Så här samarbetar du i Studio med teammedlemmar som inte har Revu

Har du någon gång velat bjuda in en teammedlem som inte har Revu till ett Studio-projekt eller en Studio-session? Du kan göra det genom att be dem att använda Revu i visningsläge. I den här kostnadsfria versionen av Revu kan vem som helst visa och skriva ut PDF-dokument, fylla i och spara PDF-formulär och – det bästa av allt – samarbeta med andra med hjälp av Bluebeam Studio.

Det finns två sidor av Studio: projekt och sessioner. I den här artikeln får du hjälp med att ta reda på vilket alternativ som passar ditt teams samarbetsbehov bäst och hur du och dina teammedlemmar kan delta i båda.

Så här aktiverar du visningsläget

Till att börja med måste du ladda ner Bluebeam Revu från vår webbplats och installera det på din dator. Under installationen klickar du på Använd som testversion när du blir ombedd att ange ditt serienummer och din produktnyckel. Då aktiveras en 30-dagars testversion av Revu som ger dig full tillgång till programmet. När testversionen går ut går Revu automatiskt över till visningsläge tills du köper en licensnyckel. Du kan också när som helst växla till visningsläge genom att klicka på Revu > Visningsläge.

Studio-sessioner

Studio-sessioner är avsedda för PDF-baserat onlinesamarbete. I en Studio-session har användare i visningsläge tillgång till alla de funktioner för markeringar och verktygssatser som vanligtvis är förbehållna licensierade användare av Revu. Det här innebär att du kan göra mätningar, lägga till kommentarer och placera ut markeringar i PDF:er för att dela med dig av dina åsikter till andra som också deltar i Studio-sessionen.

Så här fungerar sessioner

Du behöver inte checka in och checka ut filer under en session. Du behöver bara klicka på en PDF för att öppna den. Dokumentet öppnas även om någon annan redan använder det. Det är det som är fördelen med sessioner – att samarbetet sker i realtid. Alla användare i en session kan lägga till markeringar i dokumentet, och alla kan se vad de andra lägger till eller har lagt till. Användarnas aktivitet, däribland användarnamnet och vad de lagt till, ändrat och tagit bort från PDF-filen, registreras i Historik.

Redigera markeringar

För att det ska vara tydligt vilken användare som är ansvarig för vad i dokumentet kan markeringar endast redigeras eller tas bort av den användare som skapade dem.

Automatisk säkerhetskopiering till molnet

Alla markeringar läggs till i realtid och laddas upp i molnet direkt när du lägger till dem i PDF-filen. Det innebär att även om du skulle förlora anslutningen till sessionen, så lagras markeringarna säkert i molnet under den aktuella sessionen. Revu registrerar även vilka PDF-filer du hade öppnat och återställer dem automatiskt åt dig. När anslutningen till internet fungerar igen kan du fortsätta där du var.

Studio-projekt

Studio-projekt är Bluebeams system för dokumenthantering, där du kan lagra en rad olika filtyper (till exempel PDF-filer, Microsoft Office-filer och bilder) i molnet. Kom ihåg att när du använder visningsläget för att komma åt ett projekt kan PDF-filerna i projektet bara visas – markeringar är begränsade. Om du däremot behöver lägga till markeringar i ett PDF-dokument i projektet kan du be projektägaren (den person som bjöd in dig till projektet) att lägga till PDF-filen i en session. Projektägaren kan även använda funktionen Dela länk, som gör att du kan ladda ner en lokal kopia av projektfilen till din dator.

Så här lägger du till projektdokument i en session

Projektägaren behöver bara högerklicka på PDF-dokumentet och sedan lägga till det i en ny session. Ägaren kan även ge andra användare den här möjligheten i projektet via Behörigheter. När PDF-filen har lagts till i en session kan en användare i visningsläge komma åt sessionen precis som tidigare, antingen med en inbjudningslänk eller med Studio-ID-numret. Markeringsfunktionerna i Revu är då upplåsta i visningsläge för den användaren under arbetet i en Studio-session.

Så här delar du en länk till en projektfil

1. Be ägaren att gå med i projektet, välja filen och sedan klicka på ellips-knappen (…) längst upp i det högra hörnet av projektets visningsområde.
2. I den listruta som visas kan ägaren sedan klicka på Dela länk .... Ett fönster visas och här kan ägaren ange hur länge nedladdningslänken ska vara aktiv och om det krävs ett lösenord eller inte.
3. När ägaren klickar på OK genererar Revu en hyperlänk som kan kopieras till ägarens urklipp och distribueras. (Användare i visningsläge kan fortfarande ladda ner filen från den här länken.)

Arbeta med andra filformat än PDF i projekt

Andra filtyper – som Excel-kalkylblad och Word-dokument – kan också läggas till i Studio-projekt. Filerna kan checkas ut och redigeras lokalt i ett lämpligt program, och sedan checkas in i projektet igen.

Så här arbetar du med andra filtyper än PDF:

1. Högerklicka på filen och välj Checka ut .Filen visas nu i avsnittet Väntande i projektet, med en blå ikon intill.
2. Högerklicka på filen igen och välj Öppna .Då öppnas filen med det associerade programmet.
3. Redigera dokumentet i programmet och spara ändringarna där som vanligt.
4. Gå sedan tillbaka till Studio-projektet, högerklicka på filen i avsnittet Väntande och välj Checka in i menyn.

Återställa Studio-filer

Om du förlorar internetuppkopplingen när du har checkat ut en fil bör du se din aktivitet i avsnittet Väntande ändringar. När du ansluter till internet igen sparas väntande ändringar till projektfilen.

Instruktioner

Revu 2019

Studio

Revu 20