Guide till Studio-sessioner i Revu

Inledning

I den här guiden får du lära dig hur du använder Studio-sessioner i Revu för att samarbeta om projektdokument. När du är klar kommer du att kunna:

• Starta en ny Studio-session och bjuda in deltagare.
• Granska sessionshistoriken och generera rapporter.
• Hantera sessionsinställningar och deltagarbehörigheter.

Förkunskapskrav

För att följa med i denna guide behöver du:

• Revu 21
• En prenumeration på Bluebeam Core eller Complete
• Ett giltigt Bluebeam ID (BBID)
• En tillförlitlig internetanslutning

Starta en Studio-session

Så här startar du en Studio-session:

1. Gå till Fönster > Paneler > Studio.
2. Välj din region och välj Logga in.
   Du kan också använda ett alternativt BBID för att logga in.
3. Välj Lägg till > Ny session.
4. Ange ett namn för din nya session.
5. Välj Lägg till för att välja PDF-filer som du vill inkludera i sessionen.
6. Välj standardbehörigheterna för samtliga deltagare.
7. Välj OK för att skapa sessionen.

Bjud in deltagare

När du har startat en session blir du uppmanad i Revu att bjuda in användare. Du kan också skicka inbjudningar senare genom att välja Bjud in.

1. Välj Skriv eller Klistra in e-postmeddelanden i dialogrutan Bjud in användare.
2. Ange e-postadresserna till de användare som du vill bjuda in, avgränsade med kommatecken eller mellanslag.
3. Välj Kontrollera och ta med e-postadresser.
4. Välj Bjud in deltagare.

Dina inbjudna deltagare får ett e-postmeddelande med en länk för att gå med i den aktiva Studio-sessionen. Om du vill skicka ytterligare inbjudningar väljer du Bjud in.

Samarbeta i en Studio-session

När deltagarna går med i sessionen kan ni börja samarbeta om PDF-dokument. Alla deltagares markeringar kommer omedelbart att vara synliga för alla i sessionen.

Om du vill ladda upp ytterligare dokument väljer du Lägg till fil.

Om du vill följa en annan deltagares vy högerklickar du på deltagarens namn i deltagarlistan och väljer Följ deltagare.

Granska sessionshistoriken

Studio upprätthåller ett fullständigt register över all aktivitet under sessionen. Du kan skapa och spara en sessionsrapport på din dator när som helst under sessionen. Så här genererar du en sessionsrapport:

1. I Studio-panelen bredvid Chatt väljer du Rapport.

2. Välj vilken typ av rapport du vill skapa:

   • Historiköversikt: Genererar en PDF-fil från avsnittet Historik på fliken Studio.

   • Rapport för PDF-paket: Sammanställer ett PDF-paket med historiköversikten och alla sessionsdokument.

   • Rapport för kombinerade filer: Skapar en enda PDF-fil som innehåller historiköversikten och alla sessionsdokument.

3. Ange rapportens titel.
4. Välj sidstorlek och orientering.
5. 2. Välj OK.

Rapporten visar en kronologisk historik över alla markeringar, kommentarer och chattmeddelanden som deltagarna har lagt till.

När du genererar en rapport för PDF-paket eller en rapport för kombinerade filer kan du klicka på ett objekt i rapporten för att hoppa direkt till det stället i PDF-filen.

Hantera sessionsinställningar

Som sessionsvärd har du möjlighet att konfigurera olika inställningar för att styra samarbetsupplevelsen. För att hantera sessionsinställningarna väljer du Sessionsinställningar. Där kan du:

• Ställa in eller uppdatera sessionens utgångsdatum
• Aktivera eller inaktivera e-postmeddelanden för sessionen
• Hantera deltagarnas behörigheter, till exempel möjligheten att spara eller skriva ut dokument

Eventuella ändringar av sessionsinställningarna kommer att återspeglas för alla deltagare.

Deltagaråtkomst

Inställningen Begränsa deltagare i Sessionsinställningar väljer standardalternativet för deltagaråtkomst. Inställningen är aktiverad som standard. Endast deltagare med statusen Tillåt kan komma in i sessionen.

När Begränsa deltagare är inaktiverat kan alla deltagare gå in i sessionen förutom de som har statusen Neka.

Så här lägger du till enskilda deltagare till en session:

1. Välj fliken Deltagare.
2. Välj Lägg till.
3. Ange deltagarens e-postadress.
4. 2. Välj OK.

Som standard får nya deltagare statusen Tillåt. Neka åtkomst genom att välja deltagaren och klicka på Neka . I Revu kan du låsa eller tilldela om deras markeringar.

Se avsnittet Bjud in deltagare ovan om du vill bjuda in flera deltagare samtidigt.

Behörigheter

Genom att ange behörigheter i Studio-sessioner kan du styra vilka åtgärder som deltagarna kan utföra under sessionen. För att ange behörigheter väljer du fliken Behörigheter.

Gruppen Deltagare, som gäller för alla användare i sessionen, visas som standard. De flesta behörigheter för den här gruppen är till en början inställda på Tillåt. Vi rekommenderar att du ger ytterligare behörigheter till specifika användare eller grupper i stället för att ge större åtkomst till gruppen Deltagare.

Så här lägger du till enskilda användare eller grupper:

1. Välj  Lägg till.
2. Välj önskade användare eller grupper.
3. 2. Välj OK.
   Det är bara sessionsägarens grupper som kan användas i sessionen.

Som standard ärver användare och grupper som du lägger till behörigheterna för gruppen Deltagare.

Slutför en session

När en Studio-session slutförs avslutas sessionen och dokumenten tas bort från Studio-servern. Endast sessionsvärdar och användare med behörigheten Full kontroll kan slutföra en session.

Innan du slutför en session har du möjlighet att skapa en sessionsrapport och spara sessionsdokumenten. De sparade dokumenten kan innehålla markeringar från specifika deltagare som du väljer.

När du slutför en session kontrollerar du att ingen för närvarande arbetar med några sessionsdokument. Gör så här för att avsluta en session:

1. Välj sessionens namn och ID längst upp i sessionspanelen.
2. Välj Slutför session.
3. Välj de deltagare vars markeringar du vill inkludera i de sparade sessionsdokumenten.
4. Välj ett av de tre sparalternativen:
   • Spara (Skriv över befintliga) gör att filerna sparas på sina ursprungliga uppladdningsplatser och att alla befintliga filer med samma namn skrivs över. Undvik det här alternativet om du behöver bevara originalfilerna och inte har gjort säkerhetskopior.
   • Spara i mapp gör att sessionsdokumenten sparas i en mapp som du anger. Om du vill ändra standardplatsen för mappen väljer du knappen mer för att öppna Utforskaren i Windows och navigera till önskad plats. Välj Undermapp till session om du vill skapa en undermapp med sessionens namn på den angivna platsen.
   • Spara inte filer gör att sessionsdokumenten kastas utan att sparas.
5. Välj Stäng filer efter avslutad session för att automatiskt stänga eventuella sessionsfiler som för närvarande är öppna i Revu.
6. Välj om du vill generera en sessionsrapport. Se avsnittet Granska sessionshistoriken ovan för att lära dig mer om inställningarna.
7. 2. Välj OK.

När en session är slutförd tas sessionen och alla dess filer bort från Studio-servern. Sessionsägare kan dock återaktivera en session efter att den har slutförts.

Instruktioner

Revu 21

Studio-sessioner