Definieren des Benutzerzugriffs und der Berechtigungen für Studio-Sitzungen

Sie können ein Ablaufdatum für Studio-Sitzungen festlegen. Dieses Datum kann wahlweise beim Erstellen der Sitzung oder auch nachträglich noch konfiguriert werden. Bei Bedarf lässt sich das Ablaufdatum ändern.

So können Sie ein Ablaufdatum festlegen oder ändern:

1. Während einer Sitzung klicken Sie in der Seitenleiste „Studio“ auf den Namen der Sitzung und wählen Einstellungen aus. Daraufhin wird das Dialogfenster Sitzungseinstellungen angezeigt.

   

2. Wenn bereits ein Ablaufdatum festgelegt wurde, ist die Option Aktiviert ausgewählt.
   • Zum Deaktivieren des Ablaufdatums heben Sie die Auswahl der Option Aktiviert auf.
   • Soll das Ablaufdatum oder die Uhrzeit geändert werden, bearbeiten Sie den entsprechenden Wert rechts neben Aktiviert.
3. Falls derzeit kein Ablaufdatum festgelegt ist, wählen Sie Aktiviert und geben Sie den gewünschten Zeitpunkt rechts in die Felder ein.
4. Klicken Sie auf OK.

Hinweis: Das Ablaufdatum muss in der Zukunft liegen. Ein zurückdatiertes Ablaufdatum ist in Revu nicht zulässig.

Revu sendet dem Moderator und den Benutzern vor Ablaufdatum der Sitzung E-Mail-Benachrichtigungen. Benachrichtigungen werden gesendet:

• Sieben Tage vor Ablauf
• Zwei Tage vor Ablauf
• 24 Stunden vor Ablauf
• Nach Ablauf der Sitzung

Benachrichtigungen werden auch gesendet, wenn das Ablaufdatum der Sitzung geändert wurde.

Hinzufügen eines eingeladenen Benutzers zu einer Sitzung kann verschiedene Auswirkungen haben, je nachdem ob für die Sitzung eine Zugangsbeschränkung eingestellt ist. Wenn Benutzer begrenzen aktiviert ist, können Sie nur durch das Hinzufügen eines eingeladenen Benutzers diesem Zugang gewähren. Wenn Benutzer begrenzen dagegen nicht aktiviert ist, können Sie nur durch das Hinzufügen eines eingeladenen Benutzers diesem den Zugang verweigern. Eingeschränkter Benutzer zugang wird weiter unten detailliert erklärt.

Durch das Hinzufügen eines Benutzers zu einem Sitzung erhält dieser keine Einladung zum Beitreten zur Sitzung. Mehr Informationen dazu finden Sie unter Eine Studio-Sitzung moderieren: Einladen von Benutzern zur Sitzung.

So fügen Sie  einen Benutzer zum Sitzung::

1. Während einer Sitzung klicken Sie in der Seitenleiste „Studio“ auf den Namen der Sitzung und wählen Einstellungen aus. Daraufhin wird das Dialogfenster Sitzungseinstellungen angezeigt.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Teilnehmer. Die bereits hinzugefügten Benutzer werden in der Liste aufgeführt.

   

3. Sollen weitere Einzelbenutzer hinzugefügt werden, klicken Sie auf . Das Dialogfenster E-Mail-Adresse hinzufügen wird geöffnet. Geben Sie die E-Mail-Adresse des einzuladenden Benutzers ein und klicken Sie auf OK.
4. Zum Hinzufügen der Benutzer zu einer Gruppe klicken Sie auf . Das Dialogfenster „Gruppen auswählen“ wird geöffnet. Wählen Sie die gewünschte Gruppe aus und klicken Sie auf OK. Alle Benutzer in dieser Gruppe werden automatisch hinzugefügt.
5. Standardmäßig wird für alle Benutzer, die zur Registerkarte Teilnehmer hinzugefügt werden, der Zugang automatisch auf Zulassen eingestellt. Wenn einem bestimmten Benutzer der Zugriff verweigert werden soll (beispielsweise einem Benutzer, der über eine Gruppe hinzugefügt wurde, die keinen Zugriff auf die betreffende Sitzungerhalten darf), wählen Sie den gewünschten Benutzer aus und klicken Sie auf Verweigern.
6. Um den Zugang zu diesem Sitzung ausschließlich auf Benutzer zu beschränken, die in der Registerkarte Teilnehmer aufgeführt sind und deren Zugang auf Zulassen gesetzt ist, wählen Sie Begrenzen Teilnehmer.
   • Über den Zusammenhang zwischen dieser Einstellung und dem Zugangsstatus für diesen Benutzer (Zulassen oder Verweigern) können Sie eine „Weiße Liste“ bzw. eine „Schwarze Liste“ anlegen. Dies soll im Folgenden näher erläutert werden:
     • Wenn Begrenzen Teilnehmer aktiviert ist, können nur Benutzer, die hier in der Registerkarte Teilnehmer aufgeführt sind und deren Zugang auf Zulassen gesetzt ist, auf diese Sitzungzugreifen. Dies entspricht einer „Weißen Liste“.
     • Wenn Begrenzen Teilnehmer nicht aktiviert ist, können alle Benutzer auf das Sitzung zugreifen, ausgenommen diejenigen, die hier in der Registerkarte Benutzerzugang aufgeführt sind und deren Zugang auf Verweigern gesetzt ist. Dies entspricht einer „Schwarzen Liste“.
7. Klicken Sie auf OK.
   

1. Während einer Sitzung klicken Sie in der Seitenleiste „Studio“ auf den Namen der Sitzung und wählen Einstellungen aus. Daraufhin wird das Dialogfenster Sitzungseinstellungen angezeigt.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Berechtigungen“.

   

   Die Standardgruppe Teilnehmer wird angezeigt, außerdem alle weiteren Gruppen, die zuvor in diese Sitzungaufgenommen wurden. Die Gruppe Teilnehmer gilt für alle Benutzer in der Sitzung und die ersten Berechtigungseinstellungen werden konfiguriert, wenn die Sitzung erstellt wird. Das Löschen ist nicht möglich. Die meisten Berechtigungen für die Gruppe Teilnehmer werden auf Verweigern gesetzt, wenn die Sitzung erstellt wird. Als bewährtes Verfahren wird empfohlen, nur bestimmten Benutzern und Gruppen weitere Berechtigungen einzuräumen, also nicht der gesamten Gruppe Teilnehmer einen weitergehenden Zugriff zu gestatten.
   

3. So fügen Sie einzelne Benutzer oder Gruppen hinzu:
   1. Klicken Sie auf . Das Dialogfenster „Benutzer/Gruppen hinzufügen“ wird geöffnet.

   2. Wählen Sie den gewünschten Benutzer oder die Gruppe aus und klicken Sie auf OK. Neu hinzugefügte Benutzer und Gruppen übernehmen standardmäßig die Berechtigungen der Gruppe Teilnehmer.

      Hinweis: Einzelne Benutzer werden erst dann in der Liste aufgeführt, wenn sie erstmalig auf das Sitzung zugreifen.

      • Wenn Sie eine neue Gruppe erstellen bzw. die Mitgliedschaft einer vorhandenen Gruppe ändern möchten, klicken Sie auf  Gruppen verwalten. Weitere Informationen zur Erstellung und Verwaltung von Gruppen finden Sie unter Studio-Gruppen. Diese Funktion steht ausschließlich dem Moderator oder den Administratoren (Benutzer mit der Berechtigung Vollständige Kontrolle, wie unten beschrieben) zur Verfügung.

        Hinweis: Beim Erstellen von Gruppen beachten Sie, dass Revu Benutzern gestattet, innerhalb derselben Sitzung oder desselben Projekts in mehreren Gruppen zu sein. Wenn das passiert, werden die Berechtigungen dieser Person automatisch auf die stärker einschränkenden Einstellungen gesetzt. Wenn Sie also einen Benutzer, der sich bereits in einer Gruppe befindet, in eine zweite Gruppe aufnehmen, hat dies daher unter Umständen nicht die gewünschte Wirkung, da dieser Benutzer entweder nicht die gewünschten Berechtigungen erhält (weil die Berechtigungen der ersten Gruppe stärker eingeschränkt sind) oder dem Benutzer unerwünschte Einschränkungen auferlegt werden (weil die Berechtigungen der zweiten Gruppe stärker eingeschränkt sind). Behalten Sie daher beim Erstellen von Gruppen stets den Überblick.

4. So ändern Sie die Berechtigungen für einen Benutzer oder eine Gruppe:
   1. Wählen Sie den gewünschten Benutzer oder die Gruppe in der Liste „Benutzer/Gruppen“ aus.
   2. Wählen Sie die gewünschte Berechtigung in der Liste „Verwendete Berechtigungen“ aus. Rechts neben der ausgewählten Berechtigung wird ein Pfeil für eine Drop-down-Liste eingeblendet.
   3. Wählen Sie eine Berechtigungseinstellung in der Drop-down-Liste aus.
      • Beim Festlegen von Berechtigungen für die Gruppe haben Sie die Optionen „Verweigern“ oder „Zulassen“.
      • Beim Definieren der Berechtigungen für alle anderen Benutzer und Gruppen sind die folgenden Optionen verfügbar: Leer, Verweigern oder Zulassen. Wenn Sie Leer auswählen, übernimmt der Benutzer bzw. die Gruppe die für die Gruppe festgelegte Berechtigung.
      • Die Berechtigung Vollständige Kontrolle ist am weitreichendsten: Wenn Sie hier die Option Zulassen wählen, erhält der Benutzer oder die Gruppe die Administratorrechte. Dies wirkt sich wie folgt aus:
        • Alle Berechtigungen für Administratoren werden auf Zulassen eingestellt.
        • Administratoren können das Sitzung.
        • Administratoren können die Sitzung abschließen.
        • Administratoren können den Teilnehmerzugang verwalten.

        • Administratoren können Berechtigungen für andere Teilnehmer.

        Es gibt jedoch gewisse Grenzen für die Möglichkeiten der Administratoren:

        • Administratoren können den Moderator nicht blockieren.
        • Administratoren erhalten keinen Zugriff auf die Gruppen des Moderators (oder eines anderen Administrators).
5. Zum Entfernen eines Benutzers oder einer Gruppe wählen Sie den entsprechenden Benutzer oder die Gruppe aus und klicken Sie auf .
6. Klicken Sie auf OK.

Beim Festlegen der Berechtigungen sind die beiden Hierarchien „Berechtigungssets“ und „Berechtigungsstatus“ zu beachten.

• Ein Berechtigungsset beschreibt, wie der Benutzer die aktuellen Berechtigungen erhalten hat: Wurden die Berechtigungen dem Benutzer gezielt zugewiesen (Einzelberechtigungen)? Hat der Benutzer die Berechtigungen erhalten, weil er zu einer bestimmten Gruppe gehört (Gruppenberechtigungen)? Oder wurden die Standardberechtigungen übernommen, weil diese beiden Bedingungen nicht erfüllt wurden (Allgemeine Berechtigungen)?
• Ein Berechtigungsstatus beschreibt, ob der Benutzer eine bestimmte Aufgabe ausführen darf („Zulassen“) oder nicht („Verweigern“). Bei einzelnen Benutzern und Gruppen können die Berechtigungsstatus entweder speziell ausgewählt (Explizit) oder leer gelassen werden, wodurch sie standardmäßig den Berechtigungsstatus der Teilnehmer gruppe (Übernommen) erhalten.

Berechtigungsstatus gelten innerhalb der Berechtigungssets und werden in der Regel nur bei Konflikten herangezogen, wenn ein Benutzer zu mindestens zwei Gruppen mit widersprüchlichen Berechtigungen gehört. (Weitere Erläuterungen finden Sie unten in Beispiel 4 und 5.) Es wird grundsätzlich empfohlen, die Benutzer nicht in mehrere Gruppen aufzunehmen. Falls dies jedoch unumgänglich ist, müssen die Moderatoren und Administratoren eng zusammenarbeiten, damit diese Benutzer tatsächlich die richtigen Berechtigungen erhalten.

Hierarchien

Die folgenden Hierarchien bestehen:

Berechtigungssets

1. Einzelberechtigungen (Berechtigungen, die für einen bestimmten Benutzer festgelegt sind) erhalten die höchste Priorität.
2. Gruppenberechtigungen (Berechtigungen, die für eine erstellte Gruppe festgelegt sind) erhalten die zweithöchste Priorität.
3. Allgemeine Berechtigungen (diejenigen, die für die Standard- Teilnehmer gruppe eingerichtet wurden), haben die niedrigste Priorität.

Berechtigungsstatus

1. Der Status „Explizit verweigern“ (Berechtigung, die explizit auf „Verweigern“ eingestellt wurde) erhält die höchste Priorität.
2. Der Status „Explizit zulassen“ (Berechtigung, die explizit auf „Zulassen“ eingestellt wurde) erhält die zweithöchste Priorität.
3. Ein übernommener Status (jegliche Berechtigung, ob „Zulassen“ oder „Verweigern“, die aus der standardmäßigen Teilnehmer gruppe übernommen wurde), erhält die niedrigste Priorität.

Beispiele

In den nachfolgenden Beispielen wird erläutert, wie die tatsächlichen Berechtigungen eines Benutzers angesichts dieser Hierarchien ermittelt werden:

1. Benutzerin Alice hat individuelle Berechtigungen eingerichtet und die Berechtigung für Dokumente hinzufügen ist auf Verweigern gesetzt. Benutzerin Alice gehört außerdem zu Gruppe A und die Berechtigung für Dokumente hinzufügen für Gruppe A steht auf Zulassen. Alice kann also keine Dokumente hinzufügen zum Sitzung.
   • Ihre Einzelberechtigungen haben Vorrang vor den Berechtigungen der Gruppe A.
2. Benutzer Bob hat individuelle Berechtigungen eingerichtet und die Berechtigung für Dokumente hinzufügen ist auf Zulassen gesetzt. Benutzer Bob gehört außerdem zu Gruppe A und die Berechtigung für Dokumente hinzufügen für Gruppe A steht auf Verweigern. Bob kann Dokumente hinzufügen zum Sitzung.
   • Seine Einzelberechtigungen haben Vorrang vor den Berechtigungen der Gruppe A.
3. Benutzer Charlie hat individuelle Berechtigungen eingerichtet und die Berechtigung für Dokumente hinzufügen ist auf Zulassen gesetzt. Benutzer Charlie gehört außerdem zu Gruppe A und die Berechtigung für Dokumente hinzufügen für Gruppe A ist auf <leer> gesetzt. Die Berechtigung für Dokumente hinzufügen für die Teilnehmer gruppe ist auf Verweigern gesetzt. Charlie kann Dokumente hinzufügen zum Sitzung.
   • Seine Einzelberechtigungen haben Vorrang vor den Berechtigungen der Gruppe A.
4. Benutzerin Alice hat keine individuellen Berechtigungen eingerichtet, ist aber Teil der Gruppe A, für welche die Berechtigung für Dokumente hinzufügen auf „Zulassen“ gesetzt ist, und Teil der Gruppe B, für welche die Berechtigung für Dokumente hinzufügen auf „Verweigern“ gesetzt ist. Alice kann also keine Dokumente hinzufügen zum Sitzung.
   • Die explizit auf „Verweigern“ eingestellte Berechtigung für Gruppe B hat Vorrang vor der explizit auf „Zulassen“ eingestellten Berechtigung für Gruppe A.
5. Benutzer Bob hat keine individuellen Berechtigungen eingerichtet, ist aber Teil der Gruppe A, für welche die Berechtigung für Dokumente hinzufügen auf „Zulassen“ gesetzt ist, und Teil der Gruppe B, für welche die Berechtigung für Dokumente hinzufügen auf <leer> gesetzt ist. Die Berechtigung für Dokumente hinzufügen für die Teilnehmer gruppe ist auf Verweigern gesetzt. Bob kann Dokumente hinzufügen zum Sitzung.
   • Die explizit auf „Zulassen“ eingestellte Berechtigung für Gruppe A hat Vorrang vor der auf „Verweigern“ eingestellten Berechtigung, die aus Gruppe B übernommen wurde.