Batch Link

Batch Link kann für mehrere PDF-Dateien oder ein einzelnes mehrseitiges PDF ausgeführt werden. Diese Dokumente müssen nicht gruppiert werden; der Nutzer kann einzelne Dokumente oder ganze Ordner (einschließlich Unterordner, falls gewünscht) von verschiedenen Speicherorten auswählen.

PDF-Dateien müssen nicht in Revu geöffnet sein, wenn Sie den Vorgang ausführen. Wenn ein Dokument in Revu geöffnet ist, werden alle aus dem Prozess resultierenden Änderungen am Dokument vorgenommen, aber das Dokument wird nicht gespeichert oder eingecheckt (falls zutreffend); Sie müssen das Dokument manuell speichern und einchecken. Wenn ein Dokument nicht in Revu geöffnet ist und es nicht von einem anderen Nutzer ausgeliehen/gesperrt ist, wendet Revu die Dokumentänderungen automatisch an und speichert sie (ohne das Dokument zu öffnen).

So führen Sie Batch Link aus:

1. Gehen Sie zu Batch > Link > Neu.
2. Fügen Sie PDFs zur Verarbeitung mit einer oder mehreren der folgenden Methoden hinzu:
   • Um alle PDFs, die derzeit in Revu geöffnet sind, hinzuzufügen, wählen Sie Geöffnete Dateien hinzufügen aus.
   • Um Dateien von einem lokalen oder Netzlaufwerk auszuwählen, wählen Sie Hinzufügen aus.
   • Um alle PDFs, die sich in einem Ordner auf einem lokalen oder Netzlaufwerk befinden, hinzuzufügen, wählen Sie Ordner hinzufügen aus. Wählen Sie Unterordner hinzufügen, um Unterordner ebenfalls automatisch hinzuzufügen.
   • Um den Pfad zu einem PDF oder Ordner manuell einzugeben, klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Pfadliste und auswählen Sie Neu einfügen.
3. Standardmäßig wird jedes Element, das zur Pfadliste hinzugefügt wird, zur Verarbeitung ausgewählt. Deaktivieren Sie das Kästchen links von einem Element, um ihn von der Verarbeitung auszuschließen.
   • Es ist möglich, sowohl den Pfad zu einem spezifischen Dokument als auch den übergeordneten Ordner dieses Dokuments anzugeben. Wenn dies geschieht, gibt es spezifische Verhaltensweisen, die regeln, was verarbeitet wird, wenn das eine aktiviert und das andere nicht aktiviert ist:
     • Wenn der Pfad zum Dokument ausgewählt ist und der Pfad zum übergeordneten Ordner nicht, wird das Dokument verarbeitet, aber nichts anderes im Ordner.
     • Wenn der Pfad zum Dokument nicht ausgewählt ist, aber der Pfad zu dessen übergeordnetem Ordner, werden alle PDFs in diesem Ordner, außer dem betreffenden Dokument, verarbeitet.
4. Wähle Weiter.
5. Um eine Reihe von Suchbegriffen und Zielen zu importieren, die zuvor als CSV-Datei gespeichert wurden (siehe Speichern und Verwenden von gespeicherten Batch Link-Konfigurationen), wählen Sie Importieren aus. Andernfalls nutzen Sie eine der folgenden Optionen, um Suchbegriffe und Ziele zu generieren:
   • Dateiname: Verwendet den Dateinamen für jedes im Batch-Prozess enthaltene PDF als Suchbegriff , wobei das Ziel die Seite selbst ist.
   • Seitenregion: Verwendet den Text, der in benutzerdefinierten Regionen gefunden wird, als Suchbegriff, wobei das Ziel die Seite selbst ist. So definieren Sie einen Bereich:
   1. Wählen Sie Auswählen, um das Dialogfeld durch einen Fadenkreuz-Cursor zu ersetzen.

   2. Ziehen Sie, um einen Bereich in der PDF zu definieren.

      Die Daten in dieser Region sollten an derselben Stelle auf jeder PDF-Datei platziert werden. Ist die Region definiert, öffnet sich das Dialogfenster „AutoMark“.
      
      
   3. Weitere Region hinzufügen:
      1. Wählen Sie Hinzufügen aus, um das Dialogfeld durch ein Fadenkreuz zu ersetzen.
      2. Ziehen Sie, um eine andere Region zu definieren, die dem Auswahlfeld im Dialogfenster „AutoMark“hinzugefügt wird.
      Sie können beliebig viele Regionen hinzufügen. Überprüfen Sie das Beispiel-Seitenetikett, das unter Vorschau angezeigt wird. Falls gewünscht, wählen Sie das Auswahl feld aus, um Text vor, nach oder zwischen [Regionen] hinzuzufügen.
   4. Nachdem Sie alle Bereiche definiert haben, wählen Sie OK aus, um das „AutoMark“-Dialogfeld zu schließen und zum vorherigen Dialogfeld zurückzukehren.
      AutoMark eignet sich am besten für Dokumente, die vektorbasiert sind, dieselbe Größe und dieselbe Registrierung haben. AutoMark funktioniert möglicherweise nicht wie erwartet, wenn die Seiten unterschiedliche Größen haben, wenn einige der Seiten nicht durchsuchbar sind oder wenn die Scans nicht richtig registriert sind.

   • Seitenetiketten: Verwendet das vordefinierte Seitenetikett für jedes in der Stapelverarbeitung enthaltene PDF als Suchbegriff, wobei das Ziel die Seite selbst ist.

6. Click Einstellungen. Das Suchbegriffseinstellungen -Dialogfenster erscheint.

   Wählen Sie eine Kombination aus Filtermodus und Filterzeichen , um Suchbegriffe automatisch nach Bedarf zu filtern. Filtermodus: Erster ab Start: Behält den gesamten Text vom Beginn des Scanergebnisses bis zum ersten Vorkommen des Filterzeichens. **Filtermodus: Erster ab Ende**: Behält den gesamten Text vom letzten Vorkommen des **Filterzeichens** bis zum Ende des Scan-Ergebnisses. Zeichen filtern: Wählen Sie auswählen eines der verfügbaren Zeichen aus oder geben Sie eines manuell ein. Siehe die Vorschau für ein Beispiel der Ergebnisse. Wählen Sie OK.

7. klicken Generate. Die Liste „Links verwalten“ wird automatisch ausgefüllt.
8. Wählen Sie einen beliebigen **Suche** oder ein **Ziel** aus, um ihn zu bearbeiten. Um manuell einen **Suchbegriff** und ein **Ziel** einzugeben, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste **Links verwalten** und wählen Sie Neu einfügen, um eine neue Zeile hinzuzufügen. Es gibt vier Arten von Hyperlinks, die unterstützt werden, und jeder erfordert eine bestimmte Syntax. Verwenden Sie je nach gewünschtem Hyperlink-Typ die entsprechende Syntax, wie unten gezeigt:

   Art des Hyperlinks	Syntax
   Link zur Datei	<filename>
   Link zu Seite in Datei	Seite <#> in <filename>
   Link zu Stelle1 in der Datei	Setze "<place name>" in <filename>
   Link zur URL	Web <url>

   ¹ Es wird empfohlen, aber nicht verpflichtend, dass der Ortsname wie im Beispiel mit Anführungszeichen (") umgeben ist.

9. Klicken Sie auf Linkoptionen. Das Link-Optionen Dialogfenster erscheint.

   Wählen Sie beliebige oder alle gewünschten Suchoptionen aus. Wählen Sie Relative Pfade verwenden, um Links zu erstellen, die relative Pfade verwenden, oder deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um stattdessen vollständige Pfade zu verwenden. Um rechteckige Hervorhebungen über Hyperlinks zu platzieren, die von Batch Link erstellt wurden, wählen Sie Links hervorheben aus und wählen Sie eine Farbe, indem Sie das Kästchen direkt rechts davon auswählen. Wählen Sie ein Überlappungsverhalten , das bestimmt, was der Prozess tut, wenn er versucht, einen Hyperlink an einem bereits vorhandenen Standort zu platzieren. Um Erscheinungsmerkmale für die platzierten Links festzulegen, auswählen Sie Include Appearance Properties und wählen Sie die gewünschten Aussehenseigenschaften.

   Farbe zeigt die Farbe der Umriss, des Hervorheben oder der Füllen der Links an. Die Zeilenbreite legt die Breite der Umrisse der Links fest, sofern anwendbar. Der Stil bestimmt den Stil der Umrisse oder platziert Highlights oder Fills statt von Umrissen. Wählen Sie Hervorheben , um eine Hervorhebungsmarkierung über die Links zu legen. Wählen Sie eine der anderen Optionen, um eine Gliederung oder einen Fülleffekt zu erstellen, der beim Ansehen des PDFs sichtbar ist, aber nicht in der Markierungsliste oder beim Ausdrucken des PDFs angezeigt wird. Highlight Glätten: Wähle aus, um das Markup der Highlights über den Links automatisch abzuflachen, wenn Highlight als Stil ausgewählt wird. Wählen Sie OK.

10. Um die aktuelle Liste der Suchbegriffe und Ziele zu speichern, klicken Sie auf Export.
11. Um die aktuelle Batch-Link-Konfiguration zu speichern, einschließlich ausgewählter PDFs, Suchbegriffe und Ziele sowie Einstellungen und Linkoptionen, klicken Sie auf Konfiguration speichern.
12. klicken Run. Der Bericht zur Batch Link Übersicht wird geöffnet (siehe Batch Link Übersicht unten für weitere Informationen zum Bericht).

1. Das zu verarbeitende Set öffnen
2. Gehen Sie zu Batch > Link > Current Set.

3. Um einen Satz von Suchbegriffen und Zielen zu importieren, die zuvor als CSV-Datei gespeichert wurden (siehe Speichern und Verwenden von gespeicherten Batch Link Konfigurationen), klicken Sie auf Importieren. Andernfalls nutzen Sie eine der folgenden Optionen, um Suchbegriffe und Ziele zu generieren:
   • Dateiname: Verwendet den Dateinamen für jedes im Batch-Prozess enthaltene PDF als Suchbegriff , wobei das Ziel die Seite selbst ist.
   • Seitenregion: Verwendet den Text, der in benutzerdefinierten Regionen gefunden wird, als Suchbegriff, wobei das Ziel die Seite selbst ist. So definieren Sie einen Bereich:
   1. Wählen Sie Auswählen, um das Dialogfeld durch einen Fadenkreuz-Cursor zu ersetzen.

   2. Ziehen Sie, um einen Bereich in der PDF zu definieren.

      Die Daten in dieser Region sollten an derselben Stelle auf jeder PDF-Datei platziert werden. Ist die Region definiert, öffnet sich das Dialogfenster „AutoMark“.
      
      
   3. Weitere Region hinzufügen:
      1. Wählen Sie Hinzufügen aus, um das Dialogfeld durch ein Fadenkreuz zu ersetzen.
      2. Ziehen Sie, um eine andere Region zu definieren, die dem Auswahlfeld im Dialogfenster „AutoMark“hinzugefügt wird.
      Sie können beliebig viele Regionen hinzufügen. Überprüfen Sie das Beispiel-Seitenetikett, das unter Vorschau angezeigt wird. Falls gewünscht, wählen Sie das Auswahl feld aus, um Text vor, nach oder zwischen [Regionen] hinzuzufügen.
   4. Nachdem Sie alle Bereiche definiert haben, wählen Sie OK aus, um das „AutoMark“-Dialogfeld zu schließen und zum vorherigen Dialogfeld zurückzukehren.
      AutoMark eignet sich am besten für Dokumente, die vektorbasiert sind, dieselbe Größe und dieselbe Registrierung haben. AutoMark funktioniert möglicherweise nicht wie erwartet, wenn die Seiten unterschiedliche Größen haben, wenn einige der Seiten nicht durchsuchbar sind oder wenn die Scans nicht richtig registriert sind.

   • Seitenetiketten: Verwendet das vordefinierte Seitenetikett für jedes in der Stapelverarbeitung enthaltene PDF als Suchbegriff, wobei das Ziel die Seite selbst ist.

4. Click Einstellungen. Das Suchbegriffseinstellungen -Dialogfenster erscheint.

   Wählen Sie eine Kombination aus Filtermodus und Filterzeichen , um Suchbegriffe automatisch nach Bedarf zu filtern. Filtermodus: Erster ab Start: Behält den gesamten Text vom Beginn des Scanergebnisses bis zum ersten Vorkommen des Filterzeichens. **Filtermodus: Erster ab Ende**: Behält den gesamten Text vom letzten Vorkommen des **Filterzeichens** bis zum Ende des Scan-Ergebnisses. Zeichen filtern: Wählen Sie auswählen eines der verfügbaren Zeichen aus oder geben Sie eines manuell ein. Siehe die Vorschau für ein Beispiel der Ergebnisse. Wählen Sie OK.

5. klicken Generate. Die Liste „Links verwalten“ wird automatisch ausgefüllt.
6. Wählen Sie einen beliebigen **Suche** oder ein **Ziel** aus, um ihn zu bearbeiten. Um manuell einen **Suchbegriff** und ein **Ziel** einzugeben, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste **Links verwalten** und wählen Sie Neu einfügen, um eine neue Zeile hinzuzufügen. Es gibt vier Arten von Hyperlinks, die unterstützt werden, und jeder erfordert eine bestimmte Syntax. Verwenden Sie je nach gewünschtem Hyperlink-Typ die entsprechende Syntax, wie unten gezeigt:

   Art des Hyperlinks	Syntax
   Link zur Datei	<filename>
   Link zu Seite in Datei	Seite <#> in <filename>
   Link zu Stelle1 in der Datei	Setze "<place name>" in <filename>
   Link zur URL	Web <url>

   ¹ Es wird empfohlen, aber nicht verpflichtend, dass der Ortsname wie im Beispiel mit Anführungszeichen (") umgeben ist.

7. Klicken Sie auf Linkoptionen. Das Link-Optionen Dialogfenster erscheint.

   Wählen Sie beliebige oder alle gewünschten Suchoptionen aus. Wählen Sie Relative Pfade verwenden, um Links zu erstellen, die relative Pfade verwenden, oder deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um stattdessen vollständige Pfade zu verwenden. Um rechteckige Hervorhebungen über Hyperlinks zu platzieren, die von Batch Link erstellt wurden, wählen Sie Links hervorheben aus und wählen Sie eine Farbe, indem Sie das Kästchen direkt rechts davon auswählen. Wählen Sie ein Überlappungsverhalten , das bestimmt, was der Prozess tut, wenn er versucht, einen Hyperlink an einem bereits vorhandenen Standort zu platzieren. Um Erscheinungsmerkmale für die platzierten Links festzulegen, auswählen Sie Include Appearance Properties und wählen Sie die gewünschten Aussehenseigenschaften.

   Farbe zeigt die Farbe der Umriss, des Hervorheben oder der Füllen der Links an. Die Zeilenbreite legt die Breite der Umrisse der Links fest, sofern anwendbar. Der Stil bestimmt den Stil der Umrisse oder platziert Highlights oder Fills statt von Umrissen. Wählen Sie Hervorheben , um eine Hervorhebungsmarkierung über die Links zu legen. Wählen Sie eine der anderen Optionen, um eine Gliederung oder einen Fülleffekt zu erstellen, der beim Ansehen des PDFs sichtbar ist, aber nicht in der Markierungsliste oder beim Ausdrucken des PDFs angezeigt wird. Highlight Glätten: Wähle aus, um das Markup der Highlights über den Links automatisch abzuflachen, wenn Highlight als Stil ausgewählt wird. Wählen Sie OK.

8. Um die aktuelle Liste der Suchbegriffe und Ziele zu speichern, klicken Sie auf Export.
9. Um die aktuelle Batch-Link-Konfiguration zu speichern, einschließlich ausgewählter PDFs, Suchbegriffe und Ziele sowie Einstellungen und Linkoptionen, klicken Sie auf Speichern zu Set.
10. klicken Run. Der Bericht zur Batch Link Übersicht wird geöffnet (siehe Batch Link Übersicht unten für weitere Informationen zum Bericht).

Batch Link-Konfigurationen können jederzeit nach Abschluss der Dateiauswahl als XML-Dateien gespeichert werden. Alle vorgenommenen Konfigurationen (PDF-Auswahl, Suchbegriffeinstellungen, Suchbegriffe, Ziele und Link-Optionen) werden gespeichert und können später wiederverwendet werden (z. B. um Hyperlinks zu aktualisieren, nachdem Dokumentrevisionen eingegangen sind). Diese XML-Dateien können verwendet werden, um einen Batch Link-Prozess zu initiieren.

Konfigurationen für Sets sind eine Ausnahme: Anstatt vollständige Konfigurationen in einer separaten XML-Datei zu speichern, werden Konfigurationen für Sets direkt in der .bex-Datei des Set gespeichert und zusammen mit dem Set automatisch geöffnet.

Alternativ können auch nur Suchbegriffe und Ziele in eine CSV-Datei exportiert werden. Dies kann nützlich sein, wenn eine Liste von Suchbegriffen und Zielen geprüft oder bearbeitet werden muss und es einfacher wäre, dies in einer Tabellenkalkulationsanwendung zu tun. Diese CSV-Dateien können dann in einen Batch Link-Prozess importiert werden, ohne andere Einstellungen zu beeinflussen.

Batch Link-Konfigurationen speichern

Komplette Batch-Link-Konfigurationen können als XML-Datei gespeichert werden, oder einfach die Suchbegriffe und -Ziele können in eine CSV-Datei exportiert werden. Beide Optionen sind auf der zweiten Seite des Batch-Link-Wizards verfügbar.

• Um alle aktuellen Batch Link-Einstellungen als XML-Datei zu speichern, klicken Sie auf Konfiguration speichern.
• Um nur einen Satz von Suchbegriffen und Zielen als CSV-Datei zu speichern, klicken Sie auf Exportieren.

Set-Konfigurationen speichern

Das Speichern von Konfigurationen für Sets unterscheidet sich von PDFs, die nicht im Set sind. Anstatt die Möglichkeit zu haben, eine XML-Konfigurationsdatei zu speichern, werden Set-Konfigurationen direkt in der .bex gespeichert file und wird zum Standard für dieses Set. Suchbegriffe und -ziele können normal importiert und exportiert werden.

• Um eine Batch Link-Konfiguration direkt im aktuellen Set zu speichern, klicken Sie auf Im Set speichern.

Starten Sie Batch Link mithilfe einer vorhandenen Konfiguration.

Bestehende XML-Konfigurationen können verwendet werden, um Batch Link zu starten. Nur XML-Konfigurationen können verwendet werden, um Batch Link zu initiieren.

Um Batch Link mithilfe einer XML-Konfiguration auszuführen:

• Gehen Sie zu Batch Link™ > > Öffnen. Navigieren Sie zur gewünschten Konfigurationsdatei und öffnen Sie sie. Der Batch Link-Assistent wird mit den vorab geladenen Daten aus der Konfigurationsdatei geöffnet.
  • Alternativ sind kürzlich genutzte Konfigurationen im selben Menü für schnelleren Zugriff aufgeführt. Klicken Sie auf beliebige Konfigurationen.

Importieren gespeicherter Suchbegriffe und Ziele

Bestehende CSV-Konfigurationen können verwendet werden, um Suchbegriffe und Ziele zu importieren. Es werden nur Suchbegriffe und -ziele importiert; Alle Dateiauswahlen, Filteroptionen und Linkoptionen werden beibehalten. Wenn es bereits Suchbegriffe und Ziele gibt, werden diese überschrieben.

Um Suchbegriffe und Ziele zu importieren:

1. Starten Sie einen neuen Batch Link-Prozess und wählen Sie die zu verknüpfenden Dateien und Ordner aus, wie unter Ausführen von Batch Link beschrieben.
   • Alternativ können Sie Batch Link mithilfe einer bestehenden Konfiguration initiieren.
2. Klicken Sie auf Weiter, um zur zweiten Seite des Batch-Link-Wizards zu gelangen.
3. Klicken Sie auf der zweiten Seite des Batch-Link-Wizards auf die Schaltfläche Importieren . Blättern Sie zur gewünschten Konfigurationsdatei und öffnen Sie sie. Die gespeicherten Suchbegriffe und -ziele werden importiert und bestehende Suchbegriffe und -ziele überschrieben. Keine anderen Einstellungen sind betroffen.

Nachdem Batch Link ausgeführt wurde, wird ein Batch Link-Übersicht Dialogfenster angezeigt und meldet die Ergebnisse des Vorgangs.

Folgende Informationen werden bereitgestellt:

• Erstellte Hyperlinks: Die Anzahl der neuen Hyperlinks, die durch den Prozess erstellt wurden.
• Gelöschte Hyperlinks: Die Anzahl der alten Hyperlinks, die durch den Prozess (gemäß dem in den Link-Optionen definierten Überlappungsverhalten) gelöscht wurden.
• Übersprungene Seiten: Die Anzahl der PDF-Seiten, die vom Prozess übersprungen wurden, weil sie keinen durchsuchbaren Text enthielten.
• Dateien, die nicht geöffnet werden konnten: Die Anzahl der PDFs, die durch den Prozess nicht geöffnet werden konnten.

Klicken Sie auf Details, um einen erweiterten Bericht der Batch Link-Ergebnisse anzuzeigen.

Klicken Sie zurück , um zum Batch-Link-Assistenten zurückzukehren und die Gelegenheit zu nutzen, alle festgestellten Probleme zu beheben und den Prozess erneut auszuführen oder eine Konfiguration zu speichern.

Tipp: Im Batch-Link-Assistenten klicken Sie entweder auf die Rubrik Suchbegriffe oder Ziele, um alle markierten Probleme nach oben zu bringen.

Klicken Sie auf Beenden und schließen, um Batch Link zu schließen.