Säästä aikaa OCR- ja Batch Link -toimintojen avulla

Tämä koskee seuraavia:

  • Revu 21
  • Revu 20
Revu 21:ssä OCR on käytettävissä kaikissa Bluebeam-tilauspaketeissa, kun taas Batch Link on käytettävissä vain Complete- ja Max-tilauspaketeissa. Revu 20:ssä OCR ja Batch Link ovat käytettävissä vain eXtreme-käyttöoikeuksilla.

Revun OCR- ja Batch Link ‑ominaisuudet voivat säästää paljon aikaa tietojen PDF-tiedostoista etsimisessä ja PDF-tiedostojen selaamisessa. OCR muuntaa skannatut asiakirjat haettaviksi PDF-tiedostoiksi tunnistamalla sivujen tekstin ja muuntamalla nämä merkit hakukelpoisiksi tiedoiksi. Batch Link voi sitten ottaa nämä haettavat PDF-tiedostot ja lisätä niihin automaattisesti navigointihyperlinkkejä määrittämiesi kriteerien perusteella. Yhdessä nämä kaksi ominaisuutta mahdollistavat nopean hakemisen ja välittömän navigoinnin kaikkien tarvittavien asiakirjojen välillä.

Muunna skannatut asiakirjat haettaviksi PDF-tiedostoiksi OCR:llä

Kun skanneri luo PDF-tiedoston, siitä tulee niin sanottu PDF-rasteritiedosto. PDF-rasteritiedosto luo kuvan alkuperäisestä skannatusta asiakirjasta hyödyntämällä neliömäisiä pisteitä, joita kutsutaan pikseleiksi. Kun katselet PDF-rasteritiedostoa, näet pikseleitä, jotka edustavat tekstiä ja viivoja, mutta tiedostossa ei ole varsinaista tekstidataa. Tämä tarkoittaa sitä, että Revun hakutoiminto ei toimi tällaisessa asiakirjassa.

OCR korjaa tämän ongelman. OCR:n suorittaminen PDF-tiedostossa muuntaa rasteri- ja vektori-Kuva automaattisesti haettavaksi tekstiksi. Jos haluat käyttää OCR:ää, siirry kohtaan Dokumentti > OCR. Katso Revu-ohjeesta, miten tätä ominaisuutta käytetään.

Lisätietoja rasterista ja muista PDF-tiedostotyypeistä on Uloskuittaus Rasteri, vektori ja teksti – mitä PDF-tiedostossani oikeasti on?

PDF-tiedostojen automaattinen merkitseminen

Kun OCR-prosessi on valmis, mutta Batch Linkiä ei ole vielä suoritettu, asiakirjalle kannattaa suorittaa AutoMark. Tämä prosessi luo automaattisesti sivunnimen jokaiselle PDF-tiedoston arkille. Sivunnimet ovat loistava tapa pitää asiakirjasarjat järjestyksessä, sillä ne sisältävät hyperlinkit asiakirjasarjan kyseiseen osioon aina, kun sivunnimi mainitaan tekstissä. Voit käyttää Automarkia avaamalla Pikkukuvat-paneeli ja valitsemalla Luo sivunnimet ‑painikkeen. AutoMark-ominaisuudesta löytyy Revun käyttöoppaasta.

Integroi Batch Link -toimintoon OCR

Nyt kun dokumenteissasi on haettavaa tekstiä ja Sivunnimet, voit viedä PDF-tiedostojesi käsittelyä askeleen pidemmälle käyttämällä Batch Linkiä, joka tekee dokumenttien selaamisesta helppoa. Batch Link hakee PDF-tiedostojen ryhmistä käyttäjän määrittämää tekstiä ja Luo sitten tekstistä Hyperlinkkejä käyttäjän Määritämiin kohteisiin. Tässä on joitakin käytännön esimerkkejä siitä, miten Batch Linkiä voidaan käyttää:

  • Koko hakemistosivun automaattinen hyperlinkki
  • Linkitä korkeushuomautukset suoraan korkeustietoihin
  • Luo sisällysluettelo, jossa on linkit asiaankuuluviin osioihin.

Pääset Batch Linkiin valitsemalla Erä > Linkki > Uusi. Saat tarkemman käsityksen Batch Linkistä ja kaikista sen ominaisuuksista Revun ohjeesta.

Ohjeet

Revu 21

Revu 20

Asiakirjojen käsittely

PDF-tiedostojen hallinta

OCR muuntaa skannatut asiakirjasi haettaviksi PDF-tiedostoiksi tunnistamalla sivulla olevan tekstin ja muuntamalla sen merkit haettaviksi tiedoiksi. Batch Link voi sitten ottaa nämä haettavat PDF-tiedostot ja lisätä niihin automaattisesti Hyperlinkkejä ennalta määrittämiesi kriteerien perusteella.