Studio-istunnot, Revu-opas

Johdanto

Tässä oppaassa opit käyttämään Studio-istuntoja Revussa projektidokumenttien yhteistyöhön. Loppuun mennessä pystyt:

• Aloita uusi Studio-istunto ja kutsu osallistujia.
• Tarkista Istunto-tietue ja luo raportteja.
• Hallitse istunnon asetuksia ja osallistujien käyttöoikeuksia.

Edellytykset

Tämän oppaan noudattamiseen tarvitset:

• Revu 21
• Bluebeam Core-, Complete- tai Max-tilauspaketti
• Kelvollinen Bluebeam ID (BBID)
• Luotettava internetyhteys

Studio-istunnon aloittaminen

Aloita Studio-istunto seuraavasti:

1. Siirry kohtaan Ikkuna > Paneelit > Studio.
2. Valitse alueesi ja valitse Kirjaudu sisään.
   Voit kirjautua sisään myös vaihtoehtoisella BBID: llä.
3. Valitse Lisää > Uusi istunto.
4. Anna uudelle Istunnolle nimi.
5. Valitse Lisää ja valitse Istuntoon sisällytettävät PDF-tiedostot.
6. Valitse kaikkien osallistujien oletusoikeudet.
7. Luo istunto valitsemalla OK .

Kutsu osallistujia

Kun olet aloittanut Istunnon, Revu pyytää sinua kutsumaan käyttäjiä. Voit lähettää kutsuja myös myöhemmin Valitse Kutsu.

1. Valitse Kutsu käyttäjiä -valintaikkunassa Kirjoita tai Liitä sähköpostiosoitteet.
2. Anna niiden käyttäjien sähköpostiosoitteet, jotka haluat kutsua, pilkuilla tai Tilat erotettuna.
3. Valitse Tarkista ja sisällytä sähköpostit.
4. Valitse Kutsu osallistujia.

Kutsutut osallistujat saavat sähköpostin, jossa on linkki aktiiviseen Studio-istuntoon liittymiseen. Voit lähettää lisää kutsuja valitsemalla Kutsu.

Tee yhteistyötä Studio-istunnossa

Kun osallistujat liittyvät istuntoon, voit aloittaa yhteistyön PDF-dokumenttien parissa. Kaikki osallistujien merkinnät näkyvät välittömästi kaikille istunnossa.

Jos haluat ladata lisää asiakirjoja, valitse Lisää tiedosto.

Jos haluat seurata toisen osallistujan näkymää, napsauta hiiren kakkospainikkeella hänen nimeään osallistujaluettelossa ja valitse Seuraa osallistujaa.

Tarkista istunnon pöytäkirja

Studio pitää kirjaa kaikesta istunnon aikana tapahtuneesta toiminnasta. Voit luoda ja tallentaa istuntoraportintietokoneellesi milloin tahansa istunnon aikana. Voit luoda istunnon raportin seuraavasti:

1. Studio-paneelissa Keskustelun vieressä valitse Raportti.
2. Valitse luotavan raportin tyyppi:
   • Tietueen yhteenveto: luo PDF-tiedoston Istunto-välilehden Tietue-osiosta.
   • PDF-pakettiraportti: koostaa PDF-paketin, jossa on tietueen yhteenveto ja kaikki istunto-asiakirjat.
   • Yhdistä tiedostot -raportti: luo yhden PDF-tiedoston, joka sisältää tietueyhteenvedon ja kaikki istuntoasiakirjat.
3. Kirjoita raportin otsikko.
4. Valitse sivun koko ja suunta.
5. Valitse OK.

Raportti näyttää kronologisessa järjestyksessä kaikki osallistujien lisäämät merkinnät, kommentit ja keskusteluviestit.

Kun luot PDF-pakettiraportin tai tiedostojen yhdistämisraportin, voit napsauttaa mitä tahansa raportin kohdetta siirtyäksesi suoraan kyseiseen sijaintiin PDF-tiedostossa.

Hallinnoi Istunto-asetuksia

Istunnon isäntänä sinulla on mahdollisuus määrittää erilaisia asetuksia yhteistyökokemuksen hallitsemiseksi. Hallitaksesi istunnon asetuksia, valitse Istunnon asetukset, jossa voit:

• Asettaa tai päivittää Istunnon vanhenemispäivämäärän
• Ota istunnonsähköposti-ilmoitukset käyttöön tai poista ne käytöstä
• Hallitse osallistujien käyttöoikeuksia, kuten mahdollisuutta Tallenna tai tulostaa asiakirjoja

Istunnon asetuksiin tehdyt muutokset näkyvät kaikille osallistujille.

Osallistujan pääsy

Istunnon asetuksissa oleva Rajoita osallistujia -asetus määrittää osallistujien oletusarvoisen pääsytavan. Tämä asetus on oletusarvoisesti käytössä. Vain osallistujat, joilla on ”Salli”-tila, voivat osallistua istuntoon.

Kun Rajoita osallistujia -toiminto on poistettu käytöstä, kaikki osallistujat voivat liittyä istuntoon paitsi ne, joiden tila on "Estä".

Voit lisätä yksittäisiä osallistujia Istuntoon seuraavasti:

1. Valitse Osallistujat-sarkain.
2. Valitse Lisää.
3. Anna osallistujan sähköpostiosoite.
4. Valitse OK.

Oletusarvoisesti uusille osallistujille annetaan Salli-tila. Voit evätä pääsyn Valitse osallistujan ja napsauttamalla Estä. Revussa voit lukita tai määrittää merkinnät uudelleen.

Jos haluat kutsua useita osallistujia kerralla, katso yllä olevaa "Kutsu osallistujia" -osiota.

Käyttöoikeudet

Käyttöoikeuksien määrittäminen kohdassa Studio-istunnot antaa sinulle mahdollisuuden hallita, mitä toimintoja osallistujat voivat suorittaa istunnon aikana. Voit määrittää käyttöoikeudet valitsemalla Käyttöoikeudet-välilehden.

Osallistujat-ryhmä, joka koskee kaikkia istunnon käyttäjiä, näytetään oletusarvoisesti. Useimmat tämän ryhmän käyttöoikeudet on alun perin asetettu arvoon Salli. Suosittelemme antamaan lisäoikeuksia tietyille käyttäjille tai ryhmille sen sijaan, että sallisimme laajemman pääsyn Osallistujat-ryhmään.

Voit lisätä yksittäisiä käyttäjiä tai ryhmiä seuraavasti:

1. Valitse  Lisää.
2. Valitse haluamasi käyttäjät tai ryhmät.
3. Valitse OK.
   Vain istunnon omistajan ryhmiä voidaan käyttää istunnossa.

Oletusarvoisesti lisäämäsi käyttäjät ja Ryhmät perivät Läsnäolija-Ryhmän oikeudet.

Lopeta istunto

Studio-istunnon lopettaminen päättää istunnon ja poistaa sen asiakirjat Studio-palvelimelta. Vain istunnon isännät ja käyttäjät, joilla on täydet oikeudet, voivat päättää istunnon.

Ennen istunnon päättämistä sinulla on mahdollisuus luoda istuntoraportti ja tallentaa istuntoasiakirjat. Tallennetut asiakirjat voivat sisältää merkintöjä tietyiltä osallistujilta, jotka valitset.

Kun lopetat istunnon, varmista, ettei kukaan työskentele parhaillaan minkään istunnon asiakirjojen parissa. Voit lopettaa istunnon seuraavasti:

1. Valitse Istunto-paneelin yläreunasta Istunnon nimi ja ID.
2. Valitse Viimeistele istunto.
3. Valitse osallistujat, joiden merkinnät haluat sisällyttää tallennettaviin istunnon asiakirjoihin.
4. Valitse yksi kolmesta Tallenna-vaihtoehdosta:
   • Tallenna (korvaa olemassa olevat) tallentaa tiedostot takaisin alkuperäisiin lataussijainteihinsa ja korvaa kaikki samannimiset olemassa olevat tiedostot. Vältä tätä vaihtoehtoa, jos sinun on säilytettävä alkuperäiset tiedostot etkä ole tehnyt varmuuskopioita.
   • Tallenna kansioon tallentaa istunnon dokumentit määritettyyn kansioon. Voit muuttaa oletuskansion sijaintia avaamalla Windowsin Resurssienhallinnan napauttamalla Lisää-painiketta ja siirtymällä haluamaasi sijaintiin. Valitse istunnon alikansio luodaksesi istunnon nimellä varustetun alikansion määritettyyn sijaintiin.
   • Älä tallenna tiedostoja hylkää Istunto-asiakirjat tallentamatta niitä.
5. Valitse Sulje tiedostot lopettamisen jälkeen, jos haluat sulkea automaattisesti kaikki istunnon tiedostot, jotka ovat tällä hetkellä avoinna Revussa.
6. Valitse, haluatko luoda Istunto-raportin. Lisätietoja asetuksista on yllä olevassa osiossa "Tarkista Istunnon tallenne".
7. Valitse OK.

Kun istunto on päättynyt, istunto ja kaikki sen tiedostot poistetaan Studio-palvelimelta. Istunnon omistajat voivat kuitenkin aktivoida istunnonuudelleen lopettamisen jälkeen.

Ohjeet

Revu 21

Studio-istunnot