Handleiding Studio-sessies voor Revu

Introductie

In deze handleiding leert u hoe u Studio Studio-sessies in Revu gebruikt om samen te werken aan projectdocumenten. Aan het einde kunt u:

• Start een nieuwe Studio-sessie en nodig deelnemers uit.
• Bekijk het Sessie verslag en genereer rapporten.
• Beheer Sessie -instellingen en machtigingen voor deelnemers.

Vereisten

Om deze handleiding te kunnen volgen, hebt u het volgende nodig:

• Revu 21
• Een Bluebeam Core-, Complete- of Max-abonnement
• Een geldige Bluebeam ID (BBID)
• Een betrouwbare internetverbinding

Een Studio-sessie starten

Volg deze stappen om een Studio-sessie te starten:

1. Ga naar Venster > Panelen > Studio.
2. Kies uw regio en selecteer Aanmelden.
   U kunt ook een alternatieve BBID gebruiken om u aan te melden.
3. Selecteer Toevoegen > Nieuwe sessie.
4. Voer een naam in voor uw nieuwe sessie.
5. Selecteer Toevoegen om de PDF's te kiezen die u in de sessie wilt opnemen.
6. Kies de standaardrechten voor alle deelnemers.
7. Selecteer OK om de sessie te maken.

Deelnemers uitnodigen

Nadat u een Sessie hebt gestart, vraagt Revu u om gebruikers uit te nodigen. U kunt ook later uitnodigingen versturen door Delen te selecteren.

1. Selecteer in het dialoogvenster Gebruikers uitnodigen de optie E-mails typen of plakken.
2. Voer de e-mailadressen in van de gebruikers die u wilt uitnodigen, gescheiden door komma's of Ruimtes.
3. Selecteer E-mails controleren en opnemen.
4. Selecteer Deelnemers uitnodigen.

Uw uitgenodigde deelnemers ontvangen een e-mail met een link om deel te nemen aan de actieve Studio - sessie. Selecteer Uitnodigen om extra uitnodigingen te versturen.

Samenwerken in een Studio-sessie

Zodra deelnemers deelnemen aan de sessie, kunt u beginnen met samenwerken aan PDF-documenten. Alle markeringen van de deelnemers zijn direct zichtbaar voor iedereen in de sessie.

Om extra documenten te uploaden, selecteert u Bestand toevoegen. U kunt de zoekbalk gebruiken om documenten te vinden met trefwoorden.

Als u de weergave van een andere deelnemer wilt volgen, klikt u met de rechtermuisknop op zijn of haar naam in de lijst met deelnemers en selecteert u Deelnemer volgen.

Het sessieverslag bekijken

Studio houdt een volledig verslag bij van alle activiteiten tijdens de sessie. U kunt op elk moment tijdens de sessie een sessierapport genereren en opslaan op uw computer. Volg deze stappen om een sessierapport te genereren:

1. Selecteer Rapport in het Studio-paneel naast Chat.
2. Kies het type rapport dat u wilt maken:
   • Verslagoverzicht: Genereert een PDF van het verslaggedeelte vanuit het tabblad Sessie.
   • Rapport als PDF-pakket: Stelt een PDF-pakket samen met het verslagoverzicht en alle sessiedocumenten.
   • Rapport als gecombineerde bestanden: Produceert één PDF met het verslagoverzicht en alle sessiedocumenten.
3. Voer de titel van het rapport in.
4. Kies het paginaformaat en de pagina-oriëntatie.
5. Selecteer OK.

Het rapport toont een chronologische geschiedenis van alle markeringen, opmerkingen en chatberichten die door deelnemers zijn toegevoegd.

Wanneer u een PDF-pakketrapport of een rapport met gecombineerde bestanden genereert, kunt u op een item in het rapport klikken om rechtstreeks naar die locatie in het PDF-bestand te gaan.

Sessie-instellingen beheren

Als host van de Sessie hebt u de mogelijkheid om verschillende instellingen te configureren om de samenwerking in goede banen te leiden. Om sessie-instellingen te beheren, selecteert u Sessie-instellingen , waar u het volgende kunt doen:

• De vervaldatum van de sessie instellen of bijwerken
• E-mailmeldingen voor de sessie in- of uitschakelen
• Beheer de machtigingen van deelnemers, zoals de mogelijkheid om documenten op te slaan of af te drukken

Alle wijzigingen in de sessie-instellingen worden van kracht voor alle deelnemers.

Toegang van deelnemer

De instelling Deze sessie privé maken in de sessie -instellingen bepaalt het standaard toegangsgedrag voor deelnemers. Deze instelling is standaard ingeschakeld. Alleen deelnemers met de status 'Toestaan' kunnen aan de sessie deelnemen.

Wanneer Deze sessie privé maken is uitgeschakeld, kan elke deelnemer aan de sessie deelnemen, behalve degenen met de status 'Blokkeren'.

Volg deze stappen om individuele deelnemers aan een sessie toe te voegen:

1. Selecteer het tabblad Deelnemers.
2. Klik op Toevoegen.
3. Voer het e-mailadres van de deelnemer in.
4. Selecteer OK.

Standaard krijgen nieuwe deelnemers de status "Toestaan". Selecteer de deelnemer en klik op Blokkeren om de toegang te weigeren. Revu biedt u de optie om hun markeringen te vergrendelen of opnieuw toe te wijzen.

Als u meerdere deelnemers tegelijk wilt uitnodigen, raadpleegt u het gedeelte 'Deelnemers uitnodigen' hierboven.

Machtigingen

Door machtigingen in Studio-sessies in te stellen, kunt u bepalen welke acties deelnemers binnen de sessie kunnen uitvoeren. Selecteer het tabblad Machtigingen om machtigingen in te stellen.

De groep Deelnemers, die geldt voor alle gebruikers in de sessie, wordt standaard weergegeven. De meeste machtigingen voor deze groep zijn aanvankelijk ingesteld op 'Toestaan'. We raden aan om extra machtigingen toe te kennen aan specifieke gebruikers of groepen in plaats van meer toegang tot de groep Deelnemers.

Volg deze stappen om individuele gebruikers of groepen toe te voegen:

1. Selecteer  Toevoegen.
2. Selecteer de gewenste gebruikers of groepen.
3. Selecteer OK.
   Alleen de groepen van de sessie-eigenaar kunnen in de sessie worden gebruikt.

Standaard krijgen gebruikers en groepen die u toevoegt de machtigingen van de groep Deelnemers.

Een sessie voltooien

Het voltooien van een Studio-sessie beëindigt de sessie en verwijdert de documenten van de Studio-server. Alleen sessie-hosts en gebruikers met de machtiging 'Volledig beheer' kunnen een sessie voltooien.

Voordat je een sessie voltooit, hebt u de mogelijkheid om een sessierapport aan te maken en de sessiedocumenten op te slaan. De opgeslagen documenten kunnen markeringen bevatten van specifieke deelnemers die u kunt selecteren.

Als u een sessie voltooit, moet u ervoor zorgen dat niemand op dat moment aan een sessiedocument werkt. Volg deze stappen om een sessie te voltooien:

1. Selecteer bovenaan het sessiepaneel de naam en ID van de sessie.
2. Select Sessie voltooien.
3. Selecteer de deelnemers van wie u de markeringen wilt opnemen in de opgeslagen sessiedocumenten.
4. Kies een van de drie opties voor Opslaan:
   • Opslaan (Bestaande Overschrijven) slaat de bestanden terug op hun oorspronkelijke uploadlocaties, waarbij bestaande bestanden met dezelfde naam worden overschreven. Vermijd deze optie als u de originele bestanden wilt behouden en geen back-ups hebt gemaakt.
   • Met Opslaan in map worden de sessiedocumenten in een opgegeven map opgeslagen. Om de standaard maplocatie te wijzigen, selecteert u de knop 'Meer' om Windows Verkenner te openen en navigeert u naar de gewenste locatie. Selecteer Sessie-submap om op de opgegeven locatie een submap met de naam van de sessie aan te maken.
   • Met Bestanden niet Opslaan worden de Sessiedocumenten verwijderd zonder dat ze worden opgeslagen.
5. Selecteer Na voltooien bestanden sluiten om automatisch alle sessiebestanden te sluiten die op dat moment nog open zijn in Revu.
6. Kies of je een sessierapport wilt genereren. Raadpleeg hierboven het gedeelte 'Het sessieverslag bekijken' voor meer informatie over de instellingen.
7. Selecteer OK.

Wanneer een sessie is voltooid, worden de sessie en alle bijbehorende bestanden van de Studio-server verwijderd. Sessie-eigenaren kunnen echter een sessie heractiveren na de voltooiing ervan.

How-to

Revu 21

Studio-sessies