Ein digitales Dashboard für den schnellen Zugriff auf Dateien erstellen

Dieser Artikel bezieht sich auf:

  • Revu 21
  • Revu 20

Die Arbeit an einem Projekt kann mit einer komplexen Ordnerstruktur daherkommen, die sich nur schwer navigieren lässt. Einfacher Dateizugriff ist sehr wichtig und zwar nicht nur während der Planungs- und Bauphasen eines Projekts, sondern auch bei der Übergabe und dem Gebäudemanagement. Digitale Dashboards können in jeder Phase, in der sich Ihr Projekt gerade befindet, die Projekteffizienz Ihres Teams verbessern.

Was ist ein digitales Dashboard?

Ein digitales Dashboard ist eine interaktive PDF-Datei, die Ihnen mithilfe integrierter Links einen einfachen Zugriff auf Projektdokumente ermöglicht. Die Datei enthält eine Startseite mit übergeordneten Links und eine Reihe von untergeordneten Seiten mit spezifischeren Links.

Hier ist ein Beispiel für die Startseite eines Dashboards. Diese enthält Links, die in Revu erstellt wurden und zu weiteren Projektdokumenten verknüpfen. Da Dashboards von Revu-Benutzer:innen erstellt werden, lassen sie sich nach Bedarf für Eigentümer:innen,Planungsteams, Gebäudemanager:innen oder andere Personen erstellen, die auf Projektdateien zugreifen müssen. Dieses spezifische Dashboard verfügt über Links zu Projektplänen, Handbüchern, Bauzeitenplänen, Ausführungsunterlagen und anderen relevanten Informationen.

So erstellen Sie ein digitales Dashboard

Um ein digitales Dashboard zu erstellen, fängt man am besten mit dem Ziel für das Endprodukt an. Fragen Sie sich, wer das digitale Dashboard am häufigsten verwenden wird. Falls es der Eigentümer sein wird, ist ein alles umfassendes Dashboard am besten. Falls es die Gebäudemanager:innen sein werden, sind möglicherweise nur Links zu Garantieinformationen und Wartungshandbüchern relevant.

Erstellen Sie ein Layout in PowerPoint

Obwohl es unzählige Möglichkeiten gibt, ein digitales Dashboard zu erstellen, bevorzugen viele Nutzer Microsoft PowerPoint aufgrund des SmartArt-Tools. Das SmartArt-Tool bietet visuell ansprechende Grafiken mit Textüberlagerungen, die schnell bearbeitet werden können.

Befolgen Sie diese Schritte, um ein Dashboard-Layout in PowerPoint zu erstellen:

  1. Öffnen Sie eine neue Folie in PowerPoint.
    Gibt es PowerPoint- oder Präsentationsfolien, die von Ihrem Unternehmen genehmigt wurden? Sie können diese Folien verwenden, um Ihre Markenrichtlinien einzuhalten.
  2. Gehen Sie zu „Einfügen“ > „SmartArt“.
  3. Wählen Sie eine SmartArt-Grafik aus und klicken Sie auf „OK“.
  4. Geben Sie in den [Text]-Feldern die Beschriftungen für die Schaltflächen ein, die später auf Ihrem Dashboard angezeigt werden und als Links verfügbar sein sollen.
  5. Wenn Sie mit der Erstellung Ihres Dashboards fertig sind, speichern Sie die Datei als PDF.
    Wenn Sie einen Core oder Complete Subscription Plan haben und das Plug-in von Bluebeam für Microsoft Office installiert haben, rufen Sie die Registerkarte Start in PowerPoint auf und wählen Sie „PDF erstellen“ aus. Die Datei sollte als PDF gespeichert und automatisch in Revu geöffnet werden.

Fügen Sie Hyperlinks in Revu hinzu

Stellen Sie sicher, dass Ihr PDF-Layout in Revu geöffnet ist. Fügen Sie dann einen Hyperlink folgendermaßen hinzu:

  1. Gehen Sie zu „Werkzeuge“ > „Hyperlink“(Umschalt+H).
  2. Ziehen Sie mit der Maus ein Kästchen um die Fläche, für die Sie einen Hyperlink erstellen möchten.
  3. Rufen Sie das Dialogfenster „Aktion“ auf und erstellen Sie einen Link zu einer anderen Stelle in Ihrem Dokument, einer lokal gespeicherten Datei oder einer Website. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf OK, um Ihren Link zu aktivieren.

Sie können sich Ihren Hyperlink ansehen, indem Sie mit dem Cursor über den von Ihnen erstellten Link fahren. Wiederholen Sie diese Schritte für jede Schaltfläche auf Ihrem Dashboard.

Alle Links sollten funktionieren und ihr ursprüngliches Erscheinungsbild beibehalten.

Optimieren Sie Ihr digitales Dashboard

Obwohl der Hauptzweck des digitalen Dashboards darin besteht, den Dateizugriff zu vereinfachen, können Sie mit den folgenden Tipps den Gebrauch verbessern und Ihr Dashboard benutzerfreundlicher gestalten.

Sorgen Sie für eine positive Benutzererfahrung

Gestalten Sie Ihr digitales Dashboard anwenderfreundlich mit visuell ansprechenden Schaltflächen, intuitiven Symbolen und klarer Schrift. Die oben dargestellten Beispiele für Dashboards spiegeln die Farbpaletten, Bilder und Symbole ihrer entsprechenden Marke wider und schaffen so ein intuitives Erlebnis.

Fügen Sie ein Symbol für die Startseite hinzu

Wenn Ihr Dashboard aus mehreren Seiten besteht, ist es sinnvoll, auf jeder Seite einen Link zur Startseite zu platzieren. So können Nutzer bei Bedarf schnell zurück zu übergeordneten Links navigieren.

Achten Sie auf die Struktur

Bei der Erstellung eines digitalen Dashboards ist es sinnvoll, zuerst allgemeine und später spezifischere Links hinzuzufügen. Denken Sie auch daran, Ihre Ordnerstruktur einheitlich zu gestalten und Namenskonventionen für Ihre Dateien einzuhalten.

Verwenden Sie keine fehlerhaften Links

Da digitale Dashboards jahrelang im Einsatz sein können, sollten Sie Ihre Links sorgfältig überprüfen. Werden Ihre Projektdateien regelmäßig aktualisiert oder durch neuere Versionen ersetzt? Erstellen Sie Links zu einem Ordner, in dem sich die Dateien befinden, und nicht zu den Dateien selbst, damit die Links immer funktionieren. Erstellen Sie dabei keine Links zu lokalen Dateien auf Ihrem Computer, da andere Benutzer:innen diese Dateien nicht öffnen können.

Legen Sie Berechtigungen für Projektordner fest

Wenn Sie Dateien in Bluebeam Studio verlinken, stellen Sie sicher, dass Sie Projektordnerberechtigungen für Dashboard-Benutzer:innen festlegen.

Anleitungen

PDF-Verwaltung

Benutzeroberfläche und Navigation

Revu 21

Revu 20

Die Arbeit an einem Projekt kann mit einer komplexen Ordnerstruktur daherkommen, die sich nur schwer navigieren lässt. Einfacher Dateizugriff ist sehr wichtig und zwar nicht nur während der Planungs- und Bauphasen eines Projekts, sondern auch bei der Übergabe und dem Gebäudemanagement.