Guide de gestion des abonnements Bluebeam

Nos domaines d'expertise

Bienvenue dans Org Admin où les propriétaires de compte gèrent l'accès aux solutions Bluebeam par abonnement. Org Admin autorise les niveaux d’autorisation suivants :

• Administrateur informatique: en tant qu'administrateur informatique, vous pouvez activer et gérer SSO et SCIM pour votre organisation. De plus, vous pouvez gérer tous les utilisateurs de l’organisation et les noms de domaine qui lui sont associés. Ce niveau d'autorisation vous permet d'attribuer des sièges d'abonnement Bluebeam, d'ajouter ou de désactiver des utilisateurs, d'attribuer des administrateurs d'organisationsupplémentaires et des administrateurs limités, ainsi que des noms de domaine.
  
  La possibilité de configurer le SSO et le SCIM n’est disponible que si votre organisation remplit les conditions requises. Pour en savoir plus, veuillez contacter l’assistance.
• Administrateur d'organisation: en tant qu'administrateur d'organisation, vous pouvez gérer tous les utilisateurs de l'organisation et les noms de domaine qui lui sont associés. Ce niveau d'autorisation vous permet d'attribuer des sièges d'abonnement Bluebeam, d'ajouter ou de désactiver des utilisateurs, d'attribuer des administrateurs d'organisation supplémentaires.
  
  Si votre plan Bluebeam dispose d'un seul compte utilisateur, le compte dispose des autorisations d'utilisateur final et n'est pas éligible aux autorisations d'administrateur d'organisation .
• Administrateur Studio : En tant qu’administrateur limité, vous pouvez uniquement gérer les nouveaux abonnements que vous avez achetés pour votre compte, et créer et gérer les utilisateurs de cet abonnement. Vous ne pouvez pas attribuer de rôle d’administrateur d’organisation supplémentaire et vous ne pouvez pas gérer les noms de domaine.
• Utilisateur final : les utilisateurs finaux sont des utilisateurs de votre organisation qui utilisent les produits et services Bluebeam. Les utilisateurs finaux ne peuvent pas utiliser les fonctionnalités d' Org Admin. Si vous avez acheté des sièges pour un abonnement existant dans la boutique en ligne, des niveaux d'autorisation d'utilisateur final vous sont automatiquement attribués.

Dans ce guide, nous expliquons comment configurer et gérer votre/vos compte(s) Bluebeam Plan, afin que vous et/ou votre équipe puissiez accéder à Revu 21, Bluebeam Cloud et Studio avec un seul BBID. Aucun numéro de série ni clé de produit n'est nécessaire pour démarrer.

Cliquez sur la vidéo ci-dessous pour voir un tutoriel :

Connectez-vous à l'administrateur de l'organisation

Pour démarrer dans Org Admin:

1. Tapez https://org-admin.bluebeam.com/ dans votre navigateur Web.

2. Sélectionnez la région de votre serveur.

3. Entrez votre BBID et votre mot de passe.

Définissez votre langue préférée

Org Admin fournit un accès direct à la page des paramètres de votre compte, qui vous permet de modifier vos préférences personnelles, y compris votre langue préférée pour Org Admin.

Pour accéder à la page des paramètres de votre compte depuis l'administrateur de l'organisation et définir votre langue préférée, suivez ces étapes :

1. Dans le coin supérieur droit de l'écran, sélectionnez votre nom.

2. Sélectionnez Mon compte.

   La page des paramètres du compte s'ouvre dans la même région dans laquelle vous êtes connecté à Org Admin.

3. Sur la page des paramètres du compte, à côté de Langue préférée, sélectionnez Modifier.

4. Dans le menu déroulant, sélectionnez votre langue préférée.

5. Sélectionnez Enregistrer.

La page des paramètres du compte s'affiche automatiquement dans votre langue préférée. Pour voir la préférence de langue préférée mise à jour reflétée dans Org Admin, actualisez la page dans votre navigateur Web.

Ajouter un nouvel utilisateur d'abonnement

Pour ajouter de nouveaux utilisateurs individuels à votre compte, sélectionnez le compte ou le compte enfant et suivez ces étapes :

1. Dans le menu latéral gauche, sélectionnez Utilisateurs.
2. À droite de Présentation de l’utilisateur, sélectionnez Ajouter un utilisateur.
3. Sélectionnez l’onglet Ajouter un nouvel utilisateur d’abonnement et fournissez les informations demandées dans le formulaire.
   En plus de définir les Autorisations (IT Admin, Org Admin, Limited Admin, End User, selon votre niveau d'autorisation), vous devez sélectionner la région du serveur appropriée. Par défaut, les utilisateurs sont en Création dans la région du serveur où le compte est hébergé. Cependant, si un utilisateur de ce compte souhaite utiliser Revu dans une autre région de serveur (peu importe son emplacement réel), vous devez créer cet utilisateur dans l'autre région de serveur. Cela déclenche un événement pour déplacer le droit de cet utilisateur vers l'autre région du serveur.
   Vous pouvez également sélectionner la langue préférée de l'utilisateur. Cela déclenche l’envoi de l’e-mail d’invitation dans la langue préférée. La sélection de la langue préférée n'affecte pas la région du serveur de l'utilisateur.
4. Une fois que tu as terminé de saisir les informations du nouvel utilisateur, sélectionne Enregistrer.
5. Sélectionnez un plan pour le nouvel utilisateur.
6. Sélectionnez Enregistrer les modifications.

Le nouvel utilisateur apparaît sous Aperçu de l'utilisateur avec un statut En attente jusqu'à ce que son compte soit activé via une invitation par e-mail. Les nouveaux utilisateurs qui ont déjà des BBID sont automatiquement définis comme Acceptés.

Ajout en masse d'utilisateurs

Un administrateur d’organisation peut également ajouter plusieurs utilisateurs à son compte.

Pour ce faire, suivez ces étapes :

1. Dans le menu latéral gauche, sélectionnez Utilisateurs.

2. À droite de Présentation de l’utilisateur, sélectionnez Ajouter un utilisateur.

3. Sélectionnez l'onglet Ajouter des utilisateurs en masse .
   
4. Téléchargez le modèle fourni sur cette page, puis suivez ces étapes :
   1. Ouvrez le modèle dans Microsoft Excel.
   2. Saisissez toutes les informations obligatoires dans le fichier. Vous pouvez ajouter jusqu'à 500 utilisateurs à la fois.

   3. Saisissez la langue préférée des utilisateurs dans la colonne PreferredLanguage . Les entrées pour PreferredLanguage sont sensibles à la casse. Vous devez utiliser le suivre les majuscules et la ponctuation :

      • English (US)

      • English (UK)

      • Danish

      • Dutch

      • Finnish

      • French (France)

      • German (Germany)

      • Italian

      • Japanese

      • Korean

      • Norwegian

      • Spanish (Spain)

      • Swedish

      Les entrées de la colonne PreferredLanguage déterminent uniquement la langue de l’e-mail d’invitation envoyé à l’utilisateur, et non celle de Revu ou de la région du serveur de l’utilisateur. Les utilisateurs sélectionnent la langue de leur choix pour Revu dans les paramètres de leur compte Revu.
   4. Désignez l'accès à l'abonnement (Basics, Core ou Complete) pour les utilisateurs dans la colonne ProductTier .
      Pour ajouter des utilisateurs en tant que collaborateurs non rémunérés, laissez la colonne ProductTier vide pour ces utilisateurs.
      Les entrées pour l'accès par abonnement (Basics, Core ou Complete) sont sensibles à la casse. Utilisez la majuscule exacte pour garantir que le téléchargement en masse se déroule correctement.
   5. Vous pouvez également spécifier la région du serveur pour plusieurs utilisateurs dans la feuille de calcul.
      Ne supprimez aucune colonne du modèle CSV (même pour les champs facultatifs). Sinon, votre téléchargement en masse ne sera pas traité.
   6. Enregistrez le fichier au format CSV.
   Si vous avez déjà ajouté plusieurs utilisateurs via le modèle, assurez-vous de télécharger et d'utiliser la dernière version du modèle lors d'une prochaine importation en masse. Sinon, il ne sera pas traité.
5. Téléchargez le fichier CSV sous Ajout d'utilisateurs en masse. Pour ce faire, faites glisser et déposez le fichier ou sélectionnez Parcourir pour le sélectionner dans l’Explorateur de fichiers.
6. Sélectionnez Exécuter la validation.
7. Lorsque le fichier CSV apparaît en bas de la fenêtre, sélectionnez Importer tout. Les importations peuvent prendre jusqu'à 10 à 15 minutes.
8. Après avoir examiné le résumé, sélectionnez Fermer.

Après avoir téléchargé des utilisateurs en masse, vous pouvez importer une autre liste CSV si nécessaire. Les nouveaux utilisateurs apparaîtront sous Aperçu de l'utilisateur avec un statut En attente jusqu'à ce que leurs comptes aient été activés via les invitations par e-mail qu'ils reçoivent chacun.

Les nouveaux utilisateurs qui ont déjà des BBID sont automatiquement définis comme Acceptés.

Modifier les autorisations

Pour modifier les autorisations après avoir ajouté un utilisateur, procédez comme suit :

1. Dans le menu latéral gauche, sélectionnez Utilisateurs.

2. Sous Présentation de l’utilisateur, recherchez le compte d’utilisateur qui nécessite des autorisations mises à jour.
3. Sélectionnez le icône de menu à côté du statut du compte.
4. Sélectionnez Modifier les informations utilisateur.
5. Sous Autorisations, sélectionnez Administrateur informatique, Administrateur de l'organisation, Administrateur limité et/ou Utilisateur final.
   
   La possibilité de sélectionner et d’attribuer l’autorisation d’administrateur informatique est disponible uniquement pour les administrateurs informatiques exécutant cette procédure.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier l'accès à l'abonnement pour plusieurs utilisateurs

Si vous devez attribuer ou modifier l'accès à l'abonnement pour plusieurs utilisateurs à la fois, procédez comme suit :

1. Dans le menu latéral gauche, sélectionnez Paramètres du compte.

2. En haut de la fenêtre active, sélectionnez Abonnements.

3. Pour un plan d'abonnement avec des sièges disponibles, sélectionnez le icône de menu à l'extrême droite.
4. Sélectionnez Affecter des membres au plan.
5. Sous Utilisateurs du compte, sélectionnez chaque utilisateur que vous souhaitez ajouter à votre abonnement.
6. Après avoir sélectionné tous les utilisateurs concernés, sélectionnez la flèche droite pour les déplacer vers les Utilisateurs actuels.
7. Sélectionnez Enregistrer.

Rechercher + Filtrer les utilisateurs abonnés

Sur la page Utilisateurs, vous pouvez également rechercher des utilisateurs de compte particuliers et/ou les filtrer par catégories.

1. Dans le menu latéral gauche, sélectionnez Utilisateurs.

2. Sous Aperçu de l’utilisateur, sélectionnez le menu déroulant à côté de l’entonnoir.
3. Dans la liste des options de Rechercher, Sélectionner la catégorie dans laquelle vous souhaitez filtrer les utilisateurs d’abonnement :
   • Prénom
   • Nom
   • Adresse e-mail
   • Région du serveur
   • Contrat/Forfait
   • Type d'utilisateur
   • Statut

Vous pouvez également effectuer une recherche par mot-clé si vous recherchez un utilisateur de compte et/ou un e-mail particulier :

1. Tapez votre terme de recherche dans le champ à côté de la liste déroulante des filtres.
2. Sélectionnez la loupe ou appuyez sur Entrée.

Vos résultats de recherche s'affichent sous Aperçu de l'utilisateur.

Vous pouvez également trier les colonnes par valeurs. Pour ce faire, sélectionnez la flèche qui apparaît lorsque vous passez votre curseur sur un en-tête de colonne :

Exporter une liste d'utilisateurs

Cette fonctionnalité permet aux organisations disposant d'un grand nombre d'utilisateurs de visualiser et de trier facilement les utilisateurs selon des critères tels que le statut, le plan, le type d'utilisateur ou toute autre colonne de la liste. Pour ce faire :

1. Dans le menu latéral gauche, sélectionnez Utilisateurs.

2. À droite de Présentation de l’utilisateur, sélectionnez Exporter.

Le fichier Excel apparaît dans un fichier ZIP dans votre dossier Téléchargements.

Modifier les informations sur l'utilisateur

Sur la page Utilisateurs, vous pouvez également modifier les informations des utilisateurs de compte existants.

1. Sous Aperçu de l'utilisateur, sélectionnez l'icône de menu à côté du statut d'un utilisateur pour des options supplémentaires.
2. Sélectionnez Modifier les informations utilisateur.
3. Dans la boîte de dialogue Modifier l'utilisateur final de l'abonnement , vous pouvez modifier les niveaux de produit, modifier les autorisations et/ou mettre à jour les coordonnées.
4. Une fois la modification des informations utilisateur terminée, sélectionnez Enregistrer.

Modifier l'accès à l'abonnement

Si nécessaire, vous pouvez modifier l'accès à l'abonnement pour un utilisateur à partir de la page Utilisateurs.

1. Dans la section Présentation de l'utilisateur, sélectionnez l'option icône de menu à côté du statut de l'utilisateur et sélectionnez l'une des options :
   • Modifier les informations utilisateur > Modifier les plans
   • Modifier l'accès à l'abonnement
2. Sélectionnez un plan avec des sièges disponibles et sélectionnez Enregistrer les modifications.

Pour modifier l’accès à l’abonnement pour plusieurs utilisateurs, procédez comme suit :

1. Dans le menu latéral gauche, sélectionnez Utilisateurs.
2. Filtrez votre liste d'utilisateurs par une catégorie et un ou plusieurs mots-clés spécifiés pour afficher uniquement les utilisateurs dont vous souhaitez modifier l'accès à l'abonnement.
3. Sous Présentation de l’utilisateur, sélectionnez Actions groupées > Modifier le plan.
4. Sélectionnez un plan, puis sélectionnez Enregistrer les modifications.

Renvoyer l'invitation

Lorsque vous ajoutez de nouveaux utilisateurs abonnés, des invitations sont envoyées par e-mail pour que leurs comptes soient créés et activés. S'ils ne créent pas et n'activent pas leurs comptes et qu'ils n'ont plus accès à leur e-mail d'invitation, vous pouvez renvoyer l'invitation.

Pour renvoyer une invitation à un utilisateur, procédez comme suit :

1. Dans le menu latéral gauche, sélectionnez Utilisateurs.
2. Sous Aperçu de l'utilisateur, sélectionnez l' icône de menu à côté du statut d'un utilisateur et sélectionnez l'une des options :
   • Modifier les informations de l'utilisateur > Renvoyer l'invitation
   • Renvoyer l'invitation
3. Sélectionnez Renvoyer.

E-mail d'invitation à s'inscrire

Sélectionnez l’option E-mail d’invitation d’inscription pour les utilisateurs dont le statut est Expiré . Cela leur permet d'activer leurs comptes et de confirmer/créer leurs identifiants Bluebeam (BBID) pour se connecter à Revu 21, Studio et Bluebeam Cloud.

E-mail de bienvenue

Sélectionnez l'option E-mail de bienvenue pour les utilisateurs ayant un statut Accepté qui ont activé leurs comptes et confirmé/créé leurs BBID. Cet e-mail leur fournit un lien pour télécharger Revu 21 et confirmer la région du serveur qu'ils doivent sélectionner lors de l'accès aux solutions Bluebeam.

Renvoyer une invitation en masse

Lorsque vous ajoutez de nouveaux utilisateurs abonnés, des invitations sont envoyées par e-mail pour que leurs comptes soient créés et activés. Si un utilisateur ne crée pas et n'active pas son compte et qu'il n'a plus accès à son e-mail d'invitation, vous pouvez renvoyer l'invitation. Si plusieurs utilisateurs de votre organisation ont un statut Expiré ou En attente, vous pouvez renvoyer une invitation à tous ces utilisateurs en une seule action.

Pour renvoyer des invitations en masse, procédez comme suit :

1. Dans le menu latéral gauche, sélectionnez Utilisateurs.
2. Filtrez votre liste d'utilisateurs par statut.
3. Sélectionnez En attente et/ou Expiré comme critères de recherche.
4. Sous Présentation de l’utilisateur, sélectionnez Actions groupées > Renvoyer l’invitation.
5. Lorsque vous êtes invité à confirmer, sélectionnez Renvoyer les invitations.

Désactiver ou rétrograder l'utilisateur

Les utilisateurs désactivés ne peuvent pas accéder aux solutions Bluebeam (Revu 21, Studio et Bluebeam Cloud) s'ils tentent de s'y connecter. Si vous souhaitez maintenir l'accès d'un utilisateur pour collaborer sans utiliser un siège d'abonnement, vous pouvez le rétrograder au statut de collaborateur non rémunéré au lieu de le désactiver complètement.

Pour désactiver ou rétrograder un utilisateur, suivez ces étapes :

1. Dans le menu latéral gauche, sélectionnez Utilisateurs.
2. Sous Aperçu de l'utilisateur, sélectionnez l'icône de menu à côté du statut d'un utilisateur.
3. Sélectionnez Désactiver l'utilisateur.
4. Sélectionnez Rétrograder ou Désactiver.
   
   La sélection de Rétrograder modifie le plan d'abonnement de l'utilisateur en Collaborateur non rémunéré.

Org Admin vous permet également d'utiliser la fonction de filtrage pour rétrograder ou désactiver plusieurs utilisateurs. Les utilisateurs désactivés resteront répertoriés sous Aperçu des utilisateurs.

1. Dans le menu latéral gauche, sélectionnez Utilisateurs.
2. Filtrez votre liste d'utilisateurs par une catégorie et un ou plusieurs mots-clés spécifiés pour afficher uniquement les utilisateurs que vous souhaitez désactiver.
3. Sous Présentation de l’utilisateur, sélectionnez Actions groupées > Désactiver.
4. Lorsque vous y êtes invité, choisissez de rétrograder ou de désactiver les utilisateurs sélectionnés.

Réactiver l'utilisateur

Si vous devez réactiver un utilisateur inactif, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez l’icône de menu à côté du statut d’un utilisateur désactivé.
2. Sélectionnez Réactiver l'utilisateur.
3. Choisissez le niveau d’autorisation pour l’utilisateur réactivé et sélectionnez Enregistrer.
4. Sélectionnez un plan, puis sélectionnez Enregistrer les modifications.

Pour réactiver en masse des utilisateurs, procédez comme suit :

1. Dans le menu latéral gauche, sélectionnez Utilisateurs.
2. Filtrez votre liste d'utilisateurs par une catégorie et un ou plusieurs mots-clés spécifiés pour afficher uniquement les utilisateurs que vous souhaitez réactiver.
3. Sous Présentation de l’utilisateur, sélectionnez Actions groupées > Réactiver.
4. Lorsque vous êtes invité à confirmer, sélectionnez Réactiver.
5. Sélectionnez un plan, puis sélectionnez Enregistrer les modifications.

Supprimer l'utilisateur

Notre meilleure pratique suggérée est de désactiver les utilisateurs qui ne sont plus employés par votre entreprise. Si vous ne souhaitez plus voir les utilisateurs désactivés répertoriés sous Aperçu des utilisateurs sur la page Utilisateurs et plan actuel, vous pouvez les supprimer de l'administration de l'organisation.

Vous devez supprimer uniquement les anciens employés dont vous ne prévoyez pas qu'ils reviennent et laisser les autres utilisateurs désactivés dans l'aperçu des utilisateurs afin qu'ils soient disponibles pour la réactivation.

Pour supprimer les utilisateurs désactivés, procédez comme suit :

1. Sous Aperçu de l'utilisateur, sélectionnez l' icône de menu à côté du statut d'un utilisateur désactivé.
2. Sélectionnez Supprimer l'utilisateur.
3. Sélectionnez Enregistrer.

Pour supprimer en masse les utilisateurs désactivés, procédez comme suit :

1. Dans le menu latéral gauche, sélectionnez Utilisateurs.
2. Filtrez votre liste d'utilisateurs pour afficher uniquement les utilisateurs que vous souhaitez supprimer.
3. Sous Présentation de l’utilisateur, sélectionnez Actions groupées > Supprimer.
4. Lorsque vous êtes invité à confirmer, sélectionnez Supprimer.

Réaffecter des abonnements

Si votre compte comprend des comptes enfants, vous pouvez transférer les abonnements disponibles vers eux depuis votre compte Bluebeam principal.

Pour redistribuer les abonnements disponibles à un sous-compte existant :

1. Ouvrez le compte parent principal avec les abonnements disponibles. Depuis le tableau de bord de votre compte, vous verrez vos comptes enfants, listés dans la barre latérale gauche.

   

2. Sélectionnez Réaffecter les abonnements. Vous pouvez également accéder aux Paramètres du compte et sélectionner l’ onglet Abonnements , puis sélectionner Réaffecter les abonnements.

3. Sélectionnez le compte enfant qui recevra les abonnements.
4. Sélectionnez le numéro de commande.
5. Sous Produit, choisissez le plan d’abonnement (Basics, Core ou Complete) avec les sièges disponibles à transférer.
6. Saisissez le nombre d’abonnements à réaffecter. Le nombre doit être inférieur ou égal au nombre de sièges restants.
7. Sélectionnez Redistribuer.

Pour afficher les abonnements répartis entre vos comptes enfants :

1. Accédez à Paramètres du compte > onglet Abonnements.

2. Sous Gestion des abonnements, sélectionnez l'option icône de menu.
3. Sélectionnez Afficher les sous-distributions fractionnées.

Pour renvoyer les abonnements à un compte parent :

1. Sélectionnez le compte enfant dans le tableau de bord.

2. Accédez à Administration du compte > Gestion des abonnements.

3. Sélectionnez le icône de menu à côté de Plan.

4. Sélectionnez Retourner les abonnements.

5. Saisissez le nombre d’abonnements que vous souhaitez transférer vers le compte parent.

6. Sélectionnez Retourner les abonnements.