Fünf Dinge, die Sie vielleicht noch nicht über Studio-Sitzungen wussten

Dieser Artikel bezieht sich auf:

  • Revu 21
  • Revu 20

Studio-Sitzungen sind eine einfache Möglichkeit, eine Echtzeit-Umgebung für die digitale Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihren Projektteams zu schaffen. Laden Sie einfach Ihre PDF-Dateien in eine Sitzung hoch und laden Sie Teilnehmer:innen ein, und alle Teilnehmer:innen können Markups zum selben Dokument hinzufügen, solange die Sitzung aktiv ist. Dieser Artikel hebt bestimmte Funktionen in Sitzungen hervor,die Sie vielleicht noch nicht kennen, aber für Ihre Arbeitsabläufe nützlich sein könnten.

In Revu 21 benötigen Sie einen aktiven Core-, Complete- oder Max-Abo, um eine Sitzung zu erstellen. Basics-Abonnenten und Teilnehmer ohne Bluebeam Abos können weiterhin in Studio mit schreibgeschütztem Zugriff zusammenarbeiten. Weitere Informationen zum Arbeiten in Revu 21 und Studio ohne Abo finden Sie unter Arbeiten in Revu 21 ohne Abo.

In Revu 20 benötigen Sie eine lizenzierte Kopie von Revu, um eine Sitzung zu veranstalten. Teilnehmer können ohne Lizenz den Ansichtsmodus verwenden. Um eine Sitzung zu hosten bzw. daran teilzunehmen, ist ein Konto für Bluebeam Studio erforderlich.

1. Echtzeit-Funktionalität

In Studio-Sitzungen können mehrere Teilnehmer:innen gleichzeitig auf eine PDF-Datei zugreifen und Markierungen hinzufügen, die sofort für alle Teilnehmenden sichtbar sind. Diese Funktion ermöglicht mehr Effizienz bei der Planprüfung, indem die Anzahl der Versionen und E-Mails reduziert wird. Es besteht auch die Möglichkeit, anderen Teilnehmer:innen der Sitzung zu folgen und ihnen beim Zoomen, Schwenken und Markieren der PDF-Datei „über die Schulter“ zu schauen.

Um einem anderen Teilnehmer zu folgen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Teilnehmers auf der Sitzungen-Seitenleiste und wählen Sie Teilnehmer folgen. Ihr Bildschirm wird automatisch aktualisiert, um mit dem Bildschirm des anderen übereinzustimmen. Dies ermöglicht es Ihnen, ein Problem mit einem Kollegen zu bearbeiten, ohne Revu verlassen zu müssen, um E-Mails oder Dateien auszutauschen.

2. Sitzungsaufzeichnung und Berichterstattung

Während Sie sich in einer Sitzung befinden, überprüfen Sie den unteren Bereich der Studio-Seitenleiste, um eine Aufzeichnung zu finden, die einen vollständigen Verlauf aller Markierungen und Chats enthält. Alle Informationen sind mit Hyperlinks versehen, sodass Sie eine Chat-Nachricht oder Markierungen auswählen und zu der Fläche der PDF-Datei springen können, die der Teilnehmer beim Hinzufügen seiner Chat-Nachricht oder Markierungen betrachtet hat.

Am Ende einer Studio-Sitzung können Sie einen Bericht erstellen. Dies generiert eine einzelne PDF-Datei, die alle Dokumente und Markierungen aus der Sitzung sowie die gesamte Sitzungsaufzeichnung enthält. Um Ihren Sitzungsbericht zu erstellen, gehen Sie zu Bericht in der rechten unteren Ecke des Studio-Bereichs.

Sie müssen ein Sitzungsmoderator oder ein Complete-, Core- oder Max-Abonnent mit vollständiger Kontrolle sein, um einen Bericht zu erstellen.

3. Ablaufdatum der Sitzung

Moderatoren können eine Sitzung nach Abschluss der Arbeit manuell beenden. Sobald eine Sitzung beendet wurde, sind die in dieser Sitzung enthaltenen Dateien nicht mehr in Studio verfügbar.

Moderatoren können eine Sitzung so konfigurieren, dass sie ein Ablaufdatum hat, wodurch das manuelle Schließen der Sitzung entfällt. Das Ablaufdatum kann wahlweise beim Erstellen der Sitzung oder zu einem späteren Zeitpunkt festgelegt werden. Bei Bedarf lässt sich das Ablaufdatum nachträglich ändern.

  1. Gehen Sie in der Sitzung zu Sitzungseinstellungen.
    Wählen Sie die Sitzungseinstellungen aus
  2. Wenn bereits ein Ablaufdatum festgelegt wurde, ist die Option Aktiviert ausgewählt.
    • Sie können das Ablaufdatum deaktivieren, indem Sie das Häkchen bei „Aktiviert“ entfernen.
    • Das Ablaufdatum oder die Uhrzeit kann geändert werden, indem Sie das entsprechende Datum/die Uhrzeit in den Feldern rechts neben „Aktiviert“ einstellen.
  3. Wählen Sie „OK“ aus.
Ablaufdaten können nur von Moderator:innen oder Teilnehmer:innen mit der Berechtigung „Vollständige Kontrolle“ eingerichtet oder aktualisiert werden.

Die Teilnehmenden werden über Aktualisierungen des Ablaufdatums einer Sitzung benachrichtigt. Studio sendet außerdem E-Mail-Benachrichtigungen an den Sitzungsmoderator und die Teilnehmer, wenn sich die Sitzung ihrem Ablaufdatum nähert. Die Benachrichtigungen werden zu folgenden Zeitpunkten gesendet:

  • 7 Tage vor Ablauf
  • 2 Tage vor Ablauf
  • 24 Stunden vor Ablauf
  • Nach Ablauf der Sitzung

4. Hinzufügen von Projektdateien zu einer Sitzung

PDFs in einem Projekt können zu einer Sitzung für die Zusammenarbeit in Echtzeit hinzugefügt werden. Nur zu einer Sitzung, die mit dieser Methode erstellt wurde, können Projektdateien hinzugefügt werden. Später können jedoch weitere Projektdateien hinzugefügt werden.

Sie müssen sowohl über die Berechtigung „PDF-Dateien an Sitzungen senden“ als auch über die Ordnerberechtigungen in Studio-Projekten verfügen, um diese Funktion nutzen zu können. Teilnehmer mit vollständiger Kontrolle verfügen bereits standardmäßig über beide Berechtigungen.

Zu einer neuen Sitzung hinzufügen

  1. In einem Studio-Projekt klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine PDF-Datei und wählen Sie Zu neuer Sitzung hinzufügen. Sie können mehrere PDFs auswählen, indem Sie Strg+Klicken oder Umschalt+Klicken verwenden.
  2. Geben Sie einen Namen für Ihre neue Sitzung ein und wählen Sie OK aus.

Derjenige, der die neue Sitzung mit Projektdateien erstellt, wird zum Sitzungsmoderator gemacht und kann zusätzliche Projektdateien an die Sitzung senden und die Sitzung verwalten.

Hinzufügen zu einer bestehenden Sitzung

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten PDF-Dateien, wählen Sie Zu vorhandener Sitzung hinzufügen und wählen Sie die Sitzung nach Namen aus.

Hier werden nur solche Sitzungen als Optionen aufgeführt, die gemäß dem oben beschriebenen Prozess Zu neuer Sitzung hinzufügen erstellt wurden.

PDFs, die bereits zu einer Sitzung hinzugefügt wurden, sind in der Seitenleiste Projekte mit dem Symbol In einer Sitzung gekennzeichnet. Benutzer können diesen laufenden Sitzungen direkt beitreten, indem sie mit der rechten Maustaste auf die Datei in der Registerkarte „Projekt“ klicken und <Name der bestehenden Sitzung> beitreten auswählen.

5. Umbenenneneiner Sitzung

Der oder die Sitzungsmoderator:in benennt die Sitzungen beim Erstellen. Danach könnendie Sitzungen nur von Moderator:innen oder Teilnehmer:innen mit vollständiger Kontrolle in der Seitenleiste „Studio“umbenannt werden.

  1. Nehmen Sie an der Sitzung in Revu teil.
  2. Wählen Sie Sitzungseinstellungen aus.
  3. Bearbeiten Sie im Dialogfeld Sitzungseinstellungen den Sitzungsnamen .
  4. Wählen Sie „OK“ aus.

Anleitungen

Tipps und Tricks

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