Spar tid med OCR og Batch Link

Med to funktioner i Revu, OCR og Batch Link, kan du spare megen tid, når du søger og navigerer blandt dine PDF-filer. OCR omdanner dine scannede dokumenter til søgbare PDF-filer ved at aflæse tekst, der findes på siden, og oversætte disse tegn til søgbare data. Batch Link kan derefter tage disse søgbare PDF-filer og automatisk tildele dem hyperlinks til navigation baseret på kriterier, som du definerer. Tilsammen giver disse to funktioner dig hurtig søgning og øjeblikkelig navigation mellem alle dine relevante dokumenter.

Gør scannede dokumenter til søgbare PDF-filer med OCR

Når en PDF-fil oprettes med en scanner, kaldes denne fil en raster -PDF. En raster-PDF bruger en række firkantede prikker, kendt som pixels, til at skabe et billede af det oprindelige dokument, der blev scannet. Når du får vist en raster-PDF, kigger du egentlig på pixels, som repræsenterer tekst og linjer, men filen indeholder ingen faktiske tekstdata. Det betyder, at søgefunktionen i Revu ikke fungerer på denne type dokument.

OCR løser dette problem. Når du kører OCR på en PDF-fil, oversættes raster- og vektorbilleder automatisk til søgbar tekst. Hvis du vil bruge OCR, skal du gå til Dokument > OCR. Se Hjælp til Revu for at lære, hvordan du bruger denne funktion.

Markér dine PDF-filer automatisk

Efter OCR er afsluttet, men før du kører Batch Link, er det bedst at køre Automark på dokumentet. Denne proces opretter automatisk en sideetiket til hvert ark i PDF-filen. Sideetiketter er en god måde at holde styr på dokumentgrupper på med hyperlinks, der fører til det relevante afsnit af en dokumentgruppe, hver gang dens sideetiket bliver nævnt i teksten. For at få adgang til Automark skal du åbne panelet Miniaturer og vælge knappen Opret sideetiketter. Yderligere oplysninger om Automark-funktionen findes i Revu-brugermanualen.

Integrer OCR med Batch Link

Nu, hvor dine dokumenter har søgbar tekst og sideetiketter, kan du bringe dine PDF-filer endnu et skridt videre ved at bruge Batch Link til at gøre det nemt at navigere i dine dokumenter. Batch Link søger i grupper af PDF-filer efter tekst, der er angivet af brugeren, og opretter derefter hyperlinks fra denne tekst til brugerdefinerede destinationer. Her er nogle praktiske eksempler på, hvordan Batch Link kan bruges:

• Hyperlink automatisk et helt indeksark
• Forbind billedforklaringer direkte til højdedetaljerne
• Opret en indholdsfortegnelse med links til relevante sektioner.

For at få adgang til Batch Link skal du gå til Batch > Link > Ny. Hvis du vil vide mere om Batch Link og alle dets funktioner, kan du se Hjælp til Revu.

Sådan gør du

Revu 21

Revu 20

Dokumentbehandling

PDF-styring

OCR omdanner dine scannede dokumenter til søgbare PDF-filer ved at registrere al tekst, der findes på siden, og oversætte disse tegn til søgbare data. Batch Link kan derefter tage disse søgbare PDF-filer og automatisk tilføje navigationshyperlinks til dem baseret på kriterier, der er foruddefineret af dig.