Studio プロジェクトのファイルの操作

ユーザーは、プロジェクトへの新規フォルダの作成、アップロードする個々のファイルの選択、またはフォルダとそのコンテンツ全体のアップロードができます。

ユーザーは、自身が開始したプロジェクト、または適切な権限を許可されたプロジェクトのみにファイルを追加できます。

プロジェクトにファイルを追加するには、[プロジェクト] タブに進み、[追加] をクリックして次のいずれかのオプションを選択します。

新しいフォルダ：プロジェクトのルートディレクトリに、または選択したフォルダのサブフォルダとして (右クリックしたものによる)、新しいフォルダを作成します。または選択したフォルダのサブフォルダとして (右クリックしたものによる)、新しいフォルダを作成します。右クリック)選択すると、[新しいフォルダ] ダイアログボックスが表示されます。フォルダの名前を入力し、[OK] をクリックして作成します。
ファイルをアップロード：プロジェクトのルートディレクトリに、または選択したフォルダに (右クリックしたものによる)、個別選択したファイルをアップロードします。または選択したフォルダに (右クリックしたものによる)、個別選択したファイルをアップロードします。右クリック)選択すると、[ファイルをアップロード] ダイアログボックスが表示されます。[追加] をクリックし、 [ファイル] (目的のファイルに移動して)、[ファイルを開く] (現在開いているすべての PDF を自動的に開く)、または [Set を開く] (現在開いている Set を自動的に開く) のいずれかを選択してアップロードします。
フォルダをアップロード：プロジェクトのルートディレクトリに、または選択したフォルダに (右クリックしたものによる)、フォルダのコンテンツをアップロードします。または選択したフォルダに (右クリックしたものによる)、個別選択したファイルをアップロードします。右クリック)選択すると、 [アップロードするフォルダを選択してください] ダイアログボックスが表示されます。目的のフォルダに移動して選択し、 [フォルダを選択] をクリックします。。
- このオプションでは、プロジェクトに選択したフォルダが再作成され、そのコンテンツがそのフォルダに自動的にアップロードされます。

プロジェクト内の PDF ファイルは Studio セッションに追加できます。これによって、セッションのリアルタイムコラボレーションの利点を活用して、プロジェクトファイルに対する作業を行うことができます。セッションに追加されたプロジェクトファイル名の隣にアイコンが表示されます。

この機能を使用して作成されたセッションのみに、プロジェクトファイルを追加できます。したがって、後述するように、このためにすでに作成されたセッションにさらに PDF を追加する場合を除いて、最初の手順は新しいセッションにファイルを追加することです。セッションが作成されたら、さらにプロジェクトファイルを追加できます。

ユーザーがこの機能を使用するには [PDF をセッションに送信] 権限と、少なくともフォルダの [読み取り / 書き込み] 権限の両方が必要です (ただし、[フル制御] 権限を持つユーザーは、デフォルトでこれらの両方の権限を持っています)。

最初にプロジェクトファイルをセッションに送信したユーザーが自動的にセッションのホストになり、必要に応じ追加のプロジェクトファイルをセッションに送信できます。追加のプロジェクトファイルをセッションに送信したい他のユーザーは、前述のプロジェクト権限の要件に合致するだけでなく、セッションに追加されており、セッションでの [ドキュメントの追加] 権限を持つことが必要です。

新しいセッションにファイルを追加するには：

右クリック PDF ファイル、[新しいセッションに追加] を選択します。[新しいセッション] ダイアログボックスが表示されます。
- CTRL キーを押しながら、または SHIFT キーを押しながらクリックし、複数の PDF を選択します。
[名前] フィールドに新しいセッションの名前を入力し、[OK] をクリックします。選択した PDF により、セッションが自動的に作成されます。セッション作成者は自動的にこのセッションのホストになり、このホストを通常通り管理できます。

既存のセッションにファイルを追加するには：

右クリック PDF ファイル、[<既存のセッション名> に追加] を選択します。上で説明した [新しいセッションに追加] 処理で作成したセッションだけが表示されるので注意してください。

セッションに追加された PDF は、[プロジェクト] パネル上でアイコンがタグ付けされます。ユーザーは、プロジェクトタブのファイルを右クリックし、[<既存のセッション名> に参加] を選択して、このセッションに直接参加できます。

プロジェクトファイルをセッションのコピーで更新

プロジェクトファイルへのセッション作業が完了したあと、ドキュメントの更新版をセッションからプロジェクトに転送したい場合があります。

メモ：この処理を成功させるには、プロジェクトファイルがセッションにチェックアウトされている必要があります。セッションのチェックアウトが無効な場合は、この処理でプロジェクトファイルを更新することはできません。その代わり、セッションファイルのコピーをダウンロードし、それを使用してプロジェクトファイルを置き換えます。

プロジェクトファイルをセッションのコピーで更新するには：

どのセッションに PDF があるか分かっている場合は、そのセッションを開きます。どのセッションに PDF があるか不明な場合は、[プロジェクト] タブでプロジェクト名を右クリックし、[セッションを表示] を選択します。

プロジェクトに添付されているすべてのセッションを示す [使用可能なセッション] ダイアログボックスが表示されます。適切なセッションを選択し、[参加] をクリックします。
右クリックセッションで目的のドキュメント、[プロジェクトコピーの更新] を選択します。
[チェックイン] ダイアログボックスが表示されます。このチェックインに添えるコメントを入力し (オプション)、[チェックイン] をクリックします。更新の要求が受信されたことを知らせるメッセージが表示されます。

メモ：プロジェクトコピーがセッションにチェックアウトされていないためプロジェクトコピーを更新できなかったことを知らせる別のメッセージが表示されたら、この処理は失敗です。プロジェクトファイルを更新するには、セッションファイルのコピーをダウンロードし、それを使用してプロジェクトファイルを置き換えます。
[OK] をクリックします。セッションファイルが新しいリビジョンとして自動的にプロジェクトにチェックインされます。
- 更新処理が失敗した場合は、電子メールが自動的に送信されます。プロジェクトファイルがまだチェックアウトされている場合は、この処理をもう一度行えます。チェックアウトされていなければ、セッションファイルのコピーをダウンロードし、それを使用してプロジェクトファイルを置き換える必要があります。

プロジェクトファイルのコピーのダウンロード

プロジェクトファイルやフォルダ (ルートプロジェクトフォルダを含む) のコピーをローカルドライブあるいはネットワークドライブにダウンロードするには、[プロジェクト] タブに移動し、右クリックして [コピーをダウンロード] を選択します。

プロジェクトフォルダをダウンロードするときは、そのすべてのファイルとサブフォルダが自動的にダウンロードされます。ただし、ルートプロジェクトフォルダはプロジェクトタブの左側のパネルのみに表示されるため、プロジェクト内のすべてのファイルのコピーをダウンロードするには、そのルートプロジェクトフォルダを右クリックします。

プロジェクトファイルの置き換え

プロジェクトファイルを、ローカルドライブやネットワークドライブからの更新コピーで置き換えなければならない場合があります。次のようにします。

目的のプロジェクトファイルをチェックアウトします。現在自分のところにファイルがチェックアウトされている場合のみ、そのファイルを置き換えられます。ただし、そのファイルを開く必要はありません。
右クリックプロジェクトファイル、[ファイルを置き換え] を選択します。[開く] ダイアログボックスが表示されます。
- 最初に、この手順によりプロジェクトファイルが置き換えられるという警告が表示される場合があります。表示された場合は、をクリックします。許可します。
対象の置き換えファイルを選択し、[開く] をクリックします。
右クリックプロジェクトファイル、[チェックイン] (ファイルで作業が完了している場合) または [サーバコピーの更新] (作業中の場合) のどちらかを選択します。

プロジェクト外でプロジェクトファイルを共有

ユーザーは、ファイルのローカルコピーをダウンロードするリンクを関係者に提供して、プロジェクト外の人とプロジェクトファイルを共有できます。リンクの受信者には、他のプロジェクトファイルや機能へのアクセス権はありませんが、リンクが有効な限り同じリンクを使用してファイルの更新版を使用できます。

[アイテムの共有] または [フル制御] 権限のあるプロジェクトユーザーのみアイテムを共有できます。

プロジェクトファイルへのリンクを共有するには：

[プロジェクト] タブで、右クリック目的のファイル、 [リンクの共有] を選択します。[ファイルの共有] ダイアログボックスが表示されます。
ファイルへのリンクを有効にする期間を、[ファイル共有期間] メニューから選択します。
- プロジェクトの存続期間：プロジェクトが有効な限りずっとリンクを有効にするには、このオプションを選択します。リンクの受信者はプロジェクトの存続期間中、リンクを使用してプロジェクトファイルの現在のバージョンをダウンロードできます。
- 24 時間：リンク作成後 24 時間で自動的に有効期限切れにするには、このオプションを選択します。
プロジェクトファイルのダウンロードにパスワードを要求するにはパスワードを要求する を選択し、[パスワード] および [パスワードの確認] フィールドにパスワードを入力します。リンク受信者は、同じパスワードを入力しないとファイルのダウンロードを許可されません。
- パスワードは、少なくとも 5 文字以上必要です。
ドキュメントの共有バージョンのマークアップをすべてフラット化するには、[フラット化] を選択します。これによって、プロジェクトファイル内のマークアップはフラット化されず、プロジェクト外で共有されているコピーのみがフラット化されます。
[OK] をクリックします。2 番目の [ファイルの共有] ダイアログボックスが表示されます。
[共有にリンクをコピー] をクリックして、リンクをクリップボードにコピーします。リンクをクリップボードにコピーすると、それを電子メールやその他のタイプの電子メッセージに貼り付けて受信者に送信できます。ファイルへのアクセスにパスワードを設定したら、忘れず関係者にパスワードを連絡してください。

受信者はリンクを受け取った際、自分の選択したブラウザでリンクを開く必要があり、ブラウザによってファイル取得に使用するダウンロードボタンが表示されます。パスワードが必要な場合は、まずパスワード入力を要求されます。

共有プロジェクトファイルの管理

必要に応じて、プロジェクトファイルへの外部リンクを、計画された有効期限日よりも前に期限切れにできます。十分な権限を持つユーザー (プロジェクト所有者またはフル制御権限を持つユーザー) は、プロジェクト内のどのリンクも強制的に期限切れにできますが、その他のすべてのユーザーは、自分が生成したリンクのみ強制的に期限切れにできます。

プロジェクトリンクを強制的に期限切れにするには：

[プロジェクト] タブで、 [設定] をクリックします。[プロジェクトの設定] ダイアログボックスが表示されます。
[共有リンクの管理] をクリックします。 WebTab Revu で、[Studio の共有リンク] ページに対する、が表示されます。
[Studio の共有リンク] ページには、すべての Studio プロジェクトが表示されます。対象のプロジェクトを探し (このタスクには、[マイプロジェクト] および [参加したプロジェクト]リンクが役立ちます)、そのリンクをクリックします。利用できるすべてのリンクが表示されます。

リンクを強制的に期限切れにするには、[期限切れ] をクリックします。

プロジェクト所有者は、どのプロジェクトファイルがプロジェクト外の者と共有されたか知りたいとき、[共有リンクの管理] ページでリンクの有効、無効を問わずすべてのリンクを閲覧できます。

共有リンクを監査するには：

[プロジェクト] タブで、 [設定] をクリックします。[プロジェクトの設定] ダイアログボックスが表示されます。
[共有リンクの管理] をクリックします。 WebTab Revu で、[Studio の共有リンク] ページに対する、が表示されます。
[Studio の共有リンク] ページには、すべての Studio プロジェクトが表示されます。対象のプロジェクトを探し (このタスクには、[マイプロジェクト] および [参加したプロジェクト]リンクが役立ちます)、そのリンクをクリックします。利用できるすべてのリンクが表示されます。