Guide för hantering av Bluebeam-prenumerationer

Översikt

Välkommen till Bluebeams portal för organisationsadmin där kontoägare hanterar åtkomsten till de prenumerationsbaserade Bluebeam-lösningarna. Portalen för organisationsadmin tillåter följande behörighetsnivåer:

• IT-administratör: som IT-administratör kan du aktivera och hantera SSO och SCIM i din organisation. Dessutom kan du hantera alla användare i organisationen och de domännamn som är kopplade till den. Med den här behörighetsnivån kan du tilldela klientlicenser för Bluebeam-prenumerationer, lägga till eller inaktivera användare, tilldela ytterligare organisationsadmins och begränsade admins samt domännamn.
  
  Möjligheten att konfigurera SSO och SCIM finns i en fas för tidig åtkomst och är bara tillgänglig om din organisation är kvalificerad. Kontakta supporten för mer information.
• Organisationsadmin: Som organisationsadmin kan du hantera alla användare i organisationen och de domännamn som är kopplade till den. Med den här behörighetsnivån kan du tilldela klientlicenser för Bluebeam-prenumerationer, lägga till eller inaktivera användare samt tilldela fler organisationsadmin.
  
  Om din Bluebeam-prenumerationsplan har ett användarkonto har kontot slutanvändarbehörighet och är inte berättigat till organisationsadmin.
• Begränsad administratör: Som begränsad administratör kan du endast hantera de nya prenumerationer som du har köpt för ditt konto och kan endast skapa och hantera användare för den prenumerationen. Du kan inte tilldela fler organisationsadminsoch inte hantera domännamn.
• Slutanvändare: Slutanvändare är användare i din organisation som använder Bluebeams produkter och tjänster. Slutanvändare kan inte använda funktionerna i portalen för organisationsadmin. Om du har köpt klientlicenser till en befintlig prenumeration i webbshoppen tilldelas du automatiskt behörighetsnivåer för slutanvändare.

I den här guiden beskriver vi hur du konfigurerar och hanterar ditt/dina konto(n) för Bluebeam-prenumerationsplaner, så att du och/eller ditt team kan komma åt Revu 21, Bluebeam Cloud och Studio genom ett och samma BBID. Serienummer eller produktnyckel krävs inte för att komma igång.

Klicka på videon nedan för en handledning:

Logga in på portalen för organisationsadmin

Gör så här för att komma igång med portalen för organisationsadmin:

1. Skriv org-admin.bluebeam.com i din webbläsare.

2. Välj serverregion.

3. Ange ditt BBID och lösenord.

Ange önskat språk

Portalen för organisationsadmin ger direkt åtkomst till sidan med kontoinställningar, där du kan redigera dina personliga inställningar, inklusive vilket språk som du föredrar portalen för organisationsadmin.

Gör så här för att komma åt sidan med kontoinställningar från portalen för organisationsadmin och ange önskat språk:

1. I det övre högra hörnet av skärmen väljer du ditt namn.

2. 2. Välj Mitt konto.

   Sidan med kontoinställningar öppnas i samma region som du är inloggad i portalen för organisationsadmin.

3. Välj Ändra bredvid Önskat språk på sidan kontoinställningar.

4. Välj språk i rullgardinsmenyn.

5. Välj Spara.

Sidan med kontoinställningar visas automatiskt på det språk som du föredrar. Uppdatera sidan i din webbläsare för att se de uppdaterade språkinställningarna i portalen för organisationsadmin.

Lägg till en ny prenumerationsanvändare

Lägg till nya enskilda användare till kontot genom att välja det aktuella kontot eller det underordnade kontot och följa dessa steg:

1. I den vänstra sidofältet väljer du Användare .
2. Till höger om Användaröversikt väljer du Lägg till användare.
3. Välj fliken Lägg till ny prenumerationsanvändare och ange den begärda informationen i formuläret.
   Förutom att ställa in behörigheter (IT-admin, Organisationsadmin, Begränsad admin, Slutanvändare enligt behörighetsnivån) måste du välja rätt serverregion. Som standard skapas användare i den serverregion där kontot finns. Men om en användare som tillhör det kontot vill använda Revu i en annan serverregion (oavsett var användaren faktiskt befinner sig) ska du skapa den användaren i den andra serverregionen. I så fall utlöses en händelse som flyttar den användarens rättigheter till den andra serverregionen.
   Du kan också välja användarens önskade språk. Om du gör det skickas e-postinbjudan på önskat språk. Att välja önskat språk påverkar inte användarens serverregion.
4. När du är färdig med att lägga till den nya användarens uppgifter väljer du Spara.
5. Välj en prenumerationsplan för den nya användaren.
6. 2. Välj Spara ändringar.

Den nya användaren visas under Användaröversikt med status Väntar till dess att användarens konto har aktiverats genom en e-postinbjudan. Nya användare som redan har BBID anges automatiskt som Godkända.

Lägg till många användare samtidigt

En organisationsadmin kan också lägga till flera användare på sitt konto.

Gör så här:

1. I den vänstra sidofältet väljer du Användare .

2. Till höger om Användaröversikt väljer du Lägg till användare.

3. Välj fliken Lägg till många användare samtidigt.
   
4. Hämta mallen på den här sidan och följ sedan de här stegen:
   1. Öppna mallen i Microsoft Excel.
   2. Ange all obligatorisk information i filen. Du kan lägga till upp till 500 användare samtidigt.

   3. Ange önskat språk för användarna i kolumnen Önskat språk. Poster för Önskat språk är skiftlägeskänsliga. Du måste använda följande versaler och skiljetecken:

      • English (US)

      • English (UK)

      • danska

      • Nederländska

      • Finska

      • Franska (Frankrike)

      • Tyska (Tyskland)

      • italienska

      • japanska

      • koreanska

      • Norska

      • Spanska (Spanien)

      • svenska

   4. Tilldela användare prenumerationsåtkomst (Basics, Core eller Complete) i kolumnen ProductTier.
      Om du vill lägga till användare som samarbetspartners som inte betalar lämnar du kolumnen ProductTier tom för dessa användare.
      Poster för prenumerationsåtkomst (Basics, Core eller Complete) är skiftlägeskänsliga. Använd rätt versaler för att säkerställa att massuppladdningen fungerar som den ska.
   5. Du kan också ange serverregion för flera användare i kalkylbladet.
      Radera inga kolumner ur .csv-mallen (gäller även icke-obligatoriska fält). Om du gör det kommer din massuppladdning inte att bearbetas.
   6. Spara filen som CSV-fil.
   Om du tidigare har lagt till flera användare via mallen måste du ladda ner och använda den senaste versionen av mallen när du försöker göra en efterföljande massuppladdning. Annars kommer den inte att bearbetas.
5. Ladda upp CSV-filen under Lägg till användare samtidigt . Det gör du genom att dra och släppa filen eller välja Bläddra för att välja den i Utforskaren.
6. 2. Välj Kör validering.
7. När CSV-filen visas längst ner i fönstret väljer du Importera alla. Importen kan ta upp till 10–15 minuter.
8. När du har granskat sammanfattningen väljer du Stäng.

När du har massuppladdat användare kan du importera ytterligare en CSV-lista om det behövs. De nya användarna visas under Användaröversikt med status Väntar till dess att deras konton har aktiverats via de e-postinbjudningar som var och en av dem får.

Nya användare som redan har BBID anges automatiskt som Godkända.

Redigera behörigheter

Gör så här för att redigera behörigheter efter att du har lagt till en användare:

1. I den vänstra sidofältet väljer du Användare .

2. Leta upp det användarkonto som behöver uppdaterade behörigheter under Användaröversikt.
3. Välj menyikonen bredvid kontots status.
4. 2.Välj Redigera användarinformation.
5. Under Behörigheter väljer du IT-admin, Organisationsadmin, Begränsad administratör och/eller Slutanvändare.
   
   Möjligheten att välja och tilldela behörighet för IT-admin är endast tillgänglig för IT-administratörer som utför den här proceduren.
6. 2.Välj Spara.

Redigera prenumerationsåtkomst för flera användare

Om du behöver tilldela eller redigera prenumerationsåtkomst för flera användare samtidigt följer du de här stegen:

1. I den vänstra sidofältet väljer du Kontoinställningar.

2. Välj Prenumerationer längst upp i det aktiva fönstret.

3. För en prenumerationsplan med tillgängliga klientlicenser väljer du menyikonen längst till höger.
4. Välj Tilldela medlemmar till prenumerationsplan.
5. Under Kontoanvändare väljer du varje användare som du vill lägga till i din prenumeration.
6. När du har valt alla relevanta användare väljer du högerpilen för att flytta dem till Aktuella användare.
7. 2.Välj Spara.

Sök och filtrera prenumerationsanvändare

På sidan Användare kan du också söka efter specifika kontoanvändare och/eller filtrera användare efter olika kategorier.

1. I den vänstra sidofältet väljer du Användare .

2. Under Användaröversikt väljer du rullgardinsmenyn intill tratten.
3. Från listan över sökalternativ väljer du den kategori som du vill filtrera prenumerationsanvändare efter:
   • Förnamn
   • Efternamn
   • E-postadress
   • Serverregion
   • Avtal/prenumerationsplan
   • Användartyp
   • Status

Om du letar efter en viss kontoanvändare och/eller en e-postadress kan du också söka efter nyckelord:

1. Skriv in din sökterm i fältet intill listrutan för filter.
2. Välj förstoringsglaset eller tryck på Enter.

Dina sökresultat visas under Användaröversikt.

Du kan också sortera kolumner efter värde. Gör det genom att välja den pil som visas när du hovrar markören över en kolumnrubrik:

Exportera en användarlista

På sidan Användare använder du funktionen Sök och filter för att exportera en lista över användare till en Microsoft Excel-fil baserat på dina sök- och filterkriterier. Med den här funktionen kan organisationer med ett stort antal användare enkelt visa och sortera användare efter kriterier som status, prenumerationsplan, användartyp eller någon annan kolumn i listan. Gör så här:

1. I den vänstra sidofältet väljer du Användare .

2. Filtrera användarlistan.
3. Till höger om Användaröversikt väljer du Exportera.

Excel-filen visas i en ZIP-fil i mappen Hämtade filer.

Redigera användarinformation

På sidan Användare kan du också redigera uppgifter för befintliga kontoanvändare.

1. Under Användaröversikt väljer du menyikonen intill en användares status för ytterligare alternativ.
2. 2.Välj Redigera användarinformation.
3. I dialogrutan Ändra slutanvändare för prenumeration kan du ändra produktnivåer, ändra behörigheter och/eller uppdatera kontaktuppgifter.
4. När du är färdig med att redigera användarinformationen väljer du Spara .

Ändra prenumerationsåtkomst

Om det behövs kan du ändra prenumerationsåtkomsten för en användare från sidan Användare.

1. I avsnittet Användaröversikt väljer du menyikonen bredvid användarens status och väljer ett av alternativen:
   • Redigera användarinformation > Ändra prenumerationsplaner
   • Ändra prenumerationsåtkomst
2. Välj en plan med tillgängliga klientlicenser och välj Spara ändringar.

Gör så här för att ändra prenumerationsåtkomsten för flera användare:

1. I den vänstra sidofältet väljer du Användare .
2. Filtrera användarlistan efter en viss kategori och nyckelord för att endast visa de användare vars prenumerationsåtkomst du vill ändra.
3. Under Användaröversikt väljer du Massåtgärder > Ändra plan.
4. Välj en prenumerationsplan och välj Spara ändringar.

Skicka inbjudan igen

När du lägger till nya prenumerationsanvändare skickas inbjudningar till att skapa och aktivera användarnas konton ut per e-post. Om hen inte skapar och aktiverar sina konton och inte längre har tillgång till e-postinbjudan kan du skicka inbjudan på nytt.

Gör så här för att skicka en inbjudan till en användare på nytt:

1. I den vänstra sidofältet väljer du Användare .
2. Under Användaröversikt väljer du menyikonen intill en användares status och väljer ett av alternativen:
   • Redigera användarinformation > Skicka inbjudan igen
   • Skicka inbjudan igen
3. 2.Välj Skicka igen.

E-post för inbjudan till registrering

Välj alternativet E-post för inbjudan till registrering för användare med statusen Upphört. På så sätt kan de aktivera sina konton och bekräfta/skapa sina Bluebeam ID (BBID) för att logga in i Revu 21, Studio och Bluebeam Cloud.

Välkomstmeddelande

Välj alternativet Välkomstmeddelande för användare med statusen Godkänd som har aktiverat sina konton och bekräftat/skapat sina BBID. I det här meddelandet får de en länk för att ladda ner Revu 21 och en bekräfta vilken serverregion de ska välja när de använder Bluebeam-lösningar.

Massskicka inbjudan på nytt

När du lägger till nya prenumerationsanvändare skickas inbjudningar till att skapa och aktivera användarnas konton ut per e-post. Om en användare inte skapar och aktiverar sitt konto och inte längre har tillgång till e-postinbjudan kan du skicka inbjudan på nytt. Om flera användare i din organisation har statusen Upphört eller Väntande kan du skicka en inbjudan till alla dessa användare i en och samma åtgärd.

Gör så här om du vill skicka inbjudningar till massor av fler gånger:

1. I den vänstra sidofältet väljer du Användare .
2. Filtrera användarlistan efter status.
3. Välj Väntande och/eller Upphört som sökkriterie.
4. Under Användaröversikt väljer du Massåtgärder > Skicka inbjudan på nytt .
5. När du blir ombedd att bekräfta väljer du Skicka inbjudningar igen.

Inaktivera eller nedgradera användare

Inaktiverade användare kan inte komma åt Bluebeam-lösningarna (Revu 21, Studio och Bluebeam Cloud) om/när de försöker logga in i dem. Om du vill bibehålla en användares åtkomst att samarbeta utan att förbruka en prenumerationsplats kan du nedgradera användaren till en Samarbetspartner med ej betalande istället för att inaktivera den helt och hållet.

Gör så här för att inaktivera eller nedgradera en användare:

1. I den vänstra sidofältet väljer du Användare .
2. Under Användaröversikt väljer du menyikonen bredvid en användares status.
3. Välj Inaktivera användare.
4. Välj Nedgradera eller Inaktivera .
   
   Om du väljer Nedgradera ändras användarens prenumerationsplan till Ej betalande medarbetare.

I portalen för organisationsadmin kan du också använda filterfunktionen för att nedgradera eller inaktivera flera användare. Inaktiverade användare listas fortfarande under Användaröversikt.

1. I den vänstra sidofältet väljer du Användare .
2. Filtrera användarlistan efter en viss kategori och nyckelord för att bara visa de användare som du vill inaktivera.
3. Under Användaröversiktväljer du Massåtgärder > Inaktivera .
4. När du blir ombedd att göra det väljer du antingen Nedgradera eller Inaktivera de valda användarna.

Återaktivera användare

Om du behöver återaktivera en inaktiv användare följer du de här stegen:

1. Välj menyikonen bredvid en inaktiverad användares status.
2. Välj Återaktivera användare.
3. Välj en behörighetsnivå för den omaktiverade användaren och välj Spara.
4. Välj en prenumerationsplan och välj Spara ändringar.

Gör så här för att återaktivera användare samtidigt:

1. I den vänstra sidofältet väljer du Användare .
2. Filtrera användarlistan efter en viss kategori och nyckelord för att bara visa de användare som du vill återaktivera.
3. Under Användaröversiktväljer du Massåtgärder > Återaktivera .
4. Välj Återaktivera när du blir ombedd att bekräfta.
5. Välj en prenumerationsplan och välj Spara ändringar.

Ta bort användare

Vår bästa praxis är att avaktivera användare som inte längre är anställda på ditt företag. Om du inte längre vill se inaktiverade användare i listan under Användaröversikt på sidan Användare och aktuell prenumeration kan du ta bort dem från portalen för organisationsadmin .

Du ska endast ta bort tidigare anställda som du inte räknar med att ska återlämna och låta andra inaktiverade användare ligga i Användaröversikten så att de är tillgängliga för återaktivering.

Gör så här för att ta bort inaktiverade användare:

1. Under Användaröversikt väljer du menyikonen bredvid en inaktiverad användares status.
2. Välj Ta bort användare.
3. 2.Välj Spara.

Följ de här stegen för att ta bort inaktiverade användare samtidigt:

1. I den vänstra sidofältet väljer du Användare .
2. Filtrera användarlistan så att den enbart visar de användare som du vill ta bort.
3. Under Användaröversikt väljer du Massåtgärder > Ta bort.
4. Välj Ta bort när du blir ombedd att bekräfta.

Omtilldela prenumerationer

Om ditt konto innehåller underordnade konton kan du överföra tillgängliga prenumerationer till dem från ditt huvud-konto för Bluebeam.

Gör så här för att distribuera om tillgängliga prenumerationer till ett befintligt underkonto:

1. Öppna det överordnade huvudkontot med tillgängliga prenumerationer. Från kontots Dashboard ser du dina underordnade konton i det vänstra sidofältet.

   

2. Välj Omtilldela prenumerationer. Du kan också gå till Kontoinställningar och välja fliken Prenumerationer och sedan välja Omtilldela prenumerationer .

3. Välj det underordnade konto som ska ta emot prenumerationer.
4. Välj beställningsnummer.
5. Under Produkt väljer du den prenumerationsplan (Basics, Core eller Complete) som har tillgängliga klientlicenser att överföra.
6. Ange det antal prenumerationer som ska tilldelas om. Antalet måste vara mindre än eller lika med antalet återstående klientlicenser.
7. Välj Distribuera om.

Gör så här för att se prenumerationer fördelade mellan dina underordnade konton:

1. Gå till Kontoinställningar > flikenPrenumerationer.

2. Välj menyikonen under Prenumerationshantering.
3. Välj Visa delade underdistributioner.

Gör så här för att returnera prenumerationer till ett överordnat konto:

1. Välj det underordnade kontot från Dashboard.

2. Gå till Kontoadministration > Prenumerationshantering.

3. Välj menyikonen bredvid Prenumeration.

4. Välj Returprenumerationer.

5. Ange det antal prenumerationer som du vill överföra tillbaka till det överordnade kontot.

6. Välj Returprenumerationer.