Créer un tableau de bord numérique pour faciliter l‘accès aux fichiers

Applicable à :

Rév 21
Revu 20

Travailler sur un projet peut donner lieu à une structure de dossiers complexe qui peut être difficile à parcourir. Un accès facile aux fichiers est crucial, non seulement dans les phases de conception et de construction d'un projet, mais également lors de la remise et de la gestion des installations. Quelle que soit la phase dans laquelle se trouve actuellement votre projet, les tableaux de bord numériques peuvent améliorer l'efficacité du projet pour votre équipe.

Qu'est-ce qu'un tableau de bord numérique ?

Un tableau de bord numérique est un PDF interactif qui comprend des liens vers des documents de projet pour un accès facile. Ils comprennent une page d’accueil avec des liens de niveau supérieur et une série de sous-pages avec des liens plus ciblés.

Voilà un exemple de page d'accueil d'un tableau de bord. Il contient des liens créés dans Revu qui se connectent aux documents du projet. Puisque les tableaux de bord sont construits par les utilisateurs de Revu, ils peuvent être conçus pour un maître d'ouvrage, une équipe de conception, un responsable des installations ou toute personne ayant besoin d'accéder aux fichiers du projet. Ce tableau de bord particulier contient des liens vers les dessins de projet, les manuels, les calendriers, les livrables et d'autres informations pertinentes.

Comment créer un tableau de bord numérique

Pour construire votre tableau de bord numérique, il est préférable de commencer par la fin en tête. Demandez-vous qui utilisera le plus le tableau de bord numérique ? Si la réponse est le propriétaire, un tableau de bord complet pourrait être la meilleure solution. Si la réponse est le gestionnaire des installations, les liens vers les informations de garantie et les manuels de maintenance pourraient être plus pertinents.

Créer une mise en page dans PowerPoint

Bien qu’il existe d’innombrables façons de construire un tableau de bord numérique, de nombreux utilisateurs préfèrent Microsoft PowerPoint en raison de son outil SmartArt. L’outil SmartArt fournit des graphiques visuellement attrayants avec une superposition de texte qui peut être rapidement modifiée.

Suivez ces étapes pour créer une mise en page de tableau de bord dans PowerPoint :

Ouvrez une nouvelle diapositive dans PowerPoint.
Avez-vous des diapositives PowerPoint ou de présentation approuvées par l’entreprise ? Vous pouvez les utiliser pour maintenir les directives de votre marque.
Allez dans Insertion > SmartArt.
Sélectionnez un graphique SmartArt et cliquez sur OK.
Dans les champs [Texte], saisissez les libellés des boutons qui figureront sur votre tableau de bord et qui seront vos liens.
Une fois la conception de votre tableau de bord terminée, enregistrez le fichier au format PDF.
Si vous êtes abonné à une formule Core, Complete ou Max et que le plug-in Bluebeam Microsoft Office est installé, accédez à l’onglet Accueil de PowerPoint et sélectionnez Créer un PDF. Le fichier devrait s’enregistrer au format PDF et s’ouvrir automatiquement dans Revu.

Ajouter des hyperliens dans Revu

Assurez-vous que la mise en page de votre PDF est ouverte dans Revu. Ensuite, suivez ces étapes pour ajouter des hyperliens :

Accédez à Outils > Hyperlien (Maj + H)
Faites glisser pour dessiner un cadre autour de la zone dans laquelle vous souhaitez créer un lien hypertexte.
Dans la boîte de dialogue Action, créez un lien vers un autre emplacement dans votre document, un fichier stocké localement ou vers un site Web. Une fois vos sélections effectuées, sélectionnez OK pour activer votre lien.

Vous pouvez voir votre hyperlien en passant votre curseur sur le lien que vous avez créé. Répétez cette procédure pour chaque bouton de votre tableau de bord.

Tous les liens doivent être entièrement fonctionnels et conserver leur apparence d'origine.

Faites passer votre tableau de bord numérique au niveau supérieur

Bien que l’objectif principal du tableau de bord numérique soit de faciliter l’accès aux fichiers, vous pouvez suivre ces conseils pour maximiser la convivialité et rendre votre tableau de bord plus convivial.

Créer une expérience utilisateur positive

Rendez votre tableau de bord numérique facile à utiliser avec des boutons visuellement attrayants, des icônes intuitives et des polices claires. Les exemples de tableaux de bord illustrés ci-dessus affichent leurs palettes de couleurs, images et icônes de marque pour une expérience intuitive.

Ajouter une icône d'accueil

Si votre tableau de bord comporte plusieurs pages, vous devriez envisager de placer un lien d'accueil sur chaque page. Cela permet une navigation rapide vers les liens de niveau supérieur au cas où l'utilisateur aurait besoin de revenir en arrière.

Gardez la structure à l’esprit

Lorsque vous créez un tableau de bord numérique, c'est une bonne idée d'ajouter des liens qui vont du général au spécifique. N'oubliez pas également de conserver une structure de dossiers et une convention de dénomination cohérentes pour vos fichiers.

Évitez les liens brisés

Étant donné que les tableaux de bord numériques peuvent être utilisés pendant des années, il est judicieux de vérifier vos liens. Vos fichiers de projet sont-ils constamment mis à jour ou remplacés par les dernières versions ? Créez des liens vers un dossier contenant les fichiers, plutôt que vers les fichiers eux-mêmes, pour garantir que les liens fonctionnent toujours. Évitez également de créer des liens vers des fichiers locaux sur votre ordinateur, car les utilisateurs ne pourront pas les ouvrir.

Définir les autorisations du dossier de projet

Si vous créez un lien vers des fichiers dans Bluebeam Studio, assurez-vous de définir les autorisations des dossiers de projet pour les utilisateurs du tableau de bord.

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