Récapitulatif des annotations

Un récapitulatif des annotations vous permet de créer un rapport détaillé de toutes les annotations d'un ou plusieurs PDF. Le récapitulatif comprend des images ou vidéos intégrées, ce qui facilite le partage d'informations sur de grands projets. Vous pouvez envoyer les récapitulatifs à une imprimante, les exporter sous forme de fichiers CSV ou XML à utiliser dans des tableurs, ou les ajouter à la fin d'un PDF. Contrairement à l'exportation des annotations, le récapitulatif est formaté pour être facilement utilisé par d'autres logiciels.

Vous pouvez construire un récapitulatif à partir de plusieurs PDF à la fois ou générer des rapports individuels pour chaque fichier d’un lot. Il est également possible de générer plusieurs récapitulatifs par espace, par auteur ou par toute propriété affichée dans la liste des annotations.

Les récapitulatifs offrent de nombreuses façons de trier et de filtrer les données. Vous pouvez concevoir des rapports PDF personnalisés avec votre logo, ou exporter des récapitulatifs XML et CSV pour un partage facile. Vous pouvez également enregistrer vos paramètres d'exportation pour une réutilisation rapide.

Vous pouvez lancer un récapitulatif des annotations à partir du menu Lot, de la Liste des annotations ou du panneau Vignettes.

Génération d'un rapport récapitulatif

Dans la barre d'outils Liste des annotations, cliquez sur Récapitulatif et sélectionnez le type de sortie souhaité (CSV, XML, PDF ou Imprimer).
Pour les utilisateurs de Revu 21 disposant d’un abonnement Basics, le seul type de sortie disponible est le PDF.
- Ce même menu est disponible à partir du panneau Vignettes. Accédez à Vignettes > Récapitulatif des annotations et sélectionnez le type de sortie.
- Alternativement, allez à Lot > Récapitulatif. Ce sera par défaut le type de sortie CSV, mais cette sélection peut être modifiée ultérieurement dans le menu Exporter en tant que.
Pour travailler avec un lot de PDF précédemment enregistré, cliquez sur Charger et sélectionnez le fichier de lot souhaité.
Par défaut, le PDF actuellement actif est automatiquement inclus dans le récapitulatif. Pour inclure des fichiers supplémentaires, sélectionnez l'une des options suivantes dans le menu Ajouter :

Ajouter des fichiers: ajoute des fichiers individuels à partir d’un lecteur réseau ou local. Sélectionner cette option entraînera l’affichage de la boîte de dialogue Ouvrir . Accédez à l’emplacement approprié et sélectionnez les fichiers souhaités.
Ajouter les fichiers ouverts: ajoute tous les fichiers actuellement ouverts dans Revu.
Ajouter un dossier: ajoute tous les fichiers d’un dossier sélectionné sur un lecteur réseau ou local, mais pas les fichiers contenus dans les sous-dossiers. Sélectionner cette option fera apparaître la fenêtre de dialogue Sélectionner un dossier . Accédez au dossier souhaité et sélectionnez-le.
Ajouter un dossier (sous-dossiers inclus): ajoute tous les fichiers d’un dossier sélectionné sur un disque réseau ou local, ainsi que tous les fichiers de ses sous-dossiers. Sélectionner cette option fera apparaître la fenêtre de dialogue Sélectionner un dossier . Accédez au dossier souhaité et sélectionnez-le.

Ajouter le Set actuel: Ajoute tous les fichiers contenus dans le Set actuel.
Pour supprimer un fichier de la liste, sélectionnez-le et cliquez sur Supprimer.
Pour enregistrer ce lot de fichiers pour une utilisation ultérieure, cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur l'onglet Colonnes.
Sélectionnez les données d'annotation qui doivent être incluses dans ce récapitulatif à partir de la liste.
- Si vous préférez utiliser une configuration précédemment enregistrée, cliquez sur Charger la configuration et sélectionnez la configuration souhaitée.
- Les Colonnes qui ne contiennent pas de données d'annotation seront également manquantes. Activez Afficher les colonnes vides pour les inclure. Cela permet aux utilisateurs qui créent un récapitulatif au début de la vie d’un projet d’inclure toutes les colonnes dont ils savent qu’ils auront besoin et ainsi de maintenir un format de rapport cohérent tout au long de la vie du projet.
Pour modifier la position d’une annotation particulière dans le rapport, faites-la glisser et déposez-la à l’emplacement souhaité.
- Ceci n’affectera que l’ordre dans lequel les données sont présentées, et non l’ordre dans lequel elles sont triées. Par exemple, vous pouvez vouloir que le nom de fichier soit la première information du rapport, mais aussi vouloir trier par Sujet. Dans ce cas, vous déplaceriez le Nom du fichier en haut de la liste ici. L’ordre de tri est déterminé plus tard dans le processus.
- Veuillez également noter que vous aurez la possibilité de **création de** rapports distincts basés sur les données d'annotation qui se trouvent en haut de la liste. Si cela est souhaité, assurez-vous de déplacer l'élément de données nécessaire en haut.
Cliquez sur l'onglet Filtrer et trier.
Pour filtrer les informations sur les annotations, cliquez sur l'entrée associée dans la colonne Filtre (par défaut, elles sont toutes définies sur vos filtres de la liste des annotations préexistants ou, si aucun filtre n'a été appliqué auparavant, sur [Tout]) et sélectionnez les éléments qui devraient apparaître dans le rapport. Cela permet de filtrer le récapitulatif afin que vous ne voyiez, par exemple, que les problèmes dans un espace particulier ou les annotations d’un auteur particulier ou quelque chose de similaire, ce qui vous permet d’obtenir le rapport souhaité sans que le récapitulatif n’ait à créer de lignes distinctes redondantes.
- Pour filtrer par des données non incluses dans le récapitulatif, sélectionnez Afficher toutes les colonnes.
Pour trier les informations qui apparaissent dans le rapport, choisissez une ou plusieurs options de tri, en commençant par Trier par. Toutes les options de tri suivantes seront étiquetées Ensuite par et une nouvelle apparaîtra dès qu'elle sera définie. Choisissez de trier chaque sélection par ordre croissant ou décroissant à partir du menu associé.
Cliquez sur l'onglet Sortie.
Sélectionnez le format souhaité pour le rapport récapitulatif dans le menu Exporter sous. Cette sélection modifiera certaines des options de sortie affichées.
- Si le rapport récapitulatif a été initié à partir de la liste des annotations ou du panneau Vignettes, cela correspondra à la sélection effectuée à ce moment-là. S'il a été initié à partir du menu Lot, il sera défini sur CSV. Dans tous les cas, il peut être modifié à tout moment.
Pour ouvrir automatiquement le rapport après sa création, sélectionnez Ouvrir le fichier après création (ne s’applique pas si Exporter en tant que est défini sur Imprimer).
Pour écraser les fichiers existants portant le même nom dans l'emplacement d'enregistrement, sélectionnez Écraser les fichiers existants (ne s'applique pas si Exporter sous est défini sur Imprimer).
Vérifiez que l'emplacement dans le champ Exporter vers est acceptable. Pour le modifier, cliquez sur Modifier et sélectionnez le dossier souhaité (ne s'applique pas si l'option Exporter sous est définie sur Imprimer).
Modifiez le Titre, si vous le souhaitez. Le nom du fichier de récapitulatif sera basé sur ces informations.
Pour ajouter la date actuelle à la fin du **Titre**, sélectionnez Ajouter la date au titre.
Pour créer des rapports distincts basés sur les données de tri primaires (c’est-à-dire les données en haut de la liste sur l’écran précédent), sélectionnez Créer plusieurs rapports par [donnée] (ne s’applique pas si Exporter sous est défini sur Imprimer).
Les autres options varient en fonction du type de fichier d'exportation. Set them accordingly:
Options CSV
Inclure: Sélectionnez le type de données à inclure dans le rapport :
- Annotations: Inclut uniquement les données d'annotation.
- Totaux: Inclut uniquement les totaux calculés par la colonne de tri actuelle dans la Liste des annotations.
- Annotations et totaux: Comprend les données d'annotation et les totaux de tri calculés par la colonne de tri actuelle dans la Liste des annotations.
En-têtes de colonne: sélectionnez cette option pour ajouter une ligne en haut du CSV contenant les noms de colonnes de la liste des annotations.

Colonnes d'ID: sélectionnez cette option pour ajouter les colonnes ID et Parent au CSV. Ceci est particulièrement utile pour les annotations groupées, dont l'annotation parente sera spécifiée dans la colonne Parent.

Unités de mesure: Sélectionnez cette option pour ajouter des colonnes pour les unités de mesure à côté des données de mesure incluses dans le récapitulatif.

Formater les nombres: sélectionnez cette option pour conserver le formatage numérique des colonnes personnalisées incluses dans le rapport. Si cette option n’est pas cochée, les chiffres de ces colonnes seront toujours inclus dans le rapport, mais ils ne seront pas formatés.

Réponses: Sélectionnez cette option pour inclure les réponses de la liste des annotations dans le rapport récapitulatif.
Options XML
Inclure: Sélectionnez le type de données à inclure dans le rapport :
- Annotations: Inclut uniquement les données d'annotation.
- Totaux: Inclut uniquement les totaux calculés par la colonne de tri actuelle dans la Liste des annotations.
- Annotations et totaux: Comprend les données d'annotation et les totaux de tri calculés par la colonne de tri actuelle dans la Liste des annotations.
Unités de mesure: Sélectionnez cette option pour ajouter des colonnes pour les unités de mesure à côté des données de mesure incluses dans le récapitulatif.

Formater les nombres: sélectionnez cette option pour conserver le formatage numérique des colonnes personnalisées incluses dans le rapport. Si cette option n’est pas cochée, les chiffres de ces colonnes seront toujours inclus dans le rapport, mais ils ne seront pas formatés.

Réponses: Sélectionnez cette option pour inclure les réponses de la liste des annotations dans le rapport récapitulatif.
Options PDF

Ajouter au PDF actuel et créer un hyperlien: sélectionnez cette option pour ajouter le récapitulatif au PDF actuel et inclure des hyperliens vers les annotations d’origine.

Modèle: utilisez cette option pour sélectionner un modèle de rapport PDF sur lequel générer votre rapport. De nouveaux modèles PDF peuvent être importés en sélectionnant Importer. Une fois qu’un modèle PDF est importé, il apparaît dans la liste des modèles jusqu’à ce qu’il soit supprimé en sélectionnant Supprimer.

Sélectionnez Modification pour redéfinir la zone de rapport sur le modèle PDF.

Insérer un saut de page par: sélectionnez cette option pour créer des sauts de page en fonction des données sélectionnées dans le menu associé.

Créer une page de garde Espaces: Sélectionnez cette option pour inclure une page de garde contenant une grande représentation de l'Espace référencé avant chaque saut de page. Disponible uniquement lorsque Insérer un saut de page par est défini sur Espace.

Style: choisissez Tableau ou Flux.

Flux: Dans ce style de récapitulatif, les annotations sont résumées une par une, avec un bloc d'informations de type rapport.

Tableau: Dans ce style de récapitulatif, les annotations sont récapitulées sous forme de tableau pour mieux imiter l’apparence de la liste des annotations elle-même.

Vignette: sélectionnez la taille de la vignette pour chaque annotation affichée dans le récapitulatif. La vignette inclut l'apparence de l'annotation ainsi que le contenu PDF sous-jacent (si Inclure le contenu de la page est sélectionné) dans la zone du PDF où se trouve l'annotation.

Inclure le contenu de la page: Sélectionnez cette option pour inclure le contenu PDF sous-jacent dans la zone d’aperçu du récapitulatif. Lorsque cette option est décochée, seule l’annotation est incluse. L’activation de cette option peut augmenter considérablement le temps nécessaire à la génération du récapitulatif. Par conséquent, si vous n’en avez pas besoin ou si la génération de votre récapitulatif prend beaucoup de temps, laissez-la désactivée.

Rembourrage: Saisissez la quantité de contexte environnant affichée autour de l’image d’aperçu incluse dans le récapitulatif des annotations. La définition d’une valeur plus élevée offre un contexte environnant plus important.

Historique complet du statut: Sélectionnez pour inclure l'historique complet du statut dans le rapport. Si non sélectionné, seul le dernier statut est inclus.

Autres options

Cliquez sur Options pour définir l'un des éléments suivants :

Format de page: Sélectionnez la taille et l'orientation de la page (Portrait ou Paysage) de la sortie PDF.

Inclure les totaux: sélectionnez cette option pour inclure les totaux calculés par la colonne de tri actuelle dans la Liste des annotations du rapport. Ceci est particulièrement utile pour faciliter les sous-totaux par sujet ou par sous-traitant.

Inclure les hyperliens absolus: Sélectionnez cette option pour inclure un hyperlien de chemin absolu avec chaque annotation dans le rapport récapitulatif qui renvoie à la page de l'annotation dans le document source.

Inclure un addendum au support de capture: sélectionnez cette option pour inclure des vues plus grandes de toutes les Images et vidéos intégrées avec Capture en tant qu’addendum au rapport. Cela est utile lorsque les Vignettes autorisées sur la page de Récapitulatif sont trop petites pour être efficaces (ce qui est courant lorsque plusieurs Images ou vidéos sont intégrées dans une ou plusieurs Annotations).

Joindre les médias en tant que fichiers liés: sélectionnez pour joindre les images et les vidéos intégrées avec Capture au rapport de récapitulatif en tant que fichiers liés. La sélection d'une image d'aperçu dans l'Addenda de support de capture ouvrira l'image ou la vidéo dans la visionneuse par défaut de l'appareil.

Cette option est disponible uniquement lorsque l'option Inclure le récapitulatif des supports de capture est sélectionnée.

Réponses: Sélectionnez cette option pour inclure les réponses de la liste des annotations dans le rapport récapitulatif.

Options d'impression

Modèle: utilisez cette option pour sélectionner un modèle de rapport PDF sur lequel générer votre rapport. De nouveaux modèles PDF peuvent être importés en sélectionnant Importer. Une fois qu’un modèle PDF est importé, il apparaît dans la liste des modèles jusqu’à ce qu’il soit supprimé en sélectionnant Supprimer.

Sélectionnez Modification pour redéfinir la zone de rapport sur le modèle PDF.

Insérer un saut de page par: sélectionnez cette option pour créer des sauts de page en fonction des données sélectionnées dans le menu associé.

Créer une page de garde Espaces: Sélectionnez cette option pour inclure une page de garde contenant une grande représentation de l'Espace référencé avant chaque saut de page. Disponible uniquement lorsque Insérer un saut de page par est défini sur Espace.

Style: choisissez Tableau ou Flux.

Flux: Dans ce style de récapitulatif, les annotations sont résumées une par une, avec un bloc d'informations de type rapport.

Tableau: Dans ce style de récapitulatif, les annotations sont récapitulées sous forme de tableau pour mieux imiter l’apparence de la liste des annotations elle-même.

Vignette: sélectionnez la taille de la vignette pour chaque annotation affichée dans le récapitulatif. La vignette inclut l'apparence de l'annotation ainsi que le contenu PDF sous-jacent (si Inclure le contenu de la page est sélectionné) dans la zone du PDF où se trouve l'annotation.

Inclure le contenu de la page: Sélectionnez cette option pour inclure le contenu PDF sous-jacent dans la zone d’aperçu du récapitulatif. Lorsque cette option est décochée, seule l’annotation est incluse. L’activation de cette option peut augmenter considérablement le temps nécessaire à la génération du récapitulatif. Par conséquent, si vous n’en avez pas besoin ou si la génération de votre récapitulatif prend beaucoup de temps, laissez-la désactivée.

Rembourrage: Saisissez la quantité de contexte environnant affichée autour de l’image d’aperçu incluse dans le récapitulatif des annotations. La définition d’une valeur plus élevée offre un contexte environnant plus important.

Autres options :

Cliquez sur Options pour définir l'un des éléments suivants :

Format de page: Sélectionnez la taille et l'orientation de la page (Portrait ou Paysage) de la sortie PDF.

Inclure les totaux: sélectionnez cette option pour inclure les totaux calculés par la colonne de tri actuelle dans la Liste des annotations du rapport. Ceci est particulièrement utile pour faciliter les sous-totaux par sujet ou par sous-traitant.

Inclure les hyperliens absolus: Sélectionnez cette option pour inclure un hyperlien de chemin absolu avec chaque annotation dans le rapport récapitulatif qui renvoie à la page de l'annotation dans le document source.

Inclure un addendum au support de capture: sélectionnez cette option pour inclure des vues plus grandes de toutes les Images et vidéos intégrées avec Capture en tant qu’addendum au rapport. Cela est utile lorsque les Vignettes autorisées sur la page de Récapitulatif sont trop petites pour être efficaces (ce qui est courant lorsque plusieurs Images ou vidéos sont intégrées dans une ou plusieurs Annotations).

Réponses: Sélectionnez cette option pour inclure les réponses de la liste des annotations dans le rapport récapitulatif.
Pour Enregistrer la configuration, cliquez sur Enregistrer la configuration.
Cliquez sur OK.

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