Guide des Sessions Studio pour Revu

Applicable à :

  • Revu 21

Introduction

Dans ce guide, vous apprendrez à utiliser Studio Sessions dans Revu pour collaborer sur des documents de projet. À la fin, vous serez capable de :

  • Démarrez une nouvelle session Studio et invitez les participants.
  • Consultez l’enregistrement de la session et générez des rapports.
  • Gérez les paramètres de session et les autorisations des participants.

Prérequis

Pour suivre ce guide, vous aurez besoin de :

Démarrer une session Studio

Pour démarrer une Session Studio, suivez ces étapes :

  1. Allez dans Fenêtre > Panneaux > Studio.
  2. Choisissez votre région et sélectionnez Se connecter.
    Vous pouvez également utiliser un BBID alternatif pour vous connecter.
  3. Sélectionnez Ajouter > Nouvelle session.
  4. Entrez un nom pour votre nouvelle session.
  5. Sélectionnez Ajouter pour choisir les PDF que vous souhaitez inclure dans la session.
  6. Choisissez les autorisations par défaut pour tous les participants.
  7. Sélectionnez OK pour créer la session.

Inviter les participants

Après avoir démarré une session, Revu vous invite à inviter des utilisateurs. Vous pouvez également envoyer des invitations ultérieurement en sélectionnant Inviter .

  1. Dans la boîte de dialogue Inviter des utilisateurs, sélectionnez Taper ou Coller des e-mails.
  2. Saisissez les adresses e-mail des utilisateurs que vous souhaitez inviter, séparées par des virgules ou des espaces.
  3. Sélectionnez Vérifier et inclure les e-mails.
  4. Sélectionnez Inviter des participants.

Vos participants invités recevront un e-mail contenant un lien pour rejoindre la session Studio active. Pour envoyer des invitations supplémentaires, sélectionnez Inviter.

Collaborez dans une session Studio

Une fois que les participants ont rejoint la session, vous pouvez commencer à collaborer sur des documents PDF. Toutes les annotations des participants seront instantanément visibles pour toutes les personnes présentes dans la session.

Pour le chargement de documents supplémentaires, sélectionnez Ajouter un Fichier .

Pour suivre la vue d'un autre participant, faites un clic droit sur son nom dans la liste des participants et sélectionnez Suivre le participant.

Consultez le Registre de la session

Studio conserve un registre complet de toutes les activités de la Session. Vous pouvez générer et enregistrer un rapport de Sessionsur votre ordinateur à tout moment pendant la Session. Pour générer un rapport de Session, suivez ces étapes :

  1. Dans le panneau Studio à côté de Chat, sélectionnez Signaler.
  2. Choisissez le type de rapport à créer :
    • Récapitulatif du Registre : génère un PDF de la section Registre de l'onglet Session.
    • Rapport pdf : génère un paquet PDF avec le récapitulatif des registres et tous les documents de session.
    • Rapport sur la combinaison des fichiers : produit un seul PDF contenant le récapitulatif du registre et tous les documents de la session.
  3. Entrez le titre du rapport.
  4. Choisissez la taille et l'orientation de la page.
  5. Sélectionnez OK.

Le rapport affiche un historique chronologique de toutes les annotations, commentaires et messages de discussion ajoutés par les participants.

Lorsque vous générez un rapport de package PDF ou un rapport de combinaison de fichiers, vous pouvez cliquer sur n'importe quel élément du rapport pour accéder directement à cet emplacement dans le PDF.

Gérer les Paramètres de Session

En tant qu’hôte de la session, vous avez la possibilité de configurer divers paramètres pour contrôler l’expérience de collaboration. Pour gérer les paramètres de session, sélectionnez Paramètres de session , où vous pouvez :

Toute modification apportée aux paramètres de la session sera répercutée sur tous les participants.

Accès du participant

Le paramètre « Limiter les participants » dans les paramètres de session détermine le comportement d’accès par défaut pour les participants. Ce paramètre est activé par défaut. Seuls les participants ayant le statut « Autorisé » peuvent accéder à la session.

Lorsque l'option Restreindre les participants est désactivée, tous les participants peuvent accéder à la session, à l'exception de ceux dont le statut est « Deny ».

Pour ajouter des participants individuels à une session, suivez les étapes ci-dessous :

  1. Sélectionnez l’onglet Participants.
  2. Sélectionnez Ajouter .
  3. Saisissez l'adresse e-mail du participant.
  4. Sélectionnez OK.

Par défaut, les nouveaux participants reçoivent le statut « Autoriser ». Pour refuser l'accès, sélectionnez le participant et cliquez sur Refuser. Revu vous donne la possibilité de verrouiller ou de réaffecter vos balises.

Pour inviter plusieurs participants à la fois, reportez-vous à la section « Inviter des participants » ci-dessus.

Autorisations

Définir les autorisations dans Sessions Studio vous permet de contrôler les actions que les participants peuvent effectuer dans la session. Pour définir des autorisations, sélectionnez l'onglet Autorisations.

Le groupe Participants, qui s’applique à tous les utilisateurs de la session, s’affichera par défaut. La plupart des autorisations de ce groupe sont initialement définies sur Autoriser. Nous recommandons d’accorder des autorisations supplémentaires à des utilisateurs ou des groupes spécifiques plutôt que d’autoriser un accès plus étendu au groupe Participants.

Pour ajouter des utilisateurs individuels ou des groupes, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez  Ajouter .
  2. Sélectionnez les utilisateurs ou les groupes souhaités.
  3. Sélectionnez OK.
    Seuls les groupes du propriétaire de la session peuvent être utilisés dans la session.

Par défaut, les utilisateurs et les groupes que vous ajoutez héritent des autorisations du groupe Participants.

Terminer une session

La fin d’une session Studio met fin à la session et supprime ses documents du serveur Studio. Seuls les hôtes de session et les utilisateurs disposant d’autorisations de contrôle total peuvent terminer une session.

Avant de terminer une session, vous avez la possibilité de créer un rapport de session et d’enregistrer les documents de session. Les documents enregistrés peuvent inclure des annotations provenant de participants spécifiques que vous sélectionnez.

Lorsque vous terminez une session, assurez-vous que personne ne travaille actuellement sur les documents de cette session . Pour terminer une session, suivez ces étapes :

  1. En haut du panneau Session, sélectionnez le nom et l'ID de la session.
  2. Sélectionnez Terminer session.
  3. Sélectionnez les participants dont vous souhaitez inclure les annotations dans les documents de session enregistrés.
  4. Choisissez l’une des trois options de sauvegarde :
    • Enregistrer (remplacer l'existant) enregistre les fichiers à leurs emplacements de téléchargement d'origine, en écrasant tous les fichiers existants portant le même nom. Évitez cette option si vous devez conserver les fichiers originaux et n’avez pas effectué de sauvegardes.
    • Enregistrer dans un dossier enregistre les documents de la session dans un dossier spécifié. Pour modifier l’emplacement du dossier par défaut, sélectionnez le bouton plus pour ouvrir l’Explorateur de fichiers Windows et accédez à l’emplacement souhaité. Sélectionnez Sous-dossier de Session pour créer un sous-dossier portant le nom de la session à l’emplacement spécifié.
    • Ne pas enregistrer les fichiers supprime les documents de session sans les enregistrer.
  5. Sélectionnez Fermer les fichiers après avoir terminé pour fermer automatiquement tous les fichiers de session actuellement ouverts dans Revu.
  6. Indiquez si vous souhaitez générer un rapport de session. Reportez-vous à la section « Revoir l’enregistrement de la session » ci-dessus pour en savoir plus sur les paramètres.
  7. Sélectionnez OK.

Lorsqu’une session est terminée, la session et tous ses fichiers sont retirés du serveur Studio . Toutefois, les maîtres d’ouvrage de session peuvent réactiver une session après l'avoir terminée.

Guides

Revu 21

Sessions de Studio

Ce guide vous montrera comment démarrer les sessions en studio dans Revu.