Cinq choses que vous ne savez peut-être pas sur les séances en studio

Applicable à :

  • Revu 21
  • Revu 20

Les sessions en studio sont un moyen simple de créer un environnement de collaboration numérique en temps réel pour vous et vos équipes de projet. Téléchargez simplement vos fichiers PDF dans une session et invitez les participants, et tous les participants peuvent ajouter des annotations au même document tant que la session est active. Cet article met en évidence les fonctionnalités de Sessions que vous ne connaissez peut-être pas mais qui pourraient être utiles.

Dans Revu 21, il vous faudra un plan Core, Complete ou Max pour créer une Session. Les abonnés Basics et les participants qui n’ont pas de formule Bluebeam peuvent malgré tout collaborer dans Studio avec un accès en lecture seule. Pour en savoir plus sur l’utilisation de Revu 21 et de Studio sans abonnement, consultez Travailler dans Revu 21 sans abonnement.

Dans Revu 20, vous avez besoin d’une copie sous licence de Revu pour héberger une session. Les participants peuvent utiliser le mode d’affichage s’ils ne possèdent pas de licence. L’organisation et la participation à une session nécessitent un compte Studio de Bluebeam.

1. Fonctionnalité en temps réel

Les sessions en studio permettent à plusieurs participants d'accéder à un PDF et d'ajouter des annotations en même temps, toutes les modifications étant immédiatement disponibles pour tout le monde. Cette fonctionnalité rationalise la révision de la conception en réduisant les versions de dessin et les e-mails. Vous pouvez également suivre un autre participant et le regarder zoomer, se déplacer et annoter le PDF.

Pour suivre un autre participant, survolez son nom dans le panneau Sessions et sélectionnez Suivre le participant. Votre écran se met automatiquement à jour pour s’aligner sur le sien. Cela vous permet de traiter un problème avec un collègue sans quitter Revu pour échanger des e-mails ou des fichiers.

2. Registre des sessions et des rapports

Pendant que vous êtes dans une session, consultez la section inférieure du panneau Studio pour trouver un enregistrement contenant un historique complet de toutes les activités de marquage et des discussions. Toutes les informations sont dotées d’hyperliens, vous permettant de sélectionner un message ou un marquage et de passer à la surface du PDF que le participant visualisait lorsque son message de chat ou son marquage a été ajouté.

À la fin d'une Session, vous pouvez créer un rapport sous forme d'un seul fichier PDF contenant tous les documents et annotations de la Session, ainsi que l'intégralité du registre de la Session. Pour générer votre rapport de session, sélectionnez Rapport dans le coin inférieur droit du panneau Studio.

Vous devez être l'hôte d'une Session ou un abonné Complete, Core ou Max avec des autorisations de contrôle total pour générer un rapport.

3. Date d’expiration de la session

Les hôtes de session peuvent fermer une session manuellement lorsque tous les utilisateurs ont terminé de travailler. Une fois qu'une session est fermée, les fichiers contenus dans cette session ne seront plus disponibles dans Studio.

Les hôtes peuvent configurer une Session pour qu’elle ait une date d’expiration, ce qui supprime la nécessité de fermer manuellement la Session. La date d’expiration peut être définie lors de la création de la session ou ultérieurement. Une fois la date d’expiration définie, elle peut être mise à jour si nécessaire.

  1. Dans Session, sélectionnez Paramètres de la session .
    Sélectionner les paramètres de session
  2. Si une date d’expiration a déjà été définie, Activé sera sélectionné.
    • Vous pouvez désactiver la date d'expiration en désélectionnant Activé.
    • La date ou l'heure d'expiration peut être modifiée en ajustant la date/heure appropriée à droite de Activé.
  3. Sélectionnez OK.
Vous devez être un hôte de session ou un participant avec des autorisations de contrôle total pour définir ou mettre à jour une date d'expiration.

Des notifications sont envoyées si la date d’expiration de la session est mise à jour. Studio envoie également à l’hôte de la session et aux participants des notifications par e-mail lorsque la session approche de sa date d’expiration. Des notifications sont envoyées :

  • 7 jours avant l'expiration
  • 2 jours avant l'expiration
  • 24 heures avant l'expiration
  • Après l'expiration de la session

4. Ajouter des fichiers de projet à une session

Les PDF d’un projet peuvent être ajoutés à une session pour une collaboration en temps réel. Il n’est possible d’ajouter des fichiers de projet qu’aux sessions créées à l’aide de cette méthode, mais des fichiers de projet supplémentaires pourront être ajoutés à l’avenir.

Vous devez avoir à la fois l’autorisation d’envoyer des PDF aux sessions et l’autorisation de lecture/écriture de dossier dans Projets Studio pour utiliser cette fonctionnalité. Les participants ayant les autorisations de contrôle total ont déjà les deux autorisations par défaut.

Ajouter à une nouvelle session

  1. Dans un Projet Studio, cliquez avec le bouton droit sur un PDF et sélectionnez Ajouter à une nouvelle session. Vous pouvez sélectionner plusieurs PDF en utilisant Ctrl+cliquer ou Maj+cliquer.
  2. Saisissez le nom de votre nouvelle session et sélectionnez OK.

La personne qui crée la nouvelle session contenant les fichiers de projet sera désignée comme hôte de la session et pourra ajouter des fichiers de projet supplémentaires à la session et la gérer.

Ajouter à une sessionexistante

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le(s) PDF sélectionné(s), sélectionnez Ajouter à une session existante et choisissez la session par son nom.

Seules les sessions créées à l’aide du processus Ajouter à une nouvelle session décrit ci-dessus apparaîtront comme options.

Les fichiers PDF déjà ajoutés à une session sont marqués d’une icône En session dans le panneau Projets. Les utilisateurs peuvent rejoindre ces sessions en cours directement en cliquant sur le fichier dans l’onglet Projets et en sélectionnant Rejoindre <Nom de session existant>.

5. Renommer une session

L'hôte de session nomme les sessions lors de leur création. Par la suite, les sessions peuvent être renommées à partir du panneau Studio par l'hôte de la session ou par les participants disposant d'autorisations de contrôle total.

  1. Rejoignez la session dans Revu.
  2. Sélectionnez Paramètres de session .
  3. Dans la boîte de dialogue Paramètres de session, modifiez le Nom de la session .
  4. Sélectionnez OK.

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