Studio セッションのホスト

Studio セッションを作成するには、検証済みの Studio アカウントが必要です。まだ Studio アカウントを作成していない場合は、「Studio アカウントの作成」を参照して Studio アカウントを作成してください。

新しいセッションを開始するには：

1. [Studio] タブから、[開始] > [新しいセッション] の順に移動します。[Studio のセッションを開始] ダイアログボックスが表示されます。

   • Studio アカウントをまだ作成していない場合は、代わりに [Studio のアカウントを作成] ダイアログボックスが表示されます。先に進む前に、[Studio アカウントを作成] を実行します。

   
   

2. [セッション名] フィールドにこのセッションの名前を入力します。この名前は一意である必要はありません。

3. [追加] をクリックし、PDF を選択してセッションに含めるか、[開いているファイルの追加] をクリックして現在 Revu で開いているファイルを追加します。ファイルは後でも追加できます。詳細については、下の「セッションの管理」を参照してください。

   メモ： Legend を含む PDF をセッションに追加した場合、Legend はセッション内にある限りスナップショットとして表示されます。ただし、PDF がセッション外に持ち出された場合は Legend は通常の機能を再開し、自動的に更新されて、セッション内にあった期間に PDF に加えられた変更が反映されます。
   

4. [権限] リストから希望のオプションを選択します。この選択により、ユニバーサル権限が全参加者に適用されます。[保存]、[印刷]、[マークアップ]、[マークアップ警告]、または [ドキュメントの追加] にチェックを付けると、それぞれの権限がデフォルトで参加者に許可され、チェックを解除すると、それぞれの権限がデフォルトで参加者から削除されます。
   • ユニバーサル権限は、個別またはグループ権限の対象となっていない参加者全員に自動的に適用されます (セッション作成後に設定可能)。Studio セッションでの権限の詳細については、「Studio セッションでのアクセスおよび権限の定義」を参照してください。
5. 電子メールアドレスによりセッションへのアクセスを制限するには、[電子メールアドレスで参加者を制限する] を選択します。次の画面で、許可された参加者を追加できます。また、セッションの作成後にこうした参加者を追加することもできます (詳細については、後述する「セッションの管理」を参照してください)。セッション ID を持つユーザにセッションへの参加を許可するには、このオプションのチェックを解除します。
6. セッションの期限日を設定するには、[セッションの期限日] を選択し、対象の期限日の日付と時刻を入力します。期限日は未来に設定する必要があります。Revu では、過去の期限日は許可されません。

7. [OK] をクリックして設定を保存し、ファイルをアップロードします。[セッションへの招待] ダイアログボックスが表示されます。

   

   誰かをセッションに招待すると、招待された人は自動的に [許可された参加者] として [セッションの設定] に追加されます (参加者のアクセスについての詳細は、「Studio セッションでの参加者のアクセスの設定」を参照してください)。さらに、招待した人にも電子メールが送信され、セッションに関する情報とともに、そのセッションに自動的に接続できるリンクが知らされます。この動作を希望しない場合は、[キャンセル] をクリックすると、招待者なしでセッションが作成されます。招待を後で送信したり (「セッションへの参加者の招待」を参照)、招待を送信せずに参加者を追加したり (「Studio セッションでの参加者のアクセスの設定」を参照) できます。

8. セッションの [情報] がダイアログボックスの上部に表示されます。この情報をクリップボードにコピーして、電子メールメッセージ、IM、他のドキュメントなど別のプログラムに貼り付けるには、[招待のコピー] をクリックします。

9. デフォルトの電子メールプログラムのアドレス帳から招待者を追加するには、[アドレス帳] をクリックします。

   メモ： Revu がそのアドレス帳にアクセスするには、電子メールプログラムが MAPI に準拠している必要があります。Gmail、Hotmail または Yahoo など、Web ベースの電子メールのアドレス帳にはアクセスできません。

10. 招待者を手動で追加するには、以下をクリックします。 [電子メールアドレスの追加] ダイアログボックスが表示されたら、招待者の電子メールアドレスを入力し、[OK] をクリックします。
11. 既存のグループのメンバー全員を追加するには、 をクリックします。[グループの選択] ダイアログボックスが表示されたら、対象のグループを選択して [OK] をクリックします。
12. 招待者の電子メールアドレスを変更するには、そのエントリを選択して をクリックします。[電子メールアドレスの変更] ダイアログボックスが表示されたら、新しい電子メールアドレスを入力し、[OK] をクリックします。
13. 招待者を削除するには、エントリを選択して をクリックします。
14. 必要に応じて [メッセージ] に入力すると、招待に追加されます。
15. [OK] をクリックします。電子メールによる招待が Studio Server から全招待者に送られます。

デフォルトでは、セッション作成時に割り当てられたデフォルトの権限がすべての参加者に与えられています。さらに、[電子メールアドレスで参加者を制限する] オプションが使用された場合は、セッション作成時に招待された人だけがセッションへのアクセス権を持ちます。これらの条件は [セッションの設定] で変更できます。「Studio セッションでのアクセスおよび権限の定義」を参照してください。

いったんセッションが作成され、参加者リストが設定され、すべての権限が割り当てられると、通常それ以上の管理は不要です。しかし、セッションの最中にドキュメント、参加者、権限を追加したり削除したりできます。

参加者のアクセス

参加者のアクセス変更の多くはセッション中に行なえます。新しい参加者への招待状の送信、既存参加者のアクセスの拒否、セッションの制限ステータスの変更ができます。 

セッションへの参加者の招待

1. [Studio] タブ の [参加者] セクション上部にある [招待] をクリックします。[セッションへの招待] ダイアログボックスが表示されます。

   

2. セッションの [情報] がダイアログボックスの上部に表示されます。この情報をクリップボードにコピーして、電子メールメッセージ、IM、他のドキュメントなど別のプログラムに貼り付けるには、[招待のコピー] をクリックします。

3. デフォルトの電子メールプログラムのアドレス帳から招待者を追加するには、[アドレス帳] をクリックします。

   メモ： Revu がそのアドレス帳にアクセスするには、電子メールプログラムが MAPI に準拠している必要があります。Gmail、Hotmail または Yahoo など、Web ベースの電子メールのアドレス帳にはアクセスできません。

4. 招待者を手動で追加するには、以下をクリックします。 [電子メールアドレスの追加] ダイアログボックスが表示されたら、招待者の電子メールアドレスを入力し、[OK] をクリックします。
5. 既存のグループのメンバー全員を追加するには、 をクリックします。[グループの選択] ダイアログボックスが表示されたら、対象のグループを選択して [OK] をクリックします。
6. 招待者の電子メールアドレスを変更するには、そのエントリを選択して をクリックします。[電子メールアドレスの変更] ダイアログボックスが表示されたら、新しい電子メールアドレスを入力し、[OK] をクリックします。
7. 招待者を削除するには、エントリを選択して をクリックします。
8. 必要に応じて [メッセージ] に入力すると、招待に追加されます。
9. [OK] をクリックします。電子メールによる招待が Studio Server から全招待者に送られます。

既存参加者のアクセスの拒否

時には特定ユーザのセッションへのアクセスを拒否する必要があります。よくあるのは、セッションに参加者を追加する際に使用されたグループに属するという理由で参加者リストに追加されたユーザが、この特定のセッションへアクセスするのが適当でない場合です。また、以前アクセスを許可していたユーザに対し、セッションへの継続的なアクセスを拒否したい場合もあります。

既存参加者のアクセスを拒否するには、次のいずれかを行います。

• セッションに参加し、参加者リストの該当名を右クリックし [拒否] を選択。

• セッションに参加し、参加者リストの [参加者のアクセス] をクリック。[参加者のアクセス] ダイアログボックスが表示されたら、リストから該当名を選択し [拒否] をクリック。

  

• セッションに参加し、 [セッションの設定] をクリックします。[セッションの設定] ダイアログボックスが表示されたら、[参加者] タブをクリックし該当名を選択して [拒否] をクリック。

いったんアクセス拒否した参加者を再びセッションへ参加許可できます。 ただ上記いずれかの手順で [拒否] の代わりに [許可] をクリックするだけです。

既存セッションへのアクセス制限

セッション作成時にこのオプションを選択しなかった場合にのみ、既存セッションへのアクセスを招待者に制限できます。これにより、[参加者] タブか [参加者アクセス] ダイアログボックスの参加者リストで指定した参加者のみにアクセスを許可できます。既存セッションに対しこのオプションをオンにするには、次のいずれかを行います。

• セッションに参加し、参加者リストの [参加者のアクセス] をクリック。[参加者のアクセス] ダイアログボックスが表示されたら、[電子メールアドレスで参加者を制限する] にチェックを入れ [OK] をクリック。
• セッションに参加し、 [セッションの設定] をクリックします。[セッションの設定] ダイアログボックスが表示されたら、[参加者] タブをクリックし [電子メールアドレスで参加者を制限する] にチェックを入れ [OK] をクリック。

このオプションをオンにしたら、含めたい参加者を招待するか参加者リストに追加するかして、全員がセッションへの参加を許可されているか確認することをお勧めします。

ドキュメントの管理

セッション開始時にドキュメントを追加できますが、セッション中にもホストはドキュメントを追加、削除できます。

ファイルの追加

ドキュメントの追加権限を持つセッション参加者は、セッションにファイルを追加できます。

Legend を含む PDF をセッションに追加した場合、Legend はセッション内にある限りスナップショットとして表示されます。ただし、PDF がセッション外に持ち出された場合は Legend は通常の機能を再開し、自動的に更新されて、セッション内にあった期間に PDF に加えられた変更が反映されます。

1. セッションに参加します。
2. [Studio] タブの [ドキュメント] セクションにある [ファイルの追加] をクリックします。

3. 対象のファイル (複数可) に移動して選択し、[開く] をクリックします。

   メモ： Studio でファイルのアップロードまたはダウンロードを行うには、ローカルマシンのシステムクロックが正しく設定され、UTC と同期状態 (15 分以内) になっていることが必要で、それ以外の場合、Studio でのファイルのアップロードまたはダウンロードはエラーになります。[日付と時刻] の設定で指定したタイムゾーンに合っているようにローカルマシンのシステムクロックを更新し、アップロードまたはダウンロードをもう一度試してください。

ファイルの削除

セッションからファイルを削除する方法は次の 2 通りあります。

• セッションに参加し、[Studio] タブの [ドキュメント] セクションで該当のファイル名を右クリックし [削除] を選択。
• セッションに参加し、[Studio] タブの [ドキュメント] セクションで該当のドキュメント名の右側にある [削除] をクリックします。マウスをドキュメントの名前に合わせると、このアイコンが表示されます。

ファイルの置き換え

セッションの参加者は別の参加者をフォローすることを選択できますが、セッションのホストは、セッションの全参加者が同時にフォローするよう要求できます。この機能はセッションのホストだけが持っており、ホスト以外に 2 名以上の参加者がいる場合のみ使用できます。この要求を起動するには、次のいずれかを行います。

• セッションに参加し、[Studio] タブの [参加者] リストにある自身の名前の右の [フォロー] アイコンをクリックします (自身をフォローするような操作です)。
• セッションに参加し、[Studio] タブの下部にあるチャットフィールドに「自分をフォロー」(かぎかっこはなし) と入力します。

セッションのホストをフォローするようにという要求が全セッション参加者に送信され、複数の参加者が同時にホストをフォローできるようにする。参加者はホストのフォロー開始を承認しなければなりません。

セッション継続中のいつでも、セッションレポートを作成して自分のコンピュータに保存できます。またセッション終了時にもそのようなレポートを作成する機会があります。

セッションレポートを作成するには：

1. セッションに参加します。

2. [Studio] タブの [レコード] セクションにある [レポート] をクリックします。[セッションのレポート] ダイアログボックスが表示されます。

   

3. 次から作成するレポートのタイプを選択します。
• [レコードの概要] は、[Studio] タブの [レコード] セクションのコンテンツを含む PDF ファイルを作成します。
• [PDF パッケージのレポート] は、レコードの概要とセッション内の全ドキュメントを含む PDF パッケージを作成します。

• [ファイル結合のレポート] は、レコードの概要とセッション内の全ドキュメントを含む単一の PDF を作成します。

  メモ： [PDF パッケージのレポート] と [ファイル結合のレポート] では、ドキュメント内の対応するマークアップへのハイパーリンクが (まだセッション内にいるかのように) レコードの概要に含まれています。これにより、レコードを見直し、ドキュメントのマークアップにジャンプできます。

4. 作成する PDF ファイルまたはパッケージの [タイトル] を入力します。
5. レポートに含めたい [メモ] の見出しを入力し、 すぐ下のフィールドにメモを追加します。
6. [ページサイズ] と向き ([縦] または [横]) を選択します。
7. 次のオプションのいずれかまたはすべてを選択します。
   • [参加者のリストを含める] は、レポートの概要に参加者リストを含めます。
   • [ドキュメントのリストを含める] は、レポートの概要にドキュメントのリストを含めます。
   • [フィルタされたレコード項目を含める] は、フィルタリングされて現在表示されていない項目も含め全レコードを概要に含めます。
8. レポートに含める必要がある列をセッションの [レコード] タブから選択します。[日付]、[時刻]、[ドキュメント]、[ページ] などを選択できます。
9. [OK] を選択してレポートを作成します。

[セッションの終了] によりセッションは修了し、セッションのドキュメントは Studio Server から削除されます。必要であれば、[セッションのレポート] を作成してセッションのドキュメントを保存する機会があります。

セッションを終了するには：

1. セッションに参加して、セッション参加者は誰もセッションのドキュメントで作業していないことを確認します。

2. [Studio] タブの [終了] をクリックします。[セッションを終了] ダイアログボックスが表示されます。

   

3. 保存するために選択したセッションのドキュメントに特定の参加者のマークアップを含めるには、[ マークアップを含める] リストでその参加者を選択します。
4. 次のいずれかの保存オプションを選択します。
• [保存 (既存を上書き)] は、セッションにアップロードしたファイルの元の場所に、現在そこにあるファイル名でファイルを上書き保存します。これはつまり元のファイルをセッションからのファイルで置き換えるということです。元のファイルを保存する必要があり、まだバックアップを取っていない場合は、このオプションを選択しないでください。
• [フォルダに保存] は、セッションのドキュメントを指定のフォルダに保存します。デフォルトのフォルダの場所を変更するには、 をクリックして目的のフォルダに進みます。
  • [セッションのフォルダ] を選択して指定の場所にセッション名を付けたサブフォルダを作成します。
• [ファイルを保存しない] は、セッションのドキュメントを保存しないで破棄します。
5. セッション終了時に、現在 Revu に開いているセッションのファイルを自動的に閉じるには [終了後にファイルを閉じる] を選択します。そうしないとファイルは開いたままになります。
6. セッションを終了する前に [レポートの生成] を選択して [セッションのレポート] を生成します。セッションのレポートの設定を指定するには、[設定] をクリックします。これによって、[セッションのレポート] ダイアログボックスが表示されます。[セッションのレポート] の設定についての詳細は、「セッションのレポート」を参照してください。
   • 下記フィールドで指定したフォルダにセッションのレポートが保存されます。デフォルトのフォルダの場所を変更するには、 をクリックして目的のフォルダに進みます。

7. [OK] をクリックしてセッションを終了します。

   メモ： セッションが終了すると、セッションおよびセッションのファイルは永久的に Studio Server から削除されます。 これは元に戻せません。