Moderieren einer Studio-Sitzung

Zum Erstellen eines Studio-Projekts benötigen Sie ein validiertes Studio-Konto. Falls Sie noch kein Konto angelegt haben, müssen Sie dies zunächst gemäß den Anweisungen unter Erstellen eines Studio-Kontos nachholen.

So starten Sie eine neue Sitzung:

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Studio die Option Start > Neue Sitzung. Das Dialogfeld Studio-Sitzung starten wird geöffnet.

   • Falls Sie noch kein Studio-Konto angelegt haben, wird stattdessen das Dialogfeld Studio-Konto erstellen geöffnet. Legen Sie ein Studio-Konto an, und setzen Sie dann den Vorgang fort.

   
   

2. Geben Sie im Feld Sitzungsbezeichnung einen Namen für diese Sitzung ein. Der Name muss nicht eindeutig sein.

3. Klicken Sie auf Hinzufügen, und wählen Sie PDF-Dateien aus, die in die Sitzung aufgenommen werden sollen, oder geben Sie mit Geöffnete Dateien hinzufügen an, dass die zurzeit in Revu geöffneten Dateien verwendet werden sollen. Weitere Dateien können auch später noch hinzugefügt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten einer Sitzung.

   Notiz: Wird eine PDF-Datei mit einer Legende in einer Sitzung hinzugefügt, wird die Legende solange als Momentaufnahme angezeigt, wie die PDF-Datei Teil der Sitzung ist. Nachdem die PDF-Datei aus der Sitzung entfernt wurde, funktioniert die Legende wieder normal. Sie wird automatisch aktualisiert, sodass Änderungen, die an der PDF-Datei vorgenommen wurden, während sie Teil der Sitzung war, wiedergegeben werden.
   

4. Wählen Sie in der Liste Berechtigung die gewünschten Optionen aus. Hiermit legen Sie allgemeine Berechtigungen für alle Teilnehmer fest. Wenn Sie die Optionen Speichern, Drucken, Markup, Markup-Alarmsignal und/oder Dokumente hinzufügen aktivieren, erhalten alle Teilnehmer diese Berechtigungen standardmäßig. Wenn Sie diese Optionen deaktivieren, werden die Berechtigungen für diese Teilnehmer entsprechend standardmäßig aufgehoben.
   • Allgemeine Berechtigungen werden automatisch für alle Teilnehmer angewendet, für die keine Einzel- oder Gruppenberechtigungen festgelegt wurden. (Diese Berechtigungen können Sie nach dem Anlegen der Sitzung einrichten). Weitere Informationen zu Berechtigungen in Studio-Sitzungen finden Sie unter Definieren des Zugriffs und der Berechtigungen in Studio-Sitzungen.
5. Mit Teilnehmer anhand der E-Mail-Adresse begrenzen schränken Sie den Zugang zur Sitzung mithilfe der E-Mail-Adresse ein. Sie können zugelassene Teilnehmer im nächsten Bildschirm oder nachdem die Sitzung erstellt wurde hinzufügen (weitere Informationen finden Sie weiter unten unter Verwalten einer Sitzung). Wenn Sie alle Benutzer mit der richtigen Sitzungs-ID zur Sitzung zulassen möchten, deaktivieren Sie diese Option.
6. Soll ein Ablaufdatum für die Sitzung festgelegt werden, wählen Sie Sitzung läuft ab, und geben Sie den entsprechenden Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) ein. Das Ablaufdatum muss in der Zukunft liegen. Ein zurückdatiertes Ablaufdatum ist in Revu nicht zulässig.

7. Klicken Sie auf OK. Die Einstellungen werden gespeichert, und die Dateien werden hochgeladen. Das Dialogfeld Sitzungeinladung wird geöffnet.

   

   Wenn Sie einen Benutzer zu einer Sitzung einladen, wird dieser Benutzer automatisch als zugelassener Teilnehmer in die Sitzungseinstellungen eingetragen. (Weitere Informationen zum Teilnehmerzugang finden Sie unter Einrichten des Teilnehmerzugangs in einer Studio-Sitzung.). Außerdem erhält der Teilnehmer eine E-Mail mit Informationen zur Sitzung und mit einem Link, der den Teilnehmer direkt mit der Sitzung verbindet. Wenn Sie dies nicht möchten, klicken Sie auf Abbrechen. Die Sitzung wird dann ohne Einladungen erstellt. Sie können die Einladungen später noch senden (siehe Einladen von Teilnehmern zur Sitzung) oder die Teilnehmer ohne Einladung hinzufügen (siehe Einrichten des Teilnehmerzugangs in einer Studio-Sitzung).

8. Informationen zur Sitzung werden oben im Dialogfeld angezeigt. Mit Einladung kopieren können Sie diese Angaben in die Zwischenablage kopieren und dann in ein anderes Programm einfügen, beispielsweise in eine E-Mail-Nachricht.

9. Mit Adressbuch senden Sie Einladungen an Benutzer aus dem Adressbuch in Ihrem gewohnten E-Mail-Programm.

   Notiz: Das E-Mail-Programm muss MAPI-kompatibel sein, damit Revu darauf zugreifen kann. Bei webgestützten E-Mail-Anwendungen wie Gmail, Hotmail oder Yahoo ist kein Zugriff auf das Adressbuch möglich.

10. Um Benutzer manuell einzuladen, klicken Sie auf Kontrollpunkt. Das Dialogfeld E-Mail-Adresse hinzufügen wird geöffnet. Geben Sie die E-Mail-Adresse des einzuladenden Benutzers ein, und klicken Sie auf OK.
11. Mit fügen Sie alle Mitglieder einer vorhandenen Gruppe hinzu. Das Dialogfeld Gruppen auswählen wird geöffnet. Wählen Sie die gewünschte Gruppe aus, und klicken Sie auf OK.
12. Soll die E-Mail-Adresse eines eingeladenen Benutzers geändert werden, wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus, und klicken Sie auf . Das Dialogfeld E-Mail-Adresse ändern wird geöffnet. Geben Sie die neue E-Mail-Adresse ein, und klicken Sie auf OK.
13. Wenn ein eingeladener Benutzer wieder entfernt werden soll, wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus, und klicken Sie auf .
14. Geben Sie auf Wunsch eine zusätzliche Nachricht für die Einladungen ein.
15. Klicken Sie auf OK. Die E-Mail-Einladungen werden an alle eingeladenen Benutzer auf dem Studio-Server gesendet.

Standardmäßig erhalten alle Teilnehmer die Standardberechtigungen, die beim Erstellen der Sitzung festgelegt wurden. Falls die Option Teilnehmer anhand von E-Mail-Adresse begrenzen aktiviert wurde, können zudem nur Benutzer auf die Sitzung zugreifen, die beim Erstellen dieser Sitzung explizit eingeladen wurden. Diese Aspekte können Sie in den Sitzungseinstellungen ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Definieren des Zugriffs und der Berechtigungen in Studio-Sitzungen.

Nach dem Erstellen einer Sitzung, dem Einrichten der Teilnehmerliste und dem Zuweisen aller Berechtigungen fallen in der Regel keine weiteren Verwaltungsaufgaben mehr an. Im Lauf einer Sitzung können Sie jedoch Dokumente, Teilnehmer und Berechtigungen je nach Bedarf hinzufügen oder wieder entfernen.

Teilnehmerzugang

Während einer Sitzung sind zahlreiche Änderungen am Teilnehmerzugang möglich: Sie können Einladungen an neue Teilnehmer senden, bestimmten vorhandenen Teilnehmern den Zugriff verweigern und den Einschränkungsstatus einer Sitzung ändern. 

Einladen von Teilnehmern zur Sitzung

1. Klicken Sie oben im Bereich „Teilnehmer“ der Registerkarte „Studio“ auf Einladen. Das Dialogfeld Sitzungeinladung wird geöffnet.

   

2. Informationen zur Sitzung werden oben im Dialogfeld angezeigt. Mit Einladung kopieren können Sie diese Angaben in die Zwischenablage kopieren und dann in ein anderes Programm einfügen, beispielsweise in eine E-Mail-Nachricht.

3. Mit Adressbuch senden Sie Einladungen an Benutzer aus dem Adressbuch in Ihrem gewohnten E-Mail-Programm.

   Notiz: Das E-Mail-Programm muss MAPI-kompatibel sein, damit Revu darauf zugreifen kann. Bei webgestützten E-Mail-Anwendungen wie Gmail, Hotmail oder Yahoo ist kein Zugriff auf das Adressbuch möglich.

4. Um Benutzer manuell einzuladen, klicken Sie auf Kontrollpunkt. Das Dialogfeld E-Mail-Adresse hinzufügen wird geöffnet. Geben Sie die E-Mail-Adresse des einzuladenden Benutzers ein, und klicken Sie auf OK.
5. Mit fügen Sie alle Mitglieder einer vorhandenen Gruppe hinzu. Das Dialogfeld Gruppen auswählen wird geöffnet. Wählen Sie die gewünschte Gruppe aus, und klicken Sie auf OK.
6. Soll die E-Mail-Adresse eines eingeladenen Benutzers geändert werden, wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus, und klicken Sie auf . Das Dialogfeld E-Mail-Adresse ändern wird geöffnet. Geben Sie die neue E-Mail-Adresse ein, und klicken Sie auf OK.
7. Wenn ein eingeladener Benutzer wieder entfernt werden soll, wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus, und klicken Sie auf .
8. Geben Sie auf Wunsch eine zusätzliche Nachricht für die Einladungen ein.
9. Klicken Sie auf OK. Die E-Mail-Einladungen werden an alle eingeladenen Benutzer auf dem Studio-Server gesendet.

Verweigern des Zugriffs für einen vorhandenen Teilnehmer

Unter bestimmten Umständen muss einem Benutzer der Zugriff auf eine Sitzung verweigert werden. Dieser Fall tritt meist ein, wenn der Benutzer über die Zugehörigkeit zu einer Gruppe, mit der die Teilnehmer in die Sitzung eingefügt wurden, in die Teilnehmerliste aufgenommen wurde, obwohl der Benutzer keinen Zugriff auf diese bestimmte Sitzung hätte erhalten sollen. Auch unter anderen Umständen muss ggf. einem Benutzer der weitere Zugriff auf eine Sitzung verweigert werden, obwohl dieser Benutzer bislang auf diese Sitzung zugreifen konnte.

Zum Verweigern des Zugriffs auf eine Sitzung für einen vorhandenen Teilnehmer führen Sie eine der folgenden Methoden aus:

• Treten Sie der Sitzung bei, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Benutzers in der Teilnehmerliste, und wählen Sie Verweigern.

• Treten Sie der Sitzung bei, und klicken Sie in der Teilnehmerliste auf  Teilnehmerzugang. Das Dialogfeld Teilnehmerzugang wird geöffnet. Wählen Sie hier den Namen in der Liste aus, und klicken Sie auf Verweigern.

  

• Treten Sie der Sitzung bei, und klicken Sie dann auf Sitzungseinstellungen. Das Dialogfeld Sitzungseinstellungen wird geöffnet. Klicken Sie auf die Registerkarte Teilnehmer, wählen Sie den Namen des gewünschten Benutzers aus, und klicken Sie auf Verweigern.

Nach erfolgter Zugriffsverweigerung kann ein Teilnehmer erneut in die Sitzung aufgenommen werden. Führen Sie hierzu einen der obigen Schritte aus, und klicken Sie dabei auf Erlauben statt auf Verweigern.

Einschränken des Zugriffs auf eine vorhandene Sitzung

Bei Bedarf können Sie den Zugriff auf eine vorhandene Sitzung auf eingeladene Benutzer beschränken, sofern Sie diese Option nicht beim Erstellen der Sitzung aktiviert hatten. So erhalten nur solche Personen den Zugriff, die Sie in der Teilnehmerliste auf der Registerkarte „Teilnehmer“ oder im Dialogfeld „Teilnehmerzugang“ angeben. Zum Aktivieren dieser Option für eine vorhandene Sitzung führen Sie eine der folgenden Methoden aus:

• Treten Sie der Sitzung bei, und klicken Sie in der Teilnehmerliste auf  Teilnehmerzugang. Das Dialogfeld Teilnehmerzugang wird geöffnet. Aktivieren Sie die Option Teilnehmer anhand von E-Mail-Adresse begrenzen, und klicken Sie auf OK.
• Treten Sie der Sitzung bei, und klicken Sie dann auf Sitzungseinstellungen. Das Dialogfeld Sitzungseinstellungen wird geöffnet. Klicken Sie auf die Registerkarte Teilnehmer, aktivieren Sie die Option Teilnehmer anhand von E-Mail-Adresse begrenzen, und klicken Sie auf OK.

Sobald Sie diese Option aktiviert haben, prüfen Sie, ob alle vorgesehenen Teilnehmer tatsächlich den Zugriff auf die Sitzung besitzen. Hierzu können Sie die betreffenden Benutzer wahlweise einladen oder in die Teilnehmerliste aufnehmen.

Verwalten von Dokumenten

Dokumente können auch nach dem Starten einer Sitzung noch hinzugefügt werden, doch nur der Moderator kann Dokumente während der Sitzung sowohl hinzufügen als auch löschen.

Hinzufügen einer Datei

Sitzungsteilnehmer mit der Berechtigung „Dokumente hinzufügen“ können Dateien in der Sitzung hinzufügen.

Wird eine PDF-Datei mit einer Legende in einer Sitzung hinzugefügt, wird die Legende solange als Momentaufnahme angezeigt, wie die PDF-Datei Teil der Sitzung ist. Nachdem die PDF-Datei aus der Sitzung entfernt wurde, funktioniert die Legende wieder normal. Sie wird automatisch aktualisiert, sodass Änderungen, die an der PDF-Datei vorgenommen wurden, während sie Teil der Sitzung war, wiedergegeben werden.

1. Treten Sie der Sitzung bei.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte „Studio“ im Bereich „Dokumente“ auf Datei hinzufügen.

3. Navigieren Sie zu der oder den gewünschten Dateien, wählen Sie sie aus, und klicken Sie auf Öffnen.

   Notiz: Zum Hoch- und Herunterladen von Dateien in Studio muss die Systemuhr des lokalen Computers richtig eingestellt sein, sodass sie mit der UTC synchronisiert ist (innerhalb von 15 Minuten). Ansonsten tritt beim Hoch- oder Herunterladen einer Datei in Studio ein Fehler auf. Aktualisieren Sie die Systemuhr auf dem lokalen Computer, sodass sie die richtige Uhrzeit für die Zeitzone gemäß den Einstellungen für Datum und Uhrzeit zeigt, und wiederholen Sie das Hoch- bzw. Herunterladen.

Löschen einer Datei

Es gibt zwei Möglichkeiten , um eine Datei aus einer Sitzung zu löschen:

• Treten Sie der Sitzung bei, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf der Registerkarte „Studio“ unter „Dokumente“ auf den Namen des gewünschten Dokuments, und wählen Sie Löschen.
• Treten Sie der Sitzung bei, und klicken Sie dann auf der Registerkarte „Studio“ im Bereich „Dokumente“ rechts neben dem Dokumentnamen auf Löschen. Dieses Symbol wird angezeigt, wenn der Mauszeiger über den Dokumentnamen bewegt wird.

Ersetzen einer Datei

Ein Sitzungsteilnehmer kann einem anderen Teilnehmer folgen, ein Sitzungsmoderator kann jedoch alle Teilnehmer einer Sitzung gleichzeitig auffordern, dem Moderator zu folgen. Diese Funktion steht nur für Sitzungsmoderatoren zur Verfügung und kann nur dann verwendet werden, wenn zusätzlich zum Moderator mindestens zwei weitere Teilnehmer zur Sitzung beigetreten ist. Zum Absenden der Aufforderung führen Sie eine der folgenden Methoden aus:

• Treten Sie der Sitzung bei, und klicken Sie dann rechts neben Ihrem eigenen Namen in der Liste Teilnehmer der Registerkarte „Studio“ auf Folgen (so als würden Sie sich selbst folgen).
• Treten Sie der Sitzung bei, und geben Sie unten auf der Registerkarte „Studio“ in das Chatfeld den Text „mir folgen“ (ohne Anführungszeichen) ein.

Allen Sitzungsteilnehmern wird eine Aufforderung gesendet, dem Sitzungsmoderator zu folgen, sodass mehrere Teilnehmer dem Moderator gleichzeitig folgen können. Die Teilnehmer müssen die Aufforderung zum Folgen des Moderators akzeptieren.

Sie können jederzeit während einer Sitzung einen Sitzungsbericht erzeugen und auf dem Computer speichern. Auch beim Beenden der Sitzung erhalten Sie die Möglichkeit, diesen Bericht anzulegen.

So erstellen Sie einen Sitzungsbericht:

1. Treten Sie der Sitzung bei.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte „Studio“ unter „Aufzeichnung“ auf  Bericht. Das Dialogfeld Sitzungsbericht wird geöffnet.

   

3. Wählen Sie den Typ des Berichts aus, den Sie erstellen möchten:
• Mit Eintragsübersicht erhalten Sie eine PDF-Datei mit dem Inhalt des Bereichs „Aufzeichnung“ auf der Registerkarte „Studio“.
• Mit PDF-Paketbericht erhalten Sie ein PDF-Paket mit der Eintragsübersicht und allen Dokumenten in der Sitzung.

• Dateien kombinieren Mit der Option Bericht wird eine einzelne PDF-Datei erstellt, in der die Eintragsübersicht und alle Dokumente in der Sitzung enthalten sind.

  Notiz: Der PDF-Paketbericht und der Dateizusammenfassungsbericht enthalten Hyperlinks in der Eintragsübersicht, die mit dem entsprechenden Markup im Dokument verknüpft sind – so als wären Sie nach wie vor in der Sitzung. So können Sie die Aufzeichnung prüfen und dann gleich zum zugehörigen Markup im Dokument springen.

4. Geben Sie einen Titel für die zu erstellende PDF-Datei oder das PDF-Paket ein.
5. Geben Sie eine Überschrift für jegliche Notizen ein, die in den Bericht aufgenommen werden sollen, und tragen Sie die Notizen direkt darunter in das Feld ein.
6. Legen Sie das Seitenformat und die Ausrichtung (Hochformat oder Querformat) fest.
7. Wählen Sie je nach Bedarf unter den folgenden Optionen :
   • Mit Teilnehmerliste einschließen wird eine Liste der Teilnehmer in die Berichtübersicht eingefügt.
   • Mit Dokumentenliste einschließen wird eine Liste der Dokumente in die Berichtübersicht eingefügt.
   • Mit Gefilterte Berichtelemente einschließen werden alle Aufzeichnungen in die Übersicht aufgenommen, selbst wenn sie aufgrund eines Filters zurzeit nicht angezeigt werden.
8. Wählen Sie auf der Registerkarte „Sitzungsberichte“ die Spalte aus, die in den Bericht eingefügt werden soll. Folgende Optionen sind verfügbar: Datum, Zeit, Dokument und Seite.
9. Klicken Sie auf OK. Der Bericht wird erstellt.

Wenn Sie eine Sitzung beenden, werden auch die zugehörigen Dokumente vom Studio-Server entfernt. Sie erhalten die Möglichkeit, einen Sitzungsbericht zu erstellen und die Sitzungsdokumente zu speichern.

So beenden Sie eine Sitzung:

1. Treten Sie der Sitzung bei, und stellen Sie sicher, dass sich derzeit kein Benutzer in der Sitzung befindet und an den Sitzungsdokumenten arbeitet.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte „Studio“ auf Beenden. Das Dialogfeld Sitzung beenden wird geöffnet.

   

3. Sollen die Markups bestimmter Teilnehmer in den zu speichernden Sitzungsdokumenten berücksichtigt werden, wählen Sie diese Teilnehmer in der Liste Markups einschließen aus.
4. Wählen Sie eine Speicheroption:
• Mit Speichern (Bestehende überschreiben) werden die Dateien wieder in dem Speicherort gespeichert, aus dem sie ursprünglich in die Sitzung hochgeladen wurden, wobei vorhandene Dateien mit demselben Namen überschrieben werden. Damit werden im Grunde die ursprünglichen Dateien durch die Dateien aus der Sitzung ersetzt. Wählen Sie diese Option nicht, wenn die ursprünglichen Dateien beibehalten werden müssen und Sie noch keine Sicherungskopien angefertigt haben.
• Mit In Ordner speichern werden die Sitzungsdokumente in einem bestimmten Ordner gespeichert. Soll der Standardordner geändert werden, klicken Sie auf , und navigieren Sie zum gewünschten Ordner.
  • Mit Sitzungsordner erstellen Sie einen Unterordner mit dem Namen der Sitzung im angegebenen Speicherort.
• Mit Dateien nicht speichern werden die Sitzungsdokumente ohne Speichern verworfen.
5. Mit Dateien nach Beendigung schließen werden alle Sitzungsdateien geschlossen, die beim Beenden der Sitzung noch in Revu geöffnet sind; wenn Sie diese Option nicht wählen, bleiben diese Dateien geöffnet.
6. Mit Bericht erstellen wird vor dem Beenden der Sitzung ein Sitzungsbericht erzeugt. Zum Angeben der Einstellungen für den Sitzungsbericht klicken Sie auf Einstellungen. Daraufhin wird das Dialogfeld Sitzungsbericht angezeigt. Weitere Informationen zu den Einstellungen für den Sitzungsbericht finden Sie unter Sitzungsbericht.
   • Der Sitzungsbericht wird im Ordner gespeichert, der im Feld darunter angegeben ist. Soll der Standardordner geändert werden, klicken Sie auf , und navigieren Sie zum gewünschten Ordner.

7. Klicken Sie auf OK. Die Sitzung wird beendet.

   Notiz: Beim Beenden der Sitzung werden sowohl die Sitzung selbst als auch alle zugehörigen Dateien dauerhaft vom Studio-Server entfernt. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.