Die Benutzer können neue Ordner im Projekt anlegen, einzelne Dateien zum Hochladen auswählen oder auch einen kompletten Ordner samt Inhalt hochladen.

Die Benutzer können Dateien nur zu Projekten hinzufügen, die sie selbst gestartet haben oder für die ihnen die entsprechenden Berechtigungen erteilt wurden.

Zum Hinzufügen von Dateien zu einem Projekt klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Projektnamen oder auf einen Ordner im Projekt, und wählen Sie die gewünschte Option aus:

• Neuer Ordner: Erstellt einen neuen Ordner im Stammverzeichnis des Projekts oder als Unterordner im ausgewählten Ordner (je nachdem, worauf Sie mit der rechten Maustaste geklickt haben ). Sobald Sie diese Option wählen, wird das Dialogfeld Neuer Ordner geöffnet. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein, und klicken Sie auf OK . Der Ordner wird erstellt.
• Dateien hochladen: Lädt die einzeln ausgewählten Dateien in das Stammverzeichnis des Projekts oder in den ausgewählten Ordner hoch (je nachdem, worauf Sie mit der rechten Maustaste geklickt haben ). Sobald Sie diese Option wählen, wird das Dialogfeld Öffnen geöffnet. Navigieren Sie zu den gewünschten Dateien(STRG-Klick oder UMSCHALT-Klick zum Auswählen mehrerer Dateien), und klicken Sie auf Öffnen.
• Ordner hochladen: Lädt den Inhalt eines Ordners in das Stammverzeichnis des Projekts oder in den ausgewählten Ordner hoch (je nachdem, worauf Sie mit der rechten Maustaste geklickt haben ). Nachdem diese Option ausgewählt wurde, wird das Dialogfeld Einen Ordner zum Hochladen auswählen angezeigt. Navigieren Sie zum gewünschten Ordner, markieren Sie den Ordner, und klicken Sie auf Ordner auswählen .
  • Mit dieser Option wird der ausgewählte Ordner im Projekt nachgebildet, und der Inhalt wird automatisch in diesen Ordner hochgeladen.

Sie können PDF-Dateien aus einem Projekt zu einer Studio-Sitzung hinzufügen. Dadurch ist es möglich, unter Ausnutzung der Vorteile, die die Zusammenarbeit in Echtzeit in einer Sitzung bietet, an Projektdateien zu arbeiten. Neben dem Namen aller Projektdateien, die in eine Sitzung aufgenommen wurden, wird dabei ein Symbol angezeigt.

Projektdateien können nur zu Sitzungen hinzugefügt werden, die mit dieser Funktion erstellt wurden. Sofern Sie nicht weitere PDF-Dateien zu einer Sitzung hinzufügen, die zu diesem Zweck bereits erstellt wurde, besteht der erste Schritt darin, eine Datei in einer neuen Sitzung hinzuzufügen. Dies wird weiter unten näher erläutert. Nachdem die Sitzung erstellt wurde, können weitere Projektdateien hinzugefügt werden.

Benutzer müssen über die Berechtigung PDF-Dateien an Sitzungen senden verfügen, um diese Funktion nutzen zu können. Der Benutzer, der die erste Projektdatei an die Sitzung sendet, fungiert automatisch als Sitzungsmoderator und kann bei Bedarf weitere Projektdateien an die Sitzung senden. Alle anderen Benutzer im Projekt, die zusätzliche Projektdateien in die Sitzung aufnehmen möchten, benötigen nicht nur die Berechtigung PDF-Dateien an Sitzungen senden im Projekt, sondern müssen auch der Sitzung hinzugefügt werden und über die Berechtigung Dokumente hinzufügen in der Sitzung verfügen.

So fügen Sie Dateien zu einer neuen Sitzung hinzu:

1. Mit der rechten Maustaste klicken auf die PDF-Datei, und wählen Sie Zu neuer Sitzung hinzufügen aus. Das Dialogfeld Neue Sitzung wird geöffnet.
   • Sollen mehrere PDF-Dateien ausgewählt werden, halten Sie beim Klicken die STRG- oder UMSCHALT-Taste gedrückt.

2. Geben Sie einen Namen für die neue Sitzung in das Feld Name ein, und klicken Sie auf OK. Die Sitzung wird automatisch mit der ausgewählten PDF-Datei erstellt. Sie werden automatisch zum Moderator dieser Sitzung ernannt und können sie wie gewohnt verwalten.

So fügen Sie Dateien zu einer vorhandenen Sitzung hinzu:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die PDF-Datei, und wählen Sie Zu <Name der vorhandenen Sitzung> hinzufügen aus. Hier werden nur solche Sitzungen aufgeführt, die Sie mit Zu neuer Sitzung hinzufügen gemäß den obigen Anweisungen hinzugefügt haben.
   

Das Symbol wird auf der Registerkarte „Studio“ neben dem Dateinamen eingeblendet und weist darauf hin, dass diese Datei auch zu einer Sitzung gehört.

Aktualisieren einer Projektdatei mit der Sitzungskopie

Nach Abschluss der Sitzungsarbeiten an einer Projektdatei können Sie die aktualisierte Version des Dokuments aus der Sitzung wieder in das Projekt übernehmen.

Notiz: Hierzu muss die Projektdatei aus der Sitzung ausgecheckt werden. Falls das Auschecken aus der Sitzung widerrufen wurde, können Sie die Projektdatei nicht mit diesem Verfahren aktualisieren. Laden Sie stattdessen eine Kopie der Sitzungsdatei herunter und ersetzen Sie die Projektdatei damit.

So aktualisieren Sie eine Projektdatei mit der Sitzungskopie:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Dokument in der Sitzung, und wählen Sie Projektkopie aktualisieren aus.

   

2. Das Dialogfeld Einchecken wird geöffnet. Geben Sie bei Bedarf die Kommentare für das Einchecken ein, und klicken Sie auf Einchecken . Eine Meldung wird angezeigt, mit der Sie informiert werden, dass die Aktualisierungsanfrage eingegangen ist.

   

   Notiz: Falls Sie stattdessen die Meldung erhalten, dass die Projektkopie nicht aktualisiert werden kann, da sie nicht mehr an die Sitzung ausgecheckt ist, schlägt dieses Verfahren fehl. Zum Aktualisieren der Projektdatei laden Sie eine Kopie der Sitzungsdatei herunter, und ersetzen Sie die Projektdatei damit.

3. Klicken Sie auf OK. Die Sitzungsdatei wird automatisch als neue Revision in das Projekt eingecheckt.
   • Falls die Aktualisierung fehlschlägt, erhalten Sie automatisch eine E-Mail. Wenn die Projektdatei noch aus der Sitzung ausgecheckt ist, können Sie dieses Verfahren wiederholen. Ansonsten müssen Sie eine Kopie der Sitzungsdatei herunterladen und die Projektdatei damit ersetzen.

Sie können einzelne oder alle Projektdateien auf ein lokales Laufwerk oder ein Netzlaufwerk herunterladen.

1. Klicken Sie im Projekt mit der rechten Maustaste auf den Stammordner des Projekts, einen Unterordner im Projekt oder auf eine einzelne Datei, und wählen Sie Kopie herunterladen aus. Das Dialogfeld Bitte wählen Sie einen Ordner zum Herunterladen aus (beim Herunterladen des Stammordners des Projekts oder eines Unterordners) oder Speichern unter (beim Herunterladen einer einzelnen Datei) wird geöffnet.
2. Navigieren Sie zum gewünschten Download-Ordner, und klicken Sie auf Ordner auswählen (beim Herunterladen eines Ordners) oder Speichern (beim Herunterladen einer einzelnen Datei).
   • Wenn Sie einen Ordner aus dem Projekt herunterladen, werden der gesamte Inhalt (mit allen Unterordnern) und die Struktur dieses Ordners heruntergeladen. Wenn Sie den Stammordner des Projekts herunterladen, werden sämtliche Ordner und Dokumente im Projekt heruntergeladen.
     • Eine Ausnahme gilt für Ordner im Download, deren Ordnerberechtigungen auf Ausgeblendet eingestellt sind; diese Ordner werden auch dann nicht heruntergeladen, wenn sie sich im ausgewählten Ordner oder Projekt befinden. Weitere Informationen zu Ordnerberechtigungen finden Sie unter Festlegen von Ordnerberechtigungen in einem Projekt.

Unter bestimmten Umständen müssen Projektdateien durch aktualisierte Kopien von einem lokalen Laufwerk oder einem Netzlaufwerk ersetzt werden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

1. Checken Sie die gewünschte Projektdatei aus. Sie können eine Datei nur dann ersetzen, wenn sie derzeit an Sie ausgecheckt ist. Die Datei muss allerdings nicht geöffnet werden.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Projektdatei, und wählen Sie Datei ersetzen aus. Das Dialogfeld Öffnen wird geöffnet.
   • Eine Warnmeldung wird angezeigt, dass die Projektdatei mit diesem Verfahren ersetzt wird. Klicken Sie in diesem Fall auf OK .
3. Wählen Sie die gewünschte neue Datei aus, und klicken Sie auf Öffnen.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Projektdatei, und wählen Sie entweder Einchecken (wenn Sie die Bearbeitung der Datei abgeschlossen haben) oder Serverkopie aktualisieren aus (falls die Datei noch weiter bearbeitet werden soll).

Die Benutzer können Projektdateien für Personen außerhalb des Projekts freigeben, wobei diese externen Personen einen Link erhalten, über den sie eine lokale Kopie der Datei herunterladen. Der Empfänger erhält keinen Zugriff auf andere Projektdateien oder Funktionen, kann jedoch über diesen Link aktualisierte Versionen der Datei herunterladen, solange der Link aktiv ist.

Nur Projektbenutzer mit der Berechtigung Elemente freigeben oder Vollständige Kontrolle können Elemente freigeben.

So geben Sie einen Link zu einer Projektdatei frei:

1. Klicken Sie im Projekt mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datei, und wählen Sie Link freigeben aus. Das Dialogfeld Datei freigeben wird geöffnet.

   

2. Legen Sie im Menü Datei freigeben für den Zeitraum fest, über den der Link zur Projektdatei aktiv bleiben soll:
   • Projektlebensdauer: Der Link bleibt ebenso lange aktiv wie das Projekt selbst. Der Empfänger kann während der Laufzeit des Projekts eine aktuelle Version der Projektdatei über den Link herunterladen.
   • 24 Stunden: Der Link läuft automatisch 24 Stunden nach der Erstellung ab.
3. Wenn zum Herunterladen der Projektdatei ein Kennwort erforderlich ist, wählen Sie Kennwort anfordern aus, und geben Sie ein Kennwort in die Felder Kennwort und Kennwort bestätigen ein. Der Empfänger muss diese Kennwort angeben, damit die Datei heruntergeladen werden kann.
   • Das Kennwort muss mindestens 5 Zeichen enthalten.
4. Um alle Markups in der freigegebenen Version des Dokuments zu glätten, wählen Sie Glätten aus. Dadurch werden die Markups im Projektdokument nicht geglättet, sondern nur die außerhalb des Projekts freigegebene Kopie.

5. Klicken Sie auf OK. Ein zweites Dialogfeld Datei freigeben wird geöffnet.

   

6. Klicken Sie auf Link für die Freigabe kopieren. Der Link wird in die Zwischenablage kopiert. Anschließend können Sie den Link in eine E-Mail oder in eine andere elektronische Nachricht einfügen und an den Empfänger senden. Wenn für die Datei ein Kennwort erforderlich sein soll, teilen Sie dem Empfänger auch dieses Kennwort mit.

Der Empfänger öffnet den Link in einem beliebigen Browser und erhält so eine Schaltfläche zum Herunterladen der Datei. Falls ein Kennwort erforderlich ist, wird der Empfänger zunächst zur Eingabe aufgefordert.

Bei Bedarf können Sie den vorzeitigen Ablauf der Links zu Projektdateien erzwingen. Benutzer mit ausreichenden Berechtigungen (Projekteigentümer oder Benutzer mit vollständiger Kontrolle) können den Ablauf für jeden Link im Projekt erzwingen, alle anderen Benutzer dagegen nur für Links, die sie selbst erstellt haben.

So erzwingen Sie den vorzeitigen Ablauf eines Projektlinks:

1. Klicken Sie im Projekt auf Einstellungen. Das Dialogfeld Projekteinstellungen wird geöffnet.
2. Klicken Sie auf Freigegebene Links verwalten. In Revu wird ein WebTab mit der Seite Freigegebene Studio-Links geöffnet.
3. Die Seite Freigegebene Studio-Links enthält alle Studio-Projekte. Suchen Sie das gewünschte Projekt (z. B. mit den Links Meine Projekte und Projekte mit Teilnahme), und klicken Sie auf den Link. Alle verfügbaren Links werden angezeigt.

4. Klicken Sie auf Deaktivieren.

Auf der Seite „Freigegebene Links verwalten“ finden Projekteigentümer eine Liste aller (aktiven und deaktivierten) Links zu Projektdateien.

So prüfen Sie freigegebene Links:

1. Klicken Sie im Projekt auf Einstellungen. Das Dialogfeld Projekteinstellungen wird geöffnet.
2. Klicken Sie auf Freigegebene Links verwalten. In Revu wird ein WebTab mit der Seite Freigegebene Studio-Links geöffnet.
3. Die Seite Freigegebene Studio-Links enthält alle Studio-Projekte. Suchen Sie das gewünschte Projekt (z. B. mit den Links Meine Projekte und Projekte mit Teilnahme), und klicken Sie auf den Link. Alle verfügbaren Links werden angezeigt.

4. Mit Aktiv werden die derzeit aktiven Links angezeigt.
5. Mit Deaktiviert werden die deaktivierten Links angezeigt.

Neben Studio-Dateien werden bestimmte Symbole eingeblendet, die den Status der Datei angeben. Diese Symbole können auf der Dokumentregisterkarte oder in der Liste der Projektdateien auftreten.

Dokumentregisterkarten

Die PDF-Datei ist eine ausgecheckte Projektdatei.

Die PDF-Datei ist eine geöffnete, jedoch nicht ausgecheckte Projektdatei. Diese Datei ist schreibgeschützt. Soll die Datei zum Bearbeiten ausgecheckt werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste , und wählen Sie Auschecken aus.

Die PDF-Datei ist eine Sitzungsdatei.

Liste der Projektdateien

Sitzungsdokumente werden nicht ein- und ausgecheckt und weisen daher im Gegenteil zu Projektdateien keine unterschiedlichen Statusangaben auf. Statussymbole in einer Dateiliste sind daher nur innerhalb eines Projekts zu sehen.

Die PDF-Datei ist eine ausgecheckte Projektdatei.

Die PDF-Datei ist eine Projektdatei und ist an einen anderen Benutzer ausgecheckt. Zum Ermitteln des Benutzers, der die Datei ausgecheckt hat, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, und wählen Sie Eigenschaften aus.

Die PDF-Datei ist eine geöffnete, jedoch nicht ausgecheckte Projektdatei. Diese Datei ist schreibgeschützt. Soll die Datei zum Bearbeiten ausgecheckt werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste , und wählen Sie Auschecken aus.

Die PDF-Datei ist eine Projektdatei und wurde zu einer Sitzung hinzugefügt.

Dateien, die nicht von Ihnen ausgecheckt wurden

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei in der Projektdateiliste. Abhängig vom Dateityp, vom aktuellen Status der Datei und Ihren Berechtigungen erhalten Sie die folgenden Optionen: 

Öffnen: Öffnet die Datei zum Anzeigen. Dateien, die lediglich geöffnet wurden (nicht jedoch ausgecheckt), können nicht bearbeitet werden.

Auschecken: Öffnet die Datei (sofern sie nicht bereits geöffnet ist) und checkt sie an Sie aus. Sie können nur ausgecheckte Dateien bearbeiten, und eine Datei kann immer nur von einem einzigen Benutzer ausgecheckt werden, nicht von mehreren Benutzern gleichzeitig.

Kopie herunterladen: Lädt eine Kopie des Dokuments auf ein lokales Laufwerk oder ein Netzlaufwerk herunter.

Umbenennen: Hier können Sie den Namen der Datei ändern.

 Ausschneiden: Schneidet die Datei aus dem aktuellen Speicherort aus, sodass Sie sie in einen anderen Ordner im Projekt verschieben können.

Kopieren: Kopiert die Datei, sodass Sie diese Kopie in einen anderen Ordner im Projekt einfügen können.

Einfügen: Fügt eine ausgeschnittene oder kopierte Datei in den ausgewählten Ordner ein.

 Löschen: Entfernt die Datei aus dem Projekt.

 Zu neuer Sitzung hinzufügen: Fügt die PDF-Datei in eine neue Studio-Sitzung ein. Nur für PDF-Dateien verfügbar.

 Zu Name der Sitzung hinzufügen: Fügt die PDF-Datei in die angegebene vorhandene Studio-Sitzung ein. Nur für PDF-Dateien verfügbar.

Link freigeben: Hiermit können Sie einen Link zur Projektdatei bereitstellen, über den ein Benutzer, der nicht dem Projekt angehört, die Datei öffnen und betrachten kann.

Überarbeitungsverlauf: Zeigt den Überarbeitungsverlauf der Datei und bietet Ihnen die Option, eine frühere Version der Datei zu öffnen.

Eigenschaften: Zeigt die Eigenschaften der Datei (Dateiname, Projektpfad, Status, Erstellungsdatum und Größe).

Dateien, die von Ihnen ausgecheckt wurden

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei in der Projektdateiliste. Abhängig vom Dateityp, vom aktuellen Status der Datei und Ihren Berechtigungen erhalten Sie die folgenden Optionen: 

Öffnen: Öffnet die Datei zum Anzeigen und/oder Bearbeiten.

Projektkopie öffnen: Öffnet die Serverkopie der Projektdatei in einer neuen Registerkarte.

Kopie herunterladen: Lädt eine Kopie des Dokuments auf ein lokales Laufwerk oder ein Netzlaufwerk herunter.

 Einchecken: Speichert die Datei im Projekt, sodass andere Benutzer sie auschecken können.

Serverkopie aktualisieren: Aktualisiert die Projektdatei mit Ihren Änderungen, checkt sie jedoch nicht wieder ein.

Auschecken aufheben: Hebt das Auschecken auf (die Datei kann dann von anderen Benutzern ausgecheckt werden) und verwirft alle Änderungen an der Datei.

Datei ersetzen: Ersetzt die Serverkopie einer Projektdatei durch eine Datei, die sich auf einem lokalen Laufwerk oder einem Netzlaufwerk befindet.

Änderungen rückgängig machen: Macht alle Änderungen an der (nicht eingecheckten) Projektdatei rückgängig, sodass im Grunde die Serverkopie wieder geöffnet wird.

Kopieren: Kopiert die Datei, sodass Sie diese Kopie in einen anderen Ordner im Projekt einfügen können.

Link freigeben: Hiermit können Sie einen Link zur Projektdatei bereitstellen, über den ein Benutzer, der nicht dem Projekt angehört, die Datei öffnen und betrachten kann.

Überarbeitungsverlauf: Zeigt den Überarbeitungsverlauf der Datei und bietet Ihnen die Option, eine frühere Version der Datei zu öffnen.

Eigenschaften: Zeigt die Eigenschaften der Datei (Dateiname, Projektpfad, Status, Erstellungsdatum und Größe).