Fem saker du kanske inte vet om sessioner

Studio-sessioner är ett enkelt sätt att skapa en onlinemiljö för samarbete i realtid för dig och dina projektgrupper. Ladda upp dina PDF-filer till en session och bjud in deltagare, så kan alla lägga till markeringar i samma dokument så länge sessionen är aktiv. I den här artikeln lyfter vi fram vissa sessionsfunktioner som du kanske inte känner till, men som är användbara för dina arbetsflöden.

Även om du behöver en Revu-licens för att vara värd för en session kan deltagarna använda programmet i visningsläge utan att själva ha en licens. Mer information finns i den här artikeln.

1. Realtidsfunktionalitet

Med Studio-sessioner kan flera deltagare samtidigt komma åt PDF-filer och lägga till markeringar. Alla kan omedelbart se alla ändringar. Det här innebär att du inte behöver vänta på ett e-postmeddelande med ett svar eller en ny version av PDF-filen för att få den information du behöver. Med realtidsfunktionerna kan du även följa andra deltagare och se vad de gör medan de zoomar, panorerar och gör markeringar i PDF-filen.

För att följa en annan deltagare håller du muspekaren över deltagarens namn i sessionspanelen och klickar på Följ deltagare. Din skärm uppdateras automatiskt för att matcha deltagarens. Det gör att du kan gå igenom något med en kollega utan att behöva lämna Revu för att skicka e-postmeddelanden eller filer.

2. Historik och rapportering i sessioner

Medan du deltar i en session hittar du ett register med en komplett historik över all markeringsaktivitet och alla chattar i den nedre delen av Studio-panelen. All information är hyperlänkad, så du kan klicka på ett chattmeddelande eller en markering i listan och hoppa till det avsnitt i PDF-filen som användaren visade när chattmeddelandet eller markeringen lades till.

I slutet av en Studio-session kan du skapa en rapport i form av en enda PDF som innehåller alla dokument och markeringar från sessionen, tillsammans med ett komplett register över sessionshistoriken. Skapa din sessionsrapport genom att klicka på Rapport längst ner i det högra hörnet av Studio-panelen.

3. Sessionens utgångsdatum

En sessionsvärd kan stänga en session manuellt när alla användare är klara med sitt arbete. När en session har stängts är filerna i sessionen inte längre tillgängliga i Studio.

Värdar kan även konfigurera en Studio-session och ge den ett utgångsdatum för att slippa behöva stänga sessionen manuellt. Utgångsdatumet kan antingen anges när du skapar sessionen eller efter att den har skapats. När du har angett ett utgångsdatum kan du ändra det efter behov.

Om du vill ange eller redigera ett utgångsdatum går du till den aktuella sessionen och gör följande:

1. Välj sessionens namn i Studio-panelen och välj Inställningar i listrutan. En dialogruta visas.
2. Om du tidigare har ställt in ett utgångsdatum är Aktiverad valt.
   • Du kan inaktivera utgångsdatumet genom att avmarkera Aktiverad.
   • Du kan ändra utgångsdatumet eller utgångstiden genom att ange nya värden i fälten till höger om Aktiverad.
3. Klicka på OK.

Aviseringar skickas om sessionens utgångsdatum ändras.

Revu skickar även e-postaviseringar till sessionsvärden och deltagarna när sessionen närmar sig sitt utgångsdatum. Aviseringar skickas ut vid följande tidpunkter:

• sju dagar före utgången
• två dagar före utgången
• 24 timmar före utgången
• efter att sessionen har gått ut.

4. Lägg till projektfiler i en session

Du kan lägga till PDF-filer från ett projekt i en Studio-session för att samarbeta i realtid. Projektfiler kan bara läggas till i sessioner som har skapats med den här metoden, men det går att lägga till ytterligare projektfiler i dessa längre fram.

Lägg till i en ny session

1. Gå till fliken Projekt i Studio, högerklicka på PDF-filen och välj Lägg till i ny session. Du kan välja flera PDF-filer genom att använda Ctrl+klick eller Skift+klick.
   

   

2. I dialogrutan som visas skriver du namnet på din nya session och klickar på OK.
   

Sessionen skapas automatiskt med de valda PDF-filerna. Den som skapar den nya sessionen med projektfiler tilldelas rollen som sessionsvärd och kan skicka ytterligare projektfiler till sessionen samt hantera sessionen.

Lägg till i en befintlig session

• Högerklicka på markerad(e) PDF-fil(er), välj Lägg till i befintlig session och välj sessionens namn.
  

PDF-filer som redan har lagts till i en session är märkta med ikonen i projektpanelen. Som användare kan du delta i dessa pågående sessioner direkt genom att högerklicka på filen på fliken Projekt och välja Anslut till <namn på befintlig session>.

5. Byta namn på en session

Sessionsvärden namnger sessionen när den skapas. Därefter kan sessionsvärden eller deltagare med behörigheten Full kontroll byta namn på en session via Studio-panelen.

Så här byter du namn på en session:

1. Gå med i Studio-sessionen i Revu.
2. Klicka på ikonen Sessionsinställningar längst till höger i panelen.
   
3. Redigera fältet Sessionsnamn i dialogrutan Sessionsinställningar.
   
4. Klicka på OK.

Sessionen har nu ett nytt namn som bör visas direkt i Studio-panelen.

Instruktioner

Revu 20

Revu 2019

Revu 2018

Revu 2017 och tidigare

Studio