Fünf Dinge, die Sie vielleicht noch nicht über Studio-Sitzungen wussten

Dieser Artikel bezieht sich auf:

  • Revu 20
  • Revu 2019
  • Revu 2018

Studio-Sitzungen sind eine einfache Möglichkeit, eine Echtzeit-Umgebung für die Online-Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihren Projektteams zu schaffen. Laden Sie einfach Ihre PDF-Dateien in eine Sitzung hoch und laden Sie Teilnehmer ein. Solange die Sitzung aktiv ist, können dann alle Teilnehmer demselben Dokument Markups hinzufügen. Dieser Artikel weist auf einige Funktionen in Sitzungen hin, die Sie vielleicht nicht kennen, die aber für Ihre Arbeitsabläufe nützlich sein könnten.

Obwohl Sie für das Hosting und die Moderation einer Sitzung eine lizenzierte Kopie von Revu benötigen, können Teilnehmer, sofern sie keine Lizenz besitzen, den Ansichtsmodus verwenden.

Das Hosting und die Teilnahme an einer Sitzung erfordert ein Bluebeam Studio-Konto.

1. Echtzeit-Funktionalität

Studio-Sitzungen ermöglichen es mehreren Teilnehmern, gleichzeitig auf ein PDF zuzugreifen und Markups hinzuzufügen, wobei alle Änderungen sofort für alle Nutzer zugänglich sind. Das bedeutet, dass Sie nicht auf eine E-Mail mit einer Antwort oder einer neuen Version des PDF warten müssen, um die gewünschten Informationen zu erhalten. Die Echtzeitfähigkeiten ermöglichen es Ihnen auch, anderen Teilnehmern zu folgen – das bedeutet, dass Sie zusehen können, wie sie in das PDF hineinzoomen, schwenken und es mit Markups versehen.

Um einem anderen Teilnehmer zu folgen, fahren Sie in der Seitenleiste „Sitzungen“ mit der Maus über den Namen des Teilnehmers und klicken dann auf Teilnehmer folgen . Ihr Bildschirm wird automatisch aktualisiert, damit er mit dem des entsprechenden Teilnehmers übereinstimmt. Auf diese Weise können Sie ein Problem mit Kollegen lösen, ohne dafür Revu zu verlassen, um E-Mails oder Dateien auszutauschen.

2. Sitzungsaufzeichnung und Berichterstattung

Während Sie sich in einer Sitzung befinden, finden Sie im unteren Teil der Seitenleiste „Studio“ eine Aufzeichnung mit einer vollständigen Historie aller Markup-Aktivitäten und Chats. Alle Informationen sind mit einem Hyperlink versehen, sodass Sie auf eine Chat-Nachricht oder ein Markup in der Liste klicken und zu dem Abschnitt der PDF-Datei springen können, den der Benutzer angesehen hat, als seine Chat-Nachricht oder sein Markup hinzugefügt wurde.

Am Ende einer Studio-Sitzung können Sie einen Bericht in Form eines einzigen PDF-Pakets erstellen, das alle Dokumente und Markups der Sitzung sowie eine vollständige Historie der Sitzungsaufzeichnung enthält. Klicken Sie in der Seitenleiste „Studio“ auf Bericht , um Ihren Sitzungsbericht erstellen zu lassen.

3. Ablaufdatum der Sitzung

Moderatoren einer Sitzung können eine Sitzung nach Abschluss der Arbeit manuell beenden. Sobald eine Sitzung beendet wurde, sind die in dieser Sitzung enthaltenen Dateien nicht mehr in Studio verfügbar.

Moderatoren können eine Studio-Sitzung auch mit einem Ablaufdatum einrichten, sodass die Session nicht mehr manuell geschlossen werden muss. Das Ablaufdatum kann beim Erstellen der Sitzung oder danach festgelegt werden. Bei Bedarf lässt sich das Ablaufdatum ändern.

Um ein Ablaufdatum festzulegen oder zu bearbeiten, geben Sie die entsprechende Sitzung ein und:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste „Studio“ auf den Namen der Sitzung und wählen Sie dann die darunter liegende Option „Einstellungen“ aus. Ein Dialogfenster öffnet sich.
  2. Wenn Sie zuvor ein Ablaufdatum festgelegt haben, wird Aktiviert ausgewählt.
    • Sie können das Ablaufdatum deaktivieren, indem Sie das Häkchen bei Aktiviert entfernen.
    • Das Ablaufdatum oder die Uhrzeit kann geändert werden, indem Sie den entsprechenden Wert bzw. die entsprechenden Werte in den Feldern rechts neben „Aktiviert“ einstellen.
  3. Klicken Sie auf OK.

Wenn das Ablaufdatum der Sitzung näher rückt, sendet Revu E-Mail-Benachrichtigungen an den Moderator und die Teilnehmer der Sitzung. Benachrichtigungen werden gesendet:

  • Sieben Tage vor Ablauf
  • Zwei Tage vor Ablauf
  • 24 Stunden vor Ablauf
  • Nach Ablauf der Sitzung

Benachrichtigungen werden auch gesendet, wenn das Ablaufdatum der Sitzung geändert wurde.

4. Verschieben von Projektdateien in eine Sitzung

PDF-Dateien in einem Projekt können zu einer Studio-Sitzung hinzugefügt werden, sodass Sie die Vorteile der Echtzeit-Zusammenarbeit einer Sitzung nutzen können.

Hierbei ist zu beachten, dass Projektdateien nur zu Sitzungen hinzugefügt werden können, die mit dieser Funktion erstellt wurden. Sofern Sie also nicht weitere PDF-Dateien zu einer Sitzung hinzufügen, die zu diesem Zweck bereits erstellt wurde, besteht der erste Schritt darin, wie nachstehend beschrieben, eine Datei zu einer neuen Sitzung hinzuzufügen. Sobald eine Sitzung mit dieser Methode erstellt wurde, können weitere Projektdateien hinzugefügt werden.

Benutzer müssen sowohl über die Berechtigung „PDF-Dateien an Sitzungen senden“ als auch über die Lese-/Schreibberechtigung für Ordner verfügen, um diese Funktion nutzen zu können. Benutzer mit der Berechtigung „Vollzugriff“ verfügen bereits standardmäßig über diese beiden Berechtigungen.

So fügen Sie Projektdateien zu einer neuen Sitzung hinzu:

  1. Klicken Sie in der Registerkarte „Studio-Projekt“ mit der rechten Maustaste auf die PDF-Datei und wählen Sie Neue Sitzung hinzufügen aus. Ein Dialogfenster öffnet sich.
    • Um mehrere PDFs für den obigen Schritt auszuwählen, klicken Sie einfach bei gedrückter Strg– oder Umschalttaste auf die gewünschten PDFs.
  2. Geben Sie einen Namen für die neue Sitzung in das Feld Name ein, und klicken Sie auf OK. Die Sitzung wird automatisch mit Hilfe der ausgewählten PDF-Datei(en) erstellt.

Der erste Benutzer, der die oben genannten Schritte ausführt, wird automatisch zum Moderator der Sitzung ernannt und kann zusätzliche Projektdateien an die Sitzung senden sowie die Sitzung normal verwalten.

So fügen Sie Projektdateien zu einer vorhandenen Sitzung hinzu:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die PDF-Datei und wählen Sie Hinzufügen zu <Name der vorhandenen Sitzung> aus. Hier werden nur solche Sitzungen als Optionen aufgeführt, die gemäß dem oben beschriebenen Prozess „Zu neuer Sitzung hinzufügen“ erstellt wurden.

PDFs, die bereits zu einer Sitzung hinzugefügt wurden, sind in der Seitenleiste „Projekt“ mit einem In Sitzung-Symbol gekennzeichnet. Benutzer können diesen laufenden Sitzungen direkt beitreten, indem sie mit der rechten Maustaste auf die Datei in der Registerkarte „Projekt“ klicken und <Name der bestehenden Sitzung> beitreten auswählen.

5. Umbenennen einer Sitzung

Der Sitzungsmoderator erstellt Sitzungen und benennt sie. Danach können die Sitzungen nur vom Sitzungsmoderator in der Seitenleiste „Studio“ umbenannt werden.

So benennen Sie eine Sitzung um:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste Studio auf den Namen der Sitzung und wählen Sie Einstellungen aus.
  2. Bearbeiten Sie über das Dialogfenster Sitzungseinstellungen das Feld Sitzungsname.
  3. Klicken Sie auf OK.

Die Sitzung ist jetzt umbenannt und die Änderung sollte sofort in der Seitenleiste „Studio“ angezeigt werden.

Erfahren Sie mehr über Symbolleisten, deren Verwaltung, das Hinzufügen und Entfernen von Elementen sowie das Speichern von Symbolleistenanordnungen für Profile.

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