue skal du vælge Brugere.

3. Under Brugeroversigt skal du vælge menuikonet ud for en brugers status, og vælg en af mulighederne:

   • Rediger brugeroplysninger > Send invitation igen
   • Send invitation igen
4. Vælg Resend.

E-mail med registreringsinvitation

Vælg indstillingen e-mail med registreringsinvitation for brugere med statussen Udløbet. Dette vil give dem mulighed for at aktivere deres konti og bekræfte/oprette deres Bluebeam-ID'er (BBID'er) til at logge ind på Revu 21, Studio og Bluebeam Cloud.

Velkomstmail

Vælg indstillingen Velkomstmail for brugere med statussen Accepteret, som har aktiveret deres konti og bekræftet/oprettet deres BBID'er. Denne e-mail giver dem et link til download af Revu 21 og bekræfter den serverregion, de skal vælge, når de får adgang til Bluebeam-løsninger.

Masse gensend invitation

Når du tilføjer nye abonnementsbrugere, sendes der invitationer ud via e-mail, så deres konti oprettes og aktiveres. Hvis en bruger ikke opretter og aktiverer sin konto, og vedkommende ikke længere har adgang til sin invitations-e-mail, kan du sende invitationen igen. Hvis flere brugere i din organisation har status som Udløbet eller Afventer, kan du sende en invitation til alle disse brugere igen med én handling.

Sådan massesender du invitationer igen:

1. Vælg Users i menuen til venstre i sidepanelet.
2. Fra toppen af det aktive vindue skal du vælge Brugere.
3. Filtrer din brugerliste efter Status.
4. Vælg Afventer og/eller Udløbet som søgekriterier.
5. Nederst på listen over resultater skal du vælge Masse-gen-send invitationer.
6. Når du bliver bedt om at bekræfte, skal du vælge Ja.

Deaktiver bruger

Som en bedste praksis anbefaler vi kun at deaktivere brugere, når de ikke længere er ansat i din virksomhed. Sådan gør du:

1. Vælg Users i menuen til venstre i sidepanelet.
2. Fra toppen af det aktive vindue skal du vælge Brugere.
3. Under Brugeroversigt skal du vælge menuikonet ved siden af en brugers status.
4. Vælg Deaktiver bruger.
   
5. Vælg Ja for at bekræfte.

Org Admin Portal giver dig også mulighed for at deaktivere flere brugere med én handling ved at bruge søge- og filterfunktionen til at indsnævre listen over brugere til dem, du vil deaktivere.

Sådan massedeaktiverer du brugere:

1. Vælg Users i menuen til venstre i sidepanelet.
2. Fra toppen af det aktive vindue skal du vælge Brugere.
3. Filtrer din brugerliste efter specificeret kategori og nøgleord for kun at vise de brugere, du ønsker at deaktivere.
4. Nederst på listen over resultater skal du vælge Masse deaktiver brugere.
5. Når du bliver bedt om at bekræfte, at du vil deaktivere alle anførte brugere, skal du vælge Ja.

Deaktiverede brugere er stadig angivet under User Overview. Deres status ændres dog til Deaktiveret.

Genaktiver bruger

Hvis du har brug for at genaktivere en inaktiv bruger:

1. Vælg menuikonet ved siden af en deaktiveret brugers status.
2. Vælg Genaktiver bruger
   .
3. Vælg tilladelsesniveauet for den genaktiverede bruger, og vælg Save.
4. Vælg en plan, og vælg Save Changes.

Fjern bruger

Vores foreslåede bedste praksis er at deaktivere brugere, der ikke længere er ansat i din virksomhed. Hvis du ikke længere ønsker at se deaktiverede brugere opført under Brugeroversigt på siden Brugere og nuværende plan, kan du fjerne dem fra organisationens administrationsportal.

Du bør kun fjerne tidligere medarbejdere, som du ikke forventer at få tilbage, og lad andre deaktiverede brugere blive i Brugeroversigt, så de kan genaktiveres.

Sådan fjernes deaktiverede brugere:

1. Under Brugeroversigt skal du vælge menuikonet ved siden af en deaktiveret brugers status.
2. Vælg Fjern bruger.

   

3. Vælg Gem.

Overfør abonnementer

Hvis din konto indeholder underkonti, kan du overføre tilgængelige abonnementer til dem fra din primære Bluebeam-konto.

Sådan videredistribuerer du tilgængelige abonnementer til en eksisterende underkonto:

1. Åbn hovedkontoen med tilgængelige abonnementer. Fra dit kontobetjeningspanel kan du se dine underordnede konti, som er angivet i venstre sidebjælke.

   

2. Vælg Genallokér abonnementer. Du kan også gå til Kontoindstillinger og vælge fanen Abonnementer og derefter vælge Genallokér abonnementer.

3. Vælg den underkonto, der skal modtage abonnementer.
4. Vælg ordrenummeret.
5. Under Product skal du vælge det abonnement (Basics, Core eller Complete) med tilgængelige licenser, du vil overføre.
6. Indtast antallet af abonnementer, der skal omfordeles. Antallet skal være mindre end eller lig med antallet af resterende pladser.
7. Vælg Overfør.

For at se abonnementer fordelt på dine underordnede konti:

1. Gå til Kontoindstillinger > fanen Abonnementer.

2. Under Administrer abonnement skal du vælge menuikonet .
3. Vælg Vis fordeling af abonnementer.

Sådan sender du abonnementer tilbage til en hovedkonto:

1. Vælg underkontoen fra dashboardet.

2. Gå til Kontoadministration > Abonnementsadministration.

3. Vælg menuikonet ved siden af Plan.

4. Vælg Return subscriptions.

5. Angiv det antal abonnementer, du vil overføre tilbage til hovedkontoen.

6. Vælg Return subscriptions.