Så här sparar du tid med OCR och Batch Link

Gäller för:

  • Revu 21 och tidigare
I Revu 21 är OCR tillgängligt för alla Bluebeam-prenumerationsplaner, medan Batch Link endast är tillgängligt för Complete-prenumerationsplaner. För Revu 20 och tidigare är det bara användare med eXtreme-licenser som kan använda OCR och Batch Link.

OCR och Batch Link är två funktioner i Revu som kan spara dig mycket tid när du söker och navigerar i dina PDF-filer. OCR omvandlar dina skannade dokument till sökbara PDF-filer genom att upptäcka eventuell text på sidan och översätta dessa tecken till sökbara data. Batch Link kan sedan ta de här sökbara PDF-filerna och automatiskt lägga till hyperlänkar för navigering i dem baserat på kriterier som du anger. I kombination resulterar de här två funktionerna i snabb sökning och omedelbar navigering mellan alla dina relevanta dokument.

Omvandla skannade dokument till sökbara PDF:er med OCR

När en PDF-fil skapas av en skanner blir den en så kallad raster-PDF. I en raster-PDF används en serie fyrkantiga punkter, så kallade pixlar, för att skapa en bild av det ursprungliga dokumentet som skannades. När du visar en raster-PDF tittar du på pixlar som motsvarar text och linjer, men filen innehåller inga faktiska textdata. Det innebär att sökfunktionen i Revu inte fungerar för den här typen av dokument.

OCR åtgärdar det här problemet. När du kör OCR på en PDF-fil översätts raster- och vektorbilderna automatiskt till sökbar text. För att använda OCR går du till Dokument > OCR. I Revu Hjälp hittar du information om hur du använder den här funktionen.

För mer information om raster och andra typer av PDF-innehåll kan du läsa Raster, vektor och text – vad innehåller egentligen min PDF?

AutoMarkera dina PDF:er

När OCR-processen är klar, men innan du kör Batch Link, är det bäst att köra Automarkera i ditt dokument. Den här processen genererar automatiskt en sidetikett för varje blad i din PDF. Sidetiketter är ett bra sätt att hålla dokumentuppsättningar organiserade med hyperlänkar till ett relevant avsnitt i dokumentuppsättningen varje gång dess sidetikett nämns i texten. Du kommer åt Automark genom att öppna panelen Miniatyrvy och välja knappen Skapa sidetiketter. Mer information om funktionen Automarkera finns i Revu Hjälp.

Så här integrerar du OCR med Batch Link

Nu när dina dokument har sökbar text och sidetiketter kan du ta PDF-filerna ett steg längre genom att använda Batch Link för att göra det riktigt enkelt att navigera i dem. Batch Link söker i grupper av PDF:er efter text som användaren har angett och skapar sedan hyperlänkar från den texten till användarangivna destinationer. Här är några praktiska exempel på hur Batch Link kan användas:

  • Hyperlänka ett helt indexblad automatiskt
  • Länka bildtexter om höjd direkt till höjdinformationen
  • Skapa en innehållsförteckning med länkar till relevanta avsnitt

Du kommer åt Batch Link genom att gå till Batch > Länk > Ny . Om du vill ha mer djupgående information om Batch Link och alla dess funktioner kan du ta en titt på Revu Hjälp.

Instruktioner

Revu 21

Revu 20

Dokumentbearbetning

PDF-hantering

OCR omvandlar dina skannade dokument till sökbara PDF-filer genom att upptäcka eventuell text på sidan och översätta dessa tecken till sökbara data. Batch Link kan sedan automatiskt lägga till hyperlänkar för navigering i de sökbara PDF-filerna enligt kriterier som du har definierat.