Studio-Sitzungen– Leitfaden für Revu

Dieser Artikel bezieht sich auf:

  • Revu 21

Einleitung

In diesem Handbuch erfährst du, wie du Studio-Sitzungen in Revu verwendest, um gemeinsam an Projektdokumenten zu arbeiten. Am Ende wirst du zu Folgendem in der Lage sein:

  • Starte eine neue Studio-Sitzung und lade Teilnehmer:innen ein.
  • Überprüfe die Sitzungsaufzeichnung understelle Berichte.
  • Verwalte die Sitzungseinstellungen und die Berechtigungen der Teilnehmer:innen.

Voraussetzungen

Um diesem Leitfaden folgen zu können, benötigst du Folgendes:

Eine Studio-Sitzungstarten

Gehen Sie wie folgt vor, um Studio-Sitzungen zu verwalten:

  1. Gehe zu Fenster > Seitenleisten > Studio.
  2. Wählen Sie Ihre Region aus und klicken Sie dann auf „Anmelden“.
    Du kannst zur Anmeldung auch eine alternative BBID verwenden.
  3. Wähle Hinzufügen > Neue Sitzung.
  4. Gib einen Namen für deine neue Sitzung ein.
  5. Klicke auf Hinzufügen, um die PDF-Dateien auszuwählen, die du in die Sitzung aufnehmen möchtest.
  6. Wähle die Standardberechtigungen für alle Teilnehmer:innen aus.
  7. Wähle OK aus, um die Sitzung zu erstellen.

Teilnehmer einladen

Nachdem Sie eine Sitzung gestartet haben, fordert Revu Sie auf, weitere Benutzer einzuladen. Sie können Einladungen auch später senden, indem Sie über die Funktion Einladen gehen.

  1. Wähle im Dialogfeld Benutzer einladen die Option E-Mails eingeben oder einfügen.
  2. Gib die E-Mail-Adressen der Benutzer:innen ein, die du einladen möchtest. Trenne die Adressen mit Kommas oder Leerzeichen.
  3. Wählen Sie „E-Mail-Adressen überprüfen und einbinden“ aus.
  4. Wähle Teilnehmer einladen aus.

Deine eingeladenen Teilnehmer:innen erhalten eine E-Mail mit einem Link zur Teilnahme an der aktiven Studio-Sitzung. Um weitere Einladungen zu senden, wähle Einladen aus.

Gemeinsames Arbeiten in einer Studio-Sitzung

Sobald die Teilnehmer:innen der Sitzung beitreten, können Sie mit der Zusammenarbeit an PDF-Dokumenten beginnen. Alle Markierungen der Teilnehmer:innen werden sofort für alle Sitzungsteilnehmer sichtbar sein.

Um weitere Dokumente hochzuladen, gehen Sie auf Datei hinzufügen.

Um die Ansicht eines anderen Teilnehmers zu verfolgen, klicke mit der rechten Maustaste auf den Namen des Teilnehmers in der Teilnehmerliste und wähle Teilnehmer folgen.

Sitzungsaufzeichnung überprüfen

Studio zeichnet alle Aktivitäten in der Sitzung vollständig auf. Sie können jederzeit während der Sitzung einen Sitzungsbericht auf Ihrem Computer generieren und speichern. Gehen Sie wie folgt vor, um einen Sitzungsbericht zu erstellen:

  1. Wählen Sie im Studio-Bereich neben dem Chat die Funktion Bericht aus.
  2. Wähle den Typ des zu erstellenden Berichts aus:
    • Eintragsübersicht: Erstellt eine PDF-Datei des Abschnitts Aufzeichnung aus der Registerkarte Studio.
    • PDF-Paket-Bericht: Stellt ein PDF-Paket mit der Eintragsübersicht und allen Sitzungsdokumenten zusammen.
    • Zusammenführungsbericht: Erzeugt eine einzelne PDF-Datei, die die Aufzeichnung-Übersicht und alle Sitzungsdokumente enthält.
  3. Gib den Titel des Berichts ein.
  4. Wähle die Seitengröße und -ausrichtung aus.
  5. Wählen Sie „OK“ aus.

Der Bericht zeigt einen chronologischen Verlauf aller von Teilnehmer:innen hinzugefügten Markierungen, Kommentare und Chat-Nachrichten.

Wenn du einen PDF-Paketbericht oder einen Bericht über die Zusammenführung von Dateien erstellst, kannst du auf ein beliebiges Element im Bericht klicken, um direkt zu dieser Stelle in der PDF-Datei zu springen.

Sitzungseinstellungen verwalten

Als Sitzungsmoderator haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Einstellungen zu konfigurieren, um die Zusammenarbeit zu steuern. Um die Sitzungseinstellungen zu verwalten, gehen Sie zu denSitzungseinstellungen, wo Sie folgende Möglichkeiten haben:

Alle Änderungen an den Sitzungseinstellungen werden für alle Teilnehmer:innen übernommen.

Teilnehmerzugang

Die Einstellung „Teilnehmer beschränken“ in den Sitzungseinstellungen bestimmt das Standardzugriffsverhalten für Teilnehmer:innen. Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert. Nur Teilnehmer:innen mit dem Status „Zulassen“ können der Sitzung beitreten.

Wenn die Teilnehmerbeschränkung deaktiviert ist, kann jeder Teilnehmer an der Sitzung teilnehmen, außer denjenigen mit dem Status „Abgelehnt“.

Um einzelne Teilnehmer zu einer Sitzung hinzuzufügen, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Wähle die Registerkarte Teilnehmer aus.
  2. Wählen Sie Hinzufügen aus.
  3. Gib die E-Mail-Adresse des Teilnehmers ein.
  4. Wählen Sie „OK“ aus.

Standardmäßig erhalten neue Teilnehmer den Status „Zulassen“. Um den Zugriff zu verweigern, wähle den Teilnehmer aus und klicke auf Verweigern. Revu bietet dir die Möglichkeit, seine Markierungen zu sperren oder neu zuzuweisen.

Um mehrere Teilnehmer gleichzeitig einzuladen, lies den Abschnitt „Teilnehmer einladen“ oben.

Berechtigungen

Durch das Festlegen von Berechtigungen in Studio-Sitzungen können Sie steuern, welche Aktionen die Teilnehmer innerhalb der Sitzung ausführen können. Um Berechtigungen festzulegen, wähle die Registerkarte Berechtigungen aus.

Die Teilnehmergruppe, die für alle Benutzer in der Sitzung gilt, wird standardmäßig angezeigt. Die meisten Berechtigungen für diese Gruppe sind zunächst auf Zulassen festgelegt. Wir empfehlen, bestimmten Benutzern oder Gruppen zusätzliche Berechtigungen zu erteilen, anstatt der Gruppe „Teilnehmer“ umfassendere Zugriffsrechte zu gewähren.

Um einzelne Benutzer oder Gruppen hinzuzufügen, befolgen Sie diese Schritte:

  1. Wählen Sie  Hinzufügen aus.
  2. Wähle die gewünschten Benutzer oder Gruppen aus.
  3. Wählen Sie „OK“ aus.
    In der Sitzung können nur die Gruppen des Sitzungseigentümers verwendet werden.

Neu hinzugefügte Benutzer und Gruppen übernehmen standardmäßig die Berechtigungen der Gruppe Teilnehmer.

Eine Sitzung beenden

Das Beenden einer Studio-Sitzung beendet die Sitzung und entfernt ihre Dokumente vom Studio-Server. Nur Sitzungsmoderatoren und Benutzer mit der Berechtigung „Vollständige Kontrolle“ können eine Sitzung beenden.

Bevor Sie eine Sitzung beenden, haben Sie die Möglichkeit, einen Sitzungs Bericht zu erstellen und die Sitzungs Dokumente zu speichern. Die gespeicherten Dokumente können Markierungen bestimmter Teilnehmer enthalten, die Sie auswählen.

Wenn Sie eine Sitzung abgeschlossen haben, stellen Sie sicher, dass derzeit niemand an irgendwelchen Sitzungsdokumenten arbeitet. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Sitzung zu beenden:

  1. Wählen Sie oben in der Seitenleiste „Sitzungen“ den Namen und die ID der Sitzung aus.
  2. Wählen Sie Sitzung beenden aus.
  3. Wählen Sie die Teilnehmer aus, deren Markierungen Sie in die gespeicherten Sitzungsdokumente aufnehmen möchten.
  4. Wähle eine der drei Speicheroptionen:
    • Speichern (Bestehende überschreiben) speichert die Dateien wieder an ihren ursprünglichen Upload-Speicherorten und überschreibt alle vorhandenen Dateien mit demselben Namen. Vermeide diese Option, wenn du die Originaldateien beibehalten musst und keine Backups erstellt hast.
    • Mit In Ordner speichern werden die Sitzungsdokumente in einem bestimmten Ordner gespeichert. Um den Standardspeicherort für Ordner zu ändern, wähle die Schaltfläche „Mehr“, um den Windows-Datei-Explorer zu öffnen und zum gewünschten Speicherort zu navigieren. Wählen Sie die Sitzungsunterordner aus, um einen Unterordner mit dem Sitzungsnamen am angegebenen Speicherort zu erstellen.
    • Mit Dateien nicht speichern werden die Sitzungsdokumente ohne Speichern verworfen.
  5. Mit Dateien nach Beendigung schließen werden alle Sitzungsdateien geschlossen, die aktuell in Revu geöffnet sind.
  6. Entscheiden Sie, ob Sie einen Sitzungsbericht erstellen möchten. Weitere Informationen zu den Einstellungen finden Sie im obigen Abschnitt „ Sitzungsaufzeichnung überprüfen“.
  7. Wählen Sie „OK“ aus.

Wenn eine Sitzung beendet ist, werden die Sitzung und alle ihre Dateien vom Studio-Server entfernt. Sitzungsbesitzer können jedoch eine Sitzung nach Beendigung reaktivieren.

Anleitungen

Revu 21

Studio-Sitzungen

Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du mit Studio-Sitzungen in Revu anfängst.