Mit Dateien in einem Studio-Projekt arbeiten

Nutzer können neue Ordner im Projekt Erstellen, einzelne Dateien zum Hochladen auswählen oder einen ganzen Ordner mit dessen Inhalten hochladen.

Nutzer dürfen Dateien nur einem Projekt hinzufügen, das sie gestartet haben oder für das ihnen die entsprechenden Berechtigungen erteilt wurden.

Um Dateien zu einem Projekt hinzuzufügen, gehen Sie zur Registerkarte Projekt, wählen Sie Hinzufügen und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

• Neuer Ordner: Erstellt einen neuen Ordner im Stammverzeichnis des Projekts oder als Unterordner des ausgewählten Ordners (abhängig davon, worauf Sie mit der rechten Maustaste geklickt haben). Nach Auswahl erscheint das Dialogfenster Neuer Ordner. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein und wählen Sie OK aus, um ihn zu erstellen.
• „Dateien hochladen“: Lädt einzeln ausgewählte Dateien in das Stammverzeichnis des Projekts oder in den ausgewählten Ordner hoch (je nachdem, worauf Sie mit der rechten Maustaste geklickt haben). Nach der Auswahl erscheint das Dialogfenster Dateien hochladen . Wählen Sie Hinzufügen aus, um entweder Dateien (indem Sie zu den gewünschten Dateien navigieren), Offene Dateien (wodurch automatisch alle aktuell geöffneten PDFs hinzugefügt werden) oder Offenes Set (wodurch das aktuell geöffnete Set automatisch geöffnet wird) hochzuladen.
• Ordner hochladen: Lädt den Inhalt eines Ordners in das Stammverzeichnis des Projekts oder in den ausgewählten Ordner (je nachdem, was Sie mit der rechten Maustaste angeklickt haben). Nach der Auswahl erscheint das Dialogfeld Ordner zum Hochladen auswählen. Navigieren Sie zum gewünschten Ordner, wählen Sie ihn aus und wählen Sie dann Ordner auswählen.

  Diese Option erstellt den ausgewählten Ordner im Projekt neu und lädt die Inhalte automatisch in diesen Ordner hoch.

PDF-Dateien in einem Projekt können zu einer Studio-Sitzung hinzugefügt werden. Dadurch ist es möglich, mit den Echtzeit-Kollaborationsvorteilen einer Sitzung an Projektdateien zu arbeiten. Ein Symbol erscheint neben dem Namen jeder Projektdatei, die einer Sitzung hinzugefügt wurde.

Nur Sitzungen, die mit dieser Funktion erstellt wurden, können Projektdateien hinzugefügt werden. Wenn Sie also nicht weitere PDFs zu einer bereits zu diesem Zweck erstellten Sitzung hinzufügen, besteht der erste Schritt darin, eine Datei zu einer neuen Sitzung hinzuzufügen, wie unten beschrieben. Sobald die Sitzung erstellt wurde, können weitere Projektdateien hinzugefügt werden.

Nutzer müssen sowohl über die PDF-Dateien an Sitzungen senden Berechtigungen als auch über mindestens die Lese-/Schreibzugriff Ordnerberechtigungen verfügen, um diese Funktion nutzen zu können (beachten Sie, dass Nutzer mit der Vollzugriff Berechtigungen standardmäßig über beide dieser Berechtigungen verfügen).

Der Nutzer, der die erste Projektdatei an die Sitzung sendet, ist automatisch der Session-Host und kann nach Belieben zusätzliche Projektdateien an die Sitzung senden; jeder andere Nutzer im Projekt, der zusätzliche Projektdateien an die Sitzung senden möchte, muss nicht nur die oben beschriebenen Projektberechtigungsanforderungen erfüllen, sondern auch zur Sitzung hinzugefügt werden und die Berechtigung "Dokumente hinzufügen" erhalten.

Um Dateien zu einer neuen Sitzung hinzuzufügen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die PDF-Datei und wählen Sie Zu neuer Sitzung hinzufügen. Strg-Taste+Mausklick oder Umschalttaste + Klick, um mehrere PDFs auszuwählen.

2. Geben Sie im Dialogfeld Neue Sitzung einen Namen für die neue Sitzung in das Name -Feld ein und wählen Sie OK aus. Die Sitzung wird automatisch mit der ausgewählten PDF erstellt. Sie sind automatisch der Moderator dieser Sitzung und können sie normal verwalten.

So fügen Sie Dateien zu einer bestehenden Sitzung hinzu:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die PDF-Datei und wählen Sie Zu <existing session name> hinzufügen. Beachten Sie, dass nur Sitzungen, die mithilfe des Prozesses Zu neuer Sitzung hinzufügen wie oben beschrieben erstellt wurden, angezeigt werden.
  

PDFs, die einer Sitzung hinzugefügt wurden, sind mit einem -Symbol in der Seitenleiste „Projekt“ gekennzeichnet. Nutzer können dieser Sitzung direkt beitreten, indem sie mit der rechten Maustaste auf die Datei in der Registerkarte Projekt klicken und <existing session name>beitreten auswählen.

 

Um eine Kopie einer Projektdatei oder eines Ordners (einschließlich des Stammordners des Projekts) auf ein lokales oder Netzlaufwerk herunterzuladen, wechseln Sie zur Registerkarte Projekt, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Kopie herunterladen.

Beim Herunterladen eines Projektordners werden alle seine Dateien und Unterordner automatisch eingeschlossen. Beachten Sie, dass der Stammordner des Projekts nur in der linken Seitenleiste der Registerkarte „Projekt“ angezeigt wird. Um Kopien aller Dateien im Projekt herunterzuladen, klicken Sie dort mit der rechten Maustaste auf den Stammordner des Projekts.

Manchmal ist es notwendig, Projektdokumentdateien durch aktualisierte Kopien von einem lokalen oder Netzlaufwerk zu ersetzen.

1. Checken Sie die gewünschte Projektdatei aus. Sie können eine Datei nur ersetzen, wenn diese aktuell an Sie ausgecheckt ist. Es ist jedoch nicht erforderlich, die Datei zu öffnen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Projektdatei und wählen Sie „Datei ersetzen“. Das Öffnen -Dialogfenster wird angezeigt.

   Zuerst könnte eine Warnung erscheinen, die Sie darauf hinweist, dass der Vorgang die Projektdatei ersetzt. Wenn ja, klicken Sie auf OK.

3. Wählen Sie die gewünschte Ersatzdatei aus und klicken Sie auf Öffnen.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Projektdatei und wählen Sie entweder Einchecken (wenn Sie die Bearbeitung der Datei abgeschlossen haben) oder Serverkopie aktualisieren (wenn nicht) aus.

Nutzer können Projektdateien mit Personen außerhalb des Projekts teilen, indem sie ihnen einen Link zur Verfügung stellen, über den sie eine lokale Kopie der Datei herunterladen können. Der Empfänger hat keinen Zugriff auf andere Projektdateien oder -funktionen, aber er kann denselben Link nutzen, um aktualisierte Versionen der Datei herunterzuladen, solange der Link aktiv ist.

Nur Projekt-Nutzer mit der Berechtigung „ Objekte teilen“ oder „ Vollständige Kontrolle“ können Objekte teilen.

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Link zu einer Projektdatei zu teilen:

1. Auf der Registerkarte Projekt klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datei und wählen Sie Link teilen.

2. Wählen Sie im Dialogfeld Share File den aktiven Zeitraum für den Link zur Datei im Menü Share File for aus:
   • Lebensdauer des Projekts: Der Link bleibt aktiv, solange das Projekt aktiv ist. Der Empfänger kann den Link nutzen, um eine aktuelle Version der Datei für die Dauer des Projekts für den Download herunterzuladen.
   • 24 Stunden: Der Link läuft 24 Stunden nach seiner Erstellung automatisch ab.
3. Um ein Kennwort zum Herunterladen der Projektdatei zu verlangen, wählen Sie Kennwort erforderlich aus und geben Sie ein Kennwort in die Felder Kennwort und Kennwort bestätigen ein. Der Empfänger muss dasselbe Kennwort eingeben, bevor er die Datei herunterladen kann. Das Kennwort muss mindestens fünf Zeichen lang sein.
4. Um alle Markierungen in der freigegebenen Version des Dokuments zu glätten, wählen Sie Glätten. Dadurch werden die Markierungen in der Projektdatei nicht geglättet, sondern nur die Kopie, die außerhalb des Projekts freigegeben wird.

5. auswählen OK. Ein zweites Dialogfenster **Dateifreigabe** wird angezeigt.

   

6. Wählen Sie „Link für die Freigabe kopieren“ aus, um den Link in die Zwischenablage zu kopieren. Sobald es in die Zwischenablage kopiert wurde, können Sie es in eine E-Mail oder sonstige elektronische Nachricht einfügen, um es an Empfänger zu senden. Wenn Sie die Datei so einrichten, dass sie ein Kennwort erfordert, stellen Sie sicher, dass Sie ihnen auch mitteilen, wie das Kennwort lautet.

Wenn Ihr Empfänger den Link erhält, muss er ihn im Browser seiner Wahl öffnen. Dort wird ihm eine Download-Schaltfläche bereitgestellt, mit der er die Datei abrufen kann. Wenn ein Kennwort erforderlich ist, werden sie zuerst danach gefragt.

Du kannst externe Links zu Projektdateien dazu zwingen, dass sie vor ihrem geplanten Ablaufdatum ablaufen, wenn du möchtest. Benutzer mit ausreichenden Berechtigungen (Projektinhaber oder Benutzer mit Vollständige Kontrolle) können das Ablaufen eines beliebigen Links im Projekt erzwingen; alle anderen können nur das Ablauf der von ihnen erzeugten Links erzwingen.

1. Auf der Registerkarte „Projekt“ wählen Sie Einstellungen aus.
2. Im Dialogfeld Projekteinstellungen wählen Sie Freigegebene Links verwalten. Ein WebTab öffnet sich in Revu auf einer **Seite Studio Shared Links**.
3. Die Seite Studio Shared Links zeigt alle Ihre Studio-Projekte an. Suchen Sie das gewünschte Projekt (die Links Meine Projekte und Projekte, an denen teilgenommen wurde können bei dieser Aufgabe hilfreich sein) und wählen Sie den entsprechenden Link aus. Alle verfügbaren Links werden angezeigt.

4. Um einen Link zum Ablaufen zu zwingen, auswählen Ablaufen aus.

Projektverantwortliche, die sehen möchten, welche Projektdateien mit Personen außerhalb des Projekts geteilt wurden, können alle Links, sowohl aktiv als auch abgelaufen, auf der Seite "Geteilte Links verwalten" ansehen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um freigegebene Links zu überprüfen:

1. Auf der Registerkarte „Projekt“ wählen Sie Einstellungen aus.
2. Im Dialogfeld Projekteinstellungen wählen Sie Freigegebene Links verwalten. Ein WebTab öffnet sich in Revu auf einer **Seite Studio Shared Links**.
3. Die Seite Studio Shared Links zeigt alle Ihre Studio-Projekte an. Suchen Sie das gewünschte Projekt (die Links Meine Projekte und Projekte, an denen teilgenommen wurde können bei dieser Aufgabe hilfreich sein) und wählen Sie den entsprechenden Link aus. Alle verfügbaren Links werden angezeigt.

4. Wählen Sie Aktiv aus, um die momentan aktiven Links anzuzeigen.
5. Wählen Sie Abgelaufen aus, um abgelaufene Links anzuzeigen.

Es gibt einige Symbole, die neben Studio-Dateien erscheinen können, um den Status der Datei anzuzeigen. Diese Symbole können in der Dokument-Registerkarte oder in der Registerkarte Projektdokumente erscheinen.

Dokumentregisterkarten

Das zeigt an, dass das PDF eine Projektdatei ist, die du ausgeliehen hast.

Zeigt an, dass das PDF eine Projektdatei ist, die Sie geöffnet, aber nicht ausgecheckt haben. Diese Datei ist schreibgeschützt. Um die Datei auszuchecken und bearbeiten zu können, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Auschecken.

Zeigt an, dass das PDF eine Session-Datei ist.

Projekt-Registerkarte

Da Sitzung-Dokumente nicht eingecheckt werden, haben sie keine anderen Status wie Projektdateien, sodass nur Statussymbole auf Dateien und Ordnern auf einem Projekt-Registerkarte zu sehen sind.

Geöffnet: Bezeichnet eine Projektdatei, die Sie geöffnet, aber nicht ausgecheckt haben. Diese Datei ist schreibgeschützt. Um die Datei auszuchecken, damit Sie sie bearbeiten können, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Auschecken.

Ausgeliehen: Zeigt eine Projektdatei an, die Sie ausgeliehen haben.

Von einem anderen Nutzer ausgecheckt: Zeigt an, dass eine Projektdatei von einem anderen Nutzer ausgecheckt ist. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Eigenschaften aus, um herauszufinden, wer die Datei ausgecheckt hat.

In einer Sitzung: Zeigt eine Projekt-PDF an, die zu einer Sitzung hinzugefügt wurde.

Sync Off: Zeigt an, dass die Projektdatei oder der Ordner derzeit nicht für die Teilnahme an Dateisynchronisationen markiert ist. Dieses Abzeichen erscheint nur, wenn der Mauszeiger über die Datei oder den Ordner fährt.

Synchronisierung ein: Zeigt an, dass die Projektdatei oder der Ordner derzeit zur Teilnahme an Dateisynchronisierungen gekennzeichnet ist.

Offline bearbeiten: Zeigt an, dass es sich um eine Projekt-Datei handelt, die Sie gerade offline bearbeiten.

Konfliktstatus: Zeigt an, dass ausstehende Änderungen, die offline vorgenommen wurden, nicht in die Projektdatei geladen wurden.

 

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei im Abschnitt „Dokumente“ der Registerkarte „Projekt“, und Ihnen stehen die folgenden Optionen zur Verfügung, abhängig vom Dateityp, dem aktuellen Status der Datei und Ihren Berechtigungen: 

Zu neuer Sitzung hinzufügen: Fügen Sie die PDF-Datei zu einer neuen Studio-Sitzung hinzu. Nur gültig für PDF-Dateien.

Zum Sitzungsnamenhinzufügen: Fügen Sie die PDF-Datei zu dieser bestehenden Studio-Sitzung hinzu. Gilt nur für PDF-Dateien.

Einchecken: Checkt eine zuvor ausgecheckte Datei ein, einschließlich aller daran vorgenommenen Änderungen, auch wenn diese nicht gespeichert wurden.

Überprüfen: Öffnet die Datei (falls das nicht schon der Fall ist) und sieht sie dir aus. Nur ausgeliehene Dateien können bearbeitet werden, und jeweils kann nur ein Nutzer eine Datei ausleihen.

Kopieren: Kopiert die Datei, sodass du eine weitere Kopie in einen anderen Ordner im Projekt einfügen kannst.

  Ausschneiden: Schneidet die Datei von ihrem aktuellen Speicherort aus, sodass Sie sie in einen anderen Ordner im Projekt verschieben können.

  Löschen: Entfernt die Datei aus dem Projekt.

Änderungen verwerfen: Verwerft ausstehende Änderungen im PDF und stellt ihn in den vorherigen Zustand zurück.

Download-Kopie: Lädt eine Kopie des Dokuments auf ein lokales oder Netzwerklaufwerk herunter.

Öffnen: Öffnet die Datei zum Ansehen. Dateien, die nur geöffnet (aber nicht ausgeliehen) sind, können nicht bearbeitet werden.

Projektkopie öffnen: Öffnet die Serverkopie der Projektdatei in einer neuen Registerkarte.

Einfügen: Fügt eine ausgeschnittene oder kopierte Datei in den ausgewählten Ordner ein.

Eigenschaften: Zeigt die Eigenschaften der Datei, einschließlich Namen, Projektpfad, Status, Erstellungsdatum und Größe.

Umbenennen: Ändert den Namen der Datei.

Datei ersetzen: Ermöglicht es Ihnen, die Serverkopie einer Projektdatei durch eine Datei von einem lokalen oder Netzlaufwerk zu ersetzen.

Änderungen rückgängig machen: Hebt alle Änderungen rückgängig, die du an der Projektdatei vorgenommen hast, die du nicht eingecheckt hast, und öffnet im Grunde die Serverkopie erneut.

Revisionsverlauf: Zeigt den Revisionsverlauf der Datei an und ermöglicht das Öffnen einer vorherigen Version der Datei.

Link teilen: Ermöglicht es Ihnen, einen Link zur Projektdatei bereitzustellen, der von jemandem außerhalb des Projekts zum Öffnen und Anzeigen der Datei verwendet werden kann.

Rückgängig machen Auschecken: Hebt Ihr Auschecken auf (wodurch die Datei für einen anderen Nutzer zum Auschecken freigegeben wird) und verwirft alle von Ihnen an der Datei vorgenommenen Änderungen.

Serverkopie aktualisieren: Aktualisiert die Projektdatei mit Änderungen, die Sie vorgenommen haben, checkt sie aber nicht ein.