Travailler avec des fichiers dans un projet Studio

Les utilisateurs peuvent créer de nouveaux dossiers dans le Projet, sélectionner des fichiers individuels à télécharger, ou télécharger un dossier entier et son contenu.

Les utilisateurs ne peuvent ajouter des fichiers à un Projet qu'ils ont démarré ou pour lequel ils ont reçu les autorisations appropriées.

Pour ajouter des fichiers à un Projet, accédez à l’ onglet Projet, sélectionnez Ajouter, puis l’une des options suivantes :

• Nouveau dossier: Crée un nouveau dossier dans le répertoire racine du Projet ou comme sous-dossier du dossier sélectionné (selon l'élément sur lequel vous avez cliqué avec le bouton droit de la souris). Une fois sélectionné, la boîte de dialogue Nouveau dossier s'affiche. Saisissez un nom de dossier, et sélectionnez OK pour le créer.
• Charger des fichiers: charge les fichiers sélectionnés individuellement vers le répertoire racine du Projet ou vers le dossier sélectionné (selon l'élément sur lequel vous avez cliqué avec le bouton droit). Une fois sélectionnée, la boîte de dialogue Charger des fichiers s'affiche. Sélectionnez Ajouter et sélectionnez pour charger soit des Fichiers (en naviguant vers les fichiers souhaités), soit les Fichiers ouverts (ce qui ajoute automatiquement tous les PDF actuellement ouverts) soit le Set ouvert (ce qui ouvre automatiquement le Set actuellement ouvert).
• Télécharger le dossier: télécharge le contenu d’un dossier vers le répertoire racine du Projet ou vers le dossier sélectionné (selon l’élément sur lequel vous avez cliqué avec le bouton droit). Une fois sélectionnée, la boîte de dialogue Sélectionner un dossier à télécharger en amont s’affiche. Accédez au dossier souhaité et sélectionnez sélectionner le dossier.

  Cette option recrée le dossier sélectionné dans le Projet et y charge automatiquement le contenu.

Les fichiers PDF d’un Projet peuvent être ajoutés à une Session Studio. Cela permet de travailler sur des fichiers de Projet en utilisant les avantages de la collaboration en temps réel d’une Session. Une icône apparaîtra à côté du nom de tout fichier de Projet ayant été ajouté à une Session.

Seules les Sessions qui sont créées à l’aide de cette fonctionnalité peuvent se voir ajouter des fichiers de Projet. Par conséquent, à moins que vous n’ajoutiez d’autres PDF à une Session déjà créée à cet effet, la première étape consiste à ajouter un fichier à une nouvelle Session, comme décrit ci-dessous. Une fois que la session a été créée, des fichiers de projet supplémentaires peuvent être ajoutés.

Les utilisateurs doivent avoir à la fois l’ autorisation Envoyer des fichiers PDF aux Sessions et au moins les Autorisations du dossier Lecture/écriture pour utiliser cette fonctionnalité ( Remarque : les utilisateurs disposant de l’ autorisation Contrôle total possèdent ces deux autorisations par défaut).

L’utilisateur qui envoie le premier fichier Projet à la Session est automatiquement l’ hôte de la Session et peut envoyer des fichiers Projet supplémentaires à la Session comme souhaité ; tout autre utilisateur du Projet qui souhaite envoyer des fichiers Projet supplémentaires à la Session doit non seulement satisfaire aux exigences d’autorisations du Projet décrites ci-dessus, mais doit également être ajouté à la Session et disposer de l’ autorisation Ajouter des documents dans celle-ci.

Pour ajouter des fichiers à une nouvelle Session, suivez ces étapes :

1. Cliquez avec le bouton droit sur le fichier PDF et sélectionnez Ajouter à une nouvelle Session. CTRL + cliquer ou Maj + cliquer pour sélectionner plusieurs fichiers PDF.

2. Dans la boîte de dialogue Nouvelle session, saisissez un nom pour la nouvelle session dans le champ **Nom** et sélectionnez OK. La session est automatiquement créée avec le PDF sélectionné. Vous êtes automatiquement l'hôte de cette session et pouvez la gérer normalement.

Pour ajouter des fichiers à une Session existante :

• Cliquez avec le bouton droit sur le fichier PDF et sélectionnez Ajouter <existing session name> à. Veuillez noter que seules les sessions créées à l'aide du processus Ajouter à une nouvelle session décrit ci-dessus apparaîtront.
  

Les PDF qui ont été ajoutés à une session sont marqués d'une icône sur le panneau Projet. Les utilisateurs peuvent rejoindre cette session directement en cliquant avec le bouton droit sur le fichier dans l'onglet Projet et en sélectionnant <existing session name> Rejoindre.

 

Pour télécharger une copie d’un fichier ou dossier de projet (y compris le dossier racine du projet) vers un lecteur local ou réseau, accédez à l’ onglet Projet, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Télécharger une copie.

Lors du téléchargement d'un dossier Projet, tous ses fichiers et sous-dossiers sont automatiquement inclus. Notez que le dossier racine du Projet n'est affiché que dans le panneau de gauche de l'onglet Projet. Pour télécharger des copies de tous les fichiers du Projet, faites un clic droit sur le dossier racine du Projet à cet endroit.

Il est parfois nécessaire de remplacer les fichiers de Documents de Projet par des copies mises à jour à partir d'un lecteur local ou d'un réseau.

1. Extraire le fichier Projet souhaité. Vous ne pouvez remplacer un fichier que s'il est actuellement extrait par vous. Il n'est pas nécessaire d'ouvrir le fichier, toutefois.
2. Cliquez avec le bouton droit sur le fichier Projet et sélectionnez Remplacer le fichier. Une boîte de dialogue Ouvrir s'affiche.

   Un avertissement peut d'abord apparaître, vous avertissant que la procédure remplacera le fichier Projet. Si c'est le cas, sélectionnez OK.

3. Sélectionnez le fichier de remplacement souhaité et sélectionnez Ouvrir.
4. Cliquez avec le bouton droit sur le fichier Projet et sélectionnez soit Archivage (si vous avez terminé de travailler sur le fichier) ou Mettre à jour la copie du serveur (si ce n’est pas le cas).

Les utilisateurs peuvent partager des fichiers de Projet avec des personnes extérieures au Projet, en leur fournissant un lien par lequel ils peuvent effectuer un téléchargement d'une copie locale du fichier. Le destinataire n'aura pas accès aux autres fichiers ou fonctionnalités du Projet, mais il pourra utiliser le même lien pour télécharger les versions mises à jour du fichier tant que le lien est actif.

Seuls les utilisateurs de Projet disposant de l’autorisation **Partager les éléments** ou **Contrôle total** peuvent partager des éléments.

Pour partager un lien vers un fichier Projet, suivez ces étapes :

1. Dans l'onglet Projet, faites un clic droit sur le fichier souhaité et sélectionnez Partager le lien.

2. Dans la boîte de dialogue **Partager le fichier**, sélectionnez la période d'activité du lien vers le fichier dans le menu Partager le fichier pour :
   • **Durée de vie du Projet** : Le lien reste actif tant que le Projet est actif. Le destinataire pourra utiliser le lien pour télécharger une version actuelle du fichier pendant toute la durée du Projet.
   • 24 heures: Le Lien expire automatiquement 24 heures après sa création.
3. Pour exiger un mot de passe afin de télécharger le fichier du Projet, sélectionnez Exiger le mot de passe et saisissez un mot de passe dans les champs Mot de passe et Confirmer le mot de passe. Le destinataire devra saisir le même mot de passe avant d’être autorisé au téléchargement du fichier. Les mots de passe doivent contenir au moins cinq caractères.
4. Pour aplatir toutes les annotations dans la version partagée du document, sélectionnez Aplatir. Ceci n'aplatit pas les annotations dans le fichier Projet, mais seulement la copie partagée en dehors du Projet.

5. sélectionner OK. Une deuxième boîte de dialogue **Partage de fichier** s’affiche.

   

6. Sélectionnez Copier le lien à partager pour copier le lien dans le presse-papiers. Une fois qu’il est copié dans le presse-papiers, vous pouvez le coller dans un e-mail ou un autre type de message électronique à envoyer aux destinataires. Si vous configurez le fichier pour qu'il nécessite un mot de passe, assurez-vous de leur communiquer également le mot de passe.

Lorsque votre destinataire recevra le lien, il devra l’ouvrir dans le navigateur de son choix, ce qui lui fournira un bouton de téléchargement qu’il pourra utiliser pour récupérer le fichier. Si un mot de passe est requis, il leur sera demandé en premier.

Vous pouvez forcer les liens externes vers les fichiers de Projet à expirer avant leur date d’expiration prévue, si vous le souhaitez. Les utilisateurs disposant d’autorisations suffisantes (propriétaires de Projet ou utilisateurs avec Contrôle total) peuvent forcer l’expiration de tout lien dans le Projet ; tous les autres ne peuvent forcer l’expiration que des liens qu’ils ont générés.

1. Sous l’ onglet Projet, sélectionnez Paramètres.
2. Dans la boîte de dialogue Paramètres du projet, sélectionnez Gérer les liens partagés. Un Webtab s'ouvre dans Revu sur une page de **Liens partagés Studio**.
3. La page **Liens partagés Studio** affiche tous vos Projets Studio. Localisez le Projet désiré (l'utilisation des liens **Mes Projets** et **Projets auxquels vous avez participé** peut être utile pour cette tâche) et sélectionnez son lien. Tous les liens disponibles sont affichés.

4. Pour forcer l'expiration d'un lien, sélectionnez Expirer.

Les maîtres d’ouvrage de projet qui veulent voir quels fichiers de projet ont été partagés avec des personnes extérieures au projet peuvent consulter tous les liens, actifs et expirés, sur la page Gérer les liens partagés.

Pour vérifier les liens partagés, suivez ces étapes :

1. Sous l’ onglet Projet, sélectionnez Paramètres.
2. Dans la boîte de dialogue Paramètres du projet, sélectionnez Gérer les liens partagés. Un Webtab s'ouvre dans Revu sur une page de **Liens partagés Studio**.
3. La page **Liens partagés Studio** affiche tous vos Projets Studio. Localisez le Projet désiré (l'utilisation des liens **Mes Projets** et **Projets auxquels vous avez participé** peut être utile pour cette tâche) et sélectionnez son lien. Tous les liens disponibles sont affichés.

4. Sélectionnez Actif pour afficher les liens qui sont actuellement actifs.
5. Sélectionnez Expirés pour afficher les liens qui ont expiré.

Quelques icônes peuvent apparaître à côté des fichiers Studio pour indiquer l'état du fichier. Ces icônes peuvent apparaître sur l'onglet du document ou dans l'onglet Documents du Projet.

Onglets de document

Indique que le PDF est un fichier Projet que vous avez extrait.

Indique que le PDF est un fichier Projet que vous avez ouvert, mais pas extrait. Ce fichier est en lecture seule. Pour extraire le fichier afin de le modifier, cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Extraire.

Indique que le PDF est un fichier de Session.

Onglet Projet

Comme les documents de Session ne sont pas archivés et extraits, ils n'ont pas de statuts différents comme les fichiers Projet, de sorte que le seul endroit où vous verrez les icônes de statut est sur les fichiers et les dossiers d'un onglet Projet.

Ouvert: indique un fichier Projet que vous avez ouvert, mais pas extrait. Ce fichier est en lecture seule. Pour extraire le fichier afin de pouvoir le modifier, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Extraire.

Extrait: indique un fichier Projet que vous avez extrait.

Extrait à un autre utilisateur: Indique qu'un fichier Projet est extrait à un autre utilisateur. Cliquez avec le bouton droit sur le fichier et sélectionnez Propriétés pour savoir qui a extrait le fichier.

Dans une Session: indique un PDF de Projet qui a été ajouté à une Session.

Synchronisation désactivée: Indique que le fichier ou le dossier du Projet n’est pas actuellement signalé pour participer aux synchronisations de fichiers. Ce badge n’apparaît que lorsque le curseur de la souris survole le fichier ou le dossier.

Synchronisation activée: indique que le fichier ou le dossier du Projet est actuellement signalé pour participer aux synchronisations de fichiers.

Modification Offline: indique que le fichier Projet est celui que vous êtes en train de modifier hors ligne.

État de conflit: indique que les modifications en attente effectuées hors ligne n'ont pas été chargées dans le fichier Projet.

 

Faites un clic droit sur un fichier dans la section Documents de l’onglet Projet et vous disposez des options suivantes en fonction du type de fichier, de l’état actuel du fichier et de vos autorisations: 

Ajouter à la nouvelle Session: ajoutez le fichier PDF à une nouvelle Session Studio. Valide uniquement pour les fichiers PDF.

Ajouter à nom de session: Ajoutez le fichier PDF à cette Session Studio existante. Valide uniquement pour les fichiers PDF.

Archivage: archive un fichier précédemment extrait, y compris toutes les modifications qui y ont été apportées, même s’il n’est pas enregistré.

Extraire: ouvre le fichier (s’il ne l’est pas déjà) et l’extrait pour vous. Seuls les fichiers qui ont été extraits peuvent être modifiés et un seul utilisateur peut extraire un fichier à la fois.

Copier: Copie le fichier afin que vous puissiez coller une autre copie dans un autre dossier du Projet.

  Couper: coupe le fichier de son emplacement actuel pour que vous puissiez le déplacer vers un autre dossier dans le Projet.

  Supprimer: Supprime le fichier du projet.

Annuler les modifications: Annule les modifications en attente apportées au PDF, le ramenant à son état précédent.

Télécharger une copie: Télécharge une copie du document sur un lecteur local ou réseau.

Ouvrir: Ouvre le fichier pour affichage. Les fichiers qui sont uniquement ouverts (mais non extraits) ne peuvent pas être modifiés.

Ouvrir la copie du Projet: ouvre la copie du serveur du fichier du Projet dans un nouvel onglet.

Coller: Colle un fichier coupé ou copié dans le dossier sélectionné.

Propriétés: Affiche les propriétés du fichier, y compris son nom, le chemin du projet, le statut, la date de création et la taille.

Renommer: modifie le nom du fichier.

Remplacer le fichier: Permet de remplacer la copie serveur d’un fichier de projet par une copie à partir d’un lecteur local ou réseau.

Annuler les modifications: annule toutes les modifications que vous avez apportées au fichier du Projet et que vous n'avez pas archivées, ouvrant essentiellement à nouveau la copie du serveur.

Historique de la révision: Affiche l'historique de la révision du fichier et vous permet d'ouvrir une version précédente du fichier.

Partager le lien: vous permet de fournir un lien vers le fichier du Projet qui peut être utilisé par quelqu'un en dehors du Projet pour ouvrir et visualiser le fichier.

Annuler Extraire: Libère votre Extraire (la rendant disponible pour qu'un autre utilisateur puisse l'extraire) et annule toutes les modifications que vous avez apportées au fichier.

Mettre la copie du serveur à jour: met à jour le fichier Projet avec les modifications que vous avez apportées, mais ne l'archive pas.