Zusammenarbeiten in Studio mit Teamkollegen, die nicht über Revu verfügen

Gilt für:

  • Revu 20
  • Revu 2019
  • Revu 2018

Arbeiten im Homeoffice

Wollten Sie schon einmal Teamkollegen zu einem Projekt oder einer Sitzung einladen, die keine Lizenz für Revu besitzen? Das ist möglich, wenn sie Revu im Ansichtsmodus benutzen. Diese kostenlose Version von Revu ermöglicht allen Benutzern das Öffnen und Ausdrucken von PDF-Dokumenten, das Ausfüllen und Speichern von PDF-Formularen und die Zusammenarbeit mit anderen Benutzern in Bluebeam Studio.

Studio setzt sich aus zwei Bereichen zusammen: Studio-Projekte und Studio-Sitzungen. Dieser Artikel soll Ihnen einen Überblick darüber geben, welcher Bereich sich besser für die Zusammenarbeit in Ihrem Team eignet und wie Sie und Ihre Teamkollegen beide Bereiche nutzen können.

Wie aktiviere ich den Ansichtsmodus?

Zuerst müssen Sie auf unserer Website Revu 2019 herunterladen und die Software auf Ihrem PC installieren. Während der Installation werden Sie um die Eingabe Ihrer Seriennummer und Ihres Produktschlüssels gebeten. Klicken Sie auf Als Testversion verwenden. Damit aktivieren Sie die 30-tägige Testversion von Revu, die Ihnen die Nutzung der Software in vollem Umfang ermöglicht. Nach dem Ablauf des Testzeitraums wechselt Revu bis zum Erwerb eines Lizenzschlüssels automatisch in den Ansichtsmodus. Sie können außerdem jederzeit in den Ansichtsmodus wechseln, indem Sie auf Revu > Ansichtsmodus klicken.

Studio-Sitzungen

Studio-Sitzungen ermöglichen PDF-basierte Online-Zusammenarbeit. In einer Studio-Sitzung haben alle Benutzer im Ansichtsmodus Zugriff auf alle Markup- und Werkzeugsetfunktionen, die normalerweise Benutzern mit einer Revu-Lizenz vorbehalten sind. So können Sie Messungen und Kommentare hinzufügen und Markups in PDFs platzieren, um diese mit anderen zu teilen, die mit Ihnen an der Studio-Sitzung teilnehmen.

Wie funktionieren Sitzungen?

In einer Sitzung müssen Dateien nicht ein- und ausgecheckt werden. Sie müssen lediglich auf eine PDF-Datei klicken, um diese zu öffnen. Das ist auch dann kein Problem, wenn die Datei auf den Computern anderer Benutzer geöffnet ist. Genau das ist der große Vorteil der Sitzungen: die Zusammenarbeit in Echtzeit. Alle Benutzer in der Sitzung können das Dokument mit Markups versehen und alle können sehen, was andere hinzufügen oder hinzugefügt haben. Außerdem werden in einer Aufzeichnung alle Benutzeraktivitäten samt Benutzernamen und Elementen erfasst, die zu der PDF-Datei hinzugefügt, darin geändert oder daraus entfernt wurden.

Bearbeiten von Markups

Damit jeder Benutzer für seine Markups verantwortlich bleibt, können diese nur von der Person geändert oder entfernt werden, die sie ursprünglich hinzugefügt hat.

Automatisches Back-up in der Cloud

Alle Markups werden in Echtzeit hinzugefügt und beim Hinzufügen zu der PDF in die Cloud hochgeladen. Das bedeutet, dass Ihre Markups in der Sitzung auch dann sicher in der Cloud gespeichert sind, wenn Ihre Internetverbindung abbricht. Revu merkt sich sogar, welche PDF-Dateien Sie geöffnet hatten, und stellt diese automatisch wieder her. So können Sie nach Wiederherstellung der Internetverbindung genau dort weiterarbeiten, wo Sie aufhören mussten.

Studio-Projekte 

Studio-Projekte bilden das Dokumentenverwaltungssystem von Bluebeam, in dem Sie viele unterschiedliche Dateitypen wie PDFs, Microsoft Office-Dateien und Bilder in der Cloud speichern können. Bitte beachten Sie, dass PDF-Dateien in einem Projekt nur angezeigt werden und die Nutzung von Markups eingeschränkt ist, wenn Sie über den Ansichtsmodus auf ein Projekt zugreifen. Wenn Sie einem PDF-Dokument in einem Projekt Markups hinzufügen müssen, können Sie allerdings den Eigentümer des Projekts (die Person, die Sie zu diesem Projekt eingeladen hat) bitten, das PDF-Dokument zu einer Sitzung hinzuzufügen. Alternativ hat der Eigentümer des Projekts die Möglichkeit, die Funktion Link freigeben zu nutzen, was Ihnen erlaubt, eine Kopie der Projektdatei lokal auf Ihrem PC zu speichern.

Wie füge ich Projektdokumente zu einer Sitzung hinzu?

Der Eigentümer des Projekts muss lediglich mit der rechten Maustaste auf die PDF-Datei klicken und diese einer neuen Sitzung hinzufügen. Der Eigentümer kann diese Möglichkeit auch anderen Teilnehmern des Projekts über Berechtigungen einräumen. Wenn die PDF-Datei einer Sitzung hinzugefügt wurde, können Benutzer im Ansichtsmodus weiterhin auf diese Sitzung über einen Einladungslink oder die Studio-ID zugreifen. Wie bereits erwähnt, werden die Markupfunktionen von Revu für Benutzer im Ansichtsmodus während der Arbeit in einer Studio-Sitzung freigegeben.

  1. Sorgen Sie dafür, dass der Eigentümer dem Projekt beitritt, die Datei auswählt und anschließend auf die Schaltfläche Ellipse oben rechts im Anzeigebereich des Projekts klickt.
  2. In dem angezeigten Drop-down-Menü kann der Eigentümer dann auf Link freigeben klicken. Danach erscheint ein Fenster, in dem der Eigentümer festlegen kann, wie lange der Downloadlink aktiv bleiben soll und ob ein Passwort erforderlich ist.
  3. Nach dem Klick auf OK generiert Revu einen Hyperlink, der in die Zwischenablage des Eigentümers kopiert wird und verteilt werden kann. (Benutzer im Ansichtsmodus können die Datei über diesen Link herunterladen!)
Beachten Sie, dass Benutzer eine lokale Version der Projektdatei herunterladen, was bedeutet, dass diese Datei und das Projekt in keiner Weise miteinander verknüpft sind.

Arbeiten mit anderen Dateitypen (und nicht nur PDF) in Projekten

Sie können Studio-Projekten auch andere Dateitypen wie Excel®-Tabellen oder Word®-Dokumente hinzufügen. Diese Dateien können ausgecheckt, über ein geeignetes Programm lokal bearbeitet und anschließend wieder in das Projekt eingecheckt werden.

So arbeiten Sie mit anderen Dateitypen als PDFs:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Auschecken  aus. Die Datei wird daraufhin im Abschnitt „Ausstehend“ des Projekts zusammen mit einem blauen Symbol  aufgeführt.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Öffnen  aus. Daraufhin öffnet sich die Datei in der dazugehörigen Anwendung.
  3. Bearbeiten Sie das Dokument in der Anwendung und speichern Sie Ihre Änderungen wie gewohnt.
  4. Wechseln Sie nun zurück zum Studio-Projekt, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die im Abschnitt „Ausstehend“ aufgeführte Datei und wählen Sie aus dem Menü Einchecken  aus.
Beim Einchecken werden Sie aufgefordert, Kommentare hinzuzufügen. Diese Kommentare werden dem Revisionsverlauf des Dokuments hinzugefügt. Um den Revisionsverlauf anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen Sie „Revisionsverlauf“ aus.
Bitte beachten Sie, dass diese Optionen nicht für PDF-Dokumente verfügbar sind. Bei der Verwendung von Revu im Ansichtsmodus ist die Verfügbarkeit von Markups und die Bearbeitung von PDFs eingeschränkt. Nutzen Sie stattdessen eine Studio-Sitzung, um PDFs mit Markups zu versehen.

Wiederherstellen von Studio-Dateien

Wenn Ihre Internetverbindung nach dem Auschecken einer Datei abgebrochen ist, werden Ihre Aktivitäten im Abschnitt Anstehende Änderungen angezeigt. Sobald wieder eine Verbindung zum Internet hergestellt ist, werden die anstehenden Änderungen in der Projektdatei gespeichert.

Beim Versuch, auf ein Projekt oder eine Sitzung zuzugreifen, zu dem bzw. zu der Sie eingeladen wurden, erhalten Sie die Fehlermeldung: „Es wurde kein Projekt bzw. keine Sitzung mit folgender ID gefunden: XXXXXXXXX.“ Hier erfahren Sie den Grund für diese Fehlermeldung sowie Maßnahmen zur Behebung des Fehlers.

Related Articles