Guide för hantering av Bluebeam-prenumerationer

Översikt

Välkommen till Bluebeam Org Admin Portal där kontoägare hanterar åtkomst för prenumerationsbaserade Bluebeam-lösningar. Organisationens administratörsportal tillåter följande behörighetsnivåer:

• IT-administratör: Som IT-administratör kan du aktivera och hantera SSO och SCIM för din organisation. Dessutom kan du hantera alla användare i organisationen och domännamn som är kopplade till den. Denna behörighetsnivå låter dig tilldela Bluebeam-prenumerationsplatser, lägga till eller inaktivera användare, tilldela ytterligare organisationsadministratöreroch begränsade administratörer samt domännamn.
  
  Möjligheten att konfigurera SSO och SCIM är i en tidig åtkomstfas och endast tillgänglig om din organisation kvalificerar sig. Kontakta Support för mer information.
• Organisationsadministratör: Som Organisationsadministratör kan du hantera alla användare i organisationen och domännamn som är kopplade till den. Denna behörighetsnivå låter dig tilldela Bluebeam-prenumerationsplatser, lägga till eller inaktivera användare, tilldela ytterligare organisationsadministratörer och begränsade administratörer samt domännamn.
  
  Om din Bluebeam-plan har ett enda användarkonto har kontot slutanvändarbehörigheter och kvalificerar sig inte för orgadministratörsbehörigheter .
• Begränsad administratör: Som begränsad administratör kan du bara hantera de nya prenumerationer du köpt för ditt konto och kan bara skapa och hantera användare i den prenumerationen. Du kan inte tilldela ytterligare organisationsadministratöreroch du kan inte hantera domännamn.
• Slutanvändare: Slutanvändare är användare i din organisation som använder Bluebeams produkter och tjänster. Slutanvändare kan inte använda funktionerna i organisationens administratörsportal. Om du har köpt platser till en befintlig prenumeration i webbbutiken tilldelas du automatiskt behörighetsnivåer för slutanvändare.

I den här guiden beskriver vi hur du konfigurerar och hanterar ditt/dina konto(n) för Bluebeam-prenumerationsplaner, så att du och/eller ditt team kan komma åt Revu 21, Bluebeam Cloud och Studio genom ett och samma BBID. Serienummer eller produktnyckel krävs inte för att komma igång.

Logga in på organisationens administratörsportal

Så här kommer du igång i organisationens administratörsportal:

1. Skriv org-admin.bluebeam.com i din webbläsare.

2. Välj din serverregion.

3. Ange ditt BBID och lösenord.

Lägg till en ny prenumerationsanvändare

För att lägga till enskilda nya användare till ditt konto väljer du först kontot (eller underkontot) och gör sedan följande:

1. I menyn i det vänstra sidofältet väljer du Användare.

2. Längst upp i det aktiva fönstret väljer du Användare.

3. Under Användare och aktuell prenumerationsplan väljer du Skapa ny användare till höger om Användaröversikt.
4. Välj fliken Lägg till ny prenumerationsanvändare och ange den begärda informationen i formuläret.
   Förutom att ställa in behörigheter (IT Admin, Org Admin, Limited Admin, End User, som tillåts av din behörighetsnivå), måste du välja lämplig serverregion. Som standard skapas användare i serverregionen där kontot finns. Men om en användare som tillhör det kontot vill använda Revu i en annan serverregion (oavsett deras faktiska plats), bör du skapa den användaren i den andra serverregionen. Om du gör det utlöses en händelse för att flytta den användarens rättigheter till den andra serverregionen.
   Du kan också välja önskat språk för användaren. Om du gör det utlöses e-postinbjudan att skickas på önskat språk. Att välja önskat språk påverkar inte användarens serverområde.
5. När du har angett den nya användarens information väljer du Spara.
6. Välj en plan för den nya användaren.
7. Välj Spara ändringar.

Den nya användaren kommer att visas under Användaröversikt med statusen Väntande tills deras konto har aktiverats via e-postinbjudan. Nya användare som redan har BBID ställs automatiskt in på Godkänd.

Lägg till många användare samtidigt

En organisationsadministratör kan också lägga till flera användare till sitt konto.

Gör så här:

1. I menyn i det vänstra sidofältet väljer du Användare.

2. Längst upp i det aktiva fönstret väljer du Användare.

3. Under Användare och aktuell prenumerationsplan väljer du Skapa ny användare till höger om Användaröversikt.

4. Längst upp i fönstret väljer du fliken Lägg till många användare samtidigt.
   
5. För att lägga till flera användare måste du importera en CSV-fil. Ladda ner mallen och skriv in all obligatorisk information i Excel. Du kan lägga till upp till 500 användare i taget.
   
   Om du tidigare har lagt till flera användare via mallen måste du ladda ner och använda den senaste versionen av mallen när du försöker göra en efterföljande massuppladdning. Annars kommer den inte att bearbetas.

6. I mallen anger du önskat språk för användare i kolumnen PreferredLanguage . Poster för önskat språk är skiftlägeskänsliga. Du måste använda följande versaler och skiljetecken:

   • English (US)

   • English (UK)

   • Danish

   • Dutch

   • Finnish

   • French (France)

   • German (Germany)

   • Italian

   • Japanese

   • Korean

   • Norwegian

   • Spanish (Spain)

   • Swedish

7. Inom mallen anger du prenumerationsåtkomst (Basics, Core eller Complete) för användare i kolumnen ProductTier .
   Om du vill lägga till användare som obetalda medarbetare lämnar du kolumnen ProductTier tom för dessa användare.
   Inlägg för prenumerationsåtkomst (Basics, Core eller Complete) är skiftlägeskänsliga. Använd exakt versaler för att säkerställa att massuppladdningen bearbetas korrekt.
8. Du kan också ange serverregionen för flera användare i kalkylarket.
   Radera inga kolumner i CSV-mallen (gäller även icke-obligatoriska fält). Om du gör det kommer din massuppladdning inte att bearbetas.
9. När du har sparat din version av CSV-filen laddar du upp den under Lägg till många användare samtidigt. Det gör du genom att dra och släppa filen eller bläddra efter den i Utforskaren.
10. Välj Kör validering.
11. När CSV-filen har bearbetats visas den längst ner i fönstret.
12. Välj Importera alla. Importen kan ta upp till 10–15 minuter.
13. När du har granskat sammanfattningen väljer du Stäng.

Efter massuppladdning av användare kan du importera ytterligare en CSV-lista om det behövs. De nya användarna kommer att visas under Användaröversikt med statusen Väntande tills deras konton har aktiverats via de e-postinbjudningar de får.

Nya användare som redan har BBID ställs automatiskt in på Godkänd.

Redigera behörigheter

Om du behöver redigera behörigheter efter att du har lagt till en användare följer du de här stegen:

1. I menyn i det vänstra sidofältet väljer du Användare.

2. Längst upp i det aktiva fönstret väljer du Användare.

3. Hitta det användarkonto som behöver uppdaterade behörigheter under Användaröversikt.
4. Välj menyikonen bredvid kontots status.
5. Välj Redigera användarinformation.
6. Under Behörigheter väljer du IT Admin, Org Admin, Limited Admin och/eller End User.
   
   Möjligheten att välja och tilldela behörigheten IT-admin är endast tillgänglig för IT-admins som utför den här proceduren.
7. Välj Spara.

Redigera prenumerationsåtkomst för flera användare

Om du behöver tilldela eller redigera prenumerationsåtkomst för flera användare samtidigt kan du följa de här stegen:

1. I menyn i det vänstra sidofältet väljer du Kontoinställningar.

2. Välj Prenumerationer längst upp i det aktiva fönstret.

3. För en prenumerationsplan med tillgängliga klientlicenser väljer du menyikonen längst till höger.
4. Välj Tilldela medlemmar till prenumerationsplan.
5. Markera rutan bredvid de användare du vill lägga till i din prenumeration.
6. När du har valt alla relevanta användare väljer du högerpilen för att flytta dem till Nuvarande användare.
7. Välj Spara.

Sök och filtrera prenumerationsanvändare

På sidan Användare, under Användare och aktuell prenumerationsplan, kan du också hitta specifika kontoanvändare och/eller filtrera dem efter kategorier. Gör så här:

1. I menyn i det vänstra sidofältet väljer du Användare.

2. Längst upp i det aktiva fönstret väljer du Användare.

3. Under Användaröversikt väljer du rullgardinsmenyn bredvid tratten.
4. I listan med sökalternativ väljer du den kategori där du vill filtrera prenumerationsanvändare:
   • Förnamn
   • Efternamn
   • E-postadress
   • Serverregion
   • Plan
   • Användartyp
   • Status

Om du letar efter en viss användare och/eller en e-postadress kan du också söka efter nyckelord:

1. Skriv in din sökterm i fältet intill listrutan Filter.
2. Klicka på förstoringsglaset eller tryck på Enter.

Dina sökresultat visas under Användaröversikt.

Du kan också sortera kolumner efter värde. Gör det genom att välja den pil som visas när du hovrar markören över en kolumnrubrik:

Exportera en användarlista

Under Användare och aktuell prenumerationsplan kan du använda funktionen Sök och filtrera för att exportera en lista över användare till en Microsoft Excel-fil baserat på dina sök- och filterkriterier. Med den här funktionen kan organisationer med ett stort antal användare enkelt visa och sortera användare efter kriterier som status, prenumerationsplan, användartyp eller någon annan kolumn i listan. Gör så här:

1. I menyn i det vänstra sidofältet väljer du Användare.

2. Längst upp i det aktiva fönstret väljer du Användare.

3. Filtrera din användarlista.
4. Bläddra längst ner i avsnittet Användaröversikt.
5. Välj Exportera som Excel.

Excel-filen visas inuti en ZIP-fil i din mapp med nedladdningar.

Redigera användarinformation

På sidan Användare och aktuell prenumerationsplan kan du också redigera uppgifter för befintliga kontoanvändare. Gör så här:

1. Under Användaröversikt väljer du menyikonen bredvid en användares status för ytterligare alternativ.
2. Välj Redigera användarinformation.
3. I dialogrutan Ändra slutanvändare för prenumeration kan du navigera till att ändra produktnivåer, ändra behörigheter och/eller uppdatera kontaktuppgifter.
4. Välj Spara när du är färdig med att redigera användarinformationen.

Om du har angett felaktig e-postadress för en inbjuden användare, måste du inaktivera deras konto och lägga till en ny prenumerationsanvändare med rätt e-postadress.

Ändra prenumerationsåtkomst för en enskild användare

Vid behov kan du ändra prenumerationsåtkomsten för en specifik kontoanvändare från sidan Användare och aktuell prenumerationsplan. Gör så här:

1. I menyn i det vänstra sidofältet väljer du Användare.

2. Längst upp i det aktiva fönstret väljer du Användare.

3. I avsnittet Användaröversikt väljer du menyikonen bredvid användarens status och väljer sedan ett av följande alternativ:

   • Redigera användarinformation > Ändra prenumerationsplaner
   • Ändra prenumerationsåtkomst
4. Välj en prenumerationsplan med tillgängliga klientlicenser och välj Spara ändringar.

Skicka inbjudan igen

När du lägger till nya prenumerationsanvändare skickas inbjudningar ut via e-post för att deras konton ska skapas och aktiveras. Om de inte skapar och aktiverar sina konton och de inte längre har tillgång till sin inbjudningsmail kan du skicka inbjudan igen.

Så här skickar du en inbjudan till en användare igen:

1. Välj Användare i menyn i det vänstra sidofältet.
2. Längst upp i det aktiva fönstret väljer du Användare.

3. Under Användaröversikt väljer du menyikonen bredvid en användares status och välj något av alternativen:

   • Redigera användarinformation > Skicka inbjudan igen
   • Skicka inbjudan igen
4. Välj Skicka igen.

E-post för inbjudan till registrering

Välj alternativet E-post för inbjudan till registrering för användare med status Upphört. På så sätt kan de aktivera sina konton och bekräfta/skapa sina BBID för att logga in i Revu 21, Studio och Bluebeam Cloud.

Välkomstmeddelande

Välj alternativet Välkomstmeddelande för användare med status Godkänt som har aktiverat sina konton och bekräftat/skapat sina BBID. I det här e-postmeddelandet får de en länk för att ladda ner Revu 21 och en bekräftelse på vilken serverregion de ska välja när de använder Bluebeam-lösningar.

Skicka massinbjudan igen

När du lägger till nya prenumerationsanvändare skickas inbjudningar till att skapa och aktivera användarnas konton ut per e-post. Om en användare inte skapar och aktiverar sitt konton och inte längre har tillgång till sin e-postinbjudan kan du Om flera användare i organisationen har statusen Utgången eller Väntande kan du skicka en ny inbjudan till alla dessa användare med en och samma åtgärd.

Gör så här för att skicka en massinbjudan på nytt

1. Välj Användare i menyn i det vänstra sidofältet.
2. Längst upp i det aktiva fönstret väljer du Användare.
3. Filtrera din användarlista efter Status.
4. Välj Väntande och/eller Utgången som sökkriterium.
5. Längst ner i resultatlistan väljer du Skicka massinbjudningar igen.
6. Välj Ja när du blir ombedd att bekräfta.

Inaktivera användare

Som bästa praxis rekommenderar vi att du bara inaktiverar användare när de inte längre är anställda på företaget. Gör så här:

1. Välj Användare i menyn i det vänstra sidofältet.
2. Längst upp i det aktiva fönstret väljer du Användare.
3. Under Användaröversikt klickar du på menyikonen intill användarens status.
4. Välj Inaktivera användare.
   
5. Bekräfta genom att välja Ja.

Organisationens administratörsportal låter dig också inaktivera flera användare med en åtgärd genom att använda sök- och filterfunktionen för att begränsa listan över användare till de du vill inaktivera.

Så här inaktiverar du flera användare samtidigt:

1. Välj Användare i menyn i det vänstra sidofältet.
2. Längst upp i det aktiva fönstret väljer du Användare.
3. Filtrera din användarlista efter specificerad kategori och nyckelord för att endast visa de användare du vill inaktivera.
4. Välj Inaktivera många användare samtidigt längst ned i listan med resultat.
5. Om du uppmanas att bekräfta att du vill inaktivera alla användare i listan väljer du Ja.

Inaktiverade användare listas fortfarande under Användaröversikt. Användarens status ändras dock till Inaktiverad.

Återaktivera användare

Gör så här om du behöver återaktivera en inaktiv användare:

1. Välj menyikonen bredvid en avaktiverad användares status.
2. Välj Återaktivera användare
   .
3. Välj en behörighetsnivå för den återaktiverade användaren och välj Spara.
4. Välj en prenumerationsplan och välj Spara ändringar.

Ta bort användare

Vår föreslagna bästa praxis är att inaktivera användare som inte längre är anställda av ditt företag. Om du inte längre vill se inaktiverade användare listade under Användaröversikt på sidan Användare och aktuell plan kan du ta bort dem från organisationens administratörsportal.

Du bör bara ta bort tidigare anställda som inte förväntas komma tillbaka. Lämna övriga inaktiverade användare i användaröversikten så att de kan återaktiveras vid behov.

För att ta bort inaktiverade användare:

1. Under Användaröversikt väljer du menyikonen bredvid en avaktiverad användares status.
2. Välj Ta bort användare.

   

3. Välj Spara.

Omtilldela prenumerationer

Om det finns underkonton på ditt konto kan du överföra tillgängliga prenumerationer till dem från ditt huvudsakliga Bluebeam-konto.

Gör så här för att distribuera om tillgängliga prenumerationer till ett befintligt underkonto:

1. Öppna huvudkontot, föräldrakontot med tillgängliga prenumerationer. Från din kontoöversikt ser du dina barnkonton listade i det vänstra sidofältet.

   

2. Välj Omtilldela prenumerationer. Du kan också gå till Kontoinställningar och välja fliken Prenumerationer och sedan välja Omtilldela prenumerationer.

3. Välj det underordnade konto som ska ta emot prenumerationerna.
4. Välj beställningsnumret.
5. Under Produkt väljer du den prenumerationsplan (Basics, Core eller Complete) som har tillgängliga klientlicenser som du vill överföra.
6. Ange antalet prenumerationer som ska omfördelas. Antalet måste vara mindre än eller lika med antalet återstående platser.
7. Välj Distribuera om.

Så här visar du prenumerationer fördelade mellan dina underordnade konton:

1. Gå till Kontoinställningar > fliken Prenumerationer.

2. Under Prenumerationshantering väljer du menyikonen.
3. Välj Visa fördelning av prenumerationer.

Gör så här för att returnera prenumerationer till ett överordnat konto:

1. Välj det aktuella underordnade kontot från Dashboard.

2. Gå till Kontoadministration > Prenumerationshantering.

3. Välj menyikonen bredvid Prenumerationsplan.

4. Välj Returnera prenumerationer.

5. Ange det antal prenumerationer som du vill returnera till det överordnade kontot.

6. Välj Returnera prenumerationer.