Vejledning til Studio-sessioner for Revu

Introduktion

I denne vejledning lærer du, hvordan du bruger Studio-sessioner i Revu til at samarbejde om projektdokumenter. Derefter vil du være i stand til at:

• Starte en ny Studio-session, og invitere deltagere.
• Gennemgå sessionsoversigten og generere rapporter.
• Administrere sessionsindstillinger og tilladelser for mødedeltagere.

Forudsætninger

For at følge med i denne vejledning skal du bruge:

• Revu 21
• Et Bluebeam Core eller Complete-abonnement
• Et gyldigt Bluebeam-ID (BBID)
• En pålidelig internetforbindelse

Start en Studio-session

For at starte en Studio-session:

1. Gå til Vindue > paneler > Studio.
2. Vælg din region, og vælg Log på.
   Du kan også bruge et alternativt BBID til at logge ind.
3. Vælg Tilføj > Ny session.
4. Indtast et navn til din nye session.
5. Vælg Tilføj for at vælge de PDF-filer, du vil inkludere i sessionen.
6. Vælg standardtilladelser for alle deltagere.
7. Vælg OK for at oprette sessionen.

Inviter deltagere

Når du har startet en session, beder Revu dig om at invitere brugere. Du kan også sende invitationer senere ved at vælge Inviter.

1. I dialogboksen Inviter brugere skal du vælge Indtast eller indsæt e-mailadresser.
2. Indtast e-mailadresserne på de brugere, du vil invitere, adskilt af kommaer eller mellemrum.
3. Vælg Markér og inkluder e-mails.
4. Vælg Inviter deltagere.

Dine inviterede deltagere modtager en e-mail med et link til at deltage i den aktive Studio-session. Vælg Inviter for at sende flere invitationer.

Samarbejd i en Studio-session

Når deltagerne deltager i sessionen, kan du begynde at samarbejde om PDF-dokumenter. Alle deltagernes markeringer vil straks være synlige for alle i sessionen.

Du kan uploade yderligere dokumenter ved at vælge Tilføj fil.

Hvis du vil følge en anden deltagers visning, skal du højreklikke på vedkommendes navn på deltagerlisten og vælge Følg deltager.

Gennemgå sessionsoversigten

Studio registrerer al aktivitet i sessionen. Du kan generere og gemme en sessionsrapport på din computer når som helst under sessionen. Sådan genererer du en sessionsrapport:

1. I Studio-panelet ud for Chat skal du vælge Rapport.

2. Vælg den type rapport, du vil oprette:

   • Oversigt over optagelser: Genererer en PDF-fil af Post-sektionen under Studio-fanen.

   • PDF-pakkerapport: Kompilerer en PDF-pakke med registreringsoversigten og alle sessionsdokumenter.

   • Kombiner filrapport: Producerer en enkelt PDF-fil, der indeholder registreringsoversigten og alle sessionsdokumenter.

3. Indtast titlen på rapporten.
4. Vælg sidestørrelse og retning.
5. Vælg OK.

Rapporten viser en kronologisk oversigt over alle markeringer, kommentarer og chatbeskeder, som deltagerne har tilføjet.

Når du genererer en PDF-pakkerapport eller en Kombiner fil-rapport, kan du klikke på et hvilket som helst element i rapporten for at springe direkte til den placering i PDF-filen.

Administrer sessionsindstillinger

Som sessionsvært har du mulighed for at konfigurere forskellige indstillinger for at administrere samarbejdsoplevelsen. For at administrere sessionsindstillinger skal du vælge Sessionsindstillinger, hvor du kan:

• Indstille eller opdatere sessionens udløbsdato
• Aktivere eller deaktivere e-mailnotifikationer for sessionen
• Administrere deltagernes tilladelser, f.eks. muligheden for at gemme eller udskrive dokumenter

Eventuelle ændringer af sessionsindstillingerne afspejles for alle deltagere.

Deltageradgang

Indstillingen Begræns deltagere i Sessionsindstillinger afgør standardadgangsfunktionen for deltagerne. Denne indstilling er aktiveret som standard. Kun deltagere med status "Tillad" kan deltage i sessionen.

Når Begræns deltagere er deaktiveret, kan alle deltagere komme ind i sessionen, undtagen dem med status "Afvis".

Sådan tilføjer du individuelle deltagere til en session:

1. Vælg fanen Deltagere.
2. Vælg Tilføj.
3. Indtast deltagerens e-mailadresse.
4. Vælg OK.

Som standard får nye deltagere statussen "Tillad". Hvis du vil nægte adgang, skal du vælge deltageren og klikke på Afvis. Revu giver dig mulighed for at låse eller gentildele deres markeringer.

Hvis du vil invitere flere deltagere på én gang, skal du se afsnittet "Inviter deltagere" ovenfor.

Tilladelser

Indstilling af tilladelser i Studio-sessioner giver dig mulighed for at kontrollere, hvilke handlinger deltagerne kan foretage i sessionen. Vælg fanen Tilladelser for at indstille tilladelser.

Deltagergruppen, der omfatter alle brugere i sessionen, vises som standard. De fleste tilladelser for denne gruppe er oprindeligt indstillet til Tillad. Vi anbefaler at give yderligere tilladelser til specifikke brugere eller grupper i stedet for at give større adgang til deltagergruppen.

Sådan tilføjer du individuelle brugere eller grupper:

1. Vælg  Tilføj.
2. Vælg de ønskede brugere eller grupper.
3. Vælg OK.
   Det er kun sessionsejerens grupper, der kan bruges i sessionen.

Som standard arver brugere og grupper, som du tilføjer, tilladelserne fra deltagergruppen.

Afslut en session

Afslutning af en Studio-session afslutter sessionen og fjerner dens dokumenter fra Studio-serveren. Kun sessionsværter og brugere med tilladelsen Fuld kontrol kan afslutte en session.

Inden du afslutter en session, har du mulighed for at oprette en sessionsrapport og gemme sessionsdokumenterne. De gemte dokumenter kan indeholde markeringer fra bestemte deltagere, som du vælger.

Når du er færdig med en session, skal du sikre dig, at ingen i øjeblikket arbejder på sessionsdokumenter. Sådan afslutter du en session:

1. Vælg sessionsnavn og -ID øverst i sessionspanelet.
2. Vælg Afslut session.
3. Vælg de deltagere, hvis markeringer du vil medtage i de gemte sessionsdokumenter.
4. Vælg en af de tre muligheder:
   • Gem (Overskriv eksisterende) gemmer filerne tilbage på deres oprindelige uploadplaceringer og overskriver alle eksisterende filer med samme navn. Undgå denne mulighed, hvis du har brug for at bevare de originale filer og ikke har lavet sikkerhedskopier.
   • Gem i mappe gemmer sessionsdokumenterne i en bestemt mappe. Hvis du vil ændre standardmappens placering, skal du vælge knappen Mere for at åbne Windows Stifinder og gå til den ønskede placering. Vælg Session-undermappen for at oprette en undermappe med sessionsnavnet på den angivne placering.
   • Gem ikke filer kasserer sessionsdokumenterne uden at gemme dem.
5. Vælg Luk filer, når du afslutter, for automatisk at lukke alle sessionsfiler, der i øjeblikket er åbne i Revu.
6. Vælg, om du vil generere en sessionsrapport. Se afsnittet "Gennemgå sessionsoversigten" ovenfor for at få mere at vide om indstillingerne.
7. Vælg OK.

Når en session er færdig, fjernes sessionen og alle dens filer fra Studio-serveren. Sessionsejere kan dog genaktivere en session, efter den er færdig.

Sådan gør du

Revu 21

Studio-sessioner