Fünf Dinge, die Sie vielleicht noch nicht über Studio-Sitzungen wussten

Dieser Artikel bezieht sich auf:

  • Revu 20
  • Revu 2019
  • Revu 2018

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Studio-Sitzungen sind eine einfache Möglichkeit, eine Echtzeit-Umgebung für die Online-Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihren Projektteams zu schaffen. Laden Sie einfach Ihre PDF-Dateien in eine Sitzung hoch und laden Sie Teilnehmer ein. Solange die Sitzung aktiv ist, können dann alle Teilnehmer demselben Dokument Markups hinzufügen. Dieser Artikel enthält Hinweise zu einigen Funktionen in Sitzungen, die Sie vielleicht nicht kennen, die aber für Ihre Arbeitsabläufe nützlich sein könnten.

Obwohl Sie für das Hosting und die Moderation einer Sitzung eine lizenzierte Kopie von Revu benötigen, können Teilnehmer, die keine Lizenz besitzen, den Ansichtsmodus verwenden. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Das Hosting und die Teilnahme an einer Sitzung erfordert ein Bluebeam Studio-Konto.

1. Echtzeit-Funktionalität

Studio-Sitzungen ermöglichen es mehreren Teilnehmern, gleichzeitig auf ein PDF zuzugreifen und Markierungen hinzuzufügen, wobei alle Änderungen sofort für alle Nutzer zugänglich sind. Das bedeutet, dass Sie nicht auf eine E-Mail mit einer Antwort oder einer neuen Version des PDFs warten müssen, um die gewünschten Informationen zu erhalten. Die Echtzeitfähigkeiten ermöglichen es Ihnen auch, anderen Teilnehmern zu folgen – das bedeutet, dass Sie zusehen können, wie sie in das PDF hineinzoomen, schwenken und es mit Markierungen versehen.

Um einem anderen Teilnehmer zu folgen, bewegen Sie den Mauszeiger in der Seitenleiste „Sitzungen“ über den Namen des Teilnehmers und klicken Sie dann auf Teilnehmer folgen. Ihr Bildschirm wird automatisch aktualisiert, damit er mit dem des entsprechenden Teilnehmers übereinstimmt. Auf diese Weise können Sie ein Problem mit Kollegen lösen, ohne Revu für den Austausch von E-Mails oder Dateien verlassen zu müssen.

2. Sitzungsaufzeichnung und Berichterstattung

Während einer Sitzung finden Sie im unteren Teil der Seitenleiste „Studio“ eine Aufzeichnung mit dem vollständigen Verlauf aller Markup-Aktivitäten und Chats. Alle Informationen sind mit einem Hyperlink versehen, sodass Sie auf eine Chat-Nachricht oder ein Markup in der Liste klicken und zu dem Abschnitt der PDF-Datei springen können, den der Benutzer angesehen hat, als seine Chat-Nachricht oder sein Markup hinzugefügt wurde.

Am Ende einer Studio-Sitzung können Sie einen Bericht in Form einer einzigen PDF-Datei erstellen, die alle Dokumente und Markups der Sitzung sowie den vollständigen Verlauf der Sitzungsaufzeichnung enthält. Um den Sitzungsbericht zu erstellen, klicken Sie in der unteren rechten Ecke der Seitenleiste „Studio“ auf Bericht.

session_report

3. Ablaufdatum der Sitzung

Moderatoren können eine Sitzung nach Abschluss der Arbeit manuell beenden. Sobald eine Sitzung beendet wurde, sind die in dieser Sitzung enthaltenen Dateien nicht mehr in Studio verfügbar.

Moderatoren können eine Studio-Sitzung auch mit einem Ablaufdatum einrichten, sodass die Sitzung nicht mehr manuell geschlossen werden muss. Das Ablaufdatum kann beim Erstellen der Sitzung oder danach festgelegt werden. Bei Bedarf lässt sich das Ablaufdatum ändern.

Um ein Ablaufdatum festzulegen oder zu bearbeiten, geben Sie die entsprechende Sitzung ein und:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste „Studio“ auf den Namen der Sitzung und wählen Sie dann die darunter liegende Option „Einstellungen“ aus. Ein Dialogfenster öffnet sich.
  2. Wenn Sie zuvor ein Ablaufdatum festgelegt haben, wird Aktiviert ausgewählt.
    • Sie können das Ablaufdatum deaktivieren, indem Sie das Häkchen bei Aktiviert entfernen.
    • Das Ablaufdatum oder die Uhrzeit kann geändert werden, indem Sie den entsprechenden Wert bzw. die entsprechenden Werte in den Feldern rechts neben „Aktiviert“ einstellen.
  3. Klicken Sie auf OK.

Benachrichtigungen werden gesendet, wenn das Ablaufdatum der Sitzung geändert wurde.

Wenn das Ablaufdatum der Sitzung näher rückt, sendet Revu auch E-Mail-Benachrichtigungen an den Moderator und die Teilnehmer der Sitzung. Benachrichtigungen werden zu folgenden Zeitpunkten gesendet:

  • Sieben Tage vor Ablauf
  • Zwei Tage vor Ablauf
  • 24 Stunden vor Ablauf
  • Nach Ablauf der Sitzung

4. Projektdateien zu einer Sitzung hinzufügen

Für die Echtzeit-Zusammenarbeit können Sie PDF-Dateien aus einem Projekt zu einer Studio-Sitzung hinzufügen. Projektdateien können nur zu solchen Sitzungen hinzugefügt werden, die mit dieser Methode erstellt wurden. In Zukunft können jedoch zusätzliche Projektdateien hinzugefügt werden.

Benutzer müssen sowohl über die Berechtigung „PDF-Dateien an Sitzungen senden“ als auch über die Lese-/Schreibberechtigung für Ordner verfügen, um diese Funktion nutzen zu können. Benutzer mit der Berechtigung „Vollzugriff“ verfügen bereits standardmäßig über diese beiden Berechtigungen.

Zu einer neuen Sitzung hinzufügen

  1. Klicken Sie in der Registerkarte „Studio-Projekt“ mit der rechten Maustaste auf die PDF-Datei und wählen Sie Zu neuer Sitzung hinzufügen aus. Mit Strg + linke Maustaste oder Umschalt + linke Maustaste können Sie mehrere PDF-Dateien auswählen.

    Zur neuen Sitzung hinzufügen

  2. Geben Sie im Pop-up-Dialogfenster den Namen Ihrer neuen Sitzung ein und klicken Sie auf OK.
    Neuer Sitzungsname

Die Sitzung wird automatisch mithilfe der ausgewählten PDF-Datei(en) erstellt. Außerdem wird derjenige, der die neue Sitzung mithilfe der Projektdateien erstellt, zum Moderator bestimmt. Als solcher kann er zusätzliche Projektdateien zur Sitzung hinzufügen und die Sitzung verwalten.

Zu einer bestehenden Sitzung hinzufügen

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte(n) PDF-Datei(en). Klicken Sie dann auf Zu bestehender Sitzung hinzufügen und wählen Sie die Sitzung nach Namen aus.
    Zu einer vorhandenen Sitzung hinzufügen
Hier werden nur solche Sitzungen als Optionen aufgeführt, die gemäß dem oben beschriebenen Prozess „Zu neuer Sitzung hinzufügen“ erstellt wurden.

PDFs, die bereits zu einer Sitzung hinzugefügt wurden, sind in der Seitenleiste „Projekt“ mit einem In Sitzung-Symbol gekennzeichnet. Benutzer können diesen laufenden Sitzungen direkt beitreten, indem sie mit der rechten Maustaste auf die Datei in der Registerkarte „Projekt“ klicken und <Name der bestehenden Sitzung> beitreten auswählen.

5. Umbenennen einer Sitzung

Der Moderator benennt die Sitzungen beim Erstellen. Danach können die Sitzungen nur vom Moderator in der Seitenleiste „Studio“ umbenannt werden.

So benennen Sie eine Sitzung um:

  1. Treten Sie der Studio-Sitzung in Revu bei.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Sitzungseinstellungen ganz rechts auf der Seitenleiste.
    Sitzungseinstellungen
  3. Bearbeiten Sie im entsprechenden Dialogfenster das Feld Sitzungsname.
    Dialogfenster „Sitzungseinstellungen“
  4. Klicken Sie auf OK.

Die Sitzung ist jetzt umbenannt und sollte sofort in der Seitenleiste „Studio“ angezeigt werden.

Andere Versionen dieses Artikels

Revu 2017 und älter
Bluebeam Studio bietet Ihnen die Möglichkeit, mit anderen an Ihren PDF-Dokumenten zusammenzuarbeiten und diese Dokumente freizugeben. Wenn Sie Studio-Sitzungen bereits ausprobiert haben, haben Sie wahrscheinlich festgestellt, dass Sie damit ganz leicht eine Online-Umgebung zur Echtzeit-Zusammenarbeit für sich und Ihre Projektteams erstellen können. Laden Sie einfach Ihre PDF-Dateien aus Revu in eine Studio-Sitzung hoch und laden Sie dann Teilnehmer zu der Sitzung ein. Solange die Sitzung aktiv ist, können alle Teilnehmer zu demselben Dokument Markierungen hinzufügen. Eine simple Sache! Für die meisten Unternehmen ist diese dokumentenbasierte Zusammenarbeit eine kosteneffizientere Alternative zum PDF-Versand per E-Mail. Nur die Person, die die jeweilige Sitzung veranstaltet, benötigt eine lizenzierte Version von Bluebeam Revu, aber nicht die anderen Teilnehmer. Diese können für die Teilnahme auch unseren kostenlosen PDF-Viewer Bluebeam Vu verwenden.

Hinweis: Das Hosting und die Teilnahme an einer Sitzung erfordern ein Konto für Bluebeam Studio.

In diesem Artikel werde ich auf einige weitere Funktionen in Studio-Sitzungen hinweisen, die Sie möglicherweise auch nützlich finden werden.

Echtzeit-Funktionalität

Studio-Sitzungen ermöglichen es mehreren Teilnehmern, gleichzeitig auf ein PDF zuzugreifen und Markierungen hinzuzufügen, wobei alle Änderungen sofort für alle Benutzer angezeigt werden. Das bedeutet, dass Sie nicht auf eine E-Mail mit einer Antwort oder einer neuen Version des PDFs warten müssen, um die gewünschten Informationen zu erhalten. Melden Sie sich einfach bei der Sitzung an. Dort wird Ihnen stets die aktuelle Version der Datei angezeigt. Die Echtzeit-Funktionen ermöglichen Ihnen auch, andere Teilnehmer dabei zu beobachten, wie sie den Zoom- oder Schwenkmodus in einem PDF verwenden oder es mit Markierungen versehen. Bewegen Sie dazu einfach den Mauszeiger über den Namen des Teilnehmers und klicken Sie auf Teilnehmer folgen studio-follow. Ihr Bildschirm wird dann automatisch aktualisiert. Auf diese Weise können Sie ein Problem mit Kollegen ohne zeitaufwändiges Hin und Her per E-Mail klären.

Zugriffskontrolle

In einer Studio-Sitzung können unterschiedliche Berechtigungsstufen definiert werden. Sie können beispielsweise den Zugang auf die Personen beschränken, die Sie eingeladen haben. Wenn Sie möchten, können Sie auch andere Personen daran hindern, Dokumente zu speichern oder auszudrucken. Auch Ihre eigenen Markierungen können Sie schützen. Jeder Teilnehmen kann zwar eigene Markierungen hinzufügen und diese bearbeiten, aber niemand außer Ihnen kann Ihre Markierungen ändern. Andere können jedoch trotzdem noch auf Ihre Markierungen antworten. Um auf eine Markierung zu antworten, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Markierung und dann auf „Antwort“. Sie können nun Ihre Antwort eingeben. So haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Dokumente und Markierungen.

Sitzungsaufzeichnung und Berichterstattung

Während Sie sich in einer Sitzung befinden, finden Sie im unteren Teil der Registerkarte „Studio“ eine Aufzeichnung mit einem vollständigen Verlauf aller Markierungsaktivitäten und Chats. Alle Informationen sind mit einem Hyperlink versehen, sodass Sie nur auf einen Chat oder eine Markierung in der Liste klicken müssen, um zu dem Abschnitt der PDF-Datei zu springen, der gerade geöffnet war, als der Chat oder die Markierung hinzugefügt wurde. Am Ende einer Studio-Sitzung können Sie einen Bericht in Form eines einzigen PDF-Pakets erstellen, das alle Dokumente und Markierungen der Sitzung sowie einen vollständigen Verlauf der Sitzungsaufzeichnung enthält. Klicken Sie zur Erstellung Ihres Sitzungsberichts in der Registerkarte „Studio“ auf Bericht Übersicht.

Schließen einer Sitzung

Wenn Sie und Ihre Kollegen die Arbeit in der Sitzung beendet haben, können Sie diese schließen, indem Sie auf Beenden studio-session-finalize klicken. Sobald Sie dies getan haben, sind die Dateien in Studio nicht mehr verfügbar.

  Klicken Sie auf diese Links, um weitere Informationen über die Zusammenarbeit in Bluebeam Studio-Sitzungen und -Projekten, Studio Prime sowie Studio Enterprise zu erhalten. Schulungsvideos sind für Studio-Sitzungen, Studio-Projekte und Studio-Verbesserungen verfügbar. < 

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