Spar tid med optisk tegngjenkjenning (OCR) og Batch Link

To funksjoner i Revu, OCR og Batch Link kan spare deg mye tid når du søker og navigerer i PDF-filene dine. OCR omgjør de skannede dokumentene dine til søkbare PDF-er ved å finne all tekst på sidene og oversette tegnene til søkbare data. Batch Link kan bruke disse søkbare PDF-ene og automatisk legge til hyperkoblinger for navigasjon i dem, basert på kriterier du har angitt på forhånd Sammen fører disse to funksjonene til rask søking og øyeblikkelig navigering mellom alle de relevante dokumentene dine.

Gjør skannede dokumenter om til søkbare PDF-er med OCR

Når en PDF opprettes av en skanner, blir den det som er kjent som en raster -PDF. En raster-PDF bruker en rekke firkantede prikker, kjent som piksler, til å skape et bilde av det originale dokumentet som ble skannet. Når du ser på en raster-PDF, ser du på piksler som representerer tekst og linjer, men filen inneholder ingen faktiske tekstdata. Det betyr at søkefunksjonen i Revu ikke fungere på denne typen dokument.

OCR løser dette problemet. Når du kjører OCR på en PDF, oversettes raster- og vektorbilder automatisk til søkbar tekst. For å bruke OCR, gå til Dokument > OCR. Sjekk ut Revu-hjelpen for å lære hvordan du bruker denne funksjonen.

Automark PDF-ene dine

Etter at OCR-prosessen er fullført, men før du kjører Batch Link, bør du kjøre Automark på dokumentet ditt. Denne prosessen oppretter automatisk en sideetikett for hvert ark i PDF-en din. Sideetiketter er en ypperlig metode for å opprettholde organiserte dokumentsett med hyperkoblinger til den relevante delen av et dokumentsett når sideetiketten blir nevnt i teksten. For å få tilgang til Automark åpner du Miniatyrbilder-panelet og velg Opprett sideetiketter-knappen. Ytterligere informasjon om Automark-funksjonen er tilgjengelig i Revu-brukermanualen.

Integrer OCR med Batch Link

Nå som dokumentene dine har søkbar tekst og sideetiketter, kan du ta PDF-ene dine et skritt videre ved å bruke Batch Link for å gjøre det enkelt å navigere i dokumentene dine. Batch Link søker i grupper av PDF-filer etter tekst angitt av brukeren, og oppretter deretter hyperlenker fra denne teksten til brukerdefinerte destinasjoner. Her er noen praktiske eksempler på hvordan Batch Link kan brukes:

• Hyperkoble et helt stikkordsregister automatisk
• Koble hevede bildetekster direkte til hevingsdetaljene
• Opprette en innholdsfortegnelse med koblinger til relevante områder

For å få tilgang til Batch Link, gå til Batch > Link > Ny. For å få en dypere innsikt i Batch Link og alle funksjonene, ta en titt på Revu-hjelpen.

Fremgangsmåte

Revu 21

Revu 20

Dokumentbehandling

PDF-administrasjon

OCR omgjør de skannede dokumentene dine til søkbare PDF-er ved å finne all tekst på sidene og oversette tegnene til søkbare data. Batch Link kan bruke disse søkbare PDF-ene og automatisk legge til hyperkoblinger for navigasjon i dem, basert på kriterier du har angitt på forhånd.