Studio-økt-veiledning for Revu

Introduksjon

I denne veiledningen lærer du hvordan du bruker Studio Sessions i Revu til å samarbeide om prosjektdokumenter. Til slutt vil du kunne:

• Start en ny Studio-økt og inviter deltakerne.
• Gjennomgå øktoppføringen og generer rapporter.
• Administrer øktinnstillinger og deltakertillatelser.

Forutsetninger

For å følge denne veiledningen trenger du:

• Revu 21
• Et Bluebeam Core-, Complete- eller Max-abonnement
• En gyldig Bluebeam ID (BBID)
• En pålitelig internettforbindelse

Start en Studio-økt

Start en Studio-økt ved å følge disse trinnene:

1. Gå til Vindu > Paneler > Studio.
2. Velg regionen din, og velg Logg på.
   Du kan også bruke en alternativ BBID for å logge på.
3. Velg Legg til > Ny økt.
4. Skriv inn et navn for den nye økten.
5. Velg Legg til for å velge PDF-ene du vil inkludere i økten.
6. Velg standardtillatelsene for alle deltakere.
7. Velg OK for å opprette økten.

Inviter deltakere

Etter at du har startet en økt, ber Revu deg om å invitere brukere. Du kan også sende invitasjoner senere ved å velge Inviter.

1. I dialogboksen Inviter brukere velger du Skriv inn eller lim inn e-poster.
2. Skriv inn e-postadressene til brukerne du vil invitere, atskilt med komma eller mellomrom.
3. Velg Sjekk og inkluder e-poster.
4. Velg Inviter deltakere.

De inviterte deltakerne dine vil motta en e-post med en lenke for å bli med i den aktive Studio-økten. For å sende flere invitasjoner, velg Inviter.

Samarbeide i en Studio-økt

Når deltakerne er blitt med i økten, kan dere begynne å samarbeide på PDF-dokumenter. Alle deltakernes markeringer blir umiddelbart synlige for alle i økten.

For å laste opp flere dokumenter, velg Legg til fil.

For å følge en annen deltakers visning, høyreklikk på navnet deres i deltakerlisten og velg Følg deltaker.

Gjennomgå økt-loggen

Studio fører en fullstendig logg over all aktivitet i økten. Du kan generere og lagre en økt-rapport i datamaskinen din når som helst under økten. Følg disse trinnene for å generere en økt-rapport:

1. I Studio-panelet ved siden av Chat velger du Rapport.
2. Velg rapporttypen du vil opprette:
   • Loggsammendrag: genererer en PDF av loggdelen fra økt-fanen.
   • PDF-pakkerapport: kompilerer en PDF-pakke med loggsammendraget og alle økt-dokumentene.
   • Kombinert filrapport: produserer én enkelt PDF som inneholder loggsammendraget og alle økt-dokumentene.
3. Skriv inn tittelen på rapporten.
4. Velg sidestørrelse og retning.
5. Velg OK.

Rapporten viser en kronologisk historikk over alle markeringer, kommentarer og chatmeldinger lagt til av deltakerne.

Når du genererer en PDF-pakkerapport eller en rapport om kombinering av filer, kan du klikke på et hvilket som helst element i rapporten for å hoppe direkte til den plasseringen i PDF-filen.

Administrere økt-innstillinger

Som øktens vert har du muligheten til å konfigurere diverse innstillinger for å kontrollere samarbeidsopplevelsen. For å administrere økt-innstillingene velger du Økt-innstillinger, der du kan:

• Angi eller oppdatere øktens utløpsdato
• Aktivere eller deaktivere e-postvarsler for økten
• Administrer deltakertillatelser, for eksempel muligheten til å lagre eller skrive ut dokumenter

Alle endringer i økt-innstillingene gjelder for alle deltakerne.

Deltaker-tilgang

Innstillingen Begrens deltakere i økt -innstillingene bestemmer hvilket standard tilgangsnivå deltakerne har. Denne innstillingen er aktivert som standard. Bare deltakere med statusen «Tillat» kan gå inn i økten.

Når Begrens deltakere er deaktivert, kan enhver deltaker gå inn i økten, unntatt de med statusen «Avvis».

For å legge til individuelle deltakere i en økt følger du disse trinnene:

1. Velg Deltakere-fanen.
2. Velg Legg til.
3. Skriv inn deltakerens e-postadresse.
4. Velg OK.

Som standard får nye deltakere statusen «Tillat». For å nekte tilgang, velg deltakeren og klikk på Avslå. Revu gir deg muligheten til å låse eller tilordne markeringene deres på nytt.

Hvis du vil invitere flere deltakere samtidig, kan du se avsnittet «Inviter deltakere» ovenfor.

Tillatelser

Ved å angi tillatelser i Studio-økter kan du kontrollere hvilke handlinger deltakerne kan utføre i økten. For å angi tillatelser velger du Tillatelser-fanen.

Deltakergruppen, som er alle brukerne i økten, vises som standard. De fleste tillatelsene for denne gruppen er i utgangspunktet angitt som Tillat. Vi anbefaler å gi ekstra tillatelser til bestemte brukere eller grupper, i stedet for å gi bred tilgang til hele deltakergruppen.

For å legge til individuelle brukere eller grupper kan du følge disse trinnene:

1. Velge  Legg til.
2. Velg ønskede brukere eller grupper.
3. Velg OK.
   Det er bare økteierens grupper som kan brukes i økten.

Som standard arver brukere og grupper du legger til tillatelsene til deltakergruppen.

Fullfør en økt

Fullføring av en Studio-økt avslutter økten og fjerner dokumentene fra Studio-serveren. Bare øktens verter og brukere med fullkontrollstillatelser kan fullføre en økt.

Før du fullfører en økt, har du muligheten til å opprette en økt-rapport og lagre økt-dokumentene. De lagrede dokumentene kan inneholde markeringer fra bestemte deltakere som du velger.

Når du fullfører en økt, må du sørge for at ingen holder på med å jobbe med noen av økt-dokumentene. Fullfør en økt slik:

1. Øverst på økt-panelet velger du øktens navn og ID.
2. Velg Fullfør økt.
3. Velg deltakerne med markeringer du vil inkludere i de lagrede økt-dokumentene.
4. Velg ett av de tre lagringsalternativene:
   • Lagre (Overskriv eksisterende) lagrer filene tilbake til de opprinnelige opplastingsstedene, og overskriver eventuelle eksisterende filer med samme navn. Unngå dette alternativet hvis du trenger å bevare originalfilene og ikke har tatt sikkerhetskopier.
   • Lagre i mappe lagrer øktdokumentene i en bestemt mappe. Hvis du vil endre den standard mappeplasseringen, velger du Mer-knappen for å åpne Windows Filutforsker og går til ønsket plassering. Velg økt-undermappe for å opprette en undermappe med øktens navn på den angitte plasseringen.
   • Ikke lagre filer forkaster øktdokumentene uten å lagre dem.
5. Velg Lukk filer etter fullføring for å automatisk lukke eventuelle økt-filer som ennå er åpne i Revu.
6. Velg om du vil generere en økt-rapport. Se delen «Gjennomgå økt-loggen» ovenfor for å finne ut mer om innstillingene.
7. Velg OK.

Når en økt er fullført, fjernes økten med alle filene fra Studio-serveren. Økt-eieren kan imidlertid aktivere en økt på nytt etter at den er fullført.

Fremgangsmåte

Revu 21

Studio-økter