Héberger un Projet Studio

Vous avez besoin d’un compte Studio validé pour créer un Projet Studio. Si vous n’en avez pas encore créé, consultez Créer un compte Studio pour le faire maintenant.

Pour démarrer un nouveau Projet, suivez ces étapes :

1. Allez dans Fenêtre > Panneaux > Studio ou appuyez sur Alt+C pour ouvrir le panneau Studio.
2. Sur la barre d'outils du panneau Studio, sélectionnez Projet. Les projets en cours sont répertoriés.
3.  Allez dans Ajouter > Nouveau Projet.

   Si vous n’avez pas encore créé de compte, la boîte de dialogue Créer un compte Studio s’affiche à la place. Créez un compte Studio avant de continuer.

4. Dans la boîte de dialogue Nouveau Projet, saisissez un nom pour le Projet et sélectionnez OK. Le nouveau Projet est ajouté à la liste du panneau Studio et un onglet Projet vide s'ouvre dans l'espace de travail principal.

   Les noms de Projet ne peuvent pas contenir les caractères suivants : , <, >, |, :, *, ?, \, /

5. Pour ajouter des fichiers de Projet initiaux, choisissez parmi les options suivantes :

   • Nouveau dossier: Crée un nouveau dossier dans le répertoire racine du Projet ou comme sous-dossier du dossier sélectionné (selon l'élément sur lequel vous avez cliqué avec le bouton droit de la souris). Une fois sélectionné, la boîte de dialogue Nouveau dossier s'affiche. Saisissez un nom de dossier, et sélectionnez OK pour le créer.
   • Charger des fichiers: charge les fichiers sélectionnés individuellement vers le répertoire racine du Projet ou vers le dossier sélectionné (selon l'élément sur lequel vous avez cliqué avec le bouton droit). Une fois sélectionnée, la boîte de dialogue Charger des fichiers s'affiche. Sélectionnez Ajouter et sélectionnez pour charger soit des Fichiers (en naviguant vers les fichiers souhaités), soit les Fichiers ouverts (ce qui ajoute automatiquement tous les PDF actuellement ouverts) soit le Set ouvert (ce qui ouvre automatiquement le Set actuellement ouvert).
   • Télécharger le dossier: télécharge le contenu d’un dossier vers le répertoire racine du Projet ou vers le dossier sélectionné (selon l’élément sur lequel vous avez cliqué avec le bouton droit). Une fois sélectionnée, la boîte de dialogue Sélectionner un dossier à télécharger en amont s’affiche. Accédez au dossier souhaité et sélectionnez sélectionner le dossier.

     Cette option recrée le dossier sélectionné dans le Projet et y charge automatiquement le contenu.

   En plus des boutons affichés dans l’espace de travail d’un projet nouveau ou vide, ces options sont également disponibles en sélectionnant Ajouter dans l’ onglet Projet.

   Des fichiers et dossiers supplémentaires peuvent être ajoutés au Projet également ultérieurement. Voir Ajouter des fichiers à un Projet.

Par défaut, aucun autre utilisateur n'est autorisé à accéder à un nouveau Projet et les autorisations pour ceux qui sont invités sont limitées. Vous pouvez modifier ces conditions en configurant les Paramètres du Projet. Voir Définir l'accès et les autorisations dans les Projets Studio.

Inviter une personne à un Projet l’ajoute automatiquement comme utilisateur autorisé dans les Paramètres du Projet (voir Définir l’accès utilisateur dans le Projet pour plus d’informations sur l’accès utilisateur). De plus, l'invité reçoit également un e-mail contenant des informations sur le Projet ainsi qu'un lien lui permettant de se connecter automatiquement au Projet.

Pour inviter un utilisateur au Projet, suivez ces étapes :

1. Dans l'onglet Projet, sélectionnez Inviter.

2. Il existe plusieurs façons d'ajouter des e-mails à l'invitation :
   • Saisir ou Coller les e-mails: sélectionnez cette option pour saisir directement des e-mails ou copier-coller une liste à partir d’une autre source. Les listes peuvent être séparées par des virgules, des points-virgules, des espaces, contenir des noms entre crochets et être un mélange de styles de mise en forme différents ; Revu analysera la liste et en extraira les adresses e-mail reconnaissables.
   • Ajouter des adresses e-mail à partir de groupes: Sélectionnez cette option pour ajouter des adresses e-mail à partir des groupes Studio existants. Des groupes entiers peuvent être sélectionnés, ajoutant tous les utilisateurs de ce groupe, ou les utilisateurs peuvent être sélectionnés individuellement à partir d'un ou de plusieurs groupes.
   • Utiliser le carnet d'adresses: sélectionnez cette option pour ajouter des e-mails à partir du carnet d'adresses de votre application de messagerie. L'application de messagerie doit être compatible MAPI pour que Revu puisse accéder à son carnet d'adresses. Les carnets d'adresses des e-mails web comme Gmail et Yahoo sont inaccessibles.

3. Après avoir ajouté des adresses e-mail à partir d’une source, la boîte de dialogue Inviter des utilisateurs affiche une liste d’invités proposés, triée par ordre alphabétique et par domaine.

   

   Examinez cette liste pour en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité. Les adresses e-mail peuvent être supprimées et d'autres ajoutées :

   • Pour supprimer une adresse e-mail, sélectionnez-la et sélectionnez Supprimer. Pour supprimer toutes les adresses e-mail sous un certain domaine, sélectionnez l'icône associée Supprimer le domaine . Une confirmation vous sera demandée lors de la suppression d’un domaine.
   • Pour ajouter plus d'adresses e-mail, sélectionnez l'une des options du menu Ajouter des e-mails. Chacune des méthodes décrites ci-dessus est disponible.
4. Lorsque vous êtes satisfait de la liste d'invitation, sélectionnez Inviter des participants. Des e-mails sont envoyés à chaque adresse de votre liste d'invitation à partir du serveur Studio.

Vous pouvez consulter une liste d’invités afin de déterminer ceux qui n’ont pas encore rejoint votre projet et leur envoyer des rappels depuis le même écran.

1. Dans l’onglet Projet, sélectionnez Paramètres du Projet .

2. Dans la boîte de dialogue Paramètres du projet , sélectionnez l’onglet Accès utilisateur. Une liste de tous les invités s’affiche, y compris leur statut actuel A rejoint/En attente.

   

   Si la case à cocher Restreindre les participants est sélectionnée et que vous ne pouvez pas la désélectionner, l'accès des participants est contrôlé par l'IT Admin ou le Studio Admin de votre organisation. Vous ne pouvez pas outrepasser ce paramètre.
3. Pour envoyer des rappels à un ou plusieurs invités qui n’ont pas encore rejoint le Projet, sélectionnez-les et sélectionnez Envoyer un rappel par e-mail pour rejoindre afin d’envoyer un rappel.
   • Maj+cliquer pour sélectionner tous les invités d’une plage. Ctrl+cliquer pour sélectionner plusieurs invités individuels.
   • Si un utilisateur est sélectionné qui a déjà rejoint le Projet, le bouton Rappel par e-mail pour rejoindre ne sera pas disponible. Si vous avez sélectionné accidentellement une telle personne, Ctrl+cliquer pour la désélectionner.

Lorsqu’un Projet est supprimé, lui et tous ses fichiers sont retirés du serveur Studio. Il est recommandé qu’avant de supprimer un Projet, vous rejoigniez le Projet et que vous enregistriez tous les fichiers que vous souhaitez conserver. Seuls les maîtres d’ouvrage de Projet et les utilisateurs disposant de l’ autorisation de contrôle total pour le Projet peuvent le supprimer.

Pour supprimer un Projet, suivez ces étapes :

1. Dans le panneau Studio, cliquez avec le bouton droit sur le Projet désiré et sélectionnez Supprimer.
2. Une boîte de dialogue de confirmation s’affiche. Pour supprimer le projet et ses documents, sélectionnez Oui.