Die Seitenleiste „Studio“ in einer Sitzung

Sobald Sie einer Sitzung beigetreten sind, bietet die Seitenleiste „Studio“ verschiedene Werkzeuge, mit denen Sie mit anderen Sitzungsteilnehmern und mit den Sitzungsdokumenten interagieren können (zusätzlich zu den Standardwerkzeugen, die über die Symbolleiste der Seitenleiste „Studio“ verfügbar sind). Als Moderator einer Sitzung finden Sie hier außerdem einige weitere Verwaltungswerkzeuge. Zu diesen Werkzeugen zählen:

Studio-Menü:

Menü Anmelden:

Studio Server: Wählen Sie den gewünschten Studio Server aus. Nach der Anmeldung verändert sich Anmelden zu Angemeldet als und zeigt die aktuell angemeldete Identität.

Server verwalten: Auswählen, um die Studio Serverkonten zu verwalten.

Abmelden: Hiermit melden Sie sich aus Studio ab.

Projekte: Zeigt die mit der aktuell angemeldeten Identität verknüpften Projekte an.

Sitzungen: Hervorgehoben aber ansonsten inaktiv, während Sie sich in der Sitzung befinden.

Verbunden: Hiermit trennen Sie die Verbindung zum Studio Server.

Menü Sitzungsname und -ID: Zeigt den Namen und die ID der aktuellen Sitzung an und ermöglicht den Zugang zu den Sitzungseinstellungen:

Einstellungen: Öffnet die Einstellungen für diese Sitzung (nur für den Moderator verfügbar). Weitere Informationen finden Sie unter Definieren des Zugriffs und der Berechtigungen in Studio-Sitzungen.

Verlassen: Durch Anklicken verlassen Sie die Sitzung.

Sitzung beenden: Hiermit schließen Sie die Sitzung ab (nur für den Moderator verfügbar). Weitere Informationen finden Sie unter Beenden einer Sitzung.

Mein Status: Zeigt Ihren aktuellen Status in der Sitzung an (falls vorhanden). Wählen Sie falls gewünscht einen Status aus der Dropdown-Liste oder klicken Sie auf Anpassen, um einen neuen Status zu definieren.

Aus der Teilnehmerliste auf der Seitenleiste „Studio“ geht hervor, welche Personen sich gerade in der Sitzung befinden und was sie tun. Die Liste zeigt den Namen, das jeweils angezeigte Dokument und den aktuellen Status der Teilnehmer. Wenn ein Teilnehmer einem anderen Teilnehmer folgt, wird unter dem Dokumentennamen der Vermerk Folgt Teilnehmername angezeigt. Für eine Person, die derzeit nicht an der Sitzung teilnimmt, wird hier entsprechend der Vermerk Offline eingeblendet.

Unter Umständen ist die Seitenleiste „Studio“ zu schmal, um alle verfügbaren Informationen auf einen Blick anzeigen zu können. Wenn Sie mit dem Cursor auf den Namen des Teilnehmers zeigen, werden der vollständige Dokumentenname, der Status und die E-Mail-Adresse eingeblendet.

Über die Teilnehmerliste können Sie außerdem feststellen, welche Inhalte ein anderer Teilnehmer gerade betrachtet. Wenn Sie in der Liste auf den Namen eines Teilnehmers klicken, wechselt der Hauptarbeitsbereich zur aktuellen Anzeige bei diesem Teilnehmer.

Sitzungsmoderatoren stehen weitere Werkzeuge zur Verfügung. Diese Symbole sehen nur die Moderatoren.

Teilnehmerzugang: Öffnet die Einstellungen für den Teilnehmerzugang (nur für den Moderator). Hier können Sie einem vorhandenen Teilnehmer den Zugriff verweigern oder den Zugriff auf eine Sitzung beschränken.

Einladen: Lädt einen Teilnehmer zum Beitreten zu dieser Sitzung ein (nur für den Moderator verfügbar). Weitere Informationen finden Sie unter Einladen von Teilnehmern zur Sitzung.

Folgen: Mit dieser Funktion können Sie den Bewegungen eines Teilnehmers folgen und beobachten, was er sieht und tut.

Zum Folgen eines Teilnehmers führen Sie eine der folgenden Methoden aus:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Teilnehmers, und wählen Sie Teilnehmer folgen.
• Gehen Sie mit dem Cursor auf den Namen des Teilnehmers und klicken Sie auf das Fußspur-Symbol rechts neben dem Namen.

Wenn Sie einem anderen Teilnehmer folgen:

• Der Hauptarbeitsbereich wechselt zur Anzeige bei diesem Teilnehmer.
• Ein großer Zielcursor kennzeichnet die Position des Cursors dieses Teilnehmers.
• Der Name des Teilnehmers wird hervorgehoben und das Folgen-Symbol wird vor dem Namen angezeigt.

Wenn Sie dem Teilnehmer nicht mehr folgen möchten, führen Sie eine der folgenden Methoden aus:

• Klicken Sie auf den Teilnehmer, dem Sie derzeit folgen.
• Klicken Sie auf einen anderen Teilnehmer.
  
• Verändern Sie die Hauptanzeige durch Zoomen oder Schwenken oder wählen Sie eine Aufzeichnung oder ein Dokument aus. Auch wenn Sie auf ein Menü oder auf eine Schaltfläche in einer Symbolleiste klicken, folgen Sie dem Teilnehmer nicht mehr.

Markups filtern: Mit dieser Funktion werden die Markups, die von einem bestimmten Teilnehmer erstellt wurden (auch von Ihnen selbst), deutlicher hervorgehoben, dabei sind die Markups aller anderen Benutzer gedimmt.

Zum Filtern von Markups klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen eines Teilnehmers (oder auf Ihren eigenen Namen) und wählen Sie Markups filtern. Vor dem Namen wird das Filtersymbol angezeigt. Die zugehörigen Markups werden weiterhin farbig dargestellt, die Markups aller anderen Benutzer dagegen erscheinen als gedimmt und ausgegraut.

Zum Aufheben des Filters klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Teilnehmers, nach dem derzeit gefiltert wird, und wählen Sie erneut Markups filtern.

Markups wählen: Mit dieser Funktion wählen Sie alle Markups eines Teilnehmers aus (oder alle Ihre eigenen Markups).

Zum Auswählen von Markups klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen eines Teilnehmers (oder auf Ihren eigenen Namen) und wählen Sie Markups auswählen. Alle Markups des betreffenden Teilnehmers auf der aktuellen Seite werden ausgewählt.

Teilnehmer zum Folgen auffordern: Der Moderator kann alle Teilnehmer dazu auffordern, ihm/ihr zu folgen. Folgende Nachricht wird angezeigt: „<Benutzer> hat Sie aufgefordert, ihm/ihr zu folgen. Möchten Sie das jetzt tun?“ Nehmen Sie die Anfrage an, um dem Moderator zu folgen. Der Moderator kann Sie nicht zum Folgen zwingen.

Die Dokumentenliste in der Seitenleiste „Studio“ zeigt eine Liste der in der Sitzung verfügbaren Dateien an. Der Moderator kann Dokumente zur Sitzung hinzufügen und hat die Möglichkeit, einigen oder allen Teilnehmern das Hinzufügen von Dokumenten zu gestatten. Bei aus einer Studio-Sitzung geöffneten Dokumenten ist ein kleines Studio-Sitzungssymbol in der Dokumentregisterkarte sichtbar.

Sobald Sie einer Sitzung beitreten, werden die zugehörigen Dokumente in der richtigen Reihenfolge heruntergeladen. In einer Statusanzeige wird jeweils der Download-Status der einzelnen Dokumente dargestellt.

• Wenn Sie mit dem Cursor auf ein Dokument zeigen, wird ein Vorschaubild eingeblendet.
• Soll ein Dokument sofort heruntergeladen werden, ohne erst die davor liegenden Dokumente abzuwarten, klicken Sie auf den Namen oder das Vorschaubild des betreffenden Dokuments.
• Zum Schließen des Dokuments klicken Sie mit der rechten Maustaste auf dessen Namen und wählen Sie Schließen.

Dokumente können alphabetisch oder nach Datum sortiert werden. Klicken Sie auf Sortieren, um eine dieser Sortieroptionen auszuwählen.

Teilnehmer mit den nötigen Berechtigungen können Dateien zur Sitzung hinzufügen. Klicken Sie auf Datei hinzufügen und navigieren Sie anschließend zu der/den gewünschten Datei(en), wählen Sie diese aus und klicken Sie auf Öffnen, um sie hinzuzufügen.

Hinweis: Zum Hoch- und Herunterladen von Dateien in Studio muss die Systemuhr des lokalen Computers richtig eingestellt sein, sodass sie mit der Zeitzone UTC synchronisiert ist (innerhalb von 15 Minuten). Ansonsten tritt beim Hoch- oder Herunterladen einer Datei in Studio ein Fehler auf. Aktualisieren Sie die Systemuhr auf dem lokalen Computer, sodass sie die richtige Uhrzeit für die Zeitzone gemäß den Einstellungen für Datum und Uhrzeit zeigt, und wiederholen Sie das Hoch- bzw. Herunterladen.

Die Registerkarte Aufzeichnung unten in der Seitenleiste „Studio“ enthält einen Ereignisverlauf der Sitzung. Eine Sitzung ist sowohl interaktiv als auch individuell. Mehrere Teilnehmer können sich gleichzeitig in einer Sitzung befinden und zusammenarbeiten oder die Teilnehmer arbeiten unabhängig voneinander, je nach ihrem individuellen Zeitplan. In der Aufzeichnung verfolgen Sie die Aktionen und Kommentare der Teilnehmer im Verlauf der Sitzung. Außerdem ist hier für Sie ersichtlich, wie die Sitzung während Ihrer Abwesenheit vorangeschritten ist.

Die Aufzeichnung ist eine Kombination aus einem Chat zwischen den Teilnehmern, einer Aufzeichnung über die Zeitpunkte, zu denen die Teilnehmer der Sitzung beigetreten sind und die Sitzung wieder verlassen haben, und einer Aufzeichnung der hinzugefügten und geänderten Markups.

Die Aufzeichnung hat die folgenden Eigenschaften:

• Jeder Aufzeichnungseintrag umfasst eine Zeilennummer, ein Statussymbol, einen Teilnehmernamen und eine Beschreibung.
• Hierbei werden dieselben Symbole für Markups und Messungen verwendet wie in den Menüs und Symbolleisten.
  • Wenn ein Markup oder eine Messung gelöscht wurde, wird das ursprüngliche Symbol durch ersetzt.
• Wenn Sie mit dem Cursor auf eine Aufzeichnung zeigen, werden der Name des Teilnehmers, die E-Mail-Adresse (sofern erlaubt) sowie der Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit), zu dem die Aufzeichnung erstellt wurde, angezeigt.
• Die einzelnen Aufzeichnungseinträge bieten außerdem einen Link zur Anzeige, die der Teilnehmer betrachtet hat, als der Eintrag angelegt wurde. So erhalten Sie zusätzlichen Kontext. Wenn Sie auf einen Aufzeichnungseintrag klicken, wechselt der Hauptarbeitsbereich zur Anzeige, die der Teilnehmer betrachtet hat, als der Eintrag angelegt wurde.
• Unten in der Aufzeichnung befindet sich ein Chatfeld. Wenn Sie eine Nachricht an die anderen Teilnehmer senden möchten, klicken Sie in dieses Feld, geben Sie die Nachricht ein, und drücken Sie die EINGABETASTE. Diese Nachricht wird als Aufzeichnungseintrag eingefügt und ist für alle Teilnehmer sichtbar.
• Mit der Schaltfläche Filter beschränken Sie die Anzeige auf bestimmte Aufzeichnungseinträge. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter und wählen Sie dann Chat, Markup, Dokument, Teilnehmer oder Alarmsignal zum Aktivieren bzw. Deaktivieren aus.
• Die Beschreibung eines Aufzeichnungseintrags lässt sich kopieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Eintrag und wählen Sie Kopieren. Die Beschreibung wird in die Zwischenablage kopiert.

An Sie gesendete Markupalarmsignale (entweder gezielt oder als Teil einer Gruppe) werden auf der Registerkarte Benachrichtigungen angezeigt. Klicken Sie auf ein Alarmsignal, um direkt zu dem betreffenden Markup zu wechseln, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, um den Status zu Gelesen oder Ungelesen zu ändern.

Studio-Sitzungen bieten einen nahtlosen Wechsel zwischen Online- und Offline-Modus. Im Online-Modus werden alle Änderungen an einem PDF in der Sitzung (z. B. Markups oder Kommentare hinzufügen) in Echtzeit eingearbeitet. Wenn Sie Änderungen an einem Sitzungsdokument im Offline-Modus vornehmen, werden diese Änderungen gespeichert (und im Tab Ausstehend unten auf der Seitenleiste „Studio“ aufgeführt) und mit der Sitzung automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.

Hinweis: Die Änderungen an einem Sitzungs-PDF werden in der Sitzungsaufzeichnung mit dem Zeitpunkt festgehalten, zu dem sie in die Sitzung hochgeladen wurden (wenn Sie also wieder online sind), und nicht als Sie sie im Offline-Modus vorgenommen haben. Aus der Spalte „Erstellungsdatum“ in der Markupliste geht jedoch der tatsächliche Zeitpunkt der Erstellung (Datum und Uhrzeit) hervor.