Spar tid med optisk tegngjenkjenning (OCR) og Batch Link

To funksjoner i Revu, OCR og Batch Link, kan spare deg mye tid når du søker og navigerer i PDF-filene dine. OCR omgjør de skannede dokumentene dine til søkbare PDF-er ved å finne all tekst på sidene og oversette tegnene til søkbare data. Batch Link kan da bruke disse søkbare PDF-ene og automatisk legge til hyperkoblinger for navigasjon i dem, basert på kriterier du har angitt. Sammen fører disse to funksjonene til rask søking og øyeblikkelig navigering mellom alle de relevante dokumentene dine.

Gjør skannede dokumenter om til søkbare PDF-er med OCR

Når en PDF opprettes av en skanner, blir den det som er kjent som en raster -PDF. En raster-PDF bruker en rekke firkantede prikker, kjent som piksler, til å skape et bilde av det originale dokumentet som ble skannet. Når du ser på en raster-PDF, ser du på piksler som representerer tekst og linjer, men filen inneholder ingen faktiske tekstdata. Det betyr at søkefunksjonen i Revu ikke vil fungere på denne typen dokument.

OCR løser dette problemet. Når du kjører OCR på en PDF, oversettes raster- og vektorbilder automatisk til søkbar tekst. For å bruke OCR, gå til Dokument > OCR. Sjekk ut Revu-hjelpen for å lære hvordan du bruker denne funksjonen.

Automark PDF-ene dine

Etter at OCR-prosessen er fullført, men før du kjører Batch Link, bør du kjøre Automark på dokumentet ditt. Denne prosessen oppretter automatisk en sideetikett for hvert ark i PDF-en din. Sideetiketter er en ypperlig metode for å opprettholde organiserte dokumentsett med hyperkoblinger til den relevante delen av et dokumentsett når sideetiketten blir nevnt i teksten. For å få tilgang til Automark, åpne Miniatyrbilder-panelet og velg Opprett sideetiketter -knappen. Ytterligere informasjon om Automark-funksjonen er tilgjengelig i Revu brukermanualen.

Integrer OCR med Batch Link

Nå som dokumentene dine har søkbar tekst og sideetiketter, kan du ta PDF-ene dine et skritt videre ved å bruke Batch Link for å gjøre det enkelt å navigere i dokumentene dine. Batch Link søker i grupper av PDF-filer etter tekst angitt av brukeren, og oppretter deretter hyperlenker fra denne teksten til brukerdefinerte destinasjoner. Her er noen praktiske eksempler på hvordan Batch Link kan brukes:

• Hyperkoble et helt stikkordsregister automatisk
• Koble hevede bildetekster direkte til hevingsdetaljene
• Opprette en innholdsfortegnelse med koblinger til relevante områder

For å få tilgang til Batch Link, gå til Batch > Link > Ny. For å få en dypere innsikt i Batch Link og alle funksjonene, ta en titt på Revu-hjelpen.

Fremgangsmåte

Revu 21

Revu 20

Dokumentbehandling

PDF-administrasjon

OCR omgjør de skannede dokumentene dine til søkbare PDF-er ved å finne all tekst på sidene og oversette tegnene til søkbare data. Batch Link kan bruke disse søkbare PDF-ene og automatisk legge til hyperkoblinger for navigasjon i dem, basert på kriterier du har angitt på forhånd.