Starten eines Studio-Sitzung -Arbeitsablaufs

Beim Starten einer Studio-Sitzung können Sie Sitzungs dokumente hochladen, universelle Berechtigungen festlegen und Teilnehmer einladen. In einigen Fällen wird dies für die Sitzung ausreichen, und es wird nicht notwendig sein, weiterzugehen. Zu den häufigen Aktionen nach dem Erstellen einer Sitzung gehören das Einrichten individueller und Gruppenberechtigungen, das Einladen neuer Teilnehmer und das Hochladen zusätzlicher Dokumente.

Wenn Sie noch kein Konto auf einem Studio -Server haben (entweder einem, den Ihr Unternehmen betreibt, oder einem der offenen, cloudbasierten Server von Bluebeam), müssen Sie zuerst eines erstellen. Wenn Sie sich schon einmal bei einem Studio-Projekt oder einer Sitzung angemeldet haben, besitzen Sie bereits ein solches Konto (weitere Informationen zum Zurücksetzen Ihres Passworts finden Sie bei Bedarf in den FAQ zu Studio). Weitere Informationen zum Erstellen eines Studio-Kontos finden Sie unter Studio-Konten verwalten.

Diese Verfahren behandeln, wie man eine neue Studio-Sitzung von Grund auf startet. Wenn Sie eine Sitzung unter Verwendung von Dokumenten aus einem Studio-Projekt starten möchten, siehe Hinzufügen von Projektdateien zu einer Studio-Sitzung.

Wenn Sie eine Studio-Sitzung starten, konfigurieren Sie die Berechtigungen für die Sitzung und erhalten die Möglichkeit, Dokumente hinzuzufügen und auch Nutzer einzuladen. Berechtigungen können geändert werden, Dokumente können hinzugefügt und Nutzer können auch eingeladen werden, nachdem die Sitzung erstellt wurde.

Sie benötigen ein validiertes Studio-Konto, um eine Studio-Sitzung zu erstellen. Wenn Sie noch keinen eingerichtet haben, erledigen Sie das zuerst.

  1. Wählen Sie in der Studio-Seitenleiste Hinzufügen > Neue Sitzung. Wenn Sie noch kein Konto erstellt haben, wird das Studio-Konto Erstellen Dialogfenster angezeigt. Studio-Konto erstellen, bevor Sie fortfahren.
  2. Im Dialog Studio-Sitzung starten geben Sie einen Namen für diese Sitzung in das Feld Sitzungsname ein. Der Name muss nicht eindeutig sein.

  3. Wählen Sie Hinzufügen aus, um die in die Sitzung aufzunehmenden PDFs auszuwählen, oder wählen Sie Geöffnete Dateien hinzufügen aus, um die aktuell in Revu geöffneten Dateien hinzuzufügen. Auch später können Dateien hinzugefügt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Sitzung verwalten.

    Das Hinzufügen eines PDFs mit einer Legende zu einer Sitzung führt dazu, dass die Legende als Momentaufnahme angezeigt wird, solange sie sich in der Sitzung befindet. Sobald die PDF aus der Sitzung genommen wird, nimmt die Legende ihre normale Funktionalität wieder auf und wird automatisch aktualisiert, um die Änderungen darzustellen, die an der PDF vorgenommen wurden, während sie in der Sitzung war.
  4. Wählen Sie die gewünschten Optionen aus der Berechtigungen -Liste. Dadurch werden universelle Berechtigungen für alle Teilnehmer angewendet. Wählen Sie Speichern, Drucken, Markierung, Markierungsalarmsignale oder Dokumente hinzufügen aus, um den Teilnehmern diese Berechtigungen standardmäßig zu erteilen, oder heben Sie die Auswahl auf, um diese Berechtigungen den Teilnehmern standardmäßig zu entziehen.

    Universelle Berechtigungen werden automatisch auf alle Teilnehmer angewendet, die keinen individuellen oder Gruppenberechtigungen unterliegen, die nach der Erstellung der Sitzung eingerichtet werden können. Weitere Informationen zu Berechtigungen in Studio-Sitzungen finden Sie unter Zugriff und Berechtigungen in Studio-Sitzungen definieren.

  5. Um den Zugriff auf die Session per E-Mail-Adresse zu beschränken, wählen Sie Diese Session als privat festlegen aus. Auf dem nächsten Bildschirm haben Sie die Möglichkeit, zugelassene Teilnehmer hinzuzufügen, oder Sie können dies tun, nachdem die Session erstellt wurde (weitere Informationen finden Sie unten unter Eine Session verwalten). Um jedem Benutzer mit der Session-ID die Teilnahme an der Session zu erlauben, deaktivieren Sie diese Option.
  6. Um ein Ablaufdatum für die Sitzung festzulegen, wählen Sie Sitzung läuft ab und geben Sie das gewünschte Ablaufdatum und die Uhrzeit ein. Die Ablaufdaten müssen in der Zukunft liegen; Revu erlaubt kein rückdatiertes Ablaufdatum.

  7. Wählen Sie OK, um die Einstellungen zu speichern und die Dateien hochzuladen. Das Dialogfenster Nutzer einladen wird angezeigt.

    Wenn Sie jemanden zu einer Sitzung einladen, wird er/sie automatisch als Teilnehmer in den Einstellungen hinzugefügt (siehe Teilnehmerzugriff in einer Studio-Sitzung Set für weitere Informationen zum Teilnehmerzugriff). Darüber hinaus erhält der Eingeladene auch eine E-Mail mit Informationen über die Sitzung sowie einen Link, der ihm die automatische Verbindung zur Sitzung ermöglicht. Wenn Sie dies nicht wünschen, wählen Sie Abbrechen; die Sitzung wird ohne Eingeladene erstellt. Sie können später Einladungen versenden (siehe Teilnehmer zur Sitzung einladen) oder Teilnehmer hinzufügen, ohne Einladungen zu versenden (siehe Teilnehmerzugriff in einer Studio-Sitzung Set).

  1. Es gibt einige Möglichkeiten, E-Mails zur Einladung hinzuzufügen:
    • E-Mail-Adressen eingeben oder einfügen: Wählen Sie diese Option, um E-Mails direkt einzugeben oder eine Liste aus einer anderen Quelle zu kopieren und einzufügen. Listen, die durch Kommas, Semikolons, Leerzeichen getrennt sind, können Namen in Klammern dazwischen haben und eine Mischung aus verschiedenen Formatierungsstilen sein; Revu wird die Liste analysieren und erkennbare E-Mail-Adressen extrahieren.
    • E-Mails aus Gruppen hinzufügen: Wählen Sie diese Option, um E-Mails aus bestehenden Studio Gruppen hinzuzufügen. Ganze Gruppen können ausgewählt werden, wobei alle Nutzer innerhalb dieser Gruppe hinzugefügt werden, oder Nutzer können einzeln aus einer oder mehreren Gruppen ausgewählt werden.
    • Adressbuch verwenden: Wählen Sie diese Option aus, um E-Mails aus dem Adressbuch Ihrer E-Mail-Anwendung hinzuzufügen. Die E-Mail-Anwendung muss MAPI-kompatibel sein, damit Revu auf ihr Adressbuch zugreifen kann. Die Adressbücher webbasierter E-Mail wie Gmail und Yahoo können nicht aufgerufen werden.

  2. Nachdem Sie E-Mail-Adressen aus einer Quelle hinzugefügt haben, zeigt das Dialogfeld „Benutzer einladen“ eine Liste vorgeschlagener Eingeladener an, die alphabetisch und nach Domäne sortiert ist.

    Überprüfen Sie diese Liste auf Richtigkeit und Vollständigkeit. E-Mail-Adressen können entfernt und andere hinzugefügt werden:

    • Um eine E-Mail-Adresse zu entfernen, wählen Sie sie aus und klicken Sie anschließend auf Entfernen. Um alle E-Mail-Adressen unter einer bestimmten Domain zu entfernen, wählen Sie das zugehörige Domain entfernen -Symbol. Sie werden beim Entfernen einer Domain zur Bestätigung aufgefordert.
    • Um weitere E-Mail-Adressen hinzuzufügen, wählen Sie eine der Optionen im Menü E-Mails hinzufügen . Jede der oben beschriebenen Methoden ist verfügbar.
  3. Wenn Sie mit der Einladungsliste zufrieden sind, wählen Sie Teilnehmer einladen aus. E-Mails werden an jede Adresse in Ihrer Einladungsliste vom Studio-Server gesendet.
  1. In einer Sitzung wählen Sie Sitzungseinstellungen aus.

  2. Wählen Sie im Sitzungs einstellungsdialog die Registerkarte Berechtigungen aus.

    Die StandardgruppeAttendees wird angezeigt, ebenso wie alle anderen Benutzer oder Gruppen, die zuvor hinzugefügt wurden. Die Gruppe Attendees gilt für alle Benutzer in der Session, und ihre anfänglichen Berechtigungseinstellungen werden konfiguriert, wenn die Session erstellt wird. Sie kann nicht gelöscht werden. Die meisten Berechtigungen für die Gruppe Attendees sind bei der Erstellung der Session auf Blocked gesetzt; es wird empfohlen, spezifischen Benutzern und Gruppen zusätzliche Berechtigungen zu erteilen, anstatt der Gruppe Attendees einen umfassenderen Zugriff zu gewähren.

  3. Um einzelne Benutzer oder Gruppen hinzuzufügen:
    1. auswählen .

    2. Im Dialogfeld **Benutzer/Gruppen hinzufügen**, wählen Sie den gewünschten Benutzer oder die Gruppe aus und wählen Sie OK. Es werden nur die Gruppen des Eigentümers angezeigt, da nur sie in der Sitzung verwendet werden können. Hinzugefügte **Nutzer** und **Gruppen** übernehmen standardmäßig die **Berechtigungen** der **Gruppe** „**Teilnehmer**“.

      Wenn Sie der Sitzungseigentümer sind und eine neue Gruppe für diese Sitzung erstellen oder die Mitgliedschaft einer aktuell verwendeten ändern möchten, wählen Sie Gruppen verwalten aus. Weitere Informationen zum Erstellen und Verwalten von Gruppen finden Sie unter Studio-Gruppen. Nutzer mit Berechtigungen für Vollständige Kontrolle können auch „Gruppen verwalten“ verwenden, um ihre eigenen Gruppen zu verwalten, sie werden jedoch diese Gruppen in dieser Sitzung nicht verwenden können, noch werden sie Gruppen des Eigentümers ändern können.

      Beim Erstellen von Gruppen beachten Sie, dass Revu es zulässt, dass jemand in mehreren Gruppen innerhalb derselben Sitzung oder desselben Projekts ist; tritt dies ein, gelten für diese Person standardmäßig die restriktivsten Berechtigungen. Daher könnte das Hinzufügen von jemandem, der sich bereits in einer Gruppe befindet, zu einer zweiten Gruppe nicht die gewünschte Wirkung haben, entweder weil erwartete Berechtigungen nicht gewährt werden (da die Berechtigungen der ersten Gruppe restriktiver sind) oder weil unerwünschte Einschränkungen auferlegt werden (da die Berechtigungen der zweiten Gruppe restriktiver sind).

  4. Um die Berechtigungen für einen Nutzer oder eine Gruppe zu ändern:
    1. Wählen Sie den gewünschten Nutzer oder die Gruppe in der Liste der Nutzer/Gruppen aus.
    2. Wählen Sie die gewünschte Berechtigung in der Liste Angewendete Berechtigungen aus.
    3. Wählen Sie eine Berechtigungseinstellung aus der Drop-down-Liste.
      • Bei der Definition von Berechtigungen für die Gruppe Attendees lauten die Optionen Blocked oder Allowed.
      • Wenn Sie die Berechtigung für alle anderen Benutzer und Gruppen festlegen, lauten die Optionen leer, Gesperrt oder Erlaubt. Durch Auswahl von leer erbt der Benutzer oder die Gruppe die für die Gruppe Teilnehmer festgelegte Berechtigung.
      • Die Berechtigung Full Control ist weitreichend, und wenn sie auf Allowed gesetzt wird, erhält der Benutzer oder die Benutzergruppe Administratorrechte. Die Auswirkungen davon sind folgende:
        • Alle Berechtigungen für Administratoren sind auf Erlaubt gesetzt.
        • Administratoren können die Sitzung umbenennen.
        • Administratoren können die Sitzung löschen.
        • Administratoren können Teilnehmerzugang verwalten.
        • Administratoren können Berechtigungen für andere Nutzer verwalten.
        • Administratoren haben volle Berechtigungen für jeden Ordner, unabhängig von den Standardberechtigungen des Ordners.

        Es gibt jedoch einige Einschränkungen, was Administratoren tun können:

        • Administratoren können den Host nicht blockieren.
        • Administratoren haben keinen Zugriff auf die Gruppen des Hosts (oder die eines anderen Administrators).
  5. Um einen Nutzer oder eine Gruppe zu entfernen, wählen Sie diese aus und wählen Sie dann aus.
  6. Wählen Sie OK.

Beim Festlegen von Berechtigungen gibt es zwei Hierarchien-Sets, die man beachten sollte: Berechtigungssätze und Berechtigungszustände.

  • Ein Berechtigungs Set beschreibt, wie ein Nutzer seine Berechtigungen erhalten hat: Wurden sie dem Nutzer spezifisch zugewiesen (Individuelle Berechtigungen)? Hat der Nutzer sie aufgrund seiner Zugehörigkeit zu einer bestimmten Gruppe (Berechtigungen der Gruppe) erhalten? Oder hat der Nutzer die standardmäßigen allgemeinen Berechtigungen erhalten, weil keine der beiden vorherigen Bedingungen erfüllt war („Allgemeine Berechtigungen“)?
  • Ein Berechtigungsstatus beschreibt, ob ein Benutzer eine bestimmte Aufgabe ausführen darf (Zulässig) oder nicht (Blockiert). Für einzelne Benutzer und Gruppen können Berechtigungsstufen entweder speziell ausgewählt werden (Explizit) oder sie können leer gelassen werden, wodurch sie standardmäßig den entsprechenden Berechtigungsstatus für die Gruppe „Jeder“ annehmen (Vererbt).

Berechtigungsstatus wirken innerhalb von Berechtigungs-Sets und werden in der Regel nur zur Beilegung von Konflikten herangezogen, die entstehen, wenn ein Nutzer Mitglied von zwei oder mehr Gruppen mit widersprüchlichen Berechtigungen ist (siehe Beispiele 4 und 5 unten zur weiteren Veranschaulichung). Es wird generell empfohlen, dass Personen nicht mehreren Gruppen hinzugefügt werden, aber falls dies erforderlich ist, sollten sich Hosts und Administratoren abstimmen, um sicherzustellen, dass die entsprechenden Berechtigungen erteilt werden.

Hierarchien

Die Hierarchien sind:

Berechtigungssätze

  1. Individuelle Berechtigungen (d. h. jene, die für einen bestimmten Nutzer eingerichtet wurden) haben primäre Bedeutung.
  2. Gruppenberechtigungen (das sind jene, die für eine von Ihnen erstellte Gruppe eingerichtet wurden) sind von nachrangiger Bedeutung.
  3. Allgemeine Berechtigungen (d. h. die für die Standardgruppe „Alle“ eingerichtet sind) haben die geringste Bedeutung.

Berechtigungsstatus

  1. Explizit auf „Blocked“ gesetzt (d. h. eine Berechtigung, die gezielt auf „Blocked“ eingestellt ist) hat primäre Bedeutung.
  2. Explizit auf „Allowed“ gesetzt (d. h. eine Berechtigung, die gezielt auf „Allowed“ eingestellt ist) hat sekundäre Bedeutung.
  3. Der vererbte Status (das heißt jede Berechtigung – unabhängig davon, ob sie blockiert oder erlaubt ist –, die von der Standardgruppe „Everyone“ geerbt wurde) hat die geringste Priorität.

Beispiele

Unter Berücksichtigung dieser Hierarchien sind hier ein paar Beispiele, die veranschaulichen, wie die tatsächlichen Berechtigungen eines Nutzers bestimmt werden:

  1. Für die Benutzerin Alice sind individuelle Berechtigungen eingerichtet, und die Berechtigung „Send Invitations“ ist auf Blocked gesetzt. Benutzerin Alice gehört außerdem zur Gruppe A, und die Berechtigungen für „Send Invitations“ für Gruppe A sind auf Allowed gesetzt. Alice wird keine Einladungen an das Project senden können.
    • Ihre individuellen Berechtigungen haben Vorrang vor den Berechtigungen der Gruppe A.
  2. Für den Benutzer Bob sind individuelle Berechtigungen eingerichtet und die Berechtigung zum Senden von Einladungen ist auf Allowed gesetzt. Benutzer Bob gehört außerdem zu Gruppe A, und die Berechtigungen zum Senden von Einladungen für Gruppe A sind auf Blocked gesetzt. Bob wird in der Lage sein, Einladungen an das Project zu senden.
    • Seine individuellen Berechtigungen setzen die Berechtigungen der Gruppe A außer Kraft.
  3. Für den Benutzer Charlie sind individuelle Berechtigungen eingerichtet, und die Berechtigung zum Senden von Einladungen ist auf Zulässig festgelegt. Benutzer Charlie gehört außerdem zu Gruppe A, und die Berechtigungen zum Senden von Einladungen für Gruppe A sind auf <blank> festgelegt. Die Berechtigung zum Senden von Einladungen für die Gruppe „Jeder“ ist auf Blockiert festgelegt. Charlie wird in der Lage sein, Einladungen an das Projekt zu senden.
    • Seine individuellen Berechtigungen setzen die Berechtigungen der Gruppe A außer Kraft.
  4. Für die Benutzerin Alice sind keine individuellen Berechtigungen eingerichtet, aber sie ist Teil der Gruppe A, bei der die Berechtigung „Send Invitations“ auf Allowed gesetzt ist, und sie ist außerdem Teil der Gruppe B, bei der die Berechtigung „Send Invitations“ auf Blocked gesetzt ist. Alice wird keine Einladungen an das Project senden können.
    • Die explizite Berechtigung Blockedvon Gruppe B übersteuert die explizite Berechtigung Allowed von Gruppe A.
  5. Für den Benutzer Bob sind keine individuellen Berechtigungen eingerichtet, aber er ist Teil der Gruppe A, bei der die Berechtigung „Send Invitations“ auf Allowed gesetzt ist, und er ist Teil der Gruppe B, bei der die Berechtigung „Send Invitations“ auf <blank> gesetzt ist. Die Berechtigung „Send Invitations“ für die Gruppe „Everyone“ ist auf Blocked gesetzt. Bob wird Einladungen an das Project senden können.
    • Die explizite Berechtigung Allowed von Gruppe A übersteuert die vererbte Berechtigung Blocked von Gruppe B.

  1. Wählen Sie Einladen oben im Bereich „Teilnehmer“ der Studio-Seitenleiste aus. Das Dialogfenster Nutzer einladen wird angezeigt.

  1. Es gibt einige Möglichkeiten, E-Mails zur Einladung hinzuzufügen:
    • E-Mail-Adressen eingeben oder einfügen: Wählen Sie diese Option, um E-Mails direkt einzugeben oder eine Liste aus einer anderen Quelle zu kopieren und einzufügen. Listen, die durch Kommas, Semikolons, Leerzeichen getrennt sind, können Namen in Klammern dazwischen haben und eine Mischung aus verschiedenen Formatierungsstilen sein; Revu wird die Liste analysieren und erkennbare E-Mail-Adressen extrahieren.
    • E-Mails aus Gruppen hinzufügen: Wählen Sie diese Option, um E-Mails aus bestehenden Studio Gruppen hinzuzufügen. Ganze Gruppen können ausgewählt werden, wobei alle Nutzer innerhalb dieser Gruppe hinzugefügt werden, oder Nutzer können einzeln aus einer oder mehreren Gruppen ausgewählt werden.
    • Adressbuch verwenden: Wählen Sie diese Option aus, um E-Mails aus dem Adressbuch Ihrer E-Mail-Anwendung hinzuzufügen. Die E-Mail-Anwendung muss MAPI-kompatibel sein, damit Revu auf ihr Adressbuch zugreifen kann. Die Adressbücher webbasierter E-Mail wie Gmail und Yahoo können nicht aufgerufen werden.

  2. Nachdem Sie E-Mail-Adressen aus einer Quelle hinzugefügt haben, zeigt das Dialogfeld „Benutzer einladen“ eine Liste vorgeschlagener Eingeladener an, die alphabetisch und nach Domäne sortiert ist.

    Überprüfen Sie diese Liste auf Richtigkeit und Vollständigkeit. E-Mail-Adressen können entfernt und andere hinzugefügt werden:

    • Um eine E-Mail-Adresse zu entfernen, wählen Sie sie aus und klicken Sie anschließend auf Entfernen. Um alle E-Mail-Adressen unter einer bestimmten Domain zu entfernen, wählen Sie das zugehörige Domain entfernen -Symbol. Sie werden beim Entfernen einer Domain zur Bestätigung aufgefordert.
    • Um weitere E-Mail-Adressen hinzuzufügen, wählen Sie eine der Optionen im Menü E-Mails hinzufügen . Jede der oben beschriebenen Methoden ist verfügbar.
  3. Wenn Sie mit der Einladungsliste zufrieden sind, wählen Sie Teilnehmer einladen aus. E-Mails werden an jede Adresse in Ihrer Einladungsliste vom Studio-Server gesendet.
  1. Nehmen Sie an der Sitzung teil.
  2. Wählen Sie Datei hinzufügen im Bereich Dokumente der Studio-Seitenleiste aus.

    Wenn die gewünschte PDF bereits in Revu geöffnet ist, kannst du sie auch mit der rechten Maustaste anklicken und auswählen, um Studio-Sitzung zu öffnen , um sie direkt hinzuzufügen.

  3. Navigieren Sie zu der gewünschten Datei oder den gewünschten Dateien, wählen Sie diese aus und klicken Sie auf Öffnen.

    Um in Studio eine Datei hoch- oder herunterzuladen, muss die Systemuhr des lokalen Computers korrekt eingestellt und innerhalb von 15 Minuten mit UTC synchronisiert sein; andernfalls schlägt jeder Versuch, eine Datei in Studio hoch- oder herunterzuladen, fehl. Aktualisieren Sie die Systemuhr des lokalen Computers, sodass sie der in den Datums- und Uhrzeiteinstellungen festgelegten Zeitzone entspricht, und versuchen Sie den Upload oder Download erneut.

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